naar Kwaliteit Op elke Positie Strategische personeelsplanning Vergunningverlening en Handhaving door Margreet Schotman naar Kwaliteit Op elke Positie De wereld staat niet stil. We zullen ons meer dan ooit moeten harnassen om de veranderingen die op ons af komen met vertrouwen tegemoet te zien. We willen niet afwachten wat er gebeurt, maar participeren in de veranderingen. We willen meesturen. En we willen er voor zorgen dat de veranderingen niet theoretisch maar praktisch zijn en goed voor onze burgers en bedrijven. Die opstelling vraagt iets van onze organisatie en heeft consequenties voor ons personeel. Om te kunnen doen wat we willen doen moeten we onze processen verbeteren, onze organisatie scherpen en onze mensen zich laten bijscholen. We willen een topteam zijn. En dus moeten we de beste spelers, de soepelste dansers hebben, die hetzelfde doel nastreven, die flexibel zijn en die hecht samenwerken. Inhoud: Rotterdam: grote stad met complexe organisatie (schotten) Gevolgen bezuinigingen en veranderende markt Blik op het Rijksbeleid Organisatorische aanpassingen Strategische personeelsplanning 3-4-2017

Rotterdam is geen dorp 3 april 2017 Vergunningen In dit en de volgende plaatjes enkele beelden van de grote en complexe stad Rotterdam. 3 april 2017 Vergunningen

Veelzijdig Centrum 3 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

Monumenten en grote gebouwen . 4 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

Transformaties van gebied en gebouw 5 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

Bijzondere gebieden 6 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

Een wereldhaven voortdurend in beweging 7 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

Big and beautifull, but less is more Een grote stad betekent grote diensten met veel medewerkers. En daar weer een gevolg van is al snel specialisme en een grote afstand tussen de verschillende onderdelen. Enerzijds heeft dat specialisme voordelen, omdat de kennis over veel onderwerpen in huis is. Maar de grote afstand tussen vraag en aanbod heeft tot gevolg dat kennisoverdracht belemmerd wordt. We spreken wel van schotten tussen de afdelingen Niet minder belangrijk is ook dat de aanvrager ons en het Rotterdamse beleid niet altijd even gemakkelijk weet te vinden. Dat vraagt dus om verbetering. Gedeeltelijk worden we daarbij, hoe wrang het ook klinkt, geholpen door de recessie. Het werk wordt minder, de opdrachten nemen af en de afdelingen worden navenant kleiner. De medewerkers komen langzaam maar zeker weer dichter bij elkaar, de schotten worden daardoor lager en we kunnen elkaar al bijna weer zien. Op een gegeven moment bezetten de ruimtelijke diensten de twee grote en de kleine toren van wat hier Europoint heet. Die omvang is in fasen teruggebracht naar een bezetting op dit moment van minder dan twee grote. Dat is een ontwikkeling van de laatste tijd die we van overal kennen. En het einde van dit proces van krimp is nog niet geëindigd. Maar dit natuurlijke proces gaat ons niet snel en niet ver genoeg. En we willen ook voorkomen dat de kaasschaaf en afschaf methode leidt tot werken met geamputeerde diensten. Binnen onze afdelingen Vergunningverlening en Toezicht Gebouwen zoeken we daarom naar wegen om de ook door ons geziene noodzakelijke krimp op verantwoorde wijze te laten plaatsvinden. We werken daarom actief aan vergroting van onze efficiency en zakelijkheid. Onderlinge samenwerking is daar een middel toe evenals betere samenwerking met andere onderdelen van de dienst. 3 april 2017 Vergunningen

Verbeteringen onder het motto: ‘Vergunning in één dag’ Communicatie met de aanvrager De (digitale) Zelftoets: “Ik wil (ver)bouwen” Telefonische beantwoording Inzet van regievoerders en coördinatoren Grotere aanspreekbaarheid en procesbeheersing Ketenintegratie (samenwerken met de markt) Voorkomen van faalkosten bij markt én gemeente Startgesprek Duidelijkheid over inzet en controle voor onszelf en bouwer Cascovergunning Toetsen wat nodig en aan de orde is!! (bouwen in regie) De volgende initiatieven lopen momenteel: Vergroten van de communicatie met de aanvrager Door middel van de (digitale) zelftoets: “Ik wil (ver)bouwen” krijgt de aanvrager inzicht in kansen en beperkingen als gevolg van regelgeving en beleid. En bij het nieuwe beheer van de telefonische beantwoording krijgen gerichte en ongerichte vragen een duidelijk adres en verstoren ze onze gewone processen niet meer. Beide acties zullen, als daardoor snel de juiste inlichtingen verschaft worden, niet alleen op dat moment tijd en geld besparen, maar ook bij de indiening van plannen. Verwacht mag worden dat deze minder gebreken zullen bevatten als ze gebaseerd zijn op de juiste regels. Inzet van regievoerders en coördinatoren Aanspreekpunt in elke fase van het planproces voor aanvragers (grote plannen, grote opdrachtgevers) en bestuur. Ketenintegratie (samenwerken met de markt) Door betere ‘samenwerking’ tussen aanvrager en gemeente/BWT, vanaf initiatief t/m oplevering, voorkomen van faalkosten bij markt én gemeente. (de ketens aanspannen, de lussen er uit halen). Startgesprek Duidelijkheid over inzet bij toezicht voor onszelf en bouwer. (Doelgericht en efficiënt toezicht) Cascovergunning Alleen toetsen wat minimaal vereist, nodig en aan de orde is; meer vrijheid voor de markt 3 april 2017 Vergunningen

live is what happens to you while you're busy making other plans John Lennon: live is what happens to you while you're busy making other plans De wereld om ons heen is sterk aan het veranderen. De grotere dichtheid in ons land en de grotere vraag naar risicobeheersing hebben geleid tot de vorming van de RUD’s voor milieu. Bouw volgt in 2015. De markt vraagt daarnaast vereenvoudiging van processen en regelgeving. Het Rijk anticipeert daarop met het omgevingsrecht en certificering. Dat moet leiden tot betere afstemming van regelingen op elkaar enerzijds en anderzijds een grotere verantwoordelijkheid bij de markt voor het eigen handelen. We weten dat hier flink aan gewerkt wordt, maar ook dat er nog veel onduidelijk is. De ministeries twijfelen zelf aan de haalbaarheid van de eigen planning. Certificering bijvoorbeeld: Eindhoven accepteert, in overleg met BZK, wellicht over niet al te lange tijd gecertificeerde toetsing door externe partijen. Is dit de oplossing voor de problemen in de bouw en bij de overheid? Zij geeft hiermee de verantwoordelijkheid enkele onderdelen van de toetsing uit handen. Zij verwacht dat de gemeente daardoor minder vaak een negatieve pers krijgt, want het gezeur over indieningbescheiden zal haar minder vaak treffen. Maar voor een aanvrager levert dit per saldo nog even zoveel kansen op faalkosten op. Waarom dan niet helemaal de toetsende instantie ertussenuit halen, waarom dan niet overgaan tot certificering van de ontwerper? Daar heeft iedereen wat aan. Dat zal pas een faalkostenreductie opleveren! Tot het zover is zou ketenintegratie wel eens een effectiever middel kunnen blijken. Overigens dat een verzekeringsmaatschappij een veiliger bouw kan afdwingen dan wij als overheid moet ook nog blijken. Voorlopig zijn de resultaten van privatisering van overheidstaken niet altijd even succesvol gebleken. En risico’s zijn ook weg te verzekeren! 10 3 april 2017 Vergunningen

Ontwikkelingen op Rijksniveau Bouwregelgeving in ontwikkeling Rud is in gang gezet, bestuursakkoord is wettelijk niet onderbouwd en organisatorisch niet eenduidig In Omgevingswet ook water, bodem, energie, natuur. RO-instrumentarium + welstand blijft taak gemeente. Donner: gecertificeerde technische toets en toezicht, CE-certificaat, innovatie-instituut. Conclusies Er worden twee sporen gevolgd Ministeries zijn er nog lang niet uit. Voorlopig eigen doelen realiseren Gecertificeerd toetsen afschuiven verantwoordelijkheid? 2012 2014 2017 De wereld om ons heen is sterk aan het veranderen. De grotere dichtheid in ons land en de grotere vraag naar risicobeheersing hebben geleid tot de vorming van de RUD’s voor milieu. Bouw volgt in 2015. De markt vraagt daarnaast vereenvoudiging van processen en regelgeving. Het Rijk anticipeert daarop met het omgevingsrecht en certificering. Dat moet leiden tot betere afstemming van regelingen op elkaar enerzijds en anderzijds een grotere verantwoordelijkheid bij de markt voor het eigen handelen. We weten dat hier flink aan gewerkt wordt, maar ook dat er nog veel onduidelijk is. De ministeries twijfelen zelf aan de haalbaarheid van de eigen planning. Certificering bijvoorbeeld: Eindhoven accepteert, in overleg met BZK, wellicht over niet al te lange tijd gecertificeerde toetsing door externe partijen. Is dit de oplossing voor de problemen in de bouw en bij de overheid? Zij geeft hiermee de verantwoordelijkheid enkele onderdelen van de toetsing uit handen. Zij verwacht dat de gemeente daardoor minder vaak een negatieve pers krijgt, want het gezeur over indieningbescheiden zal haar minder vaak treffen. Maar voor een aanvrager levert dit per saldo nog even zoveel kansen op faalkosten op. Waarom dan niet helemaal de toetsende instantie ertussenuit halen, waarom dan niet overgaan tot certificering van de ontwerper? Daar heeft iedereen wat aan. Dat zal pas een faalkostenreductie opleveren! Tot het zover is zou ketenintegratie wel eens een effectiever middel kunnen blijken. Overigens dat een verzekeringsmaatschappij een veiliger bouw kan afdwingen dan wij als overheid moet ook nog blijken. Voorlopig zijn de resultaten van privatisering van overheidstaken niet altijd even succesvol gebleken. En risico’s zijn ook weg te verzekeren! Koffiedik kijken 3 april 2017 Vergunningen

Toekomst vol vraagtekens Proces Wat betekent een Rud voor onze organisatie en mensen? De technisch toets Worden wij kennisinstituut voor innovatieve bouw? Bieden wij alternatief voor certificering? Gaan wij concurreren met de markt? Ruimtelijke toets Is de volledige integratie van ‘ruimtelijke’ beleid beheersbaar? De ontwikkel- en bouwketen Gaan wij adviseren in de gehele keten? Hoe maken we het lokale toetsen betaalbaar? Handhaving Geen toets en wel toezicht (en handhaving)? Wordt de veiligheid een verzekeringskwestie? Maar stel dat alle voornemens door gaan. Wat willen en kunnen wij dan zelf nog doen, of wat blijft er voor ons over? 3 april 2017 Vergunningen

Repeterende bouw (CE certificaat) Afname van gemeentelijke taken Registratie of nog vergunningenstelsel? Bouwbesluit naar markt Regionaal overheid/markt Welstand, bestemmingsplan en veiligheid blijven gemeentetoets Kennis instituut Innovatieve bouw Europa Repeterende bouw (CE certificaat) Markt Gecertificeerd ontwerp / gecertificeerde toets, en gecertificeerd toezicht Variabel, formatie en kennis/ inkomsten moeilijk in te schatten Gemeente / RUD) Gemeentelijke betrokkenheid Gemeentelijke toets en toezicht Als je alles in een schema zet krijg je globaal dit beeld. Met als uiteindelijke conclusie dat hoe dan ook de gemeente minder technische invloed zal krijgen op de bouw, en dat het ruimtelijke beleid complexer wordt doordat het meer wordt en allemaal ook echt op elkaar afgestemd moet worden. Het is nog niet duidelijk wie dat dan vervolgens moet gaan toetsen. Handhaving illegale bouw, meldingen, veiligheid?? 13 3 april 2017 Vergunningen

Conclusies Onzeker (permanent opletten): Tempo van invoering van de veranderingen Omvang en invloed certificering (toetsing, toezicht, handhaving) Opdracht en samenstelling kennisinstituut Richting bouwregelgeving (omgevingsrecht) Gemeentelijke verantwoordelijkheid technische kwaliteit Zeker (alvast op anticiperen): Nieuwe verhouding grote-kleine plannen (kosten) Invoering Rud-bouw gaat door (centraal of decentraal) Eigen verantwoordelijkheid markt voor bouwkwaliteit groeit Snelheid en betrokkenheid moeten groter Kosten moeten marktconform worden Er is dus nog veel onzeker, maar daarom niet afwachten. Processen efficiënter maken 3 april 2017 Vergunningen

Bouwen binnen publieke kaders wetten regels normen Wetten,regels, normen Huidige situatie (gemeentelijke toets of Rud) 1 Gecertificeerde toets (taken, verantwoordelijkheden naar markt en Blitts) 2 Ketenintegratie (samenwerking markt – overheid, BIM) 3 Gecertificeerde ontwikkeling (ontwerp-uitvoering-beheer, BIM en Blitts) Zie het zo: De overheid heeft een x-aantal criteria gesteld aan de bouw. Deze zak bevat die criteria. Gebouwen moeten daar dus aan voldoen. Hoe regel je dat nou, hoe weet je dat het gebouw ook daadwerkelijk aan die eisen voldoet? Ons huidige systeem gaat uit van toetsen door de gemeente (overheid) van de tekeningen en berekeningen en handhaving tijdens de uitvoering en daarna. Hier zijn drie manieren geschetst waarop je dat ook anders kunt doen. We zullen zien welke richting uiteindelijk opgegaan wordt, en wellicht zijn het meerdere systemen tegelijkertijd. Natuurlijk is het belangrijk dat elk systeem leidt tot voldoen aan de criteria, maar daarnaast zou het doel van elk systeem ook moeten zijn om de faalkosten voor opdrachtgever en overheid zo klein mogelijk te maken. initiatief ontwerp bouw gebruik sloop 3 april 2017 Vergunningen

Anticiperen op ontwikkelingen Processen opnieuw inrichten Ontwikkelen van snelste behandelingsprocessen Grens groot/klein, tussenschaal? parameter? Nieuwe manier van werken invoeren Herverdeling en of nieuwe taken invoeren Regie en coördinatie verbeteren Ervaring opdoen met privaat toetsen Ontwikkelen van de organisatie Eindsituaties in kaart brengen, met/zonder Rud/Donner Tussenstappen uitwerken, opties open houden Samenwerking vergunning (kleine plannen) en handhaving Keten-samenwerking sneltoets Onze taak zit hem in het voorbereiden van de organisatie op de toekomst: Enerzijds in de manier waarop we ons werk inrichten: Verdeling plannen naar meest efficiënte behandelwijze (EI MET TWEE DOOIERS) Anderzijds door de medewerkers zo op te leiden dat ze nu en later de taken die er liggen kunnen uitvoeren, en dus aantrekkelijk zijn in de markt. 3 april 2017 Vergunningen

Consequenties ontwikkelingen voor BWT medewerkers Gemeente/RUD (traditioneel proces) Volledige toets en toezicht Accuraat, omgevingsbewust en klantvriendelijk Nieuw: inkoop gebonden aan kwaliteitseisen: Functie? Kennis? Ervaring/competenties? Ketensamenwerking (van initiatief tot oplevering) Brede kennis (bouwkundig, processen) en ervaring Adviseren, onderhandelen en besluitvaardig Nieuw: gemeentelijke regisseur in het proces van de aanvrager Functie Kennis Ervaring/competenties De huidige eisen zijn vooral gebaseerd geweest op wat er in het verleden van je verwacht werd. Nu moeten we anticiperen op de toekomst: meer begeleider en adviseur dan politieagent. Om dat te sturen en monitoren hebben we een tool ontwikkeld: de kennis en competentiematrix 17 3 april 2017 Vergunningen

Consequenties ontwikkelingen voor BWT medewerkers Sneltoets (Van diepgang naar tempo, beschikking in één dag!?) Kennis van meerdere beleidsvelden Productiegericht, besluitvaardig en communicatief Nieuw: bedrijfsleider van het magazijn Functie Kennis Ervaring/competenties Certificering (toets naar markt of in ontwerp, outsourcing?) Specialistische kennis met diepgang (landelijke kennisbank) Ontwerper ipv bouwinspecteur Zakelijk, zelfstandig en productief De huidige eisen zijn vooral gebaseerd geweest op wat er in het verleden van je verwacht werd. Nu moeten we anticiperen op de toekomst: meer begeleider en adviseur dan politieagent. Om dat te sturen en monitoren hebben we een tool ontwikkeld: de kennis en competentiematrix 18 3 april 2017 Vergunningen

Opleidingen, opleidingen, opleidingen! Kennis Bouwkunde (met al haar specialismen), wet-, en regelgeving Inkoop en kwaliteitscontrole Ervaring Bouwplantoetser Architect, ontwerper, directievoerder etc Auditor, kwaliteitsbeheerder Projectleider Competenties Klantgerichtheid Ondernemen/Zakelijkheid Adviesvaardigheid De huidige eisen zijn vooral gebaseerd geweest op wat er in het verleden van je verwacht werd. Nu moeten we anticiperen op de toekomst: meer begeleider en adviseur dan politieagent. Om dat te sturen en monitoren hebben we een tool ontwikkeld: de kennis en competentiematrix 19 3 april 2017 Vergunningen

De matrix deel 1 (Basis en eindoordeel) In deze matrix houden we een aantal gegevens van de medewerker bij: De basisgegevens, zoals aantal jaren in functie en opleiding. Op deze sheet ook: Twee maal per jaar worden alle medewerkers in een schouw besproken. De teamleiders dienen daartoe aan te geven welke score zij geven op het gebied van professionaliteit De beide volgende sheets tonen de kennisgebieden die bij de verschillende medewerkers kunnen voorkomen, en de competenties die we van de verschillende medewerkers verwachten. Deze matrix laat zien wat verwacht wordt van een medewerker in een bepaalde functie, en wordt daartoe ook gebruikt bij de plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het is beslist geen eenrichtingverkeer: De matrix is weliswaar gebaseerd op landelijke en gemeentelijke eisen aan medewerkers op dit niveau en deze positie, maar is ook opgesteld in overleg met de medewerkers. De eisen bieden houvast voor de medewerker, beschermen deze tegen een al te veel eisende chef, en zorgen voor uniformiteit in de beoordelingen. In een organisatie met meerdere teamleiders op veel dezelfde functies en een daaraan gekoppelde carrièreladder een belangrijk instrument. 3 april 2017 Vergunningen

De matrix deel 2 (kennis) Deze matrix van kennisgebieden laat zien wat van een medewerker in een bepaalde functie verwacht wordt. We hebben in principe vier niveaus onderscheiden. Van een medewerker wordt verwacht dat hij of zij deskundigheid heeft op een bepaald kennisgebied; deze deskundigheid zal echter niet voor alle medewerkers op het zelfde niveau hoeven zijn. Van een aankomend inspecteur verwacht je bijvoorbeeld wat anders dan van een ervaren iemand. Bij de toepassing wordt langs de kolom met de eisen de kolom van de medewerker geplaatst. De kwaliteiten van die medewerker wordt gewogen ten opzichte van die eisen. En wordt gehonoreerd met een -1 (duidelijk ondermaats), 0 (op niveau) en +1 (uitstekend). De afwijking van “op niveau” moet groot zijn om een + of een – te krijgen. 3 april 2017 Vergunningen

De matrix deel 3 (competenties) Deze matrix laat zien wat van een medewerker in een bepaalde functie verwacht wordt op het gebied van competenties. Dit is een door Rotterdam gehanteerde systematiek. De OR staat helaas niet toe dat de onderscheiden niveaus worden toegepast Bij de toepassing wordt langs de kolom met de eisen de kolom van de medewerker geplaatst. De kwaliteiten van die medewerker wordt gewogen ten opzichte van die eis. Ook hier wordt gehonoreerd met een -1 (duidelijk ondermaats), 0 (op niveau) en +1 (uitstekend). En ook hier moet de afwijking van “op niveau” groot zijn om een + of een – te krijgen. 3 april 2017 Vergunningen

Toekomst voor onze medewerkers en onze stad Het schip veilig in de haven brengen is ons doel. Wat zoveel wil zeggen dat we willen zorgen voor de toekomst van de stad en voor de toekomst van onze medewerkers. En we hebben het idee dat dit gaat lukken met de manier waarop we nu bezig zijn. 3 april 2017 Vergunningen 3-4-2017

FEEDBACK 24 3 april 2017 Vergunningen De huidige eisen zijn vooral gebaseerd geweest op wat er in het verleden van je verwacht werd. Nu moeten we anticiperen op de toekomst: meer begeleider en adviseur dan politieagent. Om dat te sturen en monitoren hebben we een tool ontwikkeld: de kennis en competentiematrix 24 3 april 2017 Vergunningen