Studiedag ‘Het autonome gemeentebedrijf (AGB) in het lokaal cultuur-, jeugd-, sport- en toerismebeleid’ Beheersovereenkomsten Jeroen Windey – Kenniscentrum Vlaamse Steden Leuven, 12 mei 2009

3 Opbouw presentatie Aanleiding – Gemeentedecreet van 15 juli 2005 Theorie – Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Praktijk – Opstellen beheersovereenkomst

4 Opbouw presentatie Aanleiding – Gemeentedecreet van 15 juli 2005 Theorie – Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Praktijk – Opstellen beheersovereenkomst

5 Gemeentedecreet 15 juli 2005 Titel VII De gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen (art ) I.v.m. beheersovereenkomst – IVA: art. 223 – AGB: art. 235 – EVAP: art. 247

Art. 235 GDAutonoom gemeentebedrijf (AGB) Wat?Beheersovereenkomst AlgemeenPartijen, toezicht Vlaamse Regering, duur, jaarlijkse evaluatie door gemeenteraad, verlenging (ev. voorlopige regels) MinimaalConcretisering taakuitvoering Toekenning middelen Eigen inkomsten of andere financiering Informatieverstrekking (ondernemingsplan en operationeel plan) Presentiegeld, tarieven, gedragsregels inzake dienstverlening Oprichting, deelname, vertegenwoordiging andere personen Jaarlijkse rapportering (beleids- en beheersrelevante indicatoren) Interne controle en externe audit Arbitrage en geschillenregeling Verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding 6

7 Opbouw presentatie Aanleiding – Gemeentedecreet van 15 juli 2005 Theorie – Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Praktijk – Opstellen beheersovereenkomst

8 Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Verzelfstandiging van publieke taken: autonomie versus sturing Eigen beheer Delegatie / budgethouderschap Interne verzelfstandiging Publiekrechtelijke externe verzelfstandiging Privaatrechtelijke externe verzelfstandiging Meer autonomie inzake middelen – flexibiliteit Minder sturing op operationele details Meer sturing op strategische resultaten Meer prikkels voor performantie

9 Letting managers manage (meer beheersautonomie) AND Making managers manage (sturen op resultaten en prikkels) LEADS TO Better performance (betere resultaten) Autonomisering, Responsabilisering en Contractualisering Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

10 Verschillende soorten sturing – Inputgerichte sturing door directe instructies, beperkende regels en voorafgaande goedkeuring – Resultaatsgerichte sturing (ev. via beheersovereenkomsten) – Sturing via vertegenwoordigers in beheersorganen of benoeming/evaluatie leidende ambtenaar – Sturing via financiële middelen – Sturing via contacten (formeel en informeel) Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

11 Voordelen ‘contracten’ – Geeft vorm aan sturing, beheersing en verantwoording van agentschappen – Verzoent politiek primaat met responsabilisering beleidsuitvoerders – Duidelijkere afbakening verantwoordelijkheden – Grotere zekerheid continuïteit van middelen – Lange termijngerichtheid voor alle actoren – Meer resultaatsgericht, kostenbewust en klantengericht – Betere samenwerking en dialoog – Betere informatie-uitwisseling en verantwoording Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

12 Verschillende soorten ‘contracten’ – Taakstelling bij budgethouderschap – Beheersovereenkomst met hoofd van IVA – Beheersovereenkomst met RvB van AGB – Samenwerkingsovereenkomst met privaatrechtelijke EVA Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

Zes scenario’s – Beheersoptie – ‘Doelstellingen zonder indicatoren’-optie – Opvolgingsindicatoren-optie – Streefdoel-optie – ‘Resultaatsverbintenis op hoofdlijnen’-optie – ‘Resultaatsverbintenis op details’-optie 13 Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

Wat zijn de ‘contractuele’ verbintenissen? Bepaal verhouding tussen inhoud van: – beheersovereenkomst – andere documenten Wat is de plaats van de beheersovereenkomst t.o.v. andere planningsdocumenten? 14 Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement

15

16 Opbouw presentatie Aanleiding – Gemeentedecreet van 15 juli 2005 Theorie – Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Praktijk – Opstellen beheersovereenkomst

17 Opstellen van de beheersovereenkomst Inhoud Voorbereiding

(Aanhef - Ondertekenende partijen) Algemene bepalingen en beleidskader Engagementen en verbintenissen Personeelszaken Financiële betrekkingen Rapportering, opvolging en controle Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden Specifieke bepalingen Bijlagen Meer info: Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject , Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven 18 Inhoud beheersovereenkomst: een sjabloon

19 Algemene bepalingen en beleidskader Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Beleidskader De partijen werken samen met het oog op de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen van de Gemeente, zoals omschreven in de beleidsnota voor de periode [titel beleidsnota], en van het maatschappelijk doel van [de VE], zoals omschreven in [artikel x] van het gemeenteraadsbesluit van [datum] houdende de oprichting van [de VE].”

20 Algemene bepalingen en beleidskader – Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt – In praktijk vaak afwezig – Samenhang met andere documenten (cycli) – De looptijd van de overeenkomst is gekoppeld aan de legislatuur (kleine overlap)  Algemeen kader verhoogt de leesbaarheid Inhoud beheersovereenkomst

21 Engagementen van VE Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Algemene opdracht van het bedrijf [Het bedrijf] wordt door de Gemeente belast met een publiekrechtelijke exploitatieopdracht van volgende sportinfrastructuur: [infrastructuur] (…) Deze exploitatieopdracht heeft betrekking op alle aspecten van de exploitatie, waaronder de plaatsing en het onderhoud van de infrastructuur, de vaststelling van de tarieven en tariefstructuren en de inning van de gelden overeenkomstig artikel 4 van de statuten van het bedrijf. (…) Het bedrijf verbindt er zich toe om alle nodige initiatieven te nemen om de haar toevertrouwde infrastructuur als een goede huisvader te beheren en te exploiteren.”

22 Engagementen van VE – Kern van de BHO - zie Gemeentedecreet – In de praktijk tot hiertoe meestal vaag (SD – OD – prestaties – indicatoren – normen) – Koppeling met andere documenten (statuten, ondernemingsplan, operationeel plan)  De graad van detail bepaalt in grote mate autonomie van VE Inhoud beheersovereenkomst

23 Engagementen van gemeente Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Terbeschikkingstelling infrastructuur De gemeente stelt volgende infrastructuur ter beschikking aan het bedrijf: [opsomming infrastructuur].” “Art. x. Financiële middelen Om de continuïteit van de openbare dienstverlening door het bedrijf voortdurend te kunnen waarborgen, kent de gemeente aan het bedrijf een werkingstoelage toe indien bij de goedkeuring van de jaarrekening een verlies blijkt. (…)” “Art. x. Logistieke middelen Het bedrijf kan voor de uitvoering van haar opdracht beroep doen op de dienstverlening en de logistieke middelen va de stedelijke diensten of na voorafgaande afspraken tussen de Gemeente en het bedrijf.”

24 Engagementen van gemeente – Kern van de BHO - zie Gemeentedecreet – In de praktijk vaak hierover discussie – Vastleggen voor de hele duur van de BHO – Zie ook: statuten aparte titel met details financiële betrekkingen  Duidelijkheid over wederzijdse rechten en plichten Inhoud beheersovereenkomst

25 Personeelszaken Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Personeel - Algemeen Om zijn opdracht uit te voeren, beslist het bedrijf autonoom over zijn personeelsbeleid, rekening houdend met het geldende juridische kader. De gemeente ondersteunt het bedrijf bij haar personeelsbeleid, zoals nader omschreven in onderhavig hoofdstuk. Art. x: Personeel bedrijf (…) Art. x: Gemeentepersoneel (…) Art. x. Overname personeel (…)”

26 Personeelszaken – In praktijk vaak beperkte autonomie – Oppassen met verschillende personeelsstatuten – Algemeen personeelskader zoveel mogelijk in (oprichtings-)statuten  In BHO bepalingen verbonden met specifieke opdrachten of terbeschikkingstelling / overdracht i.k.v. uitvoering van BHO Inhoud beheersovereenkomst

27 Financiële betrekkingen Inhoud beheersovereenkomst “Art. x. Kapitaal De Gemeente bevestigt haar inbreng in het kapitaal van het bedrijf ten belope van [x€]. Het bedrijf kan de Gemeente steeds gemotiveerd verzoeken om het saldo van het kapitaal deels of geheel te volstorten.” “Art. x: Tariefbepaling Het bedrijf bepaalt de tarieven voor het verlenen van het recht op toegang tot het gemeentelijke cultuurcentrum. (…) Het bedrijf verbindt er zich toe om het CBS in kennis te stellen van de tarieven en de tariefstructuren die zij zal toepassen voor de exploitatie van het gemeentelijk cultuurcentrum”

28 Financiële betrekkingen – In praktijk vaak beperkte autonomie – Hangt samen met bevoegdheden inzake personeelszaken en infrastructuur – Algemeen financieel kader zo veel mogelijk in statuten  In BHO financiële modaliteiten met rechtstreekse weerslag op uitvoering van BHO uitklaren Inhoud beheersovereenkomst

29 Rapportering, opvolging en controle Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Jaarlijkse rapportering Het bedrijf bezorgt het goedgekeurde ondernemingsplan, met inbegrip van een financiële meerjarenplanning binnen 20 dagen na het besluit van de raad van bestuur, aan het CBS om te worden meegedeeld aan de gemeenteraad. Vertegenwoordigers van het bedrijf zullen deze documenten desgevraagd toelichten op de bevoegde gemeenteraadscommissie. Het bedrijf bezorgt het door de raad van bestuur vastgestelde financieel verslag, met inbegrip van de jaarrekening, het activiteitenverslag en het verslag van het college van commissarissen, uiterlijk op 30 maart van het jaar dat volgt op het boekjaar, aan het CBS om te worden meegedeeld aan de gemeenteraad. Vertegenwoordigers van het bedrijf zullen deze documenten desgevraagd toelichten op de bevoegde gemeenteraadscommissie. Art. x: Tussentijdse rapportering Het bedrijf bezorgt de goedgekeurde notulen van de raad van bestuur aan de leden van het CBS en aan de gemeenteraadsleden die geen deel uitmaken van de raad van bestuur en die deze notulen wensen te ontvangen.

30 Rapportering, opvolging en controle – In praktijk: amper beleids- en beheersrelevante indicatoren amper interne controle en externe audit  Voorkeur voor operationele autonomie met – beknopte tussentijdse rapportering op hoofdlijnen en uitgebreide eindrapportering, – ruime toezichtmogelijkheden, – interne controle en externe audit op maat Inhoud beheersovereenkomst

31 Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling Inhoud beheersovereenkomst “Art. x: Overleg De partijen verbinden zich ertoe om betwistingen over de toepassing van onderhavige beheersovereenkomst in eerste instantie via overleg tussen de partijen op te lossen. Met het oog op het overleg tussen de partijen kan de Gemeente het bedrijf uitnodigen op het CBS. Het bedrijf kan tevens aan de Gemeente verzoeken om gehoord te worden door het CBS. Het bedrijf wordt bij dit overleg vertegenwoordigd door de voorzitter en/of de ondervoorzitter en de afgevaardigd bestuurder. Met het oog op een vlotte informatiedoorstroming op managementniveau, wordt de algemeen directeur van het bedrijf uitgenodigd op het directieoverleg van de Gemeente.”

32 Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling – Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt – Link met rapportering, opvolging en controle – Klemtoon op verbetering en overleg  Voorkeur voor sturing op hoofdlijnen met – lichte jaarlijkse evaluatie – Grondige evaluatie tussentijds en achteraf Inhoud beheersovereenkomst

33 Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden – Mogelijkheid in te spelen op: ingrijpende wijzigingen die uitvoering BHO beïnvloeden bevindingen evaluaties – Belang van wederzijds overleg  Werken met beheersovereenkomsten is een leerproces Inhoud beheersovereenkomst

34 Specifieke bepalingen – Optioneel: Bepalingen die niet onder andere titel passen Overgangsbepalingen  Streven naar beheersovereenkomst op maat Inhoud beheersovereenkomst

35 Bijlagen – Optioneel: Andere beleids- en beheersdocumenten Definities Overzichtstabel doelstellingen (SD - OD - prestaties - indicatoren - normen)  Bijlagen moeten leesbaarheid verhogen Inhoud beheersovereenkomst

36 Opstellen van de beheersovereenkomst Inhoud Voorbereiding

37 Betrokkenheid sleutelactoren: creëren draagvlak Leiding VE Administratieve en politieke verantwoordelijken Voldoende hoge rang Voldoende tijd: goede voorbereiding Duidelijke planning Vastleggen ontmoetingen Tijdig uitwisseling van documenten Voorbereiding beheersovereenkomst: Aandachtspunten

38 Stap voor stap Groeiproces Focus op engagementen Tussentijdse aanpassingsmogelijkheid Intensieve samenwerking Gemeenschappelijke voorbereiding Openheid Tweerichtingsverkeer Voorbereiding beheersovereenkomst: Aandachtspunten

39 Voorbereiding beheersovereenkomst: Aandachtspunten Vertrek van wat er al is Jaarverslagen, andere rapporteringen,… Afstemming op huidige werking Juiste capaciteit en competenties Eventueel aantrekken juiste expertise Belang van opbouw ‘horizontale’ expertise Inhoudelijke aandachtspunten Volledigheid Eenduidige formulering

40 Uitdagingen Zoeken naar evenwicht in spanning tussen Juridisch instrument vs. sturingsinstrument Zekerheid vs. flexibiliteit Vermindering informatie-assymmetrie vs. vertrouwen Formalisering vs. voldoende interactie Scheiding vs. samenwerking Doelgerichtheid vs. coördinatie

41 Inhoud beheersovereenkomst hangt af van graad van sturing door gemeente en mate van autonomie waarover VE beschikt plaats in geheel van planningsdocumenten Lessen

Hoe omgaan met verplichtingen Gemeentedecreet? Vertrek van bestaande documenten Bepaal eerst zelf wat je nodig hebt Toets pas daarna af aan Gemeentedecreet 42 Lessen

Een goede beheersovereenkomst is een document dat… – leesbaar – bruikbaar – volledig – conform het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 is. 43 Lessen

44 Tijd voor discussie?

45 Meer info Windey, J.& Verhoest, K., Beheersovereenkomsten voor lokale besturen. Een praktische handleiding. Brussel, Politeia, 2008, 166 p. Beheersovereenkomsten_voor_lokale_besturen.html) Beheersovereenkomsten_voor_lokale_besturen.html Opleiding contractmanagement en verzelfstandiging met focus op het schrijven van beheersovereenkomsten ( Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject , Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven ( VVSG-afwegingskader verzelfstandiging (