prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A algemene beginselen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman  Dr. Van Dijk 20e druk 1

Hoofdstuk 1 Het functioneren van organisaties Organisatie Leiding Doelbepaling Doelrealisatie Control Besluitvorming Communicatie Administratieve organisatie 2 Inleiding AO 5

Organisaties Onder een organisatie wordt verstaan: een groepering mensen die - in onderlinge samenwerking - met behulp van middelen activiteiten ontplooien om - op doelmatige wijze - overeengekomen doelstellingen te realiseren. Kenmerken: Doelbewustheid Doelgerichtheid Doelmatigheid 6

Leiding Functies van de leiding (onder meer): - Doelbepaling - Doelrealisatie Doelbepaling (WAT) Doelrealisatie (HOE) Kernbegrippen hierbij zijn: Planning Control Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

De organisatie als systeem SAMENLEVING ORGANISATIE Een systeem omvat ‘een stel elementen tezamen met een stel onderlinge relaties die een geïntegreerd geheel vormen’. Kenmerken organisatie: open en dynamisch systeem Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

De organisatie als proces Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Processen bestaan uit activiteiten Bestuurlijke => besluitvormingsprocessen Technische (uitvoering) => functioneel processen Functioneel processen (organisatieprocessen) Primaire (kernactiviteit) Secundaire (ondersteunend) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Transformatieproces input Transformatieproces output Grondstoffen Hulpstoffen Arbeid Gegevens Goederen Diensten Informatie Doelstelling: verkrijgen van toegevoegde waarde of winst Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Waardekringloopproces handelsonderneming Verkopen Inkopen Goederen Schulden Vorderingen Ontvangsten Betalingen Geld Goederenbeweging Geldbeweging Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Functies van de leiding PLANNEN: Doelen ORGANISEREN: Structuur van mensen, middelen en procedures DIRIGEREN: Gekwantificeerde taakstellingen COÖRDINEREN: Afstemming van plannen, procedures en taken MGT. CONTROL: Bewaking van organisatie, activiteiten en resultaten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Functies van de leiding: plannen Missie / visie / KSF KSF => SWOT-analyse analyse van de eigen mogelijkheden (intern) sterke punten (strengths) zwakke punten (weaknesses) vb. omgevingsanalyse (extern) kansen (opportunities) bedreigingen (threats) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Functies van de leiding: plannen Ondernemingsplan/meerjarenplan: inzicht in onder meer activiteiten vd organisatie (komende 3-5 jaar) welke kosten, verwachte opbrengsten? financiering gebruik van scenario’s Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Functies van de leiding: plannen Niveau’s van plannen Strategisch: doelstellingen zelf Tactisch: wijze waarop, middelen waarmee Operationeel: voorbereiden en regelen van de uitvoering Begroting! Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Balanced Scorecard individueel vertalen bedrijfsstrategie naar uit te voeren activiteiten om doelstellingen te bereiken waarom? toenemende complexiteit ondernemingsomgeving overzichtelijk prestatiesysteem van financiële en niet-financiële prestaties van de onderneming voor de 3 belangrijkste belangengroepen (financiers, klanten en werknemers) individueel elke onderneming heeft eigen kritieke succesfactoren en meetpunten sluit aan bij de noden van de onderneming Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Balanced Scorecard inzicht in de prestaties en op de relatie tussen 4 essentiële invalshoeken voor de onderneming

Balanced Scorecard

Organiseren Structurering: nood aan arbeidsverdeling Functie- en taakbeschrijvingen, functieprofiel Kennismanagement (lerende organisatie) Delegatie: overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van hoogste leiding naar lagere niveau’s (zie schema) verantwoording afleggen coördinatie van de gedelegeerde bevoegdheden controle van de gedelegeerde bevoegdheden Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Organiseren Niveaus in een organisatie (p. 38) Strategisch niveau delegatie verantwoording Managementniveau Operationeel niveau Uitvoerend niveau Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Organisatiestructuren (p. 40) structuurschema Functionele indeling: inkoop – verkoop – productie – fin. – HR Indeling volgens product – klant – markt - ... Fit tss structuur organisatie en haar omgeving 3

Dirigeren en coördineren procedures werkinstructie afstemmen van verantwoordelijkheden Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Management-control systeem Gehele systeem van beheersingsmaatregelen ten behoeve van management INSTRUMENTEN Selectie van personeel Opleiden van personeel Organisatiecultuur Beloningssysteem Regels en procedures Interne controle STRATEGISCHE KEUZES Veel of weinig control? Baseren op risico-analyse? Basis van control? Controle van gedrag of resultaten? Alleen financiële resultaten? Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Control  Controle Doel Realisatie (SOLL-situatie) (IST-situatie) Control  doel: procesbeheersing Control omvat Controle (vgl, vastleggen)  doel: melden van fouten Analyse van afwijkingen Bijsturing (correctieve maatregelen) Doel Realisatie (SOLL-situatie) (IST-situatie) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

liquiditeitsbegroting Budgettering (p.52) Verkoop- budget Producten Personeel Kosten/ uitgaven Kapitaals- uitgaven Productie- budget Grond- stoffen Personeel Kosten/ uitgaven Kapitaals- uitgaven Administr. plan Personeel Kosten/ uitgaven Kapitaals- uitgaven Inkoop- en voorraadbudget Personeels- budget Kosten- budget Kapitaals- uitgaven liquiditeitsbegroting Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Besluitvorming Soorten beslissingen Strategisch Organisatorisch (= tactisch) Operationeel Beslissingshiërarchie (niet) programmeerbare beslissingen (on)gestructureerde beslissingen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Besluitvormingsproces impuls Probleem- onderkenning en formulering Ontwikkelen alternatieve oplossingen Bepalen consequenties alternatieven Doen van een keuze (beslissen) Beslissings- overdracht Beslissingen zijn het resultaat van besluitvormingsprocessen. Daarna moet de besluitvorming leiden tot veranderingsprocessen. Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Communicatie Overdracht van gegevens Extern Intern Communicatieprocessen Formeel Informeel Wijze van communicatie Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten