Omgevingsvergunning December 2014 Stad Kortrijk Omgevingsvergunning December 2014

Omgevingsvergunning 2015 Integrale beoordeling Vereenvoudiging procedures Kwalitatief betere vergunningen Minder administratieve lasten Verhogen efficiëntie Digitalisering Omgevingsloket Uitwisselingsplatform

Organisatie is (was) gebaseerd op een administratieve logica Wetten, Decreten, Uitvoeringsbesluiten en regels bepalen de opdeling van de dienstverlening: ARAB Dienst Milieu Vlarem Wet op de stedenbouw Dienst Stedenbouw DRO VCRO Wet over de Handelsvestigingen Dienst Economie Socio-economische machtigingen Omgevingsvergunning Eén Team Bouw - Milieu - Wonen

Thematische opdeling van de organisatie Technische diensten Dienst Stedenbouw Milieudienst Dienst Wegen en Waterlopen Groendienst Dienst Patrimonium Dienst huisvesting Dienst economie

Historiek werking en verwerking van dossiers Via fiches (20ste eeuw) Via XLS – bestand ( 2000 ) Via CIPAL ( 2004 ) Via GIS ( 2013 )

Fiches

XLS - bestand

CIPAL

GIS

Wat vooraf ging… 2004 Een Uniek Loket, Probleemstelling Bij gemengde projecten zijn minstens twee procedures van toepassing Procedures voor bouw- en milieuvergunningen duren te lang De administratie(s) hebben geen zicht op de initiatieven van de aanvrager Procedures worden op verschillende momenten gestart Openbare onderzoeken zijn niet duidelijk Tijd gaat verloren Bij behandeling en adviesverlening wordt soms dubbel werk geleverd (op verschillende niveau’s)

GEMENGDE PROJECTEN zijn projecten waar voorafgaandelijk zowel een milieuvergunning als een bouwvergunning moet verkregen worden. Milieuvergunningsprocedure : gemiddeld 68 dagen behandelingstermijn Bouwvergunningsprocedure : gemiddeld 113 (nu 60 – 87) dagen behandelingstermijn

Situatie (2004) Gewenste situatie of of ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Gewenste situatie simultane behandeling Uniek Vergunningenloket

Voor Gemengde projecten één aanspreekpunt stroomlijnen van processen Voortraject met aanvrager Eén contactpersoon bij de stad (SPOC) Vraag om de verschillende vergunningsaanvragen gelijktijdig in te dienen Geïntegreerde bespreking binnen de verschillende diensten (Forum) Organisatie van één inspraakmoment (openbaar onderzoek) Engagement voor snelle beslissingen

Vaststellingen  Voortraject schept duidelijkheid Afspraken met bouwheer, initiatiefnemer binnen een werkgroep Vergunningstrajecten (procedures en timing) vooraf bespreken Simultane indiening Informatie en communicatie met publiek Simultaan openbaar onderzoek Eén beslissingsmoment (2 agendapunten) Kortere termijnen

Vaststellingen  Thematische benadering Hiërarchie - Specialisatie Interne adviesverlening (niet geïntegreerd) Dubbele openbare onderzoeken Twee nota’s CBS Verschillende beslissingsmomenten (niveau’s) Toch soms lange procedures Verschillende beroepsprocedures

Enkele voorbeelden – Best Practices K in Kortrijk – procedure 6 maanden MER Socio economische Machtiging Bouwvergunning Milieuvergunning Eén openbaar onderzoek Infovergadering (Schouwburg) Eén beslissingsmoment AZ Groeninge Barco nv Wienerberger nv

Wat is wenselijk? Omgevingsvergunning Eén loket Eén aanvraag Eén openbaar onderzoek Eén adviesronde Eén vergunning door één bevoegd niveau

Reorganisatie in voorbereiding op… Sinds 2007 Forum-Overleg Forum als lijm tussen de “ruimte – directies” Niveau operationeel Niveau dossier Niveau beleid Sinds 2009 Loket voor Ondernemers Uniek aanspreekpunt voor ondernemers Bedrijfshuisvesting Vergunningen en toelatingen Steunmaatregelen Advies en correct doorverwijzen

Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012

Doelstellingen organogram Plan Nieuw Kortrijk realiseren Effectiviteit / impact op de samenleving Integrale organisatie = 1 stad Betrokken en gemotiveerde medewerkers (kunnen, willen, mogen) Kwaliteitsvolle en snelle dienstverlening Open netwerkorganisatie = 1 Kortrijk Efficiëntie Effectiviteit: expliciete en duidelijke opdracht en verantwoordelijkheid focus op maatschappelijke meerwaarde focus op burger/ondernemer Integrale organisatie: integrale oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen – niet vanuit 1 directie – meerwaarde van de grote clusters expliciete opdrachten gericht overleg met mandaat Betrokken medewerkers: mandaat kwaliteit van de arbeid Kwaliteit van de dienstverlening: door betrokkenheid van de medewerkers focus op externe opdracht Open netwerkorganisatie: mandaat van medewerker expliciete verantwoordelijkheid Efficiëntie: korte lijnen minder overleg zelfsturende teams zelfsturende medewerkers smalle top Kunnen, willen, mogen Betrokken en gedreven medewerkers Juiste man op juiste plaats / competente medewerkers Autonomie en verantwoordelijkheid Integrale organisatie = 1 stad Integrale strategische doelstellingen Samenwerking Duidelijke doelstellingen en taakverdeling Open netwerkorganisatie = relaties = 1 Kortrijk Regio en Eurometropool Groep Kortrijk – verzelfstandiging Verwevenheid en samenwerking met middenveld Inspraak van en cocreatie met burgers

Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012 3 directies één directie Ruimtelijke en Economische Stadsontwikkeling 1 Team “Bouwen - Milieu - Wonen” 1 Team “Ruimtelijke Planning en Realisatie” 1 Team “Beheer en Openbaar domein” In alle Teams een integrale aanpak van de thema’s milieu, stedenbouw, mobiliteit, natuur, water,…

Team Bouwen Milieu & Wonen (BMW) Balie Vergunningen Premies & Subsidies Bouwen Wonen Milieu Inname Openbaar Domein Andere (riolering, huisnrs, …) Teamcoach BMW Ciska Vereecke Backoffice Bouwen en Milieu: GSA + Milieuambtenaar Wettelijk kader Omgevingsvergunning Backoffice Wonen: Wettelijk kader Leegstand Studentenkamers Bouwblokrenovatie FRGE Subsidies en premies Controle & Handhaving

Team Bouwen Milieu Wonen Organisatie – organogram 1 balie ipv 3 1 backoffice 1 administratie GSA’s en Milieuambtenaar samen gericht op Klantgerichte dienstverlening Ontvoogding Omgevingsvergunning Digitale bouwaanvraag Geïntegreerde administratieve behandeling

Team Bouwen Milieu Wonen Verdere digitalisering van de Administratieve verwerking Cipal Milieu en Stedenbouw: (Nestor²) één platform Vastgoedinfo Notarisinfo Geïntegreerde info Bouw Milieu Vlarebo Natuur Webgis

Aantal dossiers Milieu Klasse 1 en 2 : ongeveer 50 per jaar Klasse 3 : ongeveer 70 per jaar Trend: afname klasse 1 en 2, toename klasse 3 effect van declassering Stedenbouw Bouwaanvragen : ongeveer 800 per jaar Meldingen : ongeveer 70 per jaar Trend: beperkte afname van aanvragen effect melding en vrijstelling Waarvan Gemengde dossiers: ongeveer 25 per jaar

3 soorten dossiers 1. Dossier met een gunstig verloop en geen bijkomende verwikkelingen Ong. 80 % van de dossiers Vereenvoudiging dringt zich op, kortere termijnen 2. Dossier is niet haalbaar (project niet wenselijk) Ongeveer 5 % van de dossiers Geen compromis mogelijk Procedure wordt (soms) gebruikt als middel 3. Dossier waar bijkomende inzichten en input gewenst is. Ongeveer 15 % van de dossiers Voortraject, inspraak noodzakelijk. Evolueert meestal in een kwalitatiever dossier

Bedenkingen OV vraagt een geïntegreerde benadering van het dossier én van de dienstverlening Een betere dienstverlening Expertises bouw en milieu samen Voortraject en inspraak worden geformaliseerd Vooroverleg nog mogelijk Een vollediger dossier Een simultane behandeling biedt meer duidelijkheid voor betrokkenen. Eén aanvraag en één beslissing op één niveau Vereenvoudiging Kortere termijnen

Bedenkingen Informeel of formaliseren van voortraject(en) Tijdstraject goed afspreken met aanvrager De formele procedure is gebald, maar de voorbereiding is breder en ligt meer bij de aanvrager (alles in één dossier). Formaliseren van voortraject zorgt ook voor langere proceduretermijnen Informeel of formaliseren van voortraject(en) Is aanvrager in staat om tijdig een kwalitatief dossier in te dienen met alle exploitatie- en bouwtechnische informatie? Architect en Milieubureau op hetzelfde moment betrekken Ondersteuning gemeenten (overgangsperiode) Organisatie, integratie, digitalisering,…