OVERHEIDSOPDRACHTEN De onderhandelingsprocedure van naderbij bekeken en toegepast VVSG Pol Verbeke 30 april 2015

Inleiding Onderhandelingsprocedure Toepassingsgebied - limitatief opgesomd in artikel 26 van de wet - zonder (§ 1) en met (§ 2) voorafgaande bekendmaking - enkel mogelijk in de vermelde gevallen - laagste of economisch voordeligste offerte - AO verzekert gelijke behandeling inschrijvers tijdens onderhandelingen - geen discriminerende informatie die bepaalde inschrijvers kan bevoordelen Vaststellingen - mogelijkheden gevoelig uitgebreid in nieuwe wetgeving - nieuwe mogelijkheden nog te weinig gebruikt (onbekend ? macht der gewoonte ?) - bestekken geschreven als “open offerteaanvraag” met niet-verplichte artikels - artikel over verloop van de onderhandelingen ontbreekt in bestek - in onderhandelingsprocedures wordt vaak niet onderhandeld

Rechtspraak Raad van State Flexibiliteit Arrest nr. 218.841 van 10 apil 2012 - artikel over regelmatigheid offertes niet van toepassing in onderhandelingsproc. - flexibel kader onderhandelingsproc. biedt meer ruimte voor aanpassing offerte - bestek kan zelf aantal regelmatigheidsvereisten opleggen Arrest nr. 219.519 van 29 mei 2012 - onderhandelingsprocedure laat toe vragen te stellen aan indieners offerte - onderhandelen met inschrijvers om offerte aan te passen aan eisen opdracht

Rechtspraak Raad van State Flexibiliteit beperkt door gelijkheidsbeginsel Arrest nr. 194.337 van 18 juni 2009 - AO heeft ten onrechte niet-besteksconforme uitvoering toegelaten - niet mogelijk om tijdens onderhandelingen te wijzigen naar besteksconform - gelijkheidsbeginsel geschonden t.o.v. inschrijvers met besteksconforme oplossing Arrest nr. 204.410 van 27 mei 2010 - AO laat willekeurig 4 inschrijvers toe tot tweede onderhandelingsronde - het gelijkheidsbeginsel is geschonden - alle geselecteerde inschrijvers moesten de kans op een aangepaste offerte krijgen Arrest nr. 215.797 van 18 oktober 2011 - AO geeft 4 inschrijvers informatie voor welke posten ze een verbeterde prijs wil - klager kreeg kans om BAFO in te dienen, maar zonder die informatie - RvS schorst omdat gelijkheidsbeginsel geschonden is - iedereen kreeg wel de kans om BAFO in te dienen, maar 4 inschrijvers werden bevoordeligd omdat zij gerichter een verbeterde offerte konden indienen

Rechtspraak Raad van State Flexibiliteit beperkt door de bepalingen in het bestek Arrest nr. 217.773 van 7 februari 2012 - bestek voorzag in uiterste datum voor indiening van offertes - 2 weken later dient inschrijver nog 4 nieuwe offertes in - voor sommige percelen wordt voor het eerst een prijs opgegeven - kunnen volgens de RvS niet beschouwd worden als aangepaste offertes Arrest nr. 221.508 van 26 november 2012 - bestek voorziet in de verdeling van de opdracht in percelen - geen onderhandeling mogelijk na onderzoek offertes over wijziging percelen - inschrijvers hebben zich gebaseerd voor opmaak offerte op regels bestek Arrest nr. 223.362 van 2 mei 2013 - bestek vermeldt minstens 3 referenties van relevante opdrachten afgelopen 3 jaar - gekozen inschrijver heeft geen referenties van relevante opdrachten ingediend - referenties maken deel uit van de kwalitatieve selectie - bedoeling onderhandelingen is inhoud offerte beter af te stemmen op wensen AO - AO kan in onderhandelingen geen afwijking van selectievereisten bestek toestaan

Rechtspraak Raad van State Raming Zelfde regels als in andere procedures - totale duur en waarde van de opdracht, bv. aankoop + onderhoudscontract - alle verlengingen bij een opdracht met één of meer verlengingen (max. 4 jaar) - alle voor de duur van een raamovereenkomst overwogen opdrachten - bij opdracht onbepaalde duur geraamde maandelijkse waarde x 48 Arrest nr. 218.353 van 8 maart 2012 - AO schrijft 4 onderhandelingsprocedures uit voor aankoop audiovisuele uitrusting - gunningsprocedure start met enkele dagen verschil - technische bepalingen zijn nagenoeg dezelfde - over de gunning van de opdrachten wordt kort na elkaar beslist - RvS besluit dat AO onterecht OHP zonder bekendmaking gebruikt heeft - enige bedoeling 4 afzonderlijke opdrachten is ontwijken drempelbedrag - splitsing opdracht verboden

Wetgevende bepalingen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Gunningsprocedure, waarbij - aanbestedende overheid door haar gekozen, indien mogelijk, - meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners raadpleegt - over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen Toepassingsgebied - limitatief opgesomd in artikel 26 § 1 van de wet - voornamelijk art. 26 § 1,1°a) in combinatie met art. 105 § 1 KB 15 juli 2011

Wetgevende bepalingen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Goed te keuren uitgave mag volgende bedragen niet overschrijden - Eur. Drempel (207.000 euro) voor diensten cat. A6 en A8 - Eur. Drempel voor diensten, opgenomen in bijlage II B - 85.000 euro voor andere opdrachten - 30.000 euro voor percelen, samen <= 20 % van opdrachten < Europese drempel - 8.500 euro voor opdrachten met aanvaarde factuur (wel na mededinging) Voornaamste toepassingen - werken, leveringen en diensten met goedgekeurd bedrag tot 85.000 euro - uitzondering tot de Europese drempel (207.000 euro excl. BTW) - financiële en verzekeringsdiensten (A6), onderzoek en ontwikkeling (A8) - diensten bijlage II B, zoals catering, cultuur, gezondheidszorg, juridische diensten, opleidingen, sport en recreatie, wassen van linnen en werkkledij

Wetgevende bepalingen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Niet van toepassing - artikelen opgesomd in art. 106 § 1 KB 15 juli 2011 - art. 6 gebruik elektronische middelen opslag en uitwisseling informatie - art. 51 regels ivm. ondertekening aanvraag tot deelneming en offerte - art. 52 gebruik elektronische middelen indienen aanvraag deelneming en offerte - art. 54 verbod om meer dan één aanvraag tot deelneming en offerte in te dienen - art. 57 verbintenistermijn offerte - hoofdstuk 5 dat handelt over het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie - wel van toepassing art. 61 § 1, § 2,5° en 6°, § 3, § 4, art. 62 en 63, behalve voor opdrachten tot 8.500 euro excl. BTW - hoofdstuk 6 dat handelt over de gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag - “behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten”…

Selectie Toegangsrecht Verplichte uitsluitingsgronden (art. 61 § 1 en § 3 KB 15 juli 2011) - definitief veroordeeld zijn voor deelname aan een criminele organisatie - definitief veroordeeld zijn voor omkoping, fraude of witwassen van geld - als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen tewerkgesteld - aanbestedende overheid kan uittreksel strafregister of evenwaardig vragen - bij twijfel kan aanbest. overheid inlichtingen bij bevoegde autoriteiten vragen - aanbestedende overheid kan afwijken om dwingende redenen van algemeen belang

Selectie Toegangsrecht Facultatieve uitsluitingsgronden (art. 61 § 2 KB 15 juli 2011) - faillissement, vereffening, stopzetting, gerechtelijke reorganisatie of aangifte van - definitief veroordeeld voor misdrijf dat professionele integriteit aantast - ernstige fout begaan bij beroepsuitoefening - niet in orde met betaling sociale zekerheidsbedragen of belastingen - in ernstige mate schuldig zijn aan valse verklaringen bij verstrekken inlichtingen - opdrachtdocumenten kunnen van facultatieve verplichte uitsluitingsgronden maken Sociale Zekerheid en Belastingen (art. 61 § 2, 5° en 6°, art. 62 en 63) - RSZ-aangiften tot en met voorlaatste kalenderkwartaal datum indienen offerte - laatste afgelopen fiscale verplichtingen vóór uiterste datum indienen offerte - geen schuld van meer dan € 3.000 - tenzij uitstel van betaling gekregen en afbetalingsplan strikt opvolgt - tenzij zekere en opeisbare schuldvorderingen op aanbestedende overhe(i)d(en) - attesten moeten niet voorgelegd worden bij opdrachten tot € 30.000

Selectie Toegangsrecht Bewijsmiddelen (art. 61 § 4 KB 15 juli 2011) - impliciete “verklaring op erewoord” door deel te nemen aan gunningsprocedure “Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver op erewoord dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake sociale zekerheid en belastingen en dat hij zich niet in een van de vermelde uitsluitingsgronden bevindt.” - indien AO toegang heeft tot digitale opvraging (Telemarc) - gratis webinterface die toegang verleent tot verschillende authentieke bronnen Nationale Bank, BTW en Belastingen, RSZ, KBO, erkenning aannemers van werken - meer info op website van dienst Administratieve Vereenvoudiging

Verloop Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Verloop - initiële offerte indienen tegen een bepaalde datum - datum respecteren, zelfs al is er geen formele opening van de offertes - onderzoek initiële offertes met mogelijkheid van onderhandeling - eventueel verschillende onderhandelingsrondes (vooraf vastleggen) - vraag om BAFO (best and final offer) in te dienen - aanbestedende overheid niet verplicht (met iedereen) te onderhandelen - objectief motiveren waarom ze met bepaalde firma’s niet onderhandelt - beoordeling van de BAFO’s op basis van de gunningscriteria - gunning aan laagste prijs of economisch voordeligste (verschillende criteria) - artikel over het verloop van de onderhandelingsprocedure ontbreekt vaak

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Schilderwerken - gids voor duurzame schilderwerken uitgegeven door Prov. Antwerpen - speciaal opgesteld voor opdrachten tot 85.000 euro - http://www.provincieantwerpen.be/content/dam/provant/dlm/dmn/duurzame-provincie/aankopen/L_ALG_Dienst_Schilderwerk_tg.pdf Milieucriteria - keuzewijzer VOS (vluchtige organische stoffen) - eerste kolom met strengste normen is te verkiezen - tweede kolom hanteert minder strenge, maar toegelaten normen - derde kolom is rode kolom met niet toegelaten drempelwaarden Offertes - onderhandelen over de prijs en duurzaamheid gebruikte materialen - vraag: welke (meer)prijs is gebruik van meer duurzame materialen waard ? - omzetting in lineaire scores is niet nodig - wel motiveren waarom je voor een bepaalde offerte kiest

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Opleiding functionerings- en evaluatiegesprekken - geven van opleidingen dienst bijlage II B (diensten voor onderwijs) - OHPZB mogelijk voor opdrachten tot Europese drempel (207.000 euro) Gunningscriteria - prijs = prijs per lesdag x aantal lesdagen - kwaliteit van de presentatie - inhoud van de syllabus Offertes - beoordeling van de kwaliteit aan de hand van een proefles - onderhandelen over de prijs en de inhoud van de syllabus - goed gestructureerde en overzichtelijke syllabus weegt zwaarder door - zal nog vaak geconsulteerd worden, terwijl presentatie zelf eenmalig is - afweging maken ten opzichte van geboden prijs

Wetgevende bepalingen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Gunningsprocedure, waarbij - elke aannemer, leverancier of dienstverlener - een aanvraag tot deelneming kan indienen - alleen de geselecteerden een offerte mogen indienen - over de voorwaarden van de opdracht kan onderhandeld worden Niet van toepassing - artikel opgesomd in art. 106 § 2 KB 15 juli 2011 - art. 57 verbintenistermijn offerte - hoofdstuk 6 dat handelt over de gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag - “behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten”…

Voornaamste toepassingen en verloop Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Verloop - onderhandelingsprocedure in 2 fasen - aankondiging in Bulletin der Aanbestedingen van “aanvraag tot deelneming” - min. indieningstermijn 15 d. < Eur. drempel en diensten B – 37 d. => Eur. drempel - geen verplichte aankondiging Publicatieblad Eur. Unie voor diensten bijlage II B - onderzoek toegangsrecht en kwalitatieve selectiecriteria met minimumvereisten - enkel geselecteerde kandidaten mogen offerte indienen (geen min. termijn) - minstens 3 kandidaten, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn - beoordeling gunningscriteria volgens de opdrachtdocumenten - keuze economisch meest voordelige of laagste offerte, liefst na onderhandeling Toepassingsgebied - limitatief opgesomd in artikel 26 § 2 van de wet - sommige diensten boven de Europese drempel (207.000 euro excl. BTW) - diensten bijlage II B, zoals catering, cultuur, gezondheidszorg, juridische diensten, opleidingen, sport en recreatie, wassen van linnen en werkkledij

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Gereserveerde opdrachten - toegang wordt gereserveerd voor sociale werkplaatsen - voor beschuttende werkplaatsen voor personen met een handicap - voor sociale inschakelingsondernemingen voor langdurig werklozen - geraamd bedrag opdracht beneden Europese drempel (207.000 euro) Groenonderhoud - aankondiging aanvraag tot deelneming in het Bulletin der Aanbestedingen - aankondiging moet toegangsreservatie vermelden

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Selectiecriteria - voldoen aan toegangsreservatie - niet uitgesloten zijn van deelname (cfr. verpl. en fac. uitsluitingsgronden) - minimale omzet en referentie(s) in functie van bedrag aangekondigde opdracht - niet te streng zijn, want aantal kandidaten al beperkt door reservering opdracht Selectie aanvragen tot deelneming - min. indieningstermijn 15 d. na verzending aankondiging naar BDA - onderzoek toegangsreservatie en toegangsrecht (uitsluitingsgronden) - onderzoek minimale selectie-eisen (bv. omzet en referenties) - alle kandidaten die voldoen, worden geselecteerd - tenzij vast aantal te selecteren kandidaten (minstens 3) vermeld in aankondiging - niet aan te raden om aantal vast te leggen in aankondiging - selectie op basis van een bepaald criterium, indien meer geldige kandidaturen

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Gunningscriteria en uitvoeringsvoorwaarden - prijs, ecologisch onderhoud, frequentie en opruimen groenafval - geen beletsel om uitvoeringsvoorwaarden vast te leggen - verbod op gebruik van pesticiden en chemische bestrijdingsmiddelen - wie niet voldoet aan uitvoeringsvoorwaarden wordt gesanctioneerd Offertes - indieningstermijn offertes zelf te kiezen, wel voldoende tijd voorzien - initiële offertes ingediend door geselecteerde kandidaten tegen voorziene datum - onderhandelingen over de verschillende gunningscriteria - gemotiveerde keuze voor economisch meest voordelige definitieve offerte - rekening houden met alle criteria, niet enkel de prijs

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Catering van voeding - opdracht boven Europese drempel (207.000 euro excl. BTW) - weging gunningscriteria niet verplicht bij diensten bijlage II B Selectiecriteria - voldoen aan toegangsrecht (cfr. verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden) - minimale omzet en referentie(s) in functie van bedrag aangekondigde opdracht Selectie aanvragen tot deelneming - onderzoek toegangsrecht (uitsluitingsgronden) - onderzoek minimale selectie-eisen (bv. omzet en referenties) - alle kandidaten die voldoen, worden geselecteerd - beperking aantal te selecteren kandidaten niet aan te raden - marktsegment (grote) cateringbedrijven sowieso al beperkt

Praktijkgevallen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Vaststellingen - AO’s schrijven uitgebreide bestekken met verplichte menu’s voor 8 weken - tal van gebods- en verbodsbepalingen (vb. min. 2 x vis/week, max. 1 x frieten,…) Resultaatgericht - uitgangspunt rapport voedingsaanbevelingen Hoge Gezondheidsraad - inschrijvers, wiens voedingsaanbod die best benadert, scoort hoogst op kwaliteit - andere gunningscriteria zijn variatie in voedingsaanbod en dienstverlening Offertes - initiële offertes ingediend door geselecteerde kandidaten tegen voorziene datum - onderhandelingen over betere prijs, variatie voedingsaanbod en dienstverlening - AO weegt de betere kwaliteit en dienstverlening af tegen de (meer)prijs - omzetten in scores is niet nodig, is eigenlijk appelen met citroenen vergelijken - wel consequent motiveren waarom AO voor een bepaalde aanbieder kiest

Wetgevende bepalingen Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Gunningsprocedure, waarbij - elke aannemer, leverancier of dienstverlener een offerte mag indienen - over de voorwaarden van de opdracht kan onderhandeld worden Niet van toepassing - artikel opgesomd in art. 106 § 2 KB 15 juli 2011 - art. 57 verbintenistermijn offerte - hoofdstuk 6 dat handelt over de gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag - “behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten”…

Toepassingen en verloop Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Toepassingsgebied - bepaald in artikel 105 § 2 van het KB van 15 juli 2011 - het geraamde opdrachtbedrag mag volgende bedragen niet bereiken - 600.000 euro excl. BTW voor opdrachten van werken - de Europese drempel voor opdrachten van leveringen en diensten (207.000 euro) Verloop - onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande selectie van kandidaten - kwalitatieve selectie gebeurt samen met onderzoek offerte (cfr. open procedure) - opleggen van minimaal kwalitatief selectieniveau (fin.,econ.,techn.) is verplicht - bekendmakingstermijn is minimum 22 dagen na verzending aankondiging opdracht - voordeel t.o.v. open en beperkte procedure is mogelijkheid tot onderhandelen

Raamovereenkomst Regels Aantal deelnemers - overeenkomst met één of meer deelnemers, minstens 3 voor zover geschikt - in aankondiging vermelden of raamovereenkomst met één of meer deelnemers is Voorwaarden - vastleggen voorwaarden prijzen en hoeveelheden inzake te gunnen opdrachten - vastgelegde voorwaarden niet wezenlijk wijzigen voor erop gesteunde opdrachten - nieuwe raadpleging deelnemers, als er bijkomende voorwaarden zijn - mogelijkheid om hoeveelheden aan te passen aan nieuwe behoeften en producten - gunningscriteria raamovereenkomst en erop gesteunde opdrachten zijn dezelfde - duur raamovereenkomst en erop gesteunde opdrachten beperkt tot 4 jaar - geen misbruik om mededinging te verhinderen of te vertekenen - mogelijk bij opdrachten beneden en boven Europese drempels - gesloten systeem, geen nieuwe deelnemers toegelaten tijdens volledige duur

Raamovereenkomst Regels Gunningswijze - aanbestedende overheid kiest als gunningswijze aanbesteding of offerteaanvraag - indien wettelijk toegelaten, kan het ook met een onderhandelingsprocedure - elke opdracht wordt gegund aan laagste of aan economisch voordeligste offerte Met één deelnemer - afzonderlijke opdrachten worden gegund volgens voorwaarden raamovereenkomst - aanbestedende overheid kan deelnemer verzoeken offerte aan te vullen Met meer deelnemers - zonder nieuwe mededinging als voorwaarden raamovereenkomst al bepaald zijn - zo niet, opnieuw mededinging met precisering en eventueel andere voorwaarden - AO kan opdrachten verdelen volgens prijs, specialisatie, beschikbaarheid,…

Praktijkgevallen Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Raamovereenkomst levering meubilair met verschillende leveranciers - bedrag alle individuele opdrachten samen minder dan 207.000 euro excl. BTW - 4 productgroepen: bureau’s, bureaustoelen, klasseerkasten, vergadertafels - maximale duur raamovereenkomst is 4 jaar Gunningscriteria - prijs, kwaliteit, waarborgtermijn - kwaliteit - 4 subcriteria: duurzaamheid, vormgeving, afwerking, gebruiksgemak Offertes - minimale indieningstermijn 22 dagen na verzending aankondiging naar BDA - AO ontvangt 5 offertes, die voldoen aan toegangsrecht en kwalitatieve selectie - onderzoek initiële offerten en onderhandeling over prijs en waarborgtermijn - beoordeling finale offerten en rangschikking per productgroep - alle 5 offertes voldoen aan bestek en worden toegelaten tot de raamovereenkomst

Praktijkgevallen Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Productgroep 1 Bureau’s - na onderhandeling economisch meest voordelige offerte ingediend door firma B - 3 % korting op prijs (79.389,65) – waarborgtermijn van 4 naar 6 jaar - firma C iets lagere prijs (79.303,95), waarborgtermijn 5 jr., kwaliteit iets minder Productgroep 2 Bureaustoelen - na onderhandeling economisch meest voordelige offerte ingediend door firma A - 1 % korting op prijs (21.087,00) – waarborgtermijn van 4 naar 5 jaar - firma D: kwaliteit beter, maar hogere prijs (21.522,60), kortere waarborg (4 jr.) Productgroep 3 Klasseerkasten - na onderhandeling economisch meest voordelige offerte ingediend door firma E - 2 % korting op prijs (68.247,20) – waarborgtermijn van 3 naar 4 jaar - firma A: lagere prijs (66.528,00), waarborg 5 jr., beduidend mindere kwaliteit

Praktijkgevallen Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Productgroep 4 Vergadertafels - na onderhandeling economisch meest voordelige offerte ingediend door firma C - 3 % korting op prijs (12.212,30) – waarborgtermijn van 4 naar 5 jaar - firma B: beste kwaliteit, 1 jr. minder waarborg, 10,7 % hogere prijs (13.519,10) Individuele bestelopdrachten - zonder nieuwe mededinging als voorwaarden dezelfde blijven - bestellingen bureau’s bij B, bureaustoelen A, klasseerkasten E, vergadertafels C Nieuw product niet voorzien in raamovereenkomst - AO heeft behoefte aan 25 vergadertafels met kantelbaar blad - mini-competitie tussen alle toegelaten deelnemers firma’s A, B, C, D en E - na onderhandeling economisch meest voordelige offerte ingediend door firma D - 2 % korting op prijs (8.869,00) – waarborgtermijn van 4 naar 5 jaar - firma B: zelfde kwaliteit, 2,44 % lagere prijs (8.652,60), 1 jaar kortere waarborg

Besluit Onderhandelingsprocedure Boek “Resultaatgericht onderhandelen in overheidsopdrachten. De onderhandelingsprocedure vanuit de praktijk bekeken en toegepast.” - artikels onderhandelingsprocedure wet en KB plaatsing overheidsopdrachten - samenvatting relevante arresten Raad van State - stappenplan verloop onderhandelingsprocedures met beperkte bestekken - 10 praktijkgevallen eenvoudig en resultaatgericht uitgewerkt - http://shop.wolterskluwer.be/shop/nl_BE/navigation/395/Resultaatgericht-onderhandelen-in-overheidsopdrachten?p=BPRESULTBI14001 Boodschap - durf onderhandelen in overheidsopdrachten, wanneer je de mogelijkheid hebt - hou het eenvoudig, zo geef je ruimte aan inschrijvers en bereik je beter resultaat