Kwaliteitszorg…. U een zorg? 15 april 2008 CSG Prins Maurits In 2008 is het Platform Praktijkonderwijs gestart met het project Stimulans. Daaraan nemen 145 scholen deel. Van 17 scholen zijn vandaag mensen hier aanwezig.

Project Stimulans 3 jarig traject 1-1-2008 tot 31-12-2010 85% van de scholen/afdelingen PrO doet mee (145) Ambitie: PrO 25% beste scholen voor VO 3 Subdoelen: Opzetten/borgen cyclus kwaliteitszorg Opbrengsten in beeld brengen Werken aan een goede verslaglegging Het thema van deze middag is het opzetten, het toepassen maar vooral het borgen van kwaliteitszorg. Eerst gaan we eens kijken wat we verstaan onder kwaliteitszorg en wie zich in en om de school daarover druk moeten maken.

Kwaliteitszorg omvat: Activiteiten, procedures en instrumenten Met als doel om op een: Permanente Systematische en Cyclische wijze Kwaliteit van het onderwijs te: Bepalen / definiëren, in te richten, toe te passen, te borgen en continue te verbeteren Kwaliteitszorg omvat het totaal van activiteiten, procedures, instrumenten die bedoeld zijn om op een permanente, systematische, cyclische wijze de kwaliteit van het onderwijs vast te stellen, in te richten, toe te passen, te borgen en continue te verbeteren. Onderwijs is de corebusiness van een school. Het project Stimulans en de instrumenten van ProZO zoemen vooral daarop in. Kwaliteitszorg omvat uiteraard meer, denk aan zaken als veiligheid (fysiek, psychisch), onderhoud van gebouw, meubilair en materialen. Denk aan schoonmaak, hygiëne, milieuaspecten (gebruik van spaarlampen, groene energie etc.). Maar ook de opzet en werking van de administratie, ICT, privacybeleid, personeelsbeleid etc.

Kwaliteitszorg begint bij jou! Iedereen is verantwoordelijk voor kwaliteitsverbetering en het begint in je eigen omgeving. En: IEDEREEN is verantwoordelijk voor het leveren van kwaliteit! Het begint bij je eigen werkzaamheden, als leerkracht, als stagebegeleider, als directielid, als IB-er, als concierge.

Kwaliteitszorg is van iedereen die bij de school is betrokkenen Management: aansturing processen Personeel: professioneel handelen Leerlingen: betrokkenheid eigen leerproces Ouders/verzorgers: partner Schoolomgeving: maatschappelijke verantwoordelijkheid Schoolomgeving, daar bedoel ik mee o.a. de stagebedrijven en partners waar een school mee samenwerkt. Kwaliteitszorg is dus een zaak, de verantwoordelijkheid van iedereen!

Kwaliteitszorg Neem nooit aan … dat je weet wat jouw klanten, leerlingen /ouders, denken en willen! Een ander aspect wat erg van belang is in het kader van kwaliteitszorg: of iets kwalitatief op orde is bepaal je niet alleen. Jij kunt wel vinden dat je iets goed hebt gedaan, maar de vraag is dan nog of anderen er hetzelfde over denken en het met je eens zijn.

Kwaliteitszorg meer concreet Doen we de goede dingen? Doen we die dingen goed? Hoe weten we dat? Vinden anderen dat ook? Wat doen we met die kennis en informatie? Zoals jullie allemaal wel weten; bij kwaliteitszorg gaat het om deze 5 vragen, Én: Kwaliteitszorg is niet een eenmalige actie. Je moet als school voortdurend bezig blijven met kwaliteitszorg (permanent, systematisch, cyclisch). Ook al lopen zaken goed, er valt altijd nog wel iets te verbeteren! Om ‘bij te blijven’, om in te spelen op nieuwe vragen die op je afkomen (denk aan leerlingen met een lager IQ en méér gedragsproblemen), om je concurrentiepositie te handhaven (denk aan weglek naar het vmbo), daarom is het noodzakelijk om een kwaliteitssysteem op te zetten wat je verankert in de schoolorganisatie. Ook het volgende plaatje geeft aan dat kwaliteitszorg verankerd moet zijn in de organisatie! Noodzaak voor een kwaliteitssysteem? En zo ja,waar hebben we het dan over?

Noodzaak van een kwaliteitssysteem? We verwachten hoge kwaliteit We willen dat jullie aan standaarden voldoen Wij kunnen het beter met minder Wij voldoen al aan standaarden Wij leveren een diploma Financiën OK? Beheersbare risico’s? Juiste missie en visie? Concurrenten Leerlingen en ouders Bestuur Hoe constant verbeteren en het geleerde echt blijven toepassen in onze school? Waar is dat document dat ik nodig heb? Wat wordt er van mij verwacht? Welke richting gaan we op? Hoe houd ik mijn expertise op peil? etc. Diverse stakeholders geven de noodzaak aan om een kwaliteitssysteem op te zetten. Allereerst natuurlijk je ‘klanten’, de leerlingen en de ouders, maar ook de samenleving en de arbeidsmarkt. Andere scholen om je heen, als concurrent, maar ook als partner, denk aan ontwikkelingen rondom passend onderwijs (samenwerken met VO en SVO) en als afnemer (ontwikkelingen in het MBO; al of niet over niveau 1 met elkaar in gesprek…). De directie die als taak heeft de school gezond en bloeiend te houden. Het personeel waar van alles van wordt verwacht en die dat ook waar moeten kunnen maken. En dan is er ook nog zoiets als een bestuur dat op hoofdlijnen meekijkt of het allemaal wel goed gaat…. Directie Leerkrachten en overig personeel 8

Inhoud kwaliteitssysteem Management: Visie/missie Strategie Interne standaarden Doelstellingen/doelen SMART metingen Verbeter plan/planning Standaarden: Deming (P-D-C-A) Goede voorbeelden Wet en regelgeving Inspectiekader Sturing Toetsing: Zelf evaluatie Kern-doelstellingen Interne audits Proces evalutatie Externe audits Documentatie: Handboek kwaliteit Processen/procedures Functie/taak omschrijvingen Werk instructies/coaching IOP/Portfolio/Behaalde resultaten Etc. etc. Middelen Leveranciers/partners: Contracten Lesmaterialen Stages Hoe wordt de inhoud van zo’n kwaliteitssysteem bepaald? Daarvoor dit kleurrijke plaatje! Het kwaliteitssysteem wordt gestuurd inhoudelijk door de twee blokken aan de bovenkant. Het management (u dus) en bestaande standaarden. Het ene blok linksboven heeft te maken met interne sturing door het hebben van een visie, missie, strategie, doelstellingen voor de lange termijn en geformuleerde korte termijn doelen, door SMART metingen en verbeterplannen. Externe sturing in het rechter boven blok vindt plaats door zaken als: wet- en regelgeving, het inspectiekader, maar ook door goede praktijken die elders plaatsvinden en door zoiets als een standaard voor kaliteitsverbetering die vaak gehanteerd wordt: de PDCA-cyclus die meneer Deming heeft bedacht (ik kom daar nog op terug). De middelen die je kunt hanteren in een kwaliteitssysteem staan in de onderste blokken. Ook daar een verdeling in interne en externe middelen. Met behulp van zaken die genoemd worden in het gele vlak kun je op verschillende wijzen de toetsing verrichten. Intern Extern 9

Inrichten kwaliteitsproces Benadering Toepassing Opzet Bestaan Werking Resultaat Kwaliteitssyteem (processen, procedures, etc.) gedefineerd Opzet is aanwezig en bekend in de gehele school/organisatie Demonstreerbare toepassing en discipline in de uitvoering en werkhouding/attitude Resultaat voor stakeholders (leerling/ouders, leerkrachten bestuur/directie, & omgeving) En hier een plaatje om te zien hoe je een proces van kwaliteitsontwikkeling werkend krijgt. Op grond van visie/missie stel je doelen vast. Met behulp van standaarden en middelen richt je een proces in. Dat proces gaat werken. Aan het eind van de cyclus worden resultaten dan zichtbaar. Op grond van evaluatie (waardebepaling) stel je het proces bij en wordt de cyclus hervat. 10

Verbeterproces Opzet, bestaan, werking, fietsen! Jong geleerd, oud gedaan Het is dus een proces! 11

Verbeterproces Waar is iedereen mee bezig? Een proces waar meerderen bij zij betrokken en hun eigen rol moeten vervullen. Het vereist teamwerk! En teamwerk is iets anders dan dit plaatje laat zien…!! Leveren kwaliteit is teamwerk! 12

Verbetercyclus en -rapportage Neem actie om de resultaten van het verbeter proces continue te meten en aan de hand daarvan te leren. Definieer doelstellingen en processen noodzakelijk om resultaten te behalen in overeenstemming met eisen van de klanten en de visie van de eigen organisatie (opzet) Plan Do Check Act Learn Monitor en meet in hoeverre processen en producten in overeenstemming zijn met de doelstellingen, visie van de organisatie en eisen van de klant. Rapporteer de resultaten. (resultaat) Implementeer de processen (bestaan, werking) Een bruikbare standaard is de Demingcircle : de PDCA circle. Meten kan bijvoorbeeld via: zelf-evaluatie, verbeterproces evaluatie, rapporteren over bereikte doelstellingen, etc. 13

Ontwikkelingsniveau: Optimaal Beheerst Gedefinieerd Herhaalbaar 1 Beginfase Verbeteren Borging Prikkels Ambities Inspiratie Act / Het allerbelangrijkste van het proces van kwaliteitsverbetering is het borgen van de winst die je met elkaar hebt geboekt. Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan, maar als je dat niet doet ben je elke winst die je boekt ook direct weer kwijt. Een concreet voorbeeld: het team heeft samen met de directie besloten te gaan werken met IOP’s, de docent zal meer een coach van de leerling worden en de leerling en zijn ouders worden nadrukkelijk betrokken bij het opstellen van het IOP. Dat zal als consequentie hebben dat docenten getraind moeten worden in coachingsvaardigheden. Ouders en leerlingen zullen goed geïnformeerd moeten worden dat de school op een andere wijze gaat werken en dat daarbij ook van ouders en leerlingen een bepaalde inzet wordt vereist. In het jaarrooster zal tijd gepland moeten worden om met de invulling van IOP’s bezig te kunnen zijn. Regelmatig zal geëvalueerd moeten worden of een en ander wel verloopt zoals van tevoren was bedacht. Zoniet dan dienen maatregelen te worden genomen om bij te sturen. 14

Continue verbeterproces Plan Do Check Act Learn Borg 5 4 3 2 1 Door er een continue wederkerend proces van te maken boek je telkens vooruitgang en verbetert je kwaliteit. Om bij het voorbeeld te blijven: 2009-2010: de docenten onderbouw worden getraind in coachingsvaardigheden 2010-2011: de onderbouw gaat werken met IOP’s, coachingsgesprekken en betrekt daar uitdrukkelijk ouders en leerlingen bij. De bovenbouw docenten worden getraind in coachingsvaardigheden. De onderbouw docenten volgen een herhalings/verdiepingsmodule. 2011-2012: de hele school werkt met IOP’s, coachingsgesprekken en leerlingen en ouders zijn goed betrokken. Tussentijdse evaluaties tonen aan dat de school op de goede weg is. Het eerste jaar worden IOP’s, coachingsgesprekken en het betrekken van leerlingen en ouders daarbij vormgegeven in de onderbouw, Geen vooruitgang, stilstaan = achteruitgaan 15

Maar brandjes blussen kost nog veel meer …… Kwaliteitsverbetering kost geld …… Tja, je moet er wel wat voor doen. Het komt niet van de grond zonder inspanningen, zonder geld (tijd = geld). Een negatieve beoordeling van je klanten (ouders, leerlingen) of van de inspectie kost je alleen maar meer kruim…. Maar brandjes blussen kost nog veel meer …… 16

Wanneer is niveau onvoldoende, voldoende of te hoog? Kwaliteitsmeting Wanneer is niveau onvoldoende, voldoende of te hoog? Verwachting leerling/ouders Kwaliteitsverschil Afgesproken kwaliteitsniveau Huidige kwaliteitsniveau Het kan zijn dat de verwachtingen van leerling / ouders niet waargemaakt kunnen worden, dat ze onredelijk zijn. Stel vast wanneer je tevreden bent over het bereikte kwaliteitsniveau. Nog even terug naar de plaatjes van PDCA cyclus, waarin ook dat ontwikkelingsniveau wordt aangegeven. 17

Instrument ProZO Kader voor Zelfevaluatie Management en personeel Leerlingen Ouders Stagebedrijven Partners in de omgeving van de school Dossieronderzoek In het project Stimulans wordt het instrumentarium van ProZO als een kader voor zelfevaluatie aangereikt. Het omvat 5 vragenlijsten voor personeel en management, voor leerlingen, ouders, stagebedrijven en partners. Daarnaast is er een handvat aangereikt waarmee je dossieronderzoek kunt doen. Daarbij wordt vooral bekeken welke onderdelen het dossier omvat. Hoe het is gesteld met de kwaliteit van die onderdelen komt niet aan bod. 18

Afgenomen enquêtes ProZO 2008-2009 18 scholen 24 scholen 22 scholen 8 scholen 5 scholen 101 scholen hebben deelgenomen aan de evaluatie die het Platform Praktijkonderwijs vorig jaar heeft gehouden. Hier geef ik heel in het kort enkele resultaten uit die evaluatie weer. Uit deze sheet blijkt dat niet alle scholen vorig schooljaar alle 5 de enquêtes hebben afgenomen. 19

Waarom geen 5 enquêtes afgenomen? Bewuste planning/selectie (31 scholen) Tijdgebrek (17 scholen) Gebruik ander instrument (5 scholen) Verhuizing school (4 scholen) Partners geen relevante groep (4 scholen) Onvoldoende respons (4 scholen) Er worden diverse redenen genoemd waarom er geen 5 enquêtes zijn afgenomen. Bewuste planning/selectie kan ik me voorstellen; niet elke enquête moet je ook elk jaar afnemen. Als begeleiders staan we op het standpunt dat jullie wel elk jaar de leerlingen en ouders bevragen. Dat zijn immers je ‘klanten’. De vragenlijsten kunnen aanleiding zijn voor ontwikkeltrajecten die niet direct zichtbaar betere resultaten zullen opleveren. Veranderprocessen kosten immers tijd. Het is dan ook niet zo zinvol om kort achter elkaar mensen opnieuw te bevragen (personeel, stage, partners) Tijdgebrek als reden baart me wel een beetje zorgen. Kwaliteitszorg is een hot item, in heel ons onderwijsbestel wordt daar steeds meer naar gekeken, ook door de inspectie. Scholen worden geacht daaraan aandacht te besteden. Er zal dus tijd voor gemaakt moeten worden…. 20

Activiteiten na afname enquêtes Consentgesprek gevoerd? Ontwikkelagenda opgesteld? Volledige kwaliteitscyclus doorlopen? 79 scholen 80,6 % 80 scholen 80,8 % 55 scholen 55,6 % Uit deze sheet blijkt dat iets meer dan de helft van de scholen die de enquête hebben ingevuld de kwaliteitscyclus ook volledig hebben doorlopen. Wij, als begeleiders hebben daarover met elkaar gesproken. Soms lijkt het er op dat het werken aan kwaliteitszorg pas weer wordt opgepakt op het moment dat de begeleider weer contact opneemt met de school…. Het project Stimulans duurt maar drie jaar, daarna moeten de scholen de drie thema’s (Kwaliteitszorg, Opbrengsten in beeld brengen en (Jaar-)Verslaggeving) zelfstandig blijven vormgeven. 21