Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management Hoofdstuk 7 – Besluitvorming 'Kies gewoon en vrijelijk het beste en houd het daarbij.' Marcus Aurelius

Leerdoelen Na bestudering van dit hoofdstuk: heb je inzicht in de algemene besluitvormingsproblematiek in organisaties kun je een aantal verschillende soorten besluitvormingsprocessen onderscheiden heb je inzicht in de problematiek die speelt bij elke fase van het rationele besluitvormingsproces heb je kennis van en inzicht in verschillende aspecten die invloed uitoefenen op de besluitvorming heb je inzicht in hulpmiddelen en technieken die bij het besluitvormingsproces gebruikt kunnen worden

Besluitvormingsproces Het besluitvormingsproces is een keuzeproces en een menselijke activiteit Het nemen van beslissingen vindt plaats in een complexe context die wordt veroorzaakt door een zevental factoren veelsoortigheid van criteria interdisciplinaire input gezamenlijke besluitvorming risico en onzekerheid langetermijngevolgen waardeoordelen ontastbare zaken

Besluitvorming in organisaties Kenmerken van problemen: routinematig versus specifiek urgent versus niet urgent individuen versus groep Besluitvormingssituaties en voorspelbaarheid volkomen zekerheid: doelstellingen en uitkomsten van alle alternatieven exact bekend beperkte zekerheid: doelstellingen zijn duidelijk, maar de exacte uitkomst van de alternatieven is niet bekend beperkte onzekerheid: doelstellingen zijn duidelijk, maar de uitkomsten van de alternatieven zijn nauwelijks te voorspellen volkomen onzekerheid: onvoorspelbaarheid van de uitkomsten en onduidelijke doelstellingen

Besluitvorming in organisaties Goed gestructureerde problemen: eenvoudig, bekend en vastomlijnd worden opgelost door de lagere niveaus in de organisatie door middel van procedures, regels en/of beleid Voorbeeld: ziekmeldingsprocedure Slecht gestructureerde problemen: complex, nieuw en niet vastomlijnd worden opgelost door de hoger niveaus in de organisatie Voorbeeld: ontwikkelen van een nieuw product

Rationeel besluitvormingsproces

Probleemonderzoek Probleemonderzoek bestaat uit twee delen: Probleemidentificatie: probleem opsporen en vaststellen Er is sprake van een probleem als er een afwijking is tussen de gewenste en werkelijke situatie Probleemanalyse: vaststellen oorzaak-en-gevolgrelaties van het probleem Mogelijke vragen: Is het probleem incidenteel of structureel? Hoe urgent is het probleem? Wat is de reikwijdte van het probleem? Wat is de relatie van het probleem met andere afdelingen? Is het probleem relationeel of organisatorisch van aard? Goede diagnose (probleemonderzoek) is van essentieel belang!

Ontwikkelen en evalueren van alternatieven Ontwikkelen van alternatieven: onderscheid tussen bekende en nieuwe problemen Evaluatie van alternatieven: opstellen criteria: meetbaar, haalbaar, aansluiten bij de probleemsituatie, elkaar aanvullen, alternatief in al zijn facetten evalueren aangeven van de gevolgen van de alternatieven: positief en negatief

Maken van een keuze en invoeren en bewaken van de beslissing Maken van een keuze: rekening houden met de mate van onvoorspelbaarheid Invoeren en bewaken van de beslissing: rekening houden met weerstand tegen beslissingen Oorzaken: perceptueel: zich niet kunnen verplaatsen in iets nieuws emotioneel: angstig en onzeker voor het onbekende cultureel: vasthouden aan bestaande normen en waarden omgeving: bang voor gebrek aan informatie door het management

Niet-rationele besluitvormingsprocessen

Aspecten van besluitvorming Creativiteit Medezeggenschap Vergadertechnieken Onderhandelen Macht (reeds behandeld in hoofdstuk 6) Stijl van besluiten nemen

Creativiteit Het bevorderen van creativiteit vindt vaak plaats door brainstorming Doel van brainstorming is in korte tijd zo veel mogelijk ideeën opdoen geen kritiek! voortborduren op elkaars ideeën Brainstorming werkt vooral in de volgende gevallen: probleem moet helder en duidelijk omschreven zijn voldoende gegevens en kennis over het probleem aanwezig aanwezige groepsleden (10 tot 15) hebben de wil om oplossingen aan te dragen niet langer duren dan ongeveer 1 uur

Medezeggenschap Wet op de ondernemingsraden Voor bedrijven met 50 of meer medewerkers is een ondernemingsraad verplicht Drie soorten rechten: Recht op informatie en overleg: ondernemer dient alle informatie te verschaffen die de OR nodig acht Adviesrecht: bij bepaalde beslissingen verplicht om vooraf advies te vragen aan de OR (belangrijke wijziging in de organisatie, benoeming of ontslag van een bestuurder, verplaatsing van de onderneming, enzovoort) Instemmingsrecht: recht op meebeslissen (beloningssysteem, ontslagbeleid, werktijden, enzovoort) Europese ondernemingsraad: verplicht voor multinationale ondernemingen in Europa

Vergadertechnieken Wijze waarop besluiten genomen worden democratische besluitvorming: de helft plus één meerderheidsbesluit: twee derde unanimiteitsbeginsel: iedereen voor of tegen consensusbeginsel: geldig indien niemand principieel bezwaar heeft besluiten met recht van veto: tegenstem betekent niet doorgaan besluit delegatie: nemen van besluit wordt gedelegeerd naar één persoon autoriteit: nemen van besluit ligt bij één persoon

Vergadertechnieken

Onderhandelen Harvard-methode kent vier uitgangspunten: Scheid de mensen van het probleem Concentreer je op belangen en niet op posities Creëer allerlei mogelijkheden alvorens een besluit te nemen Het resultaat moet gebaseerd zijn op een objectieve norm

Stijl van besluiten nemen

Hulpmiddelen en technieken bij besluitvorming Beslissingsmatrix; zie figuur 7.13 boek Beslissingsboom; zie figuur 7.14 boek Balanced scorecard is een systeem dat zich richt op het vertalen van strategie naar concrete actie overige functies: ondersteuning bij het herformuleren van de strategie (continue verbetering) middel om toekomstgericht te managen (continuïteit verzekeren) intern communicatiemiddel middel tot koppeling van visie, strategie en doelstellingen

Balanced Scorecard

Beslissingsondersteunende systemen Expertsysteem is een geautomatiseerd systeem dat kennis (expertise) heeft op een bepaald gebied en waarbij het systeem, in dialoog met de gebruiker, problemen op dat gebied kan oplossen grote gevolgen voor diensten op het gebied van medische diagnoses, kredietacceptaties, juridische advisering, enzovoort Bedrijfssimulatiemodel is een softwaremodel waarbij een bedrijfseconomische situatie in een bepaalde branche en/of bepaald bedrijf wordt nagebootst beleidsscenario's (strategieën) ontwikkelen en doorrekenen