NS Hispeed – Exploitatie “van strategie naar actie” Amsterdam Januari 2010

NS Hispeed Exploitatie wil de huidige pijnpunten oplossen en voorbereid zijn op de toekomst Aanleiding Momenteel is Hispeed Exploitatie een organisatie met 70-80 fte in de centrale organisatie en ~200 fte in de operatie Doelstelling is om meer rust in de Exploitatie-organisatie te creëren (“van rennen naar plannen”) Grote projecten vragen veel aandacht, en nemen tijd in beslag van de dagelijkse operatie Wijzigingen in het management van Exploitatie vereist meer inzicht in de processen en profielen binnen de Exploitatie-organisatie Wens om meer te integreren met Commercie, op basis van gelijkheid. Momenteel wordt dit voornamelijk adhoc bepaald en bestuurd

Doelen en Initiatieven Uitkomsten zijn gericht op het expliciet maken van de toegevoegde waarde van Exploitatie binnen Hispeed Uitkomsten Missie Waarom we bestaan Visie Waar we heen willen gaan Strategie Ons ‘Game Plan’ Strategy Map Vertalen van de strategie (expliciet maken) Scorecard/KPI’s Meten en Focus Doelen en Initiatieven Wat we moeten doen Uitkomsten Tevreden klanten Efficiënte en effectieve processen Gemotiveerd en deskundig personeel A Strategie NS Hispeed B Ambitie Exploitatie 2012 C Strategy Map D KPI Matrix Gouden Regels E

NS Hispeed heeft 5 strategische thema’s UIT HISPEED BUSINESS PLAN Strategie Hispeed Thema 1: Klantgedrevenheid door een focus op snelheid en gemak Thema 1: Om gemak te realiseren wordt in 2010 mobiel boeken en reserveren en AirRail gerealiseerd, de Eco-Checker is reeds live Thema 2: Duurzaamheid door reductie van energieverbruik en CO2-uitstoot wordt aangepakt en gecommuniceerd Thema 2: Reductie van afval wordt aangepakt, incl. een pilot in 2011/2012, geluidsreductie samen met ProRail, V&W en NSR. Thema 3: Portfolio Management: focus bij innovatie gelegd op verbetering online distributie en T&A Thema 3: een innovatieve aanpak moet ideeën sneller en effectiever omzetten in klantgedreven innovaties Thema 4: Creatie van een flexibeler kostenstructuur om in te kunnen spelen op veranderende marktomstandigheden Thema 4: Flexibilisering kosten: starten met onderhoud en ICT en focus op distributie handhaven Thema 5: Uit het materieeloptimalisatieprogramma van NT/NSR kiest NS Hispeed speerpunten en draagt bij Thema 5: Naast bijdragen aan NS benchmarks onderneemt NS Hispeed twee speerpunt projecten (Standaard materieel voor verbindingen naar Duitsland en V250 als voorbeeldproject Life-cycle costing LCC)) Bron: NS Hispeed Business Plan 2010-2014

B Exploitatie is een gelijkwaardige partner door betrouwbaar en voorspelbaar toegevoegde waarde te leveren in de gehele keten Strategie Exploitatie Klant Product introductie Kwaliteit Efficiëntie Ketenregie Snelheid en zorgvuldig handelen Beheerst introduceren van nieuwe producten Snelle en transparante besturing Premium Continuïteit Procesinrichting Eenduidig; zeggen wat we doen en doen wat we zeggen Continue verbetering Kostenfocus Harmoniseren van techniek en organisatie Kwaliteit van besluitvorming Operational Excellence Procesoptimalisatie Alles na het kopen van het kaartje Exploitatie is klantgericht, en gaat verder dan alleen productie NS Hispeed als duidelijke partner in de markt Producten van betrouwbare kwaliteit Realiseer een efficiënte organisatie met behoud van kwaliteit Ketenregie van deur tot deur Medewerkers Professioneel; Competenties Begrip Bijdrage Betrokkenheid Trots Kennis van de primaire processen

C Strategy Map Exploitatie NS Hispeed De ambitie vertaald naar concrete thema’s Strategy Map - Exploitatie Ambitie Ambitie 2012 Exploitatie NS Hispeed Product Introductie Kwaliteit Efficiënt Mensen Ketenregie Financieel Rendementsoptimalisatie Contract Management Materieeloptimalisatie Productiviteitsverbetering Klant Veiligheid Betrouwbaar Aantrekkelijk Pro-actieve houding Proces Kwaliteitsmanagement Sturen op Resultaat-verantwoordelijkheid Besluitvorming Medewerker Transparante bijdrage Trots

D De thema’s uit de Strategymap zijn vertaald naar KPI’s per afdeling om de voortgang te kunnen meten KPI’s Exploitatie - per afdeling Materieel & Infra Rijdend Personeel Productie Project Management Financieel €/km € voor materieelpark Per kostencategorie Per product/ verrekening Inzetbaarheid van personeel € per direct inzetbare dag, per serie, per functie Efficiënte omloop: Commerciële materieel km/ totaal km Commercieel inzetbare min/ totale min dienst € per direct inzetbare dag (infrakosten) Goede loggingsdekking tov HSL factuur Binnen begroting Aantrekkelijk Voldoen aan functionele specificatie van Commercie Conform opdracht/ Strategie NS Hispeed Verbetervoorstellen Initiatieven Beschikbaar % materieel beschikbaar Reinheid interieur % functionerende toiletten (vertrek) % functionerend klimaat % functionerende omroep % niet gestelde diensten (met als reden bevoegdheid) Bevoegdheden by gevraagde inzet VR71;betrouwbaarheid Tijdige besluitvorming van MPP Juistheid van maakbaarheidstoets Tijdige specificatie van de netto materieel en personeelsbehoefte Projectplan Planning Betrouwbaar TPV/km Uitval van functionerende toiletten (aankomst) Punctualiteit/Uitval Tijdigheid volgens dienstkaartje Bedieningsfouten Logginsdekking voor continue verbetering Punctualiteit Uitval Afwijkingen van ‘bevroren’ MPP Afgesproken product Binnen tijd Voortgangsrapportage Voorspelbaarheid kosten * Per KPI moet beoordeeld worden of de KPI meetbaar en reproduceerbaar is en hoe dit geborgd is in het Management Informatie Systeem

10 Gouden Regels als basis voor de manier waarop we met elkaar omgaan Leiderschap en Gedrag – 10 Gouden Regels Méér … Meten meten is weten Vertrouwen vertrouwen op competentie van collega’s op basis van regelmatige contactmomenten Gevoel bij het product en klant regelmatig meerijden op elk van de lijnen Sturing op output collega’s aanspreken op de output en verbetering van de dienstverlening Heldere besluitvorming heldere, concrete besluiten vastgelegd in actielijst/ besluitenlijst Minder … Vergaderen effectief – doel, voorzitterschap, op tijd en voorbereid en actielijst Verstoring minder escalatie richting de gehele organisatie, maar uitsluitend via de aangewezen kanalen (“weten waar je van bent”) Rennen meer plannen, met focus op de langere termijn Maar zonder … Reorganisatie rust bewaren binnen de organisatie en bouwen aan de toekomst Zorgvuldigheid te verliezen kwaliteit en veiligheid waarborgen