Betere Performance met soft controls 12 mei 2015

Agenda Welkom Introductie Stellingen Theorie Dilemma’s Discussie / presentatie Evaluatie Afsluiting

Introductie Frank Bieleman Martijn Nuijten

Introductie | In de media Bron: Tijdschrift Controlling november 2014 10 september 2014 © Het Financiële Dagblad Management ‘Medewerkers en patiënten De regie geven over hun eigen locatie’ Bron: FD 17-11-2014 Levenslessen Pieter de Kroon “weg met de bazen” Lars Kolind en Jacob Bøtter in Tijdschrift Controlling mei 2014

Stellingen Weet iedereen wat soft controls zijn? Performance verbetering leidt tot meer winst Iedere organisatie stuurt met soft controls Soft controls dragen bij aan sneller reageren op actuele ontwikkelingen Soft controls zijn de controls voor de toekomst Verandering van mix hard en soft controls stelt andere eisen aan CFO’s Soft controls zijn de verantwoordelijkheid van het management en niet van de controller Soft controls kun je niet bewijzen, je kunt ze niet eens waarnemen laat staan gebruiken als stuurmiddel Soft controls kun je niet meten Soft controls kennen geen normenkader

Theorie | Vandaag gaan we nader in op: Wat is betere performance? Hard vs Soft controls Wat is definitie van soft controls? Voorbeelden van soft controls Waarom soft controls?

1. Wat is betere performance? Het behalen van gestelde doelen met steeds minder middelen waarbij het niet alleen gaat om de technische aspecten met de verbruikte middelen maar ook om de motivatie en gedrag van de medewerkers (Otley 1999) Stijging of daling van een waarde over een bepaalde periode ten opzicht van een vergelijkingsmaatstaf (De Waal, 2003) Interactief gebruik van performance measurement systeem gericht op het verzamelen van input voor strategische keuzes en daarmee het behalen van concurrentievoordeel (Simons, 1990) Begrijpen wat de performance inhoud en hoe deze kan leiden tot concurrentie voordelen (Chenhall, 2005) Performance is beter als de prestaties leiden tot structureel concurrentievoordeel.

2. Hard vs Soft controls Wetenschap Hard controls Soft controls Aardema en Puts (2008) Tight Loose Merchant en Van der Stede (2007) Result controls Diagnostic controls Personnel controls Cultural controls Simons (1995) Boundary controls Belief systems Interaction controls Hofstede (1981) Cybernetisch Routine control Expert control Trial & error control Niet cybernetisch Intuitive control Judgement control Political control

2. Hard vs Soft controls Hard controls: Beheersingsmaatregelen die kunnen leiden tot directe gedragsveranderingen Goed waarneembaar en dus goed toetsbaar Zoals planning en control, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (De Heus en Stremmelaar, 2000) Soft controls: The human dimension of control (COSO, sinds 1992) People’s integrity and ethical value (James Roth, 1997) Beheersingsmaatregelen die meer dan hard controls appelleren aan het persoonlijk functioneren van medewerkers. (De Heus en Stremmelaar, 2000) Beheersingsmaatregelen gericht op sociale, culturele en psychologische factoren die bepalend zijn voor de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid in organisaties. (F. Leeuw, 2008) Sturings- en beheersingsmaatregelen die erop gericht zijn om gewenst, integer gedrag bij medewerkers en management te bevorderen. (Lückerath, 2011)

3. Wat is de definitie van soft controls? Werkdefinitie voor soft controls: “Sturings en beheersingsmaatregelen die gericht zijn op gedrag, integriteit, ethiek, creativiteit en vertrouwen, maar vooral aanspraak maken op de intrinsieke motivatie van medewerkers en management”

4. Voorbeelden soft controls Tone at the top Invloed Autonomie Creativiteit Leergedrag Integriteit Leiderschap Vertrouwen

5. Waarom soft controls? Hard controls door technische ontwikkelingen steeds vaker programmeerbaar Managers zijn steeds vaker zelf in staat de hard controls toe te passen Soft controls hebben invloed op motivatie van medewerkers en leiden daarmee tot een hogere bijdrage op de lange termijn voor de organisatie Een organisatie is een groep mensen. Het resultaat van de organisatie wordt bepaald door het gedrag van de mensen. Dit is vooral afhankelijk van normen, waarden en mentale modellen. Inzicht hierin heeft een verklarende werking en heeft een voorspellende waarde voor het resultaat van de organisatie

Voorbeeld gewenst gedrag:

Dilemma’s Wie is verantwoordelijk voor implementatie van soft controls? Wie rapporteert over soft controls? Hoe en aan wie wordt er met betrekking tot soft controls gerapporteerd? Wat is de rol van de controller? Hoe monitor je soft controls?

Discussie/ presentatie Benoem de drie belangrijkste soft controls die je in de eigen organisatie tegenkomt Wat zijn de ervaringen met soft controls als controller? Hoe worden soft controls binnen de organisatie gemonitord en wat wordt met die informatie gedaan? Stuurt de organisatie op soft controls? En hoe stuurt men op soft controls? Wat is de rol van de controller met betrekking tot soft controls?

Evaluatie Doel van deze sessie is om u handvatten te bieden om: Beter te kunnen overzien wat nut en bereik van soft controls is Zelf soft controls te herkennen en mogelijk te implementeren Als organisatie beter in control te raken Daarnaast: Middels discussie te komen tot inzicht in het meetbaar maken van soft controls Inzicht verkrijgen in wat de verantwoordelijkheid is van de controller met betrekking tot soft controls Verkennen hoe soft controls als stuurinstrument ingezet kunnen worden

Martijn Nuijten | m.nuijten@hofmeier.nl | 06-14362753