Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/IntroP3 HRM Netwerk 27MAY05 1 Informatie proces- en personeelsplanning  bevraging stand van zaken proces- en personeelsplanning  visiebepaling proces- en personeelsplanning

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/IntroP3 HRM Netwerk 27MAY05 2 Informatie proces- en personeelsplanning  bevraging stand van zaken proces- en personeelsplanning  visiebepaling proces- en personeelsplanning

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 3 Bevraging proces- en personeelsplanning  april 2005: bevraging m.b.t. stand van zaken personeelsplanning in de Vlaamse overheid  initiatief: Vlaams minister BZ  aanleiding & context  opzet  resultaat  duiding  overleg

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 4 Bevraging proces- en personeelsplanning Aanleiding voor & context van bevraging  syndicale acties / vraag IKW bewering: personeelsplannen niet uitvoerbaar, noch wervingen, noch bevorderingen o klopt dit of niet ? o algemeen of geïsoleerd probleem ? o waar mogelijk, globale antwoorden geven  vermenging van verscheidene types, oogmerken en dateringen van plannen stand van zaken = weinig transparant, niet globaal en niet geactualiseerd  inzicht vereist in prognoses / intenties inzake invulling van personeelsplannen, aantal open betrekkingen, kostprijs o nu / BBB

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 5 Bevraging proces- en personeelsplanning Opzet van de bevraging  via inventarisatie antwoorden op de gestelde vragen o zo correct mogelijke diagnose van stand van zaken o inzicht bekomen m.b.t. entiteiten en globaal Resultaat van de bevraging  inderdaad “inventaris”, maar nog onvolledig o globale synthese: “managementsamenvatting” o méér details per entiteit (beschikbaar voor inschatten van lokale situaties)

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 6 Bevraging proces- en personeelsplanning In de marge van de bevraging: aandachtspunten  relatief ongenoegen o invullen van “tabel” o responsabilisering o BBB o effectief personeelsbeheerssysteem  inhoudelijk en strategisch relevante antwoorden o overtreffen en overstijgen de meldingen van “ongenoegen”

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 7 Bevraging proces- en personeelsplanning Duiding  problematiek o niet “enkele personeelsleden, VTE’s of eurocenten méér of minder” o wel “optimale besteding van beschikbare (menselijke) middelen”  “openstaande betrekkingen” o geven beeld van omvang van “vacante” plaatsen o voor invulling benodigde middelen o grote budgettaire omzichtigheid nodig Voorstel  overleg o scenario’s voor verdere aanpak o binnen nieuwe visie proces- en personeelsplanning

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/BevragingP3 HRM Netwerk 27MAY05 8 Informatie proces- en personeelsplanning  bevraging stand van zaken proces- en personeelsplanning  visiebepaling proces- en personeelsplanning

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/VisiebepalingP3 HRM Netwerk 27MAY05 9 Visiebepaling proces- en personeelsplanning  Kritieke rol van het lijnmanagement  Winst hoofdzakelijk uit stroomlijnen & verbeteren van processen  Doelmatig gebruik van de middelen  Productiviteitsverhoging  Interacties tussen politieke & ambtelijke top  Aansturing: functioneel bevoegde ministers  Eigenaarschap: management (met mogelijk advies van P&O)  Algemeen kader, spelregels, kwaliteitsnormen: minister BZ  Budgettaire effecten van personeelsplanning: B&F  Transparantie, informatie, communicatie: lijnmanagement  Management aansporen: verantwoordelijkheden opnemen  Installatie BBB  Verdere uitwerking

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/VisiebepalingP3 HRM Netwerk 27MAY05 10 Visiebepaling proces- en personeelsplanning Kritieke rol van lijnmanagement  doorslaggevend: managen van drieluik “1. opdracht ~ 2. processen & daarvoor benodigd personeel (& andere middelen) ~ 3. budget”  verantwoordelijk zijn voor & verantwoording afleggen over Winst: stroomlijnen & verbeteren van processen  “marge” bekomen die elders of anders kan worden aangewend  “hokjesmentaliteit” méér entiteitoverschrijdend denken: vertrouwen! Doelmatige inzet mensen & productiviteitsverhoging  zichtbare beloning / negatieve sanctionering van lijnmanagement  eventueel: deel van “winst” als waardering terug naar betrokken entiteit

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/VisiebepalingP3 HRM Netwerk 27MAY05 11 Visiebepaling proces- en personeelsplanning Interacties tussen politieke & ambtelijke top  noodzakelijke interacties: organiseren en stimuleren  samenbrengen van elementen: missie, strategie, processen, personeelsbudget, personeelsbehoefte  nood aan systemen hiervoor Aansturing: functioneel bevoegde ministers  mogelijkheid tot méér actieve inbreng in proces- en personeelsplanning door functioneel bevoegde ministers  mogelijkheid tot méér procesmatige entiteitoverschrijdende aanpak en benutten van alle synergieën  beheersovereenkomsten: niet-vrijblijvende afspraken over opdracht en hiervoor beschikbare middelen Eigenaarschap: management (mogelijk advies P&O)  lijnmanagement = eigenaar van “eigen” proces- en personeelsplanning  advies mogelijk door corporate P&O als strategische partner

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/VisiebepalingP3 HRM Netwerk 27MAY05 12 Visiebepaling proces- en personeelsplanning Kader, spelregels, kwaliteitsnormen: minister BZ  diensten van minister van Bestuurszaken zorgen voor - algemene kaders, zoals managementcode P&O - méér concrete spelregels & kwaliteitsstandaarden (voor zover als mogelijk ingebouwd in beheersovereenkomsten) Budgettaire effecten: Begroting & Financiën  inspecteurs van Financiën (niet diensten van minister van BZ) onderzoeken budgettair effect van personeelsplan Transparantie, informatie, communicatie: managers  top- & lijnmanagement: managementcode P&O naleven (bijv. toegankelijke informatie over proces- en personeelsplannen)  management: ook rol in nakomen van afspraken met syndicale partners en realiseren en bestendigen van positieve arbeidsverhoudingen

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AZF/APO/HRM/CDC/VisiebepalingP3 HRM Netwerk 27MAY05 13 Visiebepaling proces- en personeelsplanning Management aansporen tot verantwoordelijkheid  mechanismen ontwikkelen - management aansporen tot doelmatig gebruik van middelen - toezien op naleving van gemaakte afspraken (& sanctioneren)  zowel binnen context van algemene kaders van responsabilisering als binnen concrete beheersovereenkomsten Installatie BBB  personeelsbehoeften opnieuw kritisch bekijken (aandacht voor spanningsvelden tussen nieuwe structuren & opdrachtomschrijvingen) Verdere uitwerking  plan van aanpak (interactie met managementorganen, DR & MOVI)