Hoe een ZIS succesvol implementeren Dominiek Cottem Implementatie Consultant Klinische Zorgtoepassingen Administratie Centrum Caritas vzw, Heverlee
Hoe een ZIS succesvol implementeren n situatieschets n oorzaken van falen n aandachtspunten voor implementatie- verantwoordelijken n basisprincipes voor een geslaagde implementatie n afsluiter
Hoe een ZIS succesvol implementeren
implementaties van een ZIS Situatieschets < 50 % lukken > 50 % falen
Situatieschets
Evolutie n business-activiteiten n beperkt in omvang n weinig betrokkenen n homogene gebruikersgroepen n stand-alone n klinische activiteiten n volledig ziekenhuis n veel betrokkenen n heterogene gebruikersgroepen n groot ZIS
Evolutie aandacht voor technische aspecten was voldoende aandacht voor mens en organisatie is noodzakelijk
Hoe een ZIS succesvol implementeren
Oorzaken van falen n veranderingsproces n mystiek rond informatica n complexiteit van de ZH n strategische fouten n design-reality gaps
Oorzaken van falen
Veranderingsproces n ‘veranderd worden’ opgelegde veranderingen n niet betrokken worden geen vat hebben op de veranderingen wordt als nadelig ervaren verzet
Oorzaken van falen
Mystiek rond informatica n verlies van jobs n verlies van macht of aanzien n toename van stress n verminderde flexibiliteit n gecentraliseerde controle en toezicht n verminderd menselijk contact
Mystiek rond informatica n vaak het eerste contact met computers en informatisering
Oorzaken van falen
Complexiteit van de ZH n verscheidenheid aan ZH structuren n veel professionelen –op niveau van uitvoering van taken –op niveau van het beleid
Complexiteit van de ZH n opdrachten en doelstellingen moeilijk vooraf te bepalen n frequent afwijken van procedures “The computer interprets the rules literally : there is no such thing as the spirit of the law for a computer.” (T.A. Massaro, 1993)
Oorzaken van falen
Strategische fouten n voordelen voor de eindgebruiker –ontbreken –vs. de voordelen voor de organisatie onvolledige gegevensverzameling van dubieuze kwaliteit
Strategische fouten
Oorzaken van falen
Design-Reality gaps n rationality - reality gaps de behoeftes worden niet gedekt n private - public sector gaps universitair vs perifeer ziekenhuis n country gaps cultuur, regelgeving, …
Hoe een ZIS succesvol implementeren
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken n organisatie n gebruikersbehoeften n implementatieplan n fasering n groepsdynamiek n informatiestromen n software-functionaliteit
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Organisatie : elementen & structuren n structuren n functies n belangen n gevoeligheden n cultuur n staffing n besluitvorming
Organisatietype n eenvoudig n bureaucratisch n ad hoc beleid n divisiestructuur
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Gebruikersbehoeften n huidigefunctionaliteit denkprocessen procedures n gewenste functionaliteit n haalbaarheid n compromissen ?
Gebruikersbehoeften n cave verdoken kostprijs van een niet-optimale werking n toegangsbeveiliging vooraf uitklaren grondige kosten-baten analyse
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Implementatieplan n projectmanagement –doel –plan –mensen, tijd & middelen voorzien –beslissingen nemen n fasering
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Fasering n horizontaal pilootafdelingroll out n verticaal functionaliteit progressief invoeren maak goede, strategische keuzes
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Groepsdynamiek n motivatie betrokkenheid leidt tot motivatie n opleiding n referentiegebruikers n organisatie-cultuur n leiderschap van de projectleider
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Informatiestromen n verticaal –gecontroleerd door het management –krijgen veel aandacht n horizontaal –t.h.v. het primair proces –verhogen de efficiëntie
Informatiestromen geïnformatiseerde deel niet-geïnformatiseerde deel
Aandachtspunten voor implementatie-verantwoordelijken
Software-functionaliteit n user-interface n reality-oriented het activiteitenmodel moet de basis zijn voor het informatiemodel n correct inzetten van computers n respecteer vakgebied van de gebruiker
Hoe een ZIS succesvol implementeren
Basisprincipes voor implementatie n visie & planning : openheid n ‘alle’ eindgebruikers tijdig betrekken bij project, teamwork n een menselijke interface voorzien tussen eindgebruikers en IT n behoeften van de gebruikers zouden het informaticaproject moeten sturen
Tenslotte Implementatie-consulting < project-planning < traject-begeleiding < functionele ondersteuning door mensen met ervaring, kennis en inzicht in werking & organisatie van een ziekenhuis...
Informatisering is de toekomst... … geef deze projecten de middelen die ze nodig hebben...