Business Case De uiterwaard van het lange termijn HRM beleid Alumninetwerken

Inhoud Trends & veranderingen Alumninetwerken Succesfactoren Cases Business case variabelen + rekenvoorbeeld

Trends & veranderingen

Future proof government Visie 2020 De overheid van de toekomst is een aantrekkelijke werkgever waar mensen graag voor willen werken. Personeel kan haar ambities kwijt en talent ontwikkelen. Door een goede instroom, doorstroom en uitstroom van alle werknemers (junioren én senioren) is de overheid zeer innovatief, creatief en flexibel. De overheid beschikt over de juiste kennis en vaardigheden, voldoende personeel op een krappe arbeidsmarkt en is in staat goed in te spelen op ontwikkelingen in een veranderende samenleving. Bron: visie programma

“Overheden die willen inspelen op de veranderende samenleving, moeten hun organisaties, het personeel, maar ook de arbeidsvoorwaarden gaan aanpassen aan nieuwe vereisten waarbij innovatie, creativiteit en meer flexibiliteit voorop staan Ook moeten organisaties gezien de vergrijzing rekening houden met borging van kennis en de mogelijke ‘war for talent’ die kan ontstaan. Om deze uitdagingen de baas te zijn, is een gezonde instroom, doorstroom en uitstroom van personeel van belang” Bron: Future Proof Government – Jongeren bij de Overheid

Veranderingen in personeelsbehoefte Uit de SEO cijfers blijkt dat de jaarlijkse personeelsbehoefte voor de komende 5 jaar een instroomgat laat zien: Openbaar bestuur: instroomgat = a per jaar Gemiddelde instroom in het verleden: personen per jaar Bron: Future Proof Government – Jongeren bij de Overheid en Arbeidenoverheid.nl

“De landelijke trends laten zien dat er anno 2012 sprake is van een scherpe daling van de instroom, een iets gestegen doorstroom en dalende uitstroom van personeel. De juiste man of de juiste vrouw op de juiste plek. Dat is de komende tijd voor gemeenten een belangrijke opgave. Ontwikkelingen als: een kleinere overheid waarbij met minder middelen meer moet worden gedaan veranderende taken en verwachtingen vertrek van veel van onze medewerkers vragen van gemeenten een visie op optimale mobiliteit en duurzame inzetbaarheid en gerichte acties om dit te bereiken” Bron: personeelsbeleid/arbeidsmobiliteit

Alumninetwerken De uiterwaard van het lange termijn HRM beleid

Het geheime wapen tegen een hoog verloop, krapte op de arbeidsmarkt en vergrijzing is een andere definitie van afscheid.

Doelstellingen Programma Beter Werken in het Openbaar Bestuur

Mobiliteit & alumni Een nieuwe manier van afscheid betekent dat bij vertrek werknemers uitgenodigd worden om van het netwerk van ex- werknemers lid te worden. Het vraagt om meer dan alleen het opzetten van een goed uitstroombeleid. Het contact houden via dat netwerk staat centraal. Dit gebeurt door het organiseren van evenementen en een online community. Zo blijven collega’s betrokken, ook na hun afscheid.

Hoger opgeleide alumni hebben vaak een groot relevant netwerk wat kan fungeren als bron voor het werven van kandidaten, partners, referrals, rehires en kennis.

Rollen van alumni

Ex-werknemers kunnen diverse rollen spelen zoals ambassadeurs Die rollen kunnen een waarde hebben voor de organisatie Het verschilt per organisatie welke rollen de meeste waarde hebben In de opzet en uitvoering van het netwerk dient op alle rollen nadruk te liggen omdat de redenen voor werknemers om mee te doen anders kunnen zijn dan de business case van de organisatie Voor de business case - de cijfermatige bewijsvoering - kan één rol de overhand hebben

Elke werknemer die in het verleden bij de organisatie heeft gewerkt kan aangemerkt worden als alumnus.

Met een groot potentieel…

Alumni Netwerken in het bedrijfsleven In het bedrijfsleven zijn de netwerken van oud-werknemers inmiddels redelijk ingeburgerd. In Nederland zijn er een paar goede voorbeelden van succesvolle alumninetwerken bekend. Ook in de publieke sector liggen er grote kansen op dit gebied.

Succesfactoren

Kritische succesfactoren alumninetwerk 1.Zorg voor commitment van het management 2.Kies voor een multidisciplinaire aanpak binnen de organisatie: Beleid – Communicatie – Bestuur – P&O 3.Geef een antwoord op de vraag “What’s in it for me?” (voor de alumni) 4.Combineer online en offline netwerken 5.Gebruik bestaande kennis en relaties

Doel van het netwerk is meer dan alleen 1 op 1 contact houden vanuit de organisatie met de alumni. Het gaat vooral om het optimaal stimuleren en faciliteren van de verbinding tussen alumni onderling.

Van publiek naar netwerk

Dat doe je door… Diverse typen content te delen: Informatie/nieuws uit de organisatie, kennis van alumni, informatie over alumni, zowel zakelijk en persoonlijk Alumni op diverse projecten betrekken, ook bij de ontwikkeling van het netwerk zelf Optimaal faciliteren van wensen en behoeften alumni Alumni eigenaarschap over het netwerk geven

Cases

ORMIT Opdracht Strategie en implementatie alumni netwerk en community management Doel Sociaal, kennis, marketing en recruitment, bevorderen mobiliteit Resultaat 40% nieuwe aannames via alumni, 75% wordt bij uitstroom lid van het netwerk, substantiële new business via alumni

Deloitte Opdracht Strategie en implementatie alumni netwerk, community management Doel Kennis, recruitment, imago Voorkomen toekomstige tekorten Resultaat Actieve klankbordgroep, succesvol hernieuwde contacten, up-to-date database, kennisdeling

GOV | MHB Netwerk voor Professionals bij Defensie Opdracht Strategie en implementatie alumni netwerk community management Doel Kennis, recruitment, imago Bevorderen mobiliteit Resultaat Hogere mobiliteit, contact tussen de leden onderling en de vereniging, uitwisselen van onderlinge kennis en ervaring

Business case variabelen + rekenvoorbeeld

Business case De business case geeft input voor een economisch verantwoord besluit In de business case worden kosten/investeringen afgezet tegen opbrengsten/besparingen om een zo goed mogelijk besluit te kunnen nemen: Opbrengsten & besparingen per jaar > (Kosten per jaar) + (investering / # jaren) De totale opbrengsten van een alumni netwerk moeten groter zijn dan de som van de kosten per jaar plus de initiële investering gedeeld door het aantal jaren dat de investering meegaat c.q. afgeschreven wordt (doorgaans 3 jaar)

Voor het berekenen van de opbrengsten kijken we naar de waarde van het opbouwen van een netwerk voor PR, communicatie, kennisbehoud en goed werkgeverschap. Voor het rekenvoorbeeld van deze business case maken we alleen de besparingen en opbrengsten voor werving en recruitment concreet. De opbrengsten voor PR, communicatie en kennisbehoud dienen per individuele case te worden berekend. Deze zijn meer context- afhankelijk.

Met dit rekenvoorbeeld maken we inzichtelijk wat de methodiek is om een business case te berekenen. Om de berekening te kunnen maken zijn nodig: het aantal alumni, het aandeel van mensen dat positief vertrokken is en de inschatting van het aantal actieve deelnemers. In het eerste rekenvoorbeeld gaan we uit van een organisatie met werknemers (de omvang van een gemeente Breda of Arnhem in 2011). Daarna volgt een kleine gemeente en een groot overheidsorgaan. Als onderdeel van de Toolkit is een rekenschema in Excel beschikbaar om de case voor iedere organisatie te kunnen maken met eigen cijfers.

Opbrengsten – in detail 1. Communicatie Vergroten van het bereik door opbouwen van het netwerk. Benutten van betrokken ambassadeurs bij communicatie (bv. over goed werkgeverschap, duurzaamheid of nieuw beleid) 2. Kennisbehoud Aantal ideeën voor verbetering dienstverlening, ingebracht vanuit alumni netwerk Aantal raadplegingen en antwoorden van alumni bij specifieke vraagstukken

Opbrengsten – voorbeeld Het model berekent dan het directe en indirecte bereik voor PR & Voorlichting doeleinden. In een rekenvoorbeeld met potentiele alumni en overige variabelen zoals hieronder ingevuld, komt men tot een netwerk met een bereik van 960 personen. Voor dit rekenvoorbeeld zijn PR en Marketing opbrengsten van het bereik van dit netwerk niet nader doorgerekend.

Besparingen – in detail 3. Searchkosten Werving & selectie kosten Duur van de arbeidsrelatie Groeidoelstelling % externe werving & selectie Fee externe werving & selectie Gemiddeld maandsalaris 4. Interviewkosten Aantal gesprekken Duur van een gesprek Aantal betrokken medewerkers Intern tarief 5. Inwerkkosten Gemiddelde inwerkperiode

Voor het berekenen van de kostenbesparing is allereerst inzicht nodig in de Werving & Selectiekosten. Uit onderzoek van de AMC Academie blijkt dat slechts 40% van HR managers de cost per hire kent.AMC Academie

Search kosten Het aantal aannames en het deel met externe hulp wordt geworven zijn bepalende factoren voor de search kosten. In dit rekenvoorbeeld bedragen de totale searchkosten € per jaar.

Interview kosten De interviewkosten worden bepaald als het aantal gesprekken dat tijdens het recruitment proces nodig is per aangenomen medewerker. In het rekenvoorbeeld zien we dat bij 66 aannames en een interne kostprijs van €50 per uur, de interviewkosten € bedragen.

Inwerk kosten De inwerkkosten bestaan uit het aantal maanden dat iemand ingewerkt moet worden en de kosten die samenhangen met het feit dat productiviteit later start. In dit voorbeeld bedragen deze kosten € per jaar.

Totale W&S kosten De W&S kosten voor de organisatie met medewerkers en potentiele alumni in dit voorbeeld bedragen € per jaar. Bij 66 nieuwe medewerkers is dit € per nieuwe medewerker. Benchmark: Uit onderzoek van de AMC Academie blijkt dat de gemiddelde kosten per ingevulde vacature in Nederland tussen €2.700 en €3.300 ligt, maar in gespecialiseerde functies kan dit oplopen tot € (2009)AMC Academie Als voorbeeld: in het rijkstrainee programma bedroegen de W&S kosten in 2012 € per trainee (exclusief interne kosten zoals interview en inwerkkosten).

Besparing Om de besparing te bepalen, willen we eerst weten hoe groot het aantal nieuwe medewerkers dat via het directe of indirecte netwerk van ex-medewerkers binnenkomt (referrals). Ook kunnen mensen weer terugkeren na een periode elders te hebben gewerkt (rehires). In ons voorbeeld komen we tot 26 aannames uit het directe of indirecte netwerk, op een totaal van 66 aannames per jaar (39%).

Besparing

Met een actief alumni netwerk bespaart men dus op searchkosten door een lagere afhankelijkheid van externe W&S en lagere advertentiekosten. Daarnaast worden rehires sneller ingewerkt door hun ervaring of betere fit met de organisatie. Tot slot kan bij de rehires een besparing op interviewuren worden behaald. Op W&S kosten totaal kan met een alumninetwerk in dit voorbeeld op termijn € per jaar worden bespaard.

Voor het berekenen van kosten en investeringen gaan we uit van de externe kosten voor het opzetten van netwerk en terugkerende licentiekosten van de community software. We maken tevens een schatting van interne kosten voor FTE en evenementen organisatie. Er zijn drie kostenscenarios uitgewerkt, passend bij de omvang en het ambitieniveau van de organisatie: klein, middel en groot.

Kosten Investeringen Eénmalige uitgaven aan de oprichting van het netwerk (*): -Algemeen organisatie advies (o.a begeleiding gebruik toolkit, training alumni netwerk, training event organisatie -Training community management -Licentie software community platform -Implementatie community platform (*) uitgaande van de bestaande toolkit die door deze organisatie gebruikt kan worden Kosten Terugkerende kosten om het netwerk actief te onderhouden: -Community management -Event organisatie -Onderhoud community platform

Eenmalige kosten (investeringen) Voor het gekozen rekenvoorbeeld nemen we het ambitieniveau “middel”.

Kennismaken met Rijksbreed | 18 april Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten

In dit rekenvoorbeeld komen we uit op een positieve business case die oploopt tot € per jaar. We hebben daartoe opbrengsten en besparingen verminderd met investeringen (afschrijving in 3 jaar) en jaarlijkse kosten. Als extra realiteitsbuffer hebben we opbrengsten in de eerste 4 jaar pas voor resp. 10%, 20%, 40% en 80% meegenomen. Het loont om op een andere manier naar afscheid te kijken.

Wat gebeurt er bij een grote organisatie van werknemers met een alumni netwerk van potentiele leden en een advertentiebudget van € , waar de kosten en investering het ambitiescenario groot volgen?

Wat gebeurt er bij een grote organisatie van 300 werknemers met een alumni netwerk van 150 potentiele leden en een advertentiebudget van €20.000, waar de kosten en investering het ambitiescenario klein volgen?