Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen Infovergadering 19 mei u Thematische innovatiestimulering Technologische Dienstverlening oproep 2007 Tania De Roeck Annie Renders François Stassijns Peter Coucke

2 Agenda 1.Verwelkoming 2.De opmaak van de overeenkomst 3.Opvolging van een TIS/TD-project PAUZE 4.Voorstelling van het VIN-Netwerk BROODJESLUNCH

3 1.Verwelkoming Korte voorstelling aanwezige adviseurs 1.Uw naam 2.Naam VIS 3.Hoofddoelgroep 4.Voornaamste activiteiten 5.Omvang (# VTE, duur)

4 2. De opmaak van de overeenkomst Projectorganisatie IWT VIS Uitvoerder Gebruikersgroep Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Overeenkomst Samenwerkings- overeenkomst (optioneel) Reglement van Orde Begunstigde(n) Partner(s)

5 De overeenkomst : contractuele verbintenis met IWT IWT overeenkomst Algemene voorwaarden : op IWT website (vanaf juni 2008) Projectspecifieke voorwaarden : papieren documenten Opmaak in overleg met programmacoördinator en IWT projectadviseur (vergadering, telefonisch, ) Inlichtingenfiche als input voor projectspecifieke voorwaarden is uitgestuurd naar alle TIS/TD's oproep 2007 en wordt tegen half juni teruggevraagd

6 De overeenkomst : contractuele verbintenis met IWT Enkele aandachtspunten uit inlichtingenfiche Coördinaten voor operationele communicatie (RAP, infosessies, e-GTA,…) Verdeling uitbetaling steun naar begunstigde & partner Herwerken werkplan indien nodig (bijv reductie in VTE) Algemeen aandachtspunt: De bepalingen in de overeenkomst kunnen een invloed hebben op de BTW verplichtingen Studie Deloitte & Touche beschikbaar

7 De samenwerkingsovereenkomst : afspraken tussen begunstigde en partner (indien verschillend)  Contactgegevens van beide organisaties (contactpersoon voor IWT)  behandeling van vertrouwelijkheid informatie  eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom (IP)  uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT,...  bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept stuurgroep bijeen...)  begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, wie staat in voor niet-gesubsidieerde deel)  duur van de overeenkomst  aansprakelijkheden en geschillenregeling  ontbinding en vereffening

8 Het reglement van orde van de projectstuurgroep (1) " De begunstigde van het project is verplicht (TIS) of kan (TD) voor de dagelijkse opvolging en het beheer van het project een gebruikersgroep op te richten. …. Om de taak en werking van de gebruikersgroep en de rechten en plichten van de leden ervan te verduidelijken, dient een reglement van orde opgesteld..... In het bijzonder vermeldt het reglement van orde de bevoegdheden die door het beheersorgaan van het samenwerkingsverband aan de gebruikersgroep worden gedelegeerd en de wijze hoe de gebruikersgroep terug rapporteert aan het beheersorgaan van het samenwerkingsverband."

9 Het reglement van orde van de gebruikersgroep (2) mag uitzonderlijk, enkel voor TD, samenvallen met het statutair beheersorgaan van de begunstigde samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te zijn voor het VIS (KMO-karakter !) IWT waarnemer TIS: minimaal driemaal per jaar opvolging voortgang TD:gebruikersgroep is niet verplicht het reglement van orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd Gebruikersgroep voert jaarlijks zelfevaluatie door

10 3. Opvolging van een VIS project. Overzicht. Opvolging van een VIS project: 3.1.Meldingen 3.2.Gebruikersgroep 3.3.Resultaatsgerichte rapportering gevoed door projectregister 3.4.Financiële rapportering 3.5.Tussentijdse evaluatie 3.6.Eindrapport met effectenanalyse 3.7.Grondig Technologische Adviezen (GTA's)

Opvolging van een VIS project : Meldingen volgens overeenkomst Het VIS meldt onmiddellijk en schriftelijk (aangetekende brief) alle essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering, zoals bvb. Elke wijziging van sleutelpersonen (ter goedkeuring voorleggen aan IWT). Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep Elke cumulatie met andere steun Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging

Opvolging van een VIS-project : Gebruikersgroep Doel: inhoudelijke opvolging van het project bijvoorbeeld aan de hand van resultaten (RAP) en effecten Frequentie: TIS: min 1x/2 maand (netwerking), 2x/jaar techn. Inn.stim. TD: optioneel Representatieve vertegenwoordiging doelgroep. Opportuniteit voor afstemmen project op doelgroep. IWT: waarnemer, steeds uitgenodigd, doelstelling min 1/jr aanwezig. Verslag: ten laatste 10 dagen na de bijeenkomst bij IWT Werking gebruikersgroep = element van beoordeling

Opvolging van een VIS-project : RAP (1/2) RAPPORTERING ‡ BEOORDELING Online resultaatsgerichte rapportering (RAP) ingevoerd begin 2005 Standaardisatie van de informatie en timing Valorisatie van de rapportering (IWT kan info aggregeren) Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA (demo door Peter Antonissen van Clusta vzw)

Opvolging van een VIS-project RAP (2/2) Principes Online resultaatsgerichte rapportering. (RAP) Projectopvolging via kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project) Volledige set : 16 kengetallen Per project gepaste sub-set kiezen en streefwaarden Toevoegen/bijhouden van controle informatie (vb IWT- projectnummers) Invoeren van voorbeeldacties (inhoudelijk) 3x per jaar op vaste datum voor alle projecten ingeven (e-alert) on-line helpfunctie met uitleg over kengetallen

Opvolging van een VIS-project Financiële rapportering Financiële rapportering: jaarlijks overzicht gemaakte kosten Personeelskosten: Overzicht personeelsinzet (gemiddeld te realiseren over biënnale ) Reële prestaties, reële personeelskosten Kopie loonfiches met toelichting (evt. facturen) Werkingskosten: standaard : 50 % van de personeelskost directe en indirecte kosten boekhoudkundig verfieerbaar. Afrekening per biënnale ; geen overdracht mogelijk tussen biënnales ! Zie bijgevoegde excel template

Opvolging van een VIS-project Tussentijdse evaluatie Tussentijdse evaluatie. Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd. Na 20 maand activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 21 ste maand. Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten. Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten

Opvolging van een VIS project. Eindverslag en effectenanalyse Samenvatting van het volledige project: inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten. Effectenanalyse: Effecten van het project in kaart brengen. (klantenbevraging, meting effectenindicatoren,...) Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere financiering van het project. Concrete invulling wordt bij de aanvang van het project besproken. (...nulmeting...)

Grondig technologische adviezen (GTA's) ENKEL VOOR TD 's (1/3) Herhaling bestaande selectiecriteria voor toekenning GTA's Inhoudelijke criteria technologische vraagstelling verband met een mogelijke innovatie Geschikte expertise in kenniscentrum Kennisverwerving bij bedrijf Op maat van de noden van het bedrijf Formele criteria : enkel voor bedrijven geen militaire affiniteit geen dubbel gebruik van subsidie voor TD & GTA Subsidie (50 % GO & 80 % KMO) steeds op bedrag zonder BTW

Grondig technologische adviezen (GTA's) (2/3) Bijkomende aandachtspunten voor toekenning GTA's : GTA trekkingsrechten ipv kredietlijnen : euro/VTE/jaar max. 2 gesubsidieerde GTA's per bedrijf per jaar (de minimis regel) 25 % van het aandeel GTA's van een kenniscentrum mag gaan naar niet KMO's (bedrijven >250 werknemers) -> evalueren over tijdsduur TD consolidatie van beschikbare GTA-middelen kan op kenniscentrum niveau GTA's buiten TD topics kunnen uitgevoerd worden door een kenniscentrum met lopende TD's

Grondig Technologische Adviezen (3/3) e-GTA stand van zaken : Intern testen van de tool met rapporten oproep maart 2008 Testen in klein groep Operationeel voor heel het TD netwerk zomer 2008 Demo

21 4. Vragen ? Peter Coucke Coördinator TIS/TD projecten 02/ Handleidingen verslaggeving op IWT website RAP tussentijdse evaluatie excel sheet financiële rapportering info omtrent GTA criteria

22 PAUZE