Implementatieonderzoek naar financiële projectbeheersing Door Robert Elenbaas, plaatsvervangend voorzitter Rekenkamer Zeist

Waarover ging het onderzoek? Doorwerking/implementatie Aanbevelingen uit het onderzoek “Richtingwijzers voor kaderstelling” Financiële (project)beheersing? Hoe is de financiële (project)beheersing ingericht? Wordt de gemeenteraad optimaal in de gelegenheid gesteld om (financieel) kaders te stellen en te controleren? NB net als vorige onderzoek: over projectmatig werken

Het resultaat is op een aantal punten positief Voordelen maatwerkbenadering maar aanvullen met maatregelen tabel blz 18 Casussen: financieel in control Beukbergen, onderhoud sportaccomodaties Toch ook: hoge mate van tevredenheid fin. werkwijze grote projecten gevaar van “indutten” Subcommissies/volggroepen van de auditcommissie werken goed behalve info -> raad

Maar wat ook opvalt De aanbevelingen zijn nauwelijks uitgevoerd. Gemeenteraad en college zijn samen een andere weg ingegaan bij de uitvoering van grote projecten. hebben zich op een strategisch niveau (raadsbesluit) nooit naar elkaar uitgesproken over de nieuwe werkwijze Maatwerkbenadering bij projecten Projectmatig creeren Er wordt niet gewerkt met checklists, ijk- & rapportagemomenten Geen handboek Vraag aan de aanwezigen: waarom geen expliciet besluit door gemeenteraad en college? Hier ook toelichten dat er per project wel afspraken en kaders gesteld worden

Maatwerkbenadering Maatwerk Flexibiliteit Toegespitste actuele info Individueel Korte lijnen, snelle feedback Geen standaardisatie (afspraken, proces, format) Geen vastigheid (checklists, ijkmomenten) Geen totaaloverzicht Lastiger overdraagbaar Onduidelijkheid: Verantwoordelijkheid Navolgbaarheid Status stukken

Financiële projectbeheersing (1) Gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie: tevreden over de financiële projectbeheersing. Rekenkamer: inrichting voldoet op hoofdlijnen. Verbeterpunten: Kadernota: geen plaats projecten/kredieten Begroting: relatie doelstellingen – activiteiten Bestuursrapportage en begrotingswijzigingen erg financieel, weinig inhoudelijke voortgang/info Benoemen welke verbeterpunten erbij de P+C cylcus zijn

Financiële projectbeheersing (2) Gemeenteraadenquête: Kwaliteit en gebruik van het format raadsvoorstellen wisselend Definitie van een groot project ontbreekt Niet voldoende inzicht in de mogelijkheden en instrumenten om als gemeenteraad kaders te stellen; Kennis bij de gemeenteraad over financiën: kleine groep Betrokkenheid van de gemeenteraad bij financiën: kleine groep door sub-auditcommissie Rekenkamer Rekenkamer vindt sub-auditcommissie prima, maar door (grote) betrokkenheid van enkelen: kwetsbaar Robert je kan er ook enkele kiezen en de overige weggelaten, bij de vijf kanttekeningen dan wordt de sheet minder vol.

Hoofdlijn aanbevelingen Besluit in raad als je iets verandert dat eerder in de raad is vastgesteld. Neem dus ook een expliciet besluit over de maatwerkbenadering bij grote projecten op een strategisch niveau Verhoog de effectiviteit door het vastleggen van de spelregels voor de maatwerkbenadering Laat grote projecten onderdeel uitmaken van de p+c cyclus Zoek naar middelen om de informatievoorziening aan de raad te verbeteren, bijvoorbeeld methode Duisenberg, stukken leesbaar voor leken Zoek naar middelen om de doorlooptijd van bestuurlijke stukken in te korten

Hartelijk Dank