Projectmatig werken. Aios hebben de opdracht een praktijkverbeterplan te maken, uit te voeren dat uit en daarvan verslag te doen. De methodiek van project management is daartoe het meest succesvol. Deze methodiek is geschikt in de huisarts praktijk. De veranderingen in de huisartspraktijk komen meer dan voorheen tot stand m.b.v. projecten. Huisartsen hebben daarom steeds vaker project management nodig.

Wanneer een project? Als het gecompliceerd en enigszins riskant is. Begin en eind heeft. Helder resultaat nodig is. Als je iets wil veranderen waar een ieder het mee eens is en je kunt daar goed afspraken over maken, dan maak je de afspraak dat je gaat veranderen. Maar als het moeilijker ligt, doordat je niet weet of het gaat lukken bv omdat het erg nieuw is, meerdere mensen nodig zijn, beperkte tijd en budget is, dan is een projectstructuur geschikter.

Wat is een project? ‘Een tijdelijk samenhangend geheel van activiteiten met een doelstelling en gericht op het behalen van concrete resultaten, die door middel van een eenmalig, niet routinematig verlopend proces gerealiseerd moeten worden voor een aanwijsbare opdrachtgever.’ Deze dia is voor de liefhebbers van definities, de volgende noemt de kern elementen.

Wat is een project? Tijdelijk. Samenhangend. Concrete resultaten. Apart proces. Bestuur duidelijk.

Projectmatig werken bij veranderingen: Voordelen: Helderheid, lusten en lasten. Risico reductie. Nadelen: Bureaucratie en gedoe. Veel werk. Lusten en lasten worden zo duidelijk. Het is ook een beperkte inspanning, waardoor het risico is te overzien en er makkelijk in te grijpen is. Het nadeel is wel dat je veel moet bedenken voor je start en veel moet afstemmen met iedereen. Het is dus veel werk. Je doet het om een verandering uit te proberen.

Projecten in de huisarts praktijk? Vraag Aios welke projecten zij kennen in de huisarts praktijk. Relateer aan de dia 4 (Tijdelijk, samenhangend, concreet resultaat, apart proces, macht Bestuur helder.) Voorbeelden oud en nieuw: Poh. Somatiek, Ouderen, GGZ. / Ketenzorg diabetes cvrm astma copd / Gestructureerde 1e lijns zorg. / Avondspreekuur / Chirurgie (blefaro plastiek) / gezamenlijke back office /

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase De 4 project fasen worden benoemd. Deze moeten in de tijd planning worden opgenomen. Toelichting volgende dia’s.

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Welk probleem lost project op? Definitie fase Welke eisen. Realisatie fase Doen / laten gebeuren. Beheersfase Zorgen dat het werk verder gaat.

Fasen in het project. Initiatief fase Project opdracht. Definitie fase Welk probleem lost project op? Definitie fase Welke eisen. Realisatie fase Doen / laten gebeuren. Beheersfase Zorgen dat het werk verder gaat. Project opdracht. Projectplan. Uitvoeren & bijsturen. Afronden & overdracht.

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase Orientate. SWOT Analyse. Niets mis met oriënteren, sonderen waar behoefte aan is en wat de Aios past. Het is goed dat de Aios leert waar de Aios meer bekwaam in wil worden. De Aios mist de kans ervaring op d te doen als oriënteren zoveel tijd kost dat van de andere fasen niets meer terecht kan komen. Een optie is dan ook een bestaand project in de praktijk proberen te brengen, of aansluiten bij accreditering, een project van andere Aios. Voor de overige fasen is al gauw 6 maanden nodig! De SWOT analyse wordt later behandeld is een verplicht onderdeel.

Krachtenveld. SWOT Externe Analyse Kans Bedreiging Sterkte Interne Bij de krachtenveld analyse beginnen we met een beschrijving van het krachtenveld. Het is het belangrijk om de krachten binnen en buiten de te analyseren organisatiestructuur te scheiden. Op de krachten binnen de structuur heb je nu eenmaal veel meer invloed. Pas als je de krachtenveldbeschrijving compleet hebt ga je een analyse maken. Zie de volgende dia. (“helpt de sterkte van de praktijk de externe bedreiging af te wenden?’) Zwakte

Krachtenveld analyse. SWOT Externe Analyse Kans Bedreiging Sterkte Sterkte & Kans Sterkte & Bedreiging Interne analyse SWOT Bij de krachtenveld analyse gat je na hoe de verhouding is tussen de 4 elementen. “Helpt deze sterkte van de praktijk de externe bedreiging af te wenden?’ Lastig is soms het verschil tussen een bedreiging en een kans: ‘Wij hebben de polyfarmacie slecht geregeld, nu eist de Inspectie Volksgezondheid dat we de polyfarmacie beter gaan regelen’. Sta hier niet te lang bij stil. Het gaat erom dat je ziet waar je kunt aangrijpen om verbeteringen klaar te krijgen. Zwakte Kans & Zwakte Bedreiging & Zwakte

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase Wat precies! Macht structuur. Plan. Organisatie: Mensen / Materiaal / Middelen. Begroting. TIJDPAD. De definitie fase is een echte ’denken & doen’ fase van het project voor de Aios. De Aios moet plannen maken en daar steun voor zoeken. Het betekent dat de Aios heel actief moet zijn. De Aios leert hier hoe moeilijk het is steun van verschillende (betrokken) mensen te krijgen voor een veranderplan, maar vooral natuurlijk welke manieren helpen om er wel steun voor te krijgen. Netwerken lobbyen, maar ook realistische plannen maken en zorgen dat de Aios projectleider wordt en de opleider of de maatschap de ‘opdrachtgever’. Voor de realisatie en beheersfase heb je bij de meeste projecten minstens 5 maanden nodig

Macht structuur. Opdrachtgever. Projectleider. Klankborg groep. Beslissen. Belemmeringen opruimen. Projectleider. Regie. Afstemming opdrachtgever. Draagvlak creëren. Leveren. Klankborg groep. Advies. Het is nodig dat er een baas is die besluiten kan nemen als je tegen onverwachte problemen aanloopt. Een klankbordgroep helpt om draagvlak te creëren voor de oplossingen die je nodig hebt bij onverwachte tegenslagen of meevallers. Het zijn de ambassadeurs van je project. Laat de Aios zich verdiepen in de rol van de projectleider.

Plan Specifiek. Meetbaar. Acceptabel. Relevant. Tijdgebonden. Nabespreken

Plan Specifiek. Meetbaar. Acceptabel. Relevant. Tijdgebonden. Nabespreken. Goed afgebakend. Brede steun. De moeite waard!

Communicatie plan Intern. Extern. doelgroepen? wanneer wie? Dit staat erin omdat huisartsen dit meestal vergeten. Vooral de communicatie intern heeft aandacht nodig als de realisatie fase aanbreekt.

Projectteam… Waarom moeilijk doen als het samen kan Loesje Je hebt enkele mensen nodig om samen laagdrempelig alle plannen te maken en uit te werken.

Budget Kosten en opbrengsten van het project. Projectplan begroting.

Planning mensen middelen

Kwaliteitscirkel. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase Ook projecten zijn onderdeel van het kwaliteitsbeleid. Als je de 4 fases in een cirkel plaatst dan zie je dat. De A van Act is de fase van het initiatief, of het bijstellen van de plannen. DE definitie fae is de plan fase. De realisatie fase de doe fase. En de check de controle fase is d e beheersfase. Deze cirkel wordt de kwaliteitscirkel of Deming cirkel genoemd.

Mijlpalen

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase Mijlpalen Tussen evaluatie Bijstelling Dit is de echte doe fase van het project. De Taak van de Aios is te zorgen dat iedereen zijn werk doet. Zie ook de taken van de projectleider. Dat gaat niet vanzelf, want iedereen moet nu voor het eerst anders gaan werken en de informatie over het project was al weer even geleden. Het is de taak van de projectleider iedereen scherp te houden om kansen niet mis te lopen. Dus hou nauw contact met de medewerkers die taken binnen het project doen. Het vieren van mijlpalen, het nagaan of de plannen uitvoerbaar blijken in de praktijk en ze zo nodig snel bijstellen is de taak van de projectleider. Deze fase kost bij de meeste projecten enkele f jaren, maar de eerste 2 a 3 maanden zijn het spannendste. Voor de beheersfase heb je zekere 6 – 8 weken nodig.

Fasen in het project. Initiatief fase Definitie fase Realisatie fase Beheersfase Evalueren. Vieren. Verslag doen. Aanbevelingen maken. Begroting afrekenen. Dit is weer een echte doe fase van het project voor de Aios. Verzamel de resultaten, ga na in hoeverre dit aan de doelstelling voldoet. Wees helder tegen over iedereen die mee heeft gedaan. Lever je verslag in bij de docent en de opleider en bespreek met hen na. Zij zijn geïnteresseerd welke keuzes je hebt gemaakt en hoe die hebben uitgepakt, zij hebben misschien suggesties voor alternatieve keuzes. Je hebt enkele weken nodig om je verslag te schrijven en ook enkele weken om dit te bespreken en aan te passen.