Beleids- en BeheersCyclus Cursus Beleids- en beheersrapporten

Inhoud cursus Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

Inhoud Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

Algemene bepalingen - Inhoud van een financiële naar een beleidscyclus de beleidsrapporten de toelichting bij de beleidsrapporten de beheersrapporten de functionele indeling de beleidsdoelstellingen de boekhoudkundige registratie de digitale rapportering

Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

Beleidsrapporten algemeen welke rapporten zijn beleidsrapporten? het meerjarenplan de aanpassing aan het meerjarenplan het budget de budgetwijziging de jaarrekening

Beleidsrapporten algemeen functie beleidsrapporten raad bepaalt beleid en evalueert beleidsuitvoering raad geeft autorisatie aan hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie

Beleidsrapporten algemeen invulling informatiebehoefte raad vast te stellen door de raad regelen relatie raad - hoofdbudgethouder(s) minimale regels voor inhoud

Beleidsrapporten algemeen identieke opbouw van meerjarenplan, budget en jaarrekening gemeente, OCMW, provincie, BBC EVA’s (= AGB, APB, OCMW-V) verbetering transparantie en leesbaarheid onderscheid: beslissend gedeelte: beleidsrapport ondersteunende informatie: verplichte toelichting

Beleidsrapporten algemeen Meerjarenplan Budget Jaarrekening Beleid Strategische nota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening Staat v/h financieel evenwicht Financiële toestand   Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking Nominatieve lijst subsidies Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening SAR Balans Staat van opbrengsten en kosten

Beleidsrapporten algemeen verplichte vermeldingen type beleidsrapport en rapporteringsperiode identificatie bestuur volgnummers dagboeken per beleidsrapport en per pagina identificeerbaarheid reproduceerbaarheid

Toelichting bij beleidsrapport Waarom een toelichting? Beleidsrapporten: moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar geven beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch bevatten enkel decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen

Toelichting bij beleidsrapport begeleidende, ondersteunende info detailinformatie voor raadsleden elementen: in BVR BBC en MB BBC alle relevant geachte aanvullende info voor goed inzicht in beleidsrapport informatie over specifieke grondslagen voor significante transacties principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

Toelichting bij beleidsrapport verplichte vermeldingen voor het geheel per blad procedure samen met ontwerp beleidsrapport aan raadsleden bezorgen samen met beleidsrapport en raadsbesluit aan toezicht bezorgen

Toelichting bij beleidsrapport procedure BBC EVA’s AGB en APB samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van bestuur aan gemeenteraad (provincieraad) en toezicht bezorgen OCMW-V samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van beheer aan OCMW-raad, gemeenteraad en toezicht bezorgen

Beheersrapporten Welke rapporten zijn beheersrapporten? beheersbudget beheersrekening interne kredietaanpassing (IKA) regelt relatie tussen hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders element van de organisatiebeheersing (ICS)

Beheersrapporten inhoud beheersbudget inhoud beheersrekening bepalen taakstelling toekennen kredieten inhoud beheersrekening evaluatie taakstelling evaluatie gebruik toegewezen deel kredieten vorm is zelf te bepalen volgen uit registraties – leveren beheersinfo Noot voor de docent: op blz. 96 van de cursus moet de onderstaande tekst geschrapt worden: “Zodra men met budgethouders en beheersbudgetten werkt moet men er uiteraard wel rekening mee houden dat de rubrieken in de financiële nota van de beheersbudgetten ook kredieten zijn. Bijgevolg zijn aanpassingen aan deze bedragen ook kredietaanpassingen. Daarvoor is, naar gelang het geval, wel een interne kredietaanpassing of een budgetwijziging noodzakelijk.

Beheersrapporten BBC EVA’s: bepalingen niet van toepassing beheersovereenkomst kan ze (deels) van toepassing maken

Budgettaire entiteiten indeling in budgettaire entiteiten: Niet- verzelfstandigde diensten IVA onderscheid in exploitatie- en investeringsbudget besturen zonder IVA’s = één budgettaire entiteit EVA’s = één budgettaire entiteit

Functionele indeling beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen beleidsdomeinen verzameling beleidsvelden herkenbaar en samenhangend geheel

Functionele indeling beleidsveld beleidsitem “verzameling producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” gestandaardiseerd rekeningstelsel in MB beleidsitem onderverdeling van een beleidsveld  kostenplaats of activiteitencentrum

Functionele indeling N beleidsitems => 1 beleidsveld N beleidsvelden => 1 beleidsdomein

Beleidsdomeinen: vb. (1) Beleidsvelden Beleidsitems VRIJE TIJD 0703 Bibliotheek 0740 Sport Sporthal ‘De Eik’ Turnhal ‘De Sprong’ Zwembad ‘De Plons’ TC ‘De Racket’ 0750 Jeugd JH De Kabouter Speelterreinen

Beleidsdomeinen: vb. (2) Beleidsvelden Beleidsitems WONEN 0950 Ouderenwoningen 0953 Woon- en zorgcentra WZC ‘De Anjelier’ WZC ‘Ten Bergen’ 0952 Assistentiewoningen SF ‘Hof Ter Duinen’ SF ‘De Bemden’

Beleidsdomeinen beleidsdomeinen worden bepaald door de raad uitzondering: ‘Algemene financiering’ “de ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” verplicht + samenstelling bepaald via MB BBC alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben als indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren: motiveren in toelichting bij meerjarenplan

Beleidsdomeinen belang indeling in beleidsdomeinen: bepalen indeling beleidsrapporten invloed op toekenning autorisatie exploitatiebudget investeringsbudget

Beleidsdoelstellingen elke beleidsdoelstelling bestaat uit: een specifieke omschrijving vooropgestelde resultaat of vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

Beleidsdoelstellingen per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

Beleidsdoelstellingen in de evaluatiefase Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen in de evaluatiefase Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen enkel over de prioritaire doelstellingen wordt expliciet gerapporteerd in de beleidsrapporten over het overig beleid wordt in de beleids-rapporten enkel financieel en samenvattend gerapporteerd

Beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen = “Overig beleid” Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

Beleidsdoelstellingen prioritaire beleidsdoelstellingen beleidsbepaling is prerogatief raad selectie PBDS door de raad expliciete rapportering in de beleidsrapporten overig beleid geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten enkel de financiële weerslag overzicht alle beleidsdoelstellingen beschikbaar voor raadsleden, personeel, burgers ...

Registraties alle beleidsrapporten, beheersrapporten en de digitale rapportering komen tot stand via registraties in dagboeken budgettaire dagboeken raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven meerjarenplan - budget vastlegging van de verbintenissen jaarrekening aanrekening van de transacties algemeen dagboek

Het budgettair dagboek Registraties Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek een volgnummer de invoerdatum de algemene rekeningen de bedragen (debet / credit) een omschrijving de budgettaire entiteit het deelrapport het financiële boekjaar de boekhoudkundige periode ... de algemene rekening(en) de bedragen (ontvangst / uitgave) het beleidsveld de budgethouder de actie de economische sectorcode

Registraties – BBC EVA’s volgende elementen zijn niet automatisch van toepassing: beperktheid kredieten bepalingen i.v.m. IVA bepalingen i.v.m. budgethouderschap beperking kredieten en budgethouderschap kunnen via beheersovereenkomst van toepassing gemaakt worden indien gewenst

Digitale rapportering onderscheid tussen: beleidsrapport: raad + bestuurlijk toezicht meerjarenplan (+ aanpassingen) budget (+wijzigingen) jaarrekening digitale rapportering meerjarenplan (+aanpassingen) beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Digitale rapportering onmiddellijk na toezending beleidsrapport naar toezicht moet digitale versie rapport naar ABB ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport = digitale versie van geaggregeerde registraties bestandsformaat en wijze van aanleveren bepaald bij MB

Digitale rapportering via digitale rapportering beschikt Vlaamse overheid over: statistische gegevens (meerjarenplan, budget, jaarrekening) gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) informatie voor toezicht op beleidsrapporten gegevens in functie van de planlastvermindering ... Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Proces BBC-DR NBB Lokaal bestuur fin. inst. acad. inst. DBS DB FOD budget BBC-SW Beleids-rapport NBB Bestands-uitwis-seling BBC DB Website ABB Digitaal rapport SVR DB Website lokale statist. Lokaal bestuur

Planlastvermindering planlasten verminderen door: sectorale plannen verwerken in meerjarenplan sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten halen uit boekhouding besturen procedure kaderdecreet planlastvermindering aangepaste sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

Planlastvermindering subsidieproces – planning: VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend voor eind oktober 2012 (26.10.2012) besturen maken strategische meerjarenplanning op, met daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen en acties die meewerken aan realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten besturen bezorgen ABB digitale rapportering meerjarenplan (voor 15.1.2014)

Planlastvermindering subsidieproces – toekenning: Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over aanvaarding van subsidie-aanvraag om de 6 (of 3) jaar herhaald

Planlastvermindering subsidieproces – evaluatie: besturen maken evaluatie en jaarrekening op digitale rapportering jaarrekening voor 31/7 Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen, actieplannen en acties

BBC-DR: bestandsstructuur Beleidsveld Beleidsdomein Algemene Rekening Economische sectorcode Transactiecode Budgettaire entiteit Investeringsenveloppe Actie Actieplan Beleidsdoelstelling Indicator Indicator Indicator Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit Beleidsplan

Planlastvermindering admin. A BBC Plan A admin. B Plan B admin. C Plan C … … Lokaal bestuur

Inhoud Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

Het meerjarenplan - Inhoud functies en proces samenstelling de toelichting bij het meerjarenplan procedure bestuurlijk toezicht

MJP: functies en proces de functies van het meerjarenplan beleidsfunctie financiële planning evaluatiefunctie (toetssteen) statistische functie resultaat van een intern planningsproces opgebouwd via registraties in dagboeken

MJP: periode vastgelegd in organieke decreten zesjarige periodes start: tweede jaar van de legislatuur eindigt: eerste jaar volgende legislatuur geen rollend meerjarenplan financiële nota: min. 3 jaar, max. 6 jaar

MJP: samenstelling meerjarenplan (beleidsrapport) strategische nota financiële nota de toelichting bij het meerjarenplan

MJP: samenstelling strategische nota organieke decreten BVR-BBC beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid BVR-BBC prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) actieplannen (met onderliggende acties) raming van de uitgaven en ontvangsten

MJP: samenstelling financiële nota organieke decreten financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota financieel evenwicht

MJP: samenstelling financiële nota (BVR BBC) financieel doelstellingenplan (schema M1): per boekjaar per beleidsdomein onderscheid PBDS en overig beleid onderscheid exploitatie, investeringen en andere staat van het financieel evenwicht (schema M2) resultaat op kasbasis (= toestandsevenwicht) autofinancieringsmarge (= structureel evenwicht)

Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven ------------------------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren ------------------------------------------------ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden -------------------------------------------------------------- = Resultaat op kasbasis leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten ------------------------------------------------ = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge (AFM)

Evenwichtsvoorwaarden resultaat op kasbasis: elk boekjaar ≥ 0 AFM: op einde van elke planningsperiode ≥ 0 OCMW: Σ AFM ≥ 0 geen fictief evenwicht jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan

Evenwicht BBC EVA’s geen verplicht financieel evenwicht meerjarenplan ramingen wel opnemen (indicatief) reden: aard activiteiten in budget: wel resultaat op kasbasis

De toelichting bij het MJP verplichte onderdelen (1/2): omgevingsanalyse financiële risico’s volledige lijst met de beleidsdoelstellingen interne organisatie organogram personeelsbestand (schema TM1) budgethouders samenstelling beleidsdomeinen

De toelichting bij het MJP verplichte onderdelen (2/2): verbonden entiteiten fiscaliteit aanslagvoeten PB & OV belastingsreglementen gewijzigde aanslagvoeten opbrengst belastingssoorten financiële schulden (schema TM2)

MJP: Procedure administratieve totstandkoming secretaris/griffier financieel beheerder MAT

MJP: Procedure de vaststelling van het meerjarenplan agendering vaststelling raad (wanneer?) stemming specifieke procedure voor de OCMW en OCMW-V specifieke procedure voor de AGB en APB

MJP: Bestuurlijk toezicht inzendingsplichtig besluit schorsing en/of vernietiging, als: financieel niet in evenwicht ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of uitgaven ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven ontbreken ontvangsten of uitgaven vroeger vastgestelde investeringsenveloppen schorsing meerjarenplan = schorsing budget geen meerjarenplan = geen budget

Inhoud Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

Het budget - Inhoud functies en proces samenstelling aansluiting bij het meerjarenplan de toelichting bij het budget procedure bestuurlijk toezicht het budget in relatie tot de beheersbudgetten voorlopige twaalfden

Budget: functies en proces beleidsfunctie financiële planningsfunctie beheers- en controlefunctie autorisatiefunctie statistische functie het budget volgt uit het meerjarenplan het budget komt tot stand op basis van registraties in dagboeken

Budget: samenstelling de organieke decreten: beleidsnota financiële nota de beleidsnota (organieke decreten): het beleid dat het bestuur gedurende het financiële boekjaar zal voeren concretiseert de beleidsdoelstellingen een toelichting omtrent de financiële toestand verwoordt de aansluiting met de financiële nota

Budget: samenstelling de beleidsnota (BVR BBC) doelstellingennota prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) actieplan(nen) acties raming van de uitgaven en ontvangsten sluit aan bij strategische nota meerjarenplan geen modelschema

Budget: samenstelling de beleidsnota (BVR BBC) doelstellingenbudget (schema B1) sluit aan bij financieel doelstellingenplan meerjarenplan sluit aan bij financiële nota budget indeling per beleidsdomein onderscheid PBDS en overig beleid onderscheid exploitatie, investeringen en andere

Budget: samenstelling de beleidsnota (BVR BBC) financiële toestand vergelijking resultaat op kasbasis MJP vergelijking autofinancieringsmarge MJP lijst met overheidsopdrachten lijst met daden van beschikking onroerende goederen (uitgezonderd dadingen) lijst met nominatief toegekende subsidies lijsten niet voor BBC EVA’s

Budget: samenstelling financiële nota (organieke decreten) exploitatiebudget (schema B2) investeringsbudget (schema B3 & B4) liquiditeitenbudget (schema B5)

Exploitatiebudget organieke decreten: financieel plan exploitatie BVR-BBC: transactiekredieten voor de exploitatie transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven) exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van toegestane investeringssubsidies min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA opgesplitst niet-verzelfstandigde diensten per intern verzelfstandigde agentschap (IVA) niet van toepassing BBC EVA’s

Investeringsbudget organieke decreten: financieel plan van uitgaven en ontvangsten, kosten en opbrengsten verbonden aan aanschaf, gebruik en vervreemding duurzame middelen bestaat uit één of meer investeringsenveloppen meerdere jaren geldig: tot vaststelling rekening investeringsenveloppe tot annulering door raad (via budget of budgetwijziging)

Investeringsbudget BVR-BBC nieuwe investeringsenveloppen (schema B3) per PBDS overig beleid algemene financiering overzicht transactiekredieten boekjaar (schema B4) niet verzelfstandigde diensten per IVA

Investeringsbudget investeringsenveloppe transactiekredieten = kredieten voor de jaarlijkse transacties verbinteniskredieten = som van de transactiekredieten = kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven

Liquiditeitenbudget organieke decreten: financieel plan geldstromen BVR-BBC: Exploitatie Investeringen Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar = Gecumuleerd budgettair resultaat Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

Aansluiting bij het MJP inhoudelijke aansluiting doelstellingennota bevat beleidsdoelstellingen en actieplannen uit strategische nota meerjarenplan financiële aansluiting resultaat op kasbasis ≥ 0 AFM boekjaar in budget ≥ AFM boekjaar in MJP voor BBC EVA’s geldt voorwaarde AFM niet

Toelichting bij budget toelichting bij het exploitatiebudget per beleidsdomein (schema TB1) evolutie (schema TB2) toelichting bij het investeringsbudget transactiekredieten per beleidsdomein (schema TB3) evolutie transactiekredieten (schema TB4) O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe PBDS

Toelichting bij budget toelichting bij het liquiditeitenbudget evolutie (schema TB5) overzicht werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Budget: procedure administratieve totstandkoming secretaris/griffier financieel beheerder MAT

Budget: procedure de vaststelling van het budget agendering vaststelling raad (wanneer?) stemming specifieke procedure voor de OCMW’s en OCMW-V specifieke procedure voor AGB en APB

Budget: bestuurlijk toezicht inzendingsplichtig besluit schorsing of vernietiging als: budget past niet in MJP resultaat op kasbasis 1e boekjaar legislatuur < 0 ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of uitgaven ten onrechte ingeschreven ontvangsten

Voorlopige twaalfden exploitatie: één twaalfde overeenkomstige krediet in exploitatiebudget vorige boekjaar, per verlopen of begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden kredieten vroeger goedgekeurde investeringsenveloppe geen beslissing raad vereist geen wijziging via interne kredietaanpassing mogelijk

Budget vs. beheersbudgetten NOOT: toegewezen kredieten onderaan dit schema, kunnen ook “onderdelen van kredieten” zijn.

Budget vs. beheersbudgetten

Inhoud Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

Aanpassing planningsdocumenten- Inhoud soorten aanpassingen wat zeggen decreten en BVR? bespreking soorten aanpassingen - voorbeelden samenstelling en procedure aangepaste planningsdocumenten

Soorten aanpassingen planningsdocumenten: niet statisch aanpassing ramingen interne kredietaanpassing (beheersrapport) budgetwijziging (beleidsrapport) aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport)

Soorten aanpassingen vorm planningswijziging: afhankelijk van: invloed op PBDS invloed op financieel evenwicht niveau autorisatie

Aanpassing ramingen Nr. Datum FBJ BE BH AR BV AP IE ESC DR Bedrag Omschrijving Raming budget 1 1.11.2010 2011 GD SF 6202 0740 AP1 500 SP 75.000 Tijdelijke contracten … Aanpassing ramingen 1000 1.04.2011 -75.000 1001 6100 600 Uitbe-steden

kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie! Aanpassing ramingen lichtste procedure wijziging die geen invloed heeft op een rubriek van de financiële nota van het budget elke rubriek in financiële nota budget is limitatief krediet ! kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!

Decreten over BW en IKA BW: kredietaanpassingen die niet via IKA kunnen raad stelt BW vast op basis van voorgelegde cijfers en verklarende nota ervan ontwerp BW: uiterlijk samen met agenda aan ieder lid raad bezorgd rest procedure: cf. budget CBS/RMW/DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene omstandigheden - schade bij geringste uitstel

Decreten over aanpassing MJP de raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor beraadslaging over budget volgende boekjaar aanpassing facultatief bij vaststelling budget laatste financiële boekjaar periode MJP financiële nota min. 3 en max. 6 jaar ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen vóór vergadering aan ieder lid van de raad

Aanpassing planningsdoc. (BVR) art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP? art. 27: past budget in MJP? art. 28: BW of IKA art. 29: samenstelling verklarende nota BW

Aanpassing planningsdoc. (BVR) art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als: inhoudelijk: de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen en actieplannen die ook in de strategische nota van het MJP zijn opgenomen financieel: resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0 de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM van hetzelfde financiële boekjaar in MJP

Budgetwijziging in 5 gevallen art. 28 BVR: inhoudelijk en financieel wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27) financieel wijzigingen exploitatiebudget budgettaire entiteit die, per beleidsdomein, daling saldo tussen ontvangsten en uitgaven tot gevolg hebben wijzigingen verbinteniskrediet investeringsenveloppe wijzigingen per beleidsdomein van totaal transactie-kredieten investeringsbudget van een budgettaire entiteit wijzigingen liquiditeitenbudget wat betreft transactie-kredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven

BBC EVA’s budgetwijziging: wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27) elke wijziging aan ramingen die goedgekeurd moet worden door oprichtende raad of raden (beheersovereenkomst) vaststelling: bevoegdheid raad van bestuur/beheer onderworpen aan goedkeuring raad moederbestuur specifieke procedure OCMW-V IKA: niet bepaald wie IKA vaststelt; vrij te bepalen

Aanpassing planningsdoc. Exploitatiebudget  Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering   Beleidsdomein 1 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

Aanpassing planningsdoc. Investeringsbudget  Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering   Beleidsdomein 1  3.600  6.000  -2.400 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

Aanpassing planningsdoc. Investeringsbudget BDOM 1 Transactiekredieten Jaar 1 Jaar ... Jaar N Jaar Z Uitgaven 3.000 6.000 7.000 Project 1 ... 5.000 2.000 Project 29 1.000 Ontvangsten 1.800 3.600 1.500 500 600

Aanpassing planningsdoc. Investeringsenveloppe Verbintenis-kredieten Transactiekredieten 2011 2012 2013 2014 Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500 Gebouwen 10.000 5.000 2.000 Wegen 1.000 1.500 Roerende goederen Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 Invest.subsidie

Aanpassing planningsdoc. Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS W/T/S NPBDS W/T/S AP PBDS W/T/S AP NPBDS W/T/S AP zonder BDS

Aanpassing planningsdoc. Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS X W/T/S NPBDS W/T/S AP PBDS W/T/S AP NPBDS W/T/S AP zonder BDS

Aanpassing planningsdoc. Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging O/U (AP) PBDS Wijziging O/U (AP) NPBDS Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk Wijziging EB U BDOM, saldo daalt Wijziging VK IE U Wijziging VK IE O

Aanpassing planningsdoc. Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging O/U (AP) PBDS X Wijziging O/U (AP) NPBDS Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk Wijziging EB U BDOM, saldo daalt Wijziging VK IE U Wijziging VK IE O

Aanpassing planningsdoc. Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt Wijziging LB U Wijziging LB O

Aanpassing planningsdoc. Financieel AMJP BW IKA ICS Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk X Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt Wijziging LB U Wijziging LB O

Interne kredietaanpassing samenstelling: verklarende nota interne kredietaanpassing (= financiële nota) procedure: gemeente en provincie: CBS/deputatie niet delegeerbaar OCMW raad BBC EVA’s: niet bepaald; vrij te bepalen

Budgetwijziging samenstelling procedure verklarende nota (art. 29 BVR) motivering van de wijzigingen doelstellingennota (als gewijzigd) herziening doelstellingenbudget herziening financiële toestand lijsten (als gewijzigd) financiële nota gewijzigde onderdelen (schema BW 1 tot BW 4) procedure analoog budget met uitzondering timing agenda specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s

Aanpassing MJP (1) raad past jaarlijks waar nodig aan (vóór opmaak budget) bij BW nagaan of aanpassing MJP nodig inhoudelijke aansluiting doelstellingennota bevat dezelfde BDS & actieplannen als in betrokken financieel boekjaar strategische nota financiële aansluiting resultaat op kasbasis ≥ 0 AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP (niet voor BBBC EVA’s) Aanpassing MJP 1ste jaar bestuursperiode facultatief

Aanpassing MJP (2) samenstelling procedure wijzigingen aan de strategische nota financieel doelstellingenplan staat van het financieel evenwicht motivering van de wijzigingen procedure analoog met procedure MJP specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s

Inhoud Algemene bepalingen Het meerjarenplan Het budget Aanpassing planningsdocumenten De jaarrekening

De jaarrekening- Inhoud functies en proces samenstelling de toelichting bij de jaarrekening procedure bestuurlijk toezicht jaarrekening in relatie tot beheersrekeningen

JR: functies en proces functies is resultaat van evaluatieproces beleidsevaluatie evaluatie van de autorisatie financiële functie beheers- en controlefunctie statistische functie is resultaat van evaluatieproces via registraties in dagboeken tijdigheid

JR: samenstelling de organieke decreten: BVR-BBC: beleidsnota financiële nota samenvatting algemene rekeningen BVR-BBC:

JR: samenstelling de beleidsnota doelstellingenrealisatie prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) actieplan(nen) acties uitgaven en ontvangsten = Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

JR: samenstelling de beleidsnota doelstellingenrekening (schema J1) indeling per beleidsdomein onderscheid PBDS en overig beleid onderscheid exploitatie, investeringen en andere financiële toestand vergelijking met resultaat op kasbasis budget vergelijking met AFM budget

JR: samenstelling financiële nota exploitatierekening (schema J2) investeringsrekening (schema J3 & J4) liquiditeitenrekening (schema J5)

Exploitatierekening samenvatting gerealiseerde transacties exploitatie kasstromen (ontvangsten en uitgaven) exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van: toegestane investeringssubsidies min- en meerwaarden bij realisatie MVA opgesplitst niet-verzelfstandigde diensten per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsrekening een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3) de rekeningen van de in het boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4)

Liquiditeitenrekening Exploitatie Investeringen Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het FBJ + Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ = Gecumuleerd budgettair resultaat Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

Samenvatting alg. rekeningen balans (schema J6) activa vlottende activa vaste activa passiva schulden op korte termijn schulden op lange termijn nettoactief staat van opbrengsten en kosten (schema J7)

Toelichting jaarrekening de toelichting bevat minstens toelichting bij de financiële nota toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen

Toelichting financiële nota toelichting bij de exploitatierekening verklaring materiële verschillen exploitatierekening per beleidsdomein (schema TJ1) evolutie (schema TJ2) toelichting bij de investeringsrekening investeringsverrichtingen per beleidsdomein (schema TJ3) evolutie (schema TJ4) stand kredieten per investeringsenveloppe (schema TJ5)

Toelichting financiële nota toelichting bij de liquiditeitenrekening evolutie (schema TJ6) overzicht verstrekte werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Toelichting SAR toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen toelichting bij de balans (schema TJ7) een overzicht van de waarderingsregels de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen andere ...

JR: procedure administratieve totstandkoming: secretaris/griffier financieel beheerder MAT BBC EVA’s: niet bepaald

JR: procedure vaststelling jaarrekening agendering vaststelling raad (wanneer?) stemming specifieke procedure voor OCMW’s, BBC EVA’s gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening

JR: bestuurlijk toezicht inzendingsplichtig besluit raad kan bezwaren tegen verrichtingen maken goedkeuring provinciegouverneur termijn 150 dagen beroepsprocedure mogelijk OCMW-V: zelfde procedure als OCMW’s AGB en APB: controle commissaris(sen) vaststelling raad van bestuur goedkeuring gemeenteraad (provincieraad)

JR vs. beheersrekeningen NOOT: toegewezen kredieten onderaan dit schema, kunnen ook “onderdelen van kredieten” zijn.