Veldenmodel Selectielijst

Inhoudsopgave Veldenmodel algemene selectielijst Relatie met informatiebeheersplan Welke velden van een informatiebeheersplan worden door de selectiecommissie beoordeeld?

Velden Algemene Selectielijst Naam en inhoud Structuur Datering Bewaarniveau Wettelijke bewaartermijn Administratieve bewaartermijn Bestemming Relaties Metadata opmerkingen

Naam & inhoud ID De unieke identificatiecode van elk informatieobject. Informatieobjecttype Het type van het informatieobject: Serie dossier Naam_informatieobject Naam waarmee het informatieobject wordt aangeduid Omschrijving_informatieobject Inhoudelijke beschrijving van het informatieobject

Structuur Taakgebied Een geheel van onderling samenhangende taken Taak Een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben Handeling Een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere informatieobjecten opleveren.

Datering Dit veld zal enkel gebruikt worden als er voor 1 serie verschillende beheersregels bestaan. Bv. facturen. Dit kan enkel als er 2 verschillende wetgevingen van kracht zijn. Begindatum Van de toepassingsperiode Einddatum

Bewaarniveau Aanduiding van het bestuursniveau, en indien mogelijk de entiteit, die instaat voor de bewaring van het informatieobject.

Wettelijke bewaartermijn (1) Waarde2 De numerieke waarde die de duur van de wettelijke bewaartermijn uitdrukt. Tijdseenheid2 Drukt de tijdseenheid uit, waarop het veld 'waarde2' betrekking heeft. Dag Maand Jaar

Wettelijke bewaartermijn (2) Termijnspecificatie2 Specificatie van het moment waarop de wettelijke bewaartermijn ingaat Na opmaak van het informatieobject Na ontvangst van het informatieobject Na verzending van het informatieobject Na nieuwe versie van het informatieobject Na definitieve versie van het informatieobject Na goedkeuring van het informatieobject Na afhandeling van het informatieobject Na afhandeling van een gerelateerd informatieobject Na afloop van het informatieobject Na publicatie van het informatieobject

Wettelijke bewaartermijn (3) Extra_info_termijnspecificatie2 Verdere verduidelijking van de termijnspecificatie Verantwoording_bewaartermijn2 Motivatie of toelichting bij de opgegeven wettelijke bewaartermijn. Hier wordt, indien van toepassing, altijd de wet- en/of regelgeving gespecifieerd. Hier wordt ook altijd een link opgenomen naar de Vlaamse Codex, het Belgisch Staatsblad, etc.

Administratieve bewaartermijn (1) Waarde De numerieke waarde die de duur van de administratieve bewaartermijn uitdrukt.. Tijdseenheid Drukt de tijdseenheid uit, waarop het veld 'waarde' betrekking heeft. Dag Maand Jaar

Administratieve bewaartermijn (2) Termijnspecificatie Specificatie van het moment waarop de administratieve bewaartermijn ingaat Na opmaak van het informatieobject Na ontvangst van het informatieobject Na verzending van het informatieobject Na nieuwe versie van het informatieobject Na definitieve versie van het informatieobject Na goedkeuring van het informatieobject Na afhandeling van het informatieobject Na afhandeling van een gerelateerd informatieobject Na afloop van het informatieobject Na publicatie van het informatieobject

Administratieve bewaartermijn (3) Extra_info_termijnspecificatie Verdere verduidelijking van de termijnspecificatie Verantwoording_bewaartermijn Motivatie of toelichting bij de opgegeven administratieve bewaartermijn. De redenering die aangeeft waarom er voor die bepaalde administratieve bewaartermijn is gekozen. Als er afgeweken wordt van de wettelijke bewaartermijn dan moet hier duidelijk blijken waarom deze keuze is gemaakt.

Bestemming Bestemming Aanduiding wat er met het informatieobject moet gebeuren wanneer de wettelijke en/of administratieve bewaartermijn verstreken is. Bewaren Bewaren na steekproef Vernietigen Verantwoording_bestemming De motivering van de bestemming. Indien deze gebaseerd is op wet- of regelgeving moet hiernaar verwezen worden Selectievoorschriften Indien er bij de bestemming extra voorwaarden voldaan moeten worden dan moeten deze voorwaarden hier verduidelijkt worden.

Relaties Parent Als het informatieobject onder een overkoepelde serie valt, wordt deze serie hier aangegeven. Een personeelsdossier is parent van het pensioendossier Child Als het informatieobject een aantal onderliggende series heeft die verschillende beheersregels kennen dan wordt er hier verwezen naar deze series Bv. personeelsdossiers heeft diverse children: pensioendossier, evaluatiedossier, … Associatief Hier wordt naar de informatieobjecten verwezen die een duidelijke link hebben met het informatieobject in kwestie. Bv. de serie facturen kan naar de serie overheidsopdrachten verwijzen

Metadata Actualiseringsdatum_informatieobject Duidt op de datum waarop het informatieobject laatst geactualiseerd is. Zal enkel gebruikt worden als er een nieuwe versie van de selectielijst wordt uitgevaardigd en het informatieobject gewijzigd wordt.

Opmerkingen Dit opmerkingenveld is breed opgevat en kan in die zin betrekking hebben op diverse aspecten. Hier kan in principe alle informatie, die niet in hogervermelde velden past, geplaatst worden.

Relatie met Informatiebeheersplan? Een selectielijst is een beperkt IBP: geen informatie over: Hergebruik Openbaarheid Privacy Drager Commissie spreekt zich dus uit over een beperkt aantal velden van een IBP

Welke IBP-velden beoordeelt de SC? Naam en inhoud Structuur Bewaarniveau Wettelijke bewaartermijn Administratieve bewaartermijn Bestemming Relaties