Wim De Naeyer Manager-auditor 10 april 2014 Audit Vlaanderen, uw partner in integriteit? Integriteitsbenadering in auditaanpak Audit Vlaanderen Wim De Naeyer Manager-auditor 10 april 2014

Agenda Situering Audit Vlaanderen Integriteitsbeleid Rol Audit Vlaanderen: preventie, detectie, reactie

Situering Audit Vlaanderen

Historiek Audit Vlaanderen 8 september 2000 : oprichting van de entiteit Interne Audit in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 8 december 2000 : bevoegdheid voor auditopdrachten in VOI’s. 16 april 2004 : oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). 1 april 2006 : operationalisering van IAVA. 6 februari 2009 : aanpassingen aan oprichtingsbesluit m.b.t. de bevoegdheid en het werkterrein, alsook van de taakstelling van IAVA. 1 januari 2014 : operationalisering Audit Vlaanderen

Missie Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.

Werkterrein Audit Vlaanderen de lokale besturen de gemeenten; de autonome gemeentebedrijven; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen; de provincies; de autonome provinciebedrijven. de Vlaamse administratie (departementen, IVA’s, publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s en VRT) Ca. 900 entiteiten

Onafhankelijk: aansturing Audit Vlaanderen

Organigram Audit Vlaanderen

“Auditdecreet” van 5 juli 2013 Decreet houdende de organisatie van audittaken bij de Vlaamse administratie en de lokale besturen en tot wijziging van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003, het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9 december 2005, het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie, het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof en het decreet van 13 juli 2012 houdende bepalingen tot begeleiding van de tweede aanpassing van de begroting 2012.

Taakstelling Audit Vlaanderen Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid § 1. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen van de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Zij voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde administratieve entiteiten. De Vlaamse regering regelt de oprichting en de interne werking van en het toezicht op deze entiteit. De bevoegdheid en het werkterrein van Audit Vlaanderen omvat tevens de Vlaamse openbare instellingen van categorie A, zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, en de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid, die verbonden zijn aan de in het eerste lid vermelde entiteiten.

Taakstelling Audit Vlaanderen Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid § 2. Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken. § 3. Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.

Taakstelling Audit Vlaanderen Art. 265 van het Gemeentedecreet In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. Identieke aanpassingen in Provincie- en OCMW-decreet

Taakstelling Audit Vlaanderen Evaluatie v/h interne controlesysteem via: Operationele/organisatie audit Financiële audit Compliance audit Ad-hocopdrachten Forensische audits Geplande audits = reguliere audits 80% van auditcapaciteit Vraaggestuurde en incidentgedreven audits 20% van auditcapaciteit

Integriteitsbeleid

Invalshoeken integriteitsbeleid Stimulerende benadering integer handelen stimuleren Controlerende benadering gedrag van personeelsleden controleren

Volwaardig integriteitsbeleid Gestructureerde aanpak doel: onregelmatigheden, normvervaging en laakbare praktijken voorkomen en detecteren Evenredige aandacht aan 3 integriteitsobjectieven: preventie, detectie en reactie

Doelgroep integriteitsbeleid 5% superintegere mensen 90% beïnvloedbare mensen 5% niet-integere mensen

Rol Audit Vlaanderen The untouchables? Sherlock Holmes? Gestapo??? Partner?

Preventie

Preventieve rol in integriteitsbeleid Aandacht voor integriteitsbenadering in de reguliere auditopdrachten (doelstelling “integriteit” in leidraad organisatiebeheersing). Ontwikkeling van een handreiking integriteitsbeleid. Audit Vlaanderen is kernlid van het Bureau Integriteit van de Vlaamse administratie.

Integriteitsbeleid vanuit interne controle / organisatiebeheersing Art. 33 kaderdecreet Bestuurlijk Beleid: “De interne controle is in het bijzonder gericht op: het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico's; de naleving van regelgeving en procedures; de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude.”

Interne Controle / Organisatiebeheersing Organisatiebeheersing wordt uitgebouwd vanuit risicoanalyse Analyse integriteitsrisico’s Kwetsbare functies Organisatorische kwetsbaarheden Uitbouw integriteitsbeleid op basis van kennis van de integriteitsrisico’s

Integriteit in de leidraad organisatiebeheersing EFFECTIVITEIT CHECK DO PLAN Doelstellingen en risicomanagement Monitoringsystemen Veranderingsmanagement HRM Organisatie- structuur Facility mgt Financieel mgt Cultuur ICT Info / comm Belanghebbendenmanagement ACT EFFICIENTIE INTEGRITEIT KWALITEIT

Integriteit in de leidraad organisatiebeheersing 10 thema’s Doelstellingen inzake organisatiebeheersing Beheersmaatregelen Integriteit komt in meerdere of mindere mate aan bod in elk van de thema’s

Handreiking integriteitsbeleid

Handreiking integriteitsbeleid 10 thema’s Controledoelstellingen Randvoorwaarden, maatregelen en vragen Mogelijke resultaten / concretiseringen

Maturiteitsinschatting Integriteit Kent de organisatie haar integriteitsrisico’s? organisatorische kwetsbaarheden kwetsbare functies Is er een overkoepelende aanpak om ten aanzien van deze risico’s preventieve en detectieve beheersmaatregelen te stellen? Zijn de nodige beheersmaatregelen ingebouwd? …

Leidraad IC/OB en Handreiking Integriteitsbeleid Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing Handreiking Integriteitsbeleid (www.bestuurszaken.be/integriteit)

Detectie

Detectierol in integriteitsbeleid Indicaties van onregelmatigheden bij audits Meldpunt / klokkenluiders Datamining / detectie-audits

Meldpunt Integriteit Cf. plenaire sessie voormiddag door Kristien Verbraeken

Detectie-audits Analyseren van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen. Doel: ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen aan de oppervlakte brengen. Verder onderzoek moet uitwijzen of afwijkingen kunnen worden verklaard of er sprake is van onregelmatigheden.

Reactie

Reactieve rol in integriteitsbeleid Bij twijfel of indicaties van mogelijke onregelmatigheden: Vooronderzoek Indien nodig forensische audit

Wat zijn forensische audits? Geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en / of bewijsvoering Dient uitgevoerd te worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch / financiële geschillen en / of onregelmatigheden (waaronder fraude)

Reden forensische audit Bij twijfel of bij indicaties van mogelijke onregelmatigheden, kan door Audit Vlaanderen een forensische audit worden opgestart Vermijden dat er geen onderzoek wordt ingesteld of dat onderzoek wordt gevoerd door personen die niet over de vereiste deskundigheid, onafhankelijkheid of onpartijdigheid beschikken Indien forensische audit uitwijst dat een misdrijf of een mogelijk misdrijf werd gepleegd, wordt parket/CDBC ingelicht door Audit Vlaanderen

Doel forensische audit Vaststellen of er werkelijk een misdrijf is gepleegd en, in voorkomend geval, de fraudeur(s) identificeren en de fraudeomvang vaststellen → Het onderzoek beoogt de waarheid aan het licht te brengen Een forensische audit is ook noodzakelijk om onschuldigen vrij te pleiten van onterechte verdenkingen en ongegronde verdachtmakingen Forensische audits hebben eveneens een ontradend effect. Ze moeten voorkomen dat fraudes worden herhaald of worden aangemoedigd door het uitblijven van gericht onderzoek

Toegang tot informatie Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle informatie, documenten en goederen Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle gebouwen, ruimtes en installaties Geheimhouding van bronnen Vertrouwelijkheid van informatie

Procedure forensische audit Grondig trapsgewijs vooronderzoek Vooronderzoek nagaan of de melding(en) en/of vermoedens van malversaties degelijk onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten Inschatten van de aanvraag antwoord op 3 vragen: Is de aangeleverde informatie betrouwbaar? Is een forensische audit noodzakelijk? Is onmiddellijke opstart van een forensische audit vereist?

Procedure forensische audit Analyse vermoede onregelmatigheden Opstellen actieplan (maatwerk) Auditwerkzaamheden

Procedure forensische audit Rapportering op een objectieve wijze meedelen van de vastgestelde feiten en eventueel gepleegde inbreuken indien mogelijk worden forensische auditrapporten verrijkt met aanbevelingen en “bestuurlijke boodschappen” het rapport moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen te treffen, een herhaling van de feiten te voorkomen en de belangen van de organisatie te vrijwaren Eventueel melding aan parket/CDBC

Forensische onderzoekstechnieken functiegevoeligheidsanalyse (“Wat zou een fraudeur, indien hij in deze functie is tewerkgesteld, kunnen uitrichten?”) opstellen van schema’s en flowcharts (fraudepatronen worden gemakkelijker herkend) interviews met verdachten en andere personen elektronische bestandsanalyses met specifieke software (data-analyse - sleutelwoordanalyse) computer assisted forensic audit techniques (specifieke forensische software om onregelmatige transacties, rekeningen of trends en / of verbanden te ontdekken)

Forensische onderzoekstechnieken raadplegen van publiek toegankelijke nationale en internationale databanken in geval van belangenvermenging of collusie met externe partijen (informatie over bedrijfsmandaten en intercompany relaties) gebruik van data-recovery software office screenings documentanalyse (nazicht van documenten op vormgebreken en onregelmatigheden en vergelijking van de gegevens met externe bronnen)

Forensische onderzoekstechnieken uitvoeren van analytische testen (analyse van cijferreeksen en ratio’s) - opsporen van ongewone fluctuaties en afwijkingen in de saldi van de rekeningen. verbandcontroles en detailcontroles (afhankelijk van het resultaat van de verbandcontroles) inventarisaties boekhoudkundige reconciliaties

Forensische auditcel Audit Vlaanderen Forensische audit vereist specifieke vaardigheden, kennis en geijkt referentiekader (denk o.a. aan privacy, beperkingen m.b.t. private veiligheid, bewijskracht verworven materiaal, …) Audit Vlaanderen heeft deskundigheid opgebouwd door opleiding en ervaring en beschikt momenteel over een competentiecentrum met individuele specialisaties (5 ervaren fraudeonderzoekers) Hoofdzakelijk Certified Fraud Examiner (ACFE), Registered Forensic Auditor (IFA) en/of Master in Forensic Auditing (AMS)

Enkele belangrijke principes “Bevriezen” van bewijzen/informatie Verzamelen van het best mogelijke authentieke bewijs, met respect voor de toepasselijke regels Pas confrontatie als alle bewijzen zijn verzameld en alle mogelijke alternatieve “vluchtwegen” zijn uitgesloten

Enkele cijfers Na 13 jaar IAVA/Audit Vlaanderen: 46 forensische audits uitgevoerd, waarvan 28 geïnitieerd op basis van klokkenluidersmeldingen Resultaten van klokkenluidersmeldingen: ongeveer 3/4e van de aantijgingen bleken correct. 15 detectieaudits rond overheidsopdrachten, personeelsverloning, aanvragen subsidiedossiers en betaalgegevens (sinds 2009)

Enkele cijfers Resultaten van detectie-audits: bijna alle uitgevoerde detectieaudits brachten onregelmatige dossiers aan het licht (belangrijk: “onregelmatig” is niet noodzakelijk frauduleus!) Ongeveer 1/2e van de forensische audits hadden geheel of gedeeltelijk betrekking op overheidsopdrachten

Enkele voorbeelden Enkele ophefmakende forensische audits uit het verleden: Sociale huisvestingssector Viaduct van Vilvoorde Agentschap voor Facilitair Management

Sociale huisvestingssector

Viaduct van Vilvoorde

Agentschap voor Facilitair Management

Contactgegevens Wim De Naeyer Manager-auditor Audit Vlaanderen Boudewijnlaan 30 bus 24 1000 Brussel 02 553 45 48 wim.denaeyer@vlaanderen.be www.auditvlaanderen.be