Het krachtenveld waarin ik opereer strategisch omgevingsmanagement

Wat is eigenlijk een project? Improvisatie Ad hoc Procesmatig Onzeker Vaag Nieuw Plan Routine BiBu Procedureel Zeker Duidelijk Bekend Project Proces Programma Toenemende voorspelbaarheid van: de resultaten / uitkomsten de weg / het proces / de inspanningen

Een project is resultaatgericht Project in ruime zin Project in ruime zin Project in enge zin Problemen Bedreigingen Motieven Werk Gebruik Wat is / doet het? Gestelde doelen Effecten Resultaat Ideeën Kansen Idealen Beoogd resultaat Oplossing Middel Deliverable Output . . . Bereikte doelen Spinn-off Uitkomsten . . . Nu Straks Doel(stelling): dat waarnaar men streeft Resultaat: dat wat klaar is, als het klaar is Werk: dat wat gedaan moet worden ten behoeve van R

Twynstra Gudde projectmanagement – de methode (Hoe) (Maken) (Idee) (Hoe te maken) (Wat) Ontwerp Realisatie Nazorg Voor- bereiding Definitie Initiatief (In stand houden) Faseren T G K I O Project- opdracht programma ontwerp Realisatie- Nazorg- Beslissen Tijd Geld Kwaliteit Informatie Organisatie Beheers- aspecten T G K I O Beheersen

De projectomgeving tussen twee uitersten Stabiel De omgeving is rustig en de eventuele veranderingen daarin zijn voorspelbaar: Turbulent Onbekend welke omgeving relevant is of kan worden, of en zo ja welke ontwikkelingen daar plaatsvinden De volgende tussenposities zijn zoal denkbaar: een stabiele coalitie, een bekende fysieke omgeving, een door velen ervaren urgentie, niet zichtbare weerstand, controversieel beleid, een zeer hectische context, geen visie,.........

Het omgaan met de omgeving vereist aandacht voor: partijen met mogelijke invloed op het project (de weg en het resultaat) aard, richting en kracht van deze invloeden kans van optreden en (mogelijk) effect van deze invloeden mogelijkheden deze beïnvloeding te voorkomen, te neutraliseren of te benutten De omgeving is primair van belang voor de opdrachtgever en de projectleider En secundair voor alle projectmedewerkers

In de omgeving spelen nogal wat factoren een rol Mondiale gebeurtenissen Arbeidsmarkt Sociale klimaat Markt (Nieuwe) technologie Organisatie Economische situatie Project Demografische onwikkeling Wet- en regelgeving Politieke omgeving Achter elke factor zit vaak een actor

In de omgeving spelen nogal wat actoren hun rol Slachtoffers Gebruikers en klanten Vak- bonden Werknemers Actiegroepen Concurrenten Organisatie Leveranciers Burgers Project Overheden Politici Aandeelhouders Financiers

De actoren bij een project Beslissers Projectleider Extern Financiers Intern Sponsors Opdrachtgever Toetsers Gebruikers ‘Slachtoffers’ Klanten Beheerders Toetsers Toeleveranciers Chefs van Inspannings- en deelprojectleiders en medewerkers Leveranciers Gebruikers deelprojectleiders Inspanningsleiders Medewerkers Derden Uitvoerders

Met verschillende belangen kan verschillend worden omgegaan Wij-oriëntatie Meedoen Toenemende invloed Meedenken 6. Beslissen 5. Managen 4. Uitvoeren 3. Toetsen 2. Adviseren Meeweten 1. Informeren 0. Niet actief betrekken Ik-oriëntatie

De actoren bij een project hebben verschillende bijdragen Beslissers Meeweten Meedoen Meedenken Meebeslissen Leveranciers Gebruikers Uitvoerders

Tussen vriend en vijand Opponenten (Toon respect) Vrienden (Wees openhartig) Opportunisten (Vraag hun mening) Twijfelaars Onderling vertrouwen (Wees duidelijk) Vijanden (Wees zakelijk) Coalitiegenoten Nee Ja Gelijke belangen

Opdracht: maak een omgevingsanalyse; breng de omgeving in kaart, in twee stappen (1) De actoren Identificeer de (relevante) partijen, met hun rol en betrokkenheid (meeweten, meedenken, meebeslissen, meedoen) Maak zichtbaar in de cirkel door plakken geeltjes

Opdracht: maak een omgevingsanalyse; breng de omgeving in kaart, in twee stappen (2) Bepaal de invloed per partij uit stap 1: de aard (positief/negatief) als functie van bijvoorbeeld: de kracht (sterk / zwak), het project gunstig of ongunstig gezind de positie (veraf / dichtbij) het belang van “meekrijgen” van de partij Maak zichtbaar in de matrix “tussen vriend en vijand”, door plakken geeltjes

Vervolg na omgevingsanalyse Naar aanleiding van beeld dat ontstaat: - Activiteiten bedenken om alle groepen uit de actorenanalyse goed in hun rol te laten functioneren Activiteiten bedenken hoe het krachtenveld dat in beeld in in de matrix te bespelen, te managen Omgevingskaart maken

Een omgevingsanalyse levert een omgevingskaart op Opdracht- gever Financier Hiërar- chische chef Gedele- geerd opdracht- gever Belangen- groepen Lijn- en staf- mgnt Project- leider Gebruikers (Klant) Project- mede- werkers Derden Eind- gebruikers = operationele lijn = informerende lijn = hiërarchische lijn

Marijke van der Geest - Ahuis www.twynstragudde.nl Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde.