Geschikte bestuurders: lessen uit de praktijk Andries Doets (Finnius advocaten) Sander Baars (Montae) Compliance professional dag 2011 ©2011 FINNIUS | pagina 1

AFM ontwikkelt Bestuurdersmonitor 3 september 2011 Thema’s toezicht 2011: 1-9. … 10. Beter bestuur Nieuwsbericht Datum 3 mei 2011 Op donderdagmiddag 26 mei aanstaande organiseert DNB een informatiebijeenkomst over de deskundigheidstoetsing van beleidsbepalers. Januari 2011 Aandacht ©2011 FINNIUS | pagina 2

Programma 1.Ontwikkelingen op gebied deskundigheid 2.Gevolgen voor u en uw onderneming 3.Drie gulden regels ©2011 FINNIUS | pagina 3

Deskundigheid 2.0 Per jan. 2011:  Kennis (opleiding)  Vaardigheden (ervaring) +  Professioneel gedrag (nieuw) Per jan. 2012:  Deskundigheid wordt geschiktheid  Ook van toepassing op RvT / RvC ©2011 FINNIUS | pagina 4

Wat is professioneel gedrag?  “De persoonlijke eigenschappen en gedragingen die de houding (attitude) of stijl reflecteren op de werkvloer en in de bestuurskamer en in relatie tot externe stakeholders als klanten of de toezichthouder”  Corporate governance  Blijkt uit competenties en toepassing daarvan in de praktijk ©2011 FINNIUS | pagina 5

Competenties (o.a.)  Authenticiteit  Omgevingssensitiviteit  Communicatief vermogen  Leiderschap  Klantgericht ©2011 FINNIUS | pagina 6

Authenticiteit  “Is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens ook in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet”  “Dit betekent het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens en het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid” ©2011 FINNIUS | pagina 7

Communicatief vermogen  “Is gericht op duidelijkheid, transparantie en actief feedback geven en nemen.” Leiderschap  “Staat open voor en biedt ruimte aan kritische discussies.” ©2011 FINNIUS | pagina 8

Op de sofa bij de toezichthouder? ©2011 FINNIUS | pagina 9

Proportionaliteit  Toezichthouder houdt rekening met:  (beoogde) functie beleidsbepaler  aard, omvang, complexiteit en risicoprofiel van betrokken onderneming  samenstelling en functioneren van het collectief (= het gehele bestuur) ©2011 FINNIUS | pagina 10

Verschillende toetsingregimes  Onderscheid tussen categorieën ondernemingen  Lichtere basistoets voor o.a. beleggingsondernemingen  Volledige toets voor o.a. banken en pensioenfondsen  Volledige toets verder altijd:  bij initiële toetsing indien “redelijke aanleiding”  in geval van hertoetsing  Let op: eisen inhoudelijk niet minder zwaar ©2011 FINNIUS | pagina 11

Overgangsrecht  Nieuwe beleidsbepalers: toetsing o.b.v. Beleidsregel 2011  Al getoetste beleidsbepalers: worden (nog altijd) deskundig geacht  Alleen nieuwe toetsing als feiten en omstandigheden daartoe redelijkerwijs aanleiding geven  NB: nieuwe eisen inhoudelijk wél van toepassing ©2011 FINNIUS | pagina 12

Wat betekenen de wijzigingen?  Aanpassingen vereist in bestaande bedrijfsvoering?  Wat is de rol van de compliance officer? ©2011 FINNIUS | pagina 13

Aantonen deskundigheid  Deskundig bestuur is verantwoordelijkheid onderneming  Onderneming moet toezichthouder overtuigen van deskundigheid beleidsbepalers  Toezichthouder toetst slechts => Vereist actieve opstelling van onderneming ©2011 FINNIUS | pagina 14

Informatiebronnen toezichthouder  Meldingsformulier en referenten  Nieuw: toezichtinformatie en –antecedenten  Nieuw: beleid van onderneming t.a.v. werving en selectie + evaluatie functioneren ©2011 FINNIUS | pagina 15

 Functieprofielen bestuurders  Schriftelijk beleid werving & selectie  Na aanstelling beleidsbepaler: vastlegging overwegingen  Zelfevaluatie functioneren (incl. vastlegging) => Waar staat uw onderneming? Uitwerking in de praktijk ©2011 FINNIUS | pagina 16

Gespecialiseerde dienstverlening ©2011 FINNIUS | pagina 17  Opzetten processen niet altijd eenvoudig  Externe begeleiding

Governance ontwikkelingen 18 Governance was….Governance is…. Codes / ComplianceGedrag en cultuur AfvinkenWat gebeurt er nu echt aan de bestuurstafel Doel op zichInstrument om doelstellingen te kunnen verwezenlijken

In de spiegel kijken… 19

In vrijwel iedere code….  Code tabaksblat: “De Raad van Commissarissen bespreekt ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren.. en dat van de individuele commissarissen, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden.”  Combined Code UK: “The board should undertake a formal and rigorous annual evaluation of its own performance and that of its committees and individual directors.”  Code banken: “Naast de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de raad van commissarissen wordt dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd.”  STAR – pensioenfondsen: “Het bestuur stelt een procedure vast voor een periodieke evaluatie van het functioneren … en van de individuele bestuursleden.”  Zorgbrede governance code: “De Raad van Toezicht evalueert zijn functioneren ten minste jaarlijks... De Raad van Toezicht voert ten minste jaarlijks met de Raad van Bestuur.. een evaluatiegesprek over het wederzijds functioneren...” 4

Codes en praktijk  Wat zijn de voordelen van evaluatie?  Mate van compliance met evaluatie eis?  Wat zijn mogelijke bronnen van weerstand?  “Als het dan toch moet, laten we het dan zo dan dat we er wat aan hebben” 21

Praktijk  Board Functioning Index  Samenwerking RUG - Montae  “Spiegel en meetlat”  Online en objectief  Benchmark  Functioneren centraal 22

Onderwerpen zelfevaluatie collectief  Onderwerpen Montae en RUG:  Faciliteiten  Proces van besturen  Deskundigheid  Betrokkenheid kerntaken  “Bestuur als team” -Beslissingsproces -Inzet -Tijdsbesteding -Identificatie -Conflict -Vertrouwen -Voorzitter 23

Onderliggende kwesties  In de kern:  Visie op organisatie  Visie op bestuur / besturen  Taakopvatting bestuursleden 24

Mee naar huis…  Zelfevaluatie is kans  Focus: wijze van samenwerken om doelstellingen te bereiken  “Foto maken om vooruit te kijken”  Openhartig, zakelijk, zorgvuldig en objectief  Methode + begeleider verhoogt objectiviteit 25

Praktijkvoorbeelden 26

Betrokkenheid 27

Selectie antwoorden Oneens Eens Het bestuur weet de juiste nieuwe bestuursleden aan te trekken10420 Ieder bestuurslid begrijpt de subtiliteiten van complexe zaken waarmee het bestuur wordt geconfronteerd Oneens Eens Het bestuur maakt altijd gebruik van profielschetsen Wanneer een bestuurslid onvoldoende functioneert, onderneemt het bestuur stappen Het bestuur staat stil bij gemaakte fouten en probeert daarvan te leren Het bestuur analyseert periodiek het verschil tussen benodigde en aanwezige deskundigheid

Rol compliance officer  Bekendmaken van de deskundigheidsregels in de organisatie (o.a. bestuurders, HR, secretariaat)  Erop toezien dat de procedures worden aangepast  Adviseren over de praktische uitwerking van de regels  Monitoren van naleving van de regels: bestaan van functieprofielen, beleid, adequate vastlegging van overwegingen en periodieke zelfevaluatie (audit trail) ©2011 FINNIUS | pagina 29

Gulden regels deskundigheid  Zorg dat het huiswerk af is  Zorg voor continue discussie in board room (DNA)  Benader het onderwerp positief (herken de meerwaarde) ©2011 FINNIUS | pagina 30

Succes! Contact Andries Doets E M ©2011 FINNIUS | pagina 31

070 – Contact Sander Baars Partner Montae

Casus: hertoetsing  “Indien feiten en/of omstandigheden hiertoe redelijke aanleiding geven”  Centraal: handelen en feitelijk functioneren beleidsbepaler in de praktijk  Intensief traject  Belang onderneming - bestuurder ©2011 FINNIUS | pagina 33

Wat helpt?  Houding (het is geen gevecht)  Proactief aanleveren van informatie  Verbetertrajecten laten zien (lessons learned) ©2011 FINNIUS | pagina 34