Besigheidstudies Graad 12 OP DIE WENPAD Besigheidstudies Graad 12

Onderwerp 4: Aanbieding en reaksie op data KWARTAAL 3 Onderwerp 4: Aanbieding en reaksie op data

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA INLEIDING Besighede werk voortdurend met inligting. Die meeste van dié inligting is nie op alle werknemers van toepassing nie. Soms moet sekere inligting egter aan werknemers deurgegee word.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA AANBIEDING VAN SAKE-INLIGTING Die aanbieding van sake-inligting beteken om dié inligting te deel. Sake-inligting word voorgelê aan, of gedeel met: Aandeelhouers Bestuur Werknemers Die regering, bv diensbillikheidsplanne Die media, bv. ‘n persverklaring

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA DEFINISIE VAN SAKE-INLIGTING Alle inligting rakende ‘n besigheid word sake-inligting genoem. Bestuursbesluite word op sake-inligting gegrond. Die redes waarom sake-inligting aangebied word, sluit in: Sake-inligting help die bestuur om belsuite te neem Om in te lig – bv. wanneeer finansiële state aan die bestuur voorgelê word en om werknemers in te lig rakende die stand van die besigheid. Om te oorreed - bv. wanneer inligting gebruik word om die bestuur te oorreed om ‘n strategie te implementeer. Sake-inligting help die bestuur om tendense in die mark te identifiseer.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA DEFINISIE VAN SAKE-INLIGTING Sake-inligting word gedeel deur n besigheidsaanbieding te lewer. Sake-inligting moet op so ‘n manier voorgelê word dat dit maklik verstaan kan word. Daar is drie elemente betrokke by ‘n besigheidsverslag of –aanbieding: Inleiding Die doel van ‘n inleiding is om die onderwerp onder bespreking aan die leser of gehoor bekend te stel, en het ten doel om ‘n baie kort opsomming van die onderwerpe wat bespreek word, te voorsien. Die inleiding moet kragtig wees, want dit beïnvloed die leser/gehoor se besluit om die res van die aanbieding te lees/daarna te luister. Hoofin-houd Dit is die gedeelte van die verslag/aanbieding waar die meerderheid van die ingligting aangebied word. Hulpmiddels, soos grafieke, word hoofsaaklik in die hoofinhoud gebruik. Gevolg-trekking of samevat-ting Hierdie gedeelte moet baie kort en eenvoudig wees. Dit is die skrywer/aanbieder se kans om die sentrale tema van die aanieding te versterk deur kortliks klem te plaas op die belangrikste elemente van die verslag/aanbieding. Vraag-en-antwoord-sessies volg gewoonlik na die opsomming

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA MANIERE OM ‘N AANBIEDING TE ORGANISEER Maniere om ‘n aanbieding te organiseer Voorbeeld Chronologies Beskryf die geskeidenis van die probleem – georganiseer vanaf die eerste teken daavan tot by die huidige situasie. Geografies (ruimtelik) Bespreek die veranderende diversiteit van klante – georganiseer ooreenkomstig verskilende streke Vergelykend (teenstellend) Vergelyk tradisionele reklamemetodes met die wat deur die internet beskikbaar is. Maak van voor- en nadele gebruik. Joernalistieke patroon Beskryf hoe negatiewe publisiteit die goeie nam van die goeie naam van die besigheid kan skaad – georganiseer volgens wie, wat, wanneer, waar, hoekom en hoe. Waarde (patroon) Beskryf skommelinge in omset – georganiseer volgens die omset van die verskillende takke. Belangrikheid Beskryf vyf redes waarom ‘n besigheid sy hoofkwartier na ‘n spesifieke stad moet verskuif – georganiseer vanaf die belangrikste rede tot die onbelangrikste. Beste/slegste geval Ontleed of twee besighede moet saamsmelt of nie.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA STRATEGIEë EN TEGNIEKE VOOR, TYDENS EN NA DIE AANBIEDING Voor die aanbieding: Berei deelglik voor Verminder “verhoogvrees” deur goed vertroud te wees met jou onderwerp. Oefen herhaardelik Neem jou aanbieding op en luister daarna, indien moontlik. Maak seker hoe lank jou aanbieding sal duur Die meeste gehore word na 20 minute rusteloos. Inspekteer die lokaal Besluit waar jy wil staan en hoe die stoele gerangskik moet word. Groet die lede van die gehoor Groet, bv. terwyl jy besig is met opstelling of wanneer jy by die lokaal inkom. Oefen hoe om jou stress te verlig Doen dit, bv. deur asemhalingsoefeninge te doen.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA STRATEGIEë EN TEGNIEKE VOOR, TYDENS EN NA DIE AANBIEDING Tydens die aanbieding: Begin me ‘n rukkie stilte Neem ‘n oomblik om jouself gemaklik te maak. Bied die eerste paar minute uit jou kop aan Maak oogkontak met jou gehoor. Behou oogkontak met die gehoor regdeur die aanbieding Praat direk met die mense en moenie diegene heel agter in die lokaal ignoreer nie. Beheer jou stem Praat hard genoeg om gehoor te kan word, maar nie te hard nie. Moenie om verskoning vra nie “Ek weet jull is baie besig; ek sal dus nie lank neem nie” is ‘n swak begin. Gebruik stiltes waar dit gepas is Doen dit veral wanneer jy van een hoofpunt na ‘n ander oorgaan.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA STRATEGIEë EN TEGNIEKE VOOR, TYDENS EN NA DIE AANBIEDING Tydens die aanbieding: Praat stadig Moenie vinniger praat omdat jy senuweeagtig is nie – luister na wat jy sê. Beweeg Moenie doodsltil op een plek bly staan of met items in jou sakke vroetel nie. Gebruik visuele hulpmiddels doeltreffend Wanneer jy ‘n visuele hulpmiddels bespreek, moet jy sywaarts beweeg sodat dit gehoor dit goed kan sien – gebruik, indien nodig, die wiser (stok of infrarooilig) om die aandag op spesifieke punte van die aanbieding te vestig. Moenie afdwaal nie Moenie dinge byvoeg wat jy nie beplan en geoefen het nie. Maak seker die regte skyfie sal dadelik verskyn wanneer dit benodig word. Som jou hoofpunte op Nadat jy aangekondig het dat jy gaan afsluit, moet jy dit onmiddellik doen.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA STRATEGIEë EN TEGNIEKE VOOR, TYDENS EN NA DIE AANBIEDING Na die aanbieding: Deel inligtingstukke uit Dit is beter om die inligtingstukke na die aanbieding uit te deel, tensy jy in jou aanbieding daarna verwys. Moedig die gehoor aan om vrae te stel Kondig die geleentheid aan die begin van jou aanbieding aan. Beperk die tyd vir vrae. Herhaal vrae Begin jou antwoord deur die vraag te herhaal. Dit gee jou tyd om te dink, en dalk het die gehoor nie die vraag goed gehoor nie. Versterk hoofpunte Herhaal die hoofidees van die aanbieding. Moenie verdedigend wees of ‘n debat begin met die persoon wat die vraag gestel het nie. Behou beheer Moenie toelaat dat een persoon oorneem nie. Hou die hele gehoor betrokke.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA STRATEGIEë EN TEGNIEKE VOOR, TYDENS EN NA DIE AANBIEDING Na die aanbieding: Vermy “Ja, maar” antwoorde Die woord “maar” skakel onmiddellik die vorige boodskap uit. Probeer dit met “en” vervang. Sluit af met ;n opsomming en bedanking Probeer om ‘n opsomming van jou hoofpunte in te werk by jou antwoord op die laaste vraag. Bedank dan die gehoor vir die geleentheid om met hulle te praat. Vra die aanwesiges om ‘n bywoningsregister te onderteken Die register moet die gehoor versoek om hul kontakbesonderhede te gee, of vra dat die wat wil, hul besigheidskaartjies gee.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA DIE ONTWERP VAN ‘N MULTIMEDIA-AANBIEDING (BV POWERPOINT) 1. Begin by die teks 2. Kies die agtergrond 3. Kies beelde wat sal help om jou boodskap oor te dra 4. Skep grafika 5. Voeg spesiale effekte by 6. Skep hiperskakels om webblaaiery moontlik te maak

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA VERBALE EN NIE-VERBALE SAKE-INLIGTING Sake-inligting is of verbal, of nie-verbaal: Verbale inligting Mondelinge inligting Voorbeeld: ‘n konferensie-oproep Nie-verbale inligting Geskrewe inligting Voorbeeld: inligting in briewe, op kennisgewingborde of in verslae en diagramme of foto’s Elektro-niese inligting Data verkry vanaf die internet, soos e-pos Elektroniese inligting is ook nie-verbal

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA ONDERSTEUNINGSMATERIAAL VIR VERBALE/MONDELINGSE AANBIEDINGS: Aanbieders kan verskeie visuele hulpmiddels gebruik om hul aanbiedings te rugsteun. Oudio-visiuele material is aanbiedignshulpmiddels wat gebruik maak van beeld en klank, bv. ‘n videogreep as deel van ‘n PowerPoint-aanbieding. Volgende voorbeelde van ondersteuningsmateriaal, wat gewoonlik ter ondersteuning van ‘n mondelinge aanbieding gebruik word: Uitdeel-stukke Geskrewe of gedrukte inligting wat aan die gehoor uitgedeel word. Gewoonlik ‘n kort, gedrukte opsomming van die inligting wat aan die gehoor voorgelê word. Transpa-rante Transparante word met oorhoofse projektors gebruik. Geskrewe of gedrukte inligting word om ‘n skerm geprojekteer.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA ONDERSTEUNINGSMATERIAAL VIR VERBALE/MONDELINGSE AANBIEDINGS: Skyfies Die hedendaagse weergawe van ‘n transparent. ‘n Skyfie is ‘n skermkiekie van ‘n aanbieding – ‘n aanbieding bestaan uit ‘n reeks skyfies. Skyfies bevat slegs ‘n opsomming van die belangrikste punte van ‘n aanbieding. Skyfies word met rekenaarprogramme soos Microsoft PowerPoint geskep. Skyfies kan gedruk word en aan die gehoor uitgedeelword, of om ‘n skerm geprojekteer word. Grafieke Enige diagram, table of grafiek. Gewoonlik geskep in Microsoft Excel, maar kan in PowerPoint skyfies gebruik word. Modelle ‘n Model is ‘n klein, maar gedetailleerde voorstelling van iets wat of te groot is om te bring na ‘n aanbieding, of nie beweeg kan word nie. Hoewel ‘n model op ‘n veel kleiner skaal is, moet dit presies soos die oorspronklike lyk. Modelle word meestal gebruik om te wys hoe iets lyk of sal lyk, of om te wys hoe iets werk.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA ONDERSTEUNINGSMATERIAAL VIR NIE-VERBALE AANBIEDINGS: Die volgende ondersteuningsmateriaal word gewoonlik vir nie-verbale aanbiedings gebruik. Die material kan egter ook vir mondelinge aanbiedings gebruik word: Tabelle Tabelle bestaan uit komomme en rye. Kolomme is vertikaal en rye is horisontaal. Tabelle word meestal gebruik om: Inligting te vergelyk Inligting duidelik aan te bied Grafieke word dikwels uit tabelle opgestel Tabelle is maklik om te skep m.b.v. programme soos Microsoft Excel

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA ONDERSTEUNINGSMATERIAAL VIR NIE-VERBALE AANBIEDINGS: Die volgende ondersteuningsmateriaal word gewoonlik vir nie-verbale aanbiedings gebruik. Die material kan egter ook vir mondelinge aanbiedings gebruik word: Grafieke ‘n Grafiek is ‘n visuele voorstelling van data Grafieke word meestal gebruik om: Tendense te identifiseer Vergelykings te tref Aannames te maak Soorte grafieke sluit in: Lyngrafieke Sirkelgrafieke Staafgrafieke Piktogramme

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA ONDERSTEUNINGSMATERIAAL VIR NIE-VERBALE AANBIEDINGS: Die volgende ondersteuningsmateriaal word gewoonlik vir nie-verbale aanbiedings gebruik. Die material kan egter ook vir mondelinge aanbiedings gebruik word: Diagram-me Diagramme word meestal gebruik om: ‘n Proses te illustreer Inligting op ‘n logiese wyse aan te bied Soortgelyke diagramme sluit in: Siklusdiagramme Venn-diagramme Organogramme Illustra-sies Tekeninge, prente of simbole wat ter ondersteuning van geskrewe inligting gebruik word.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA KRITERIA VIR ‘N LOGIESE AANBIEDING: ‘n Logiese en doeltreffende aanbieding is ‘n goed gestruktureerde aanbieding. Ander kriteria vir ‘n logiese en doeltreffende aanbieding is: Ken jou gehoor Die benadering wat ‘n aanbieder volg, hang van die gehoor af. Die aanbieding moet op ‘n toepaslike begripsvlak vir die gehoor wees. As ‘n aanbieding te ingewikkeld is, sal die gehoor nie in staat wees om dit te volg nie en verveeld raak. Humor is ‘n belangrike deel van ‘n aanbieding en kan baie doeltreffend gebruik word. ‘n Aanbieder moet weet watter styl en humor by ‘n spesifieke gehoor byval sal vind.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA KRITERIA VIR ‘N LOGIESE AANBIEDING: ‘n Logiese en doeltreffende aanbieding is ‘n goed gestruktureerde aanbieding. Ander kriteria vir ‘n logiese en doeltreffende aanbieding is: Gebruik ‘n logiese struktuur Begin met die belangrikste inligting. Mense luister gewoonlik met meer aandag aan die begin van die aanbieding. Indien belangrike inligting iewers in ‘n aaanbieding “weggesteek” is, sal die gehoor dit waarskynlik misloop. Aanbiedings bestaan uit drie gedeeltes: Inleiding Hoofinhoud Samevatting Gebruik tabelle, grafieke en diagramme Ondersteuningsmateriaal soos tabelle, grafieke, diagramme en illustrasies is spesiaal ontwerp om tendense en verhoudings aan te dui. Maak seker dat simbole en foto’s duidelik en sigbaar is, ten einde verwarring te voorkom.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA KRITERIA VIR ‘N LOGIESE AANBIEDING: ‘n Logiese en doeltreffende aanbieding is ‘n goed gestruktureerde aanbieding. Ander kriteria vir ‘n logiese en doeltreffende aanbieding is: Gebruik goeie opskrifte en subopskrifte Opskrifte en subopskrifte bied struktuur aan ‘n aanbieding. Redes waarom opskrfte belangrik is,sluit in: Opskrifte help om ‘n aanbieding “op te breek” Opskrifte en subopskrifte maaak dit makliker om die aanbieding te volg. Opskrifte en subopskrifte berei die gehoor voor vir die aanbieding, aangesien dit ‘n riglyn vir die aanbieding is. Wees goed voorbereid Die gehoor moenie onderskat word nie. Hulle sal agterkom as die aanbieder onvoorbereid is. Om onvoorbereid te wees, is onprofessioneel, want die gehoor se tyd word in beslag geneem. ‘n Gehoor verwag dat ‘n aanbieding waardevol sal wees. Hou by die tydsbeper-king Tyd is beperk. Indien ‘n aanbieding langer neem as verwag, kan lede van die gehoor laat wees vir ander afsprake.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA KRITERIA VIR ‘N LOGIESE AANBIEDING: ‘n Logiese en doeltreffende aanbieding is ‘n goed gestruktureerde aanbieding. Ander kriteria vir ‘n logiese en doeltreffende aanbieding is: Posisione-ring van die toerusting Die posisie van ‘n projektor beïnvloed die sigbaarheid van ‘n skyfie of transparant. Die aanbieder moet die beste posisie vir die projektor voor die aanbieding bepaal. Gebruik ‘n laseraan-wyser Laseraanwysers word dikwels deur aanbieders gebruik om die aandag van die gehoor te fokus op die punt wat bespreek word.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA PROSES EN STYL VAN DIE AANBIEDING: Min dinge is meer frustrerend vir ‘n gehoor as ‘n visuele aanbieding wat hulle nie duidelik kan sien nie. ‘n Aanbieder kan nie die gehoor se aandag behou aas die gehoor nie die aanbieding kan volg nie. Die volgende wenke sal ‘n aanbieder help om ‘n duidelike visuele aanbieding te doen: Plaas die dataprojektor so dat die skerm duidelik gesien kan word. Elke skyfie of transparent moet ooreenstem met wat die aanbieder sê. ‘n Aanwyser kan gebruik word om die gehoor se aandag op belangrike punte te vestig.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA PROSES EN STYL VAN DIE AANBIEDING: Algemene wenke rakende die proses en styl van visuele materiaal: Oudio-visuele hulpmiddels Ontwep en uitleg van ondersteuningsmateriaal Uitdeelstukke Gebruik leesbare lettertipe en –grootte. Hou dit eenvoudig – moenie besige rame, verskillende lettertipes of te veel verskillende kleure gebruik nie. Rangskikondersteuningsmateriaal op ‘n logiese wyse. Moenie oorbestee aan uitdeelstukke nie; dit word dikwels onmiddellik na die aanbieding weggegooi. Transparante en skyfies Gebruik ‘n leesbare lettertipe en –grootte Maak gebruik van kolpunte (bullets) eerder as paragrawe. Beperk die hoeveelheid inligting per skyfie. Hou dit eenvoudig – moenie besige rame of verskillende lettertipes of te veel verskillende kleure gebruik nie. Maak seker dat daar geen spelfoute is nie.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA PROSES EN STYL VAN DIE AANBIEDING: Algemene wenke rakende die proses en styl van visuele materiaal: Oudio-visuele hulpmiddels Ontwep en uitleg van ondersteuningsmateriaal Grafieke Gebruik die grafiek wat die geskikste is vir die inligting wat aangebied word. Maak seker die grafiek is leesbaar. Gee die grafiek ‘n naam. Gee die as ‘n naam: tyd is gewoonlik op die x-as. Modelle Maak seker die model is ‘n ware voorstelling van die oorspronklike. Maak seker die model se verhouding word aangedui. Plakkate Gebruik opskrifte. Maak seker al die tersaaklike inligting is op die plakkaat aangedui. Maak seker daar is geen spelfoute nie. Gebruik helder kleure om sigbaarheid te verbeter. Gebruik kort frases, in plaas van volsinne. Gebruik prente.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA REAKSIE OP VRAE: Aanbieders moet die volgende in gedagte hou wanneer vrae van die gehoor beantwoord word: Vrae uit die gehoor word verwelkom – dit gee die aanbieder ‘n kans om seker te maak die gehoor het die aanbieding verstaan. Gee almal in die gehoor ‘n gelyke kans om vrae te vrae. Neem notas van die vrae wat gevra word. ‘n Aanbieder kan ‘n moeilike vraag omskryf om seker te maak hy/sy verstaan die vraag. ‘n Aanbieder moenie in argumente betrokke raak nie – nooi eerder lede van die gehoor om agterna te ontmoet.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA REAKSIE OP VRAE: Aanbieders moet die volgende in gedagte hou wanneer vrae van die gehoor beantwoord word: Die aanbieder moet feite noukeurig nagaan. Maak verskoning vir foute en maak seker foute word voor die volgende aanbieding reggestel. ‘n Aanbieder moet altyd kalm bly. Soms, wanneer ‘n persoon onkant betrap word, is hul eerste reaksie om aggressief te wees – aanbieders moet hierteen waak. Hoewel vraag-en-antwoord-sessies produktief is, kan dit buitensporig raak – waak hierteen deur die tydsduur te beperk, bv. 30 minute. Nooi die gehoor om verdere vrae per e-pos te stel.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA TERUGVOER: Terugvoer verwys na ‘n gehoor se reaksie op ‘n aanbeiding. Terugvoer kan positief of negatief wees. Positiewe terugvoer beteken dat die gehoor die aanbieding geniet en verstaan het. Negatiewe terugvoer beteken dat die gehoor gevoel het dat die aanbeiding verbeter kan word. Redes waarom terugvoer belangrik is, sluit in: Terugvoer help ‘n aanbieder om vas te stel waar hy/sy kan verbeter. Terugvoer stel die aanbieder in staat om die aanbieding te wysig. Terugvoer stel die aanbieder in staat om die aanbieding te verbeter.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA IDENTIFISEER AREAS VIR VERBETERING: Die algemeenste foute wat aanbieders maak, sluit in: Fout Beskrywing Verbetering Ou of verkeerde inligting Beleide en wetgewing word gereeld bygewerk. Doen die nodige navorsing en maak seker die inligting is bygewerk en tersaaklik. Onleesbare skyfies of transparante ‘n Gehoor kan nie die aanbieding volg as hulle nie die transparanate of skyfies kan sien nie. Gebruik ‘n leesbare lettertipe en –grootte. Toets die transparante of skyfies voor die aanbieding.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA IDENTIFISEER AREAS VIR VERBETERING: Die algemeenste foute wat aanbieders maak, sluit in: Fout Beskrywing Verbetering Klankprobleme ‘n Gehoor kan nie die aanbieding volg as hulle nie kan hoor nie. Toets die klank voor die aanbieding Onvoorbereid ‘n Gehoor sal dit agterkom en uitbuit. Wees voorbereid – moenie die gehoor onderskat nie. Aanbieding is op die verkeerde begripsvlak As ‘n aanbieding te moeilik is, sal die gehooor dit nie verstaan nie. ‘n Gehoor kan egter ook beledig voel as ‘n aanbieding te eenvoudig is. Neem die gehoor in ag en berei ‘n aanbieding voor wat op hul begripsvlak is.

AANBIEDING EN REAKSIE OP DATA IDENTIFISEER AREAS VIR VERBETERING: Die algemeenste foute wat aanbieders maak, sluit in: Fout Beskrywing Verbetering Bly nie by die onderwerp nie Die gehoor stel nie belang in die aaanbieder se stories of persoonlike besonderhede nie – die gehoor wil na die aanbieding luister en terugkeer na hul werk. Beplan die aanbieding se formaat en bly by die onderwerp.