De 7 fasen methodiek van zorgpaden volgens CBO/NKP Het pad ontstaat door er op te lopen

Zorg is complex Waarom zorgpaden? • Zorg wordt steeds complexer. • Steeds meer disciplines en afdelingen zijn betrokken bij de zorg voor een patiënt. • Veranderende professionele standaarden • Veiligheidsproblemen (VMS) • Invoering DOT • Veel afstemming, coördinatie m.b.t. doelen, rollen, procedures – Tussen zorgververleners – Tussen diensten / afdelingen – Over grenzen van organisatie – Tussen clinici en management • Zorg moet steeds efficiënter Zorg is complex

Standaardisatie Vergroot controle, structuur en focus op het proces door het eenvoudiger en generiek te maken. “Iedere patiënt is anders”… maar niet voor het proces

7 fasen model voor de ontwikkeling, implementatie evaluatie en continue opvolging van een zorgpad

Zorgpad 4 domeinen Eigen organisatie en team Visie van patiënt en familie Beschikbare evidence en wetgeving =>zorgstandaard CVA/ TIA Partners in een andere lijn

Sleutelinterventies Activiteiten die de doorlooptijd of de kwaliteit van het zorgproces beïnvloeden In Lean Six Sigma: Critical To Quality Sleutelinterventies: activiteiten en op te volgen indicatoren

Variantie “Elke afwijking van wat verwacht werd te gebeuren in een klinisch pad.”

Gefaseerde ontwikkeling van zorgpaden Fase 1: Screening: Nagaan of zorgpad geschikte tool is Fase 2: Projectmanagement fase (voorbereidingsfase) Fase 3: Diagnosestelling & objectivering (“as-is”) Fase 4: Ontwikkeling van het zorgpad Fase 5: Implementatie van het zorgpad Fase 6: Evaluatie van het zorgpad Fase 7: Continue opvolging

Per fase • Fase start bij … • Doelstelling van deze fase • Methodiek – zodat projecten beter gestructureerd en opgevolgd kunnen worden • Doelstelling van deze fase – zodat iedereen weet wat er juist behaald dient te worden • Methodiek – multi-methodische aanpak • Beoordeling van deze fase – om projectfase goed te kunnen afsluiten – later wordt binnen NKP een audit systeem ontwikkeld

Fase 1: Screeningsfase • Fase start bij: • Doelstelling: • Methodiek: Vraag naar zorgpad of herontwerp van een zorgproces • Doelstelling: – Is een zorgpad een oplossing voor de gestelde vraag? – Nagaan eigenaarschap van mogelijk project • Methodiek: – Aanvraag tot project – Met welk soort team heb je te maken (stakeholdermap) • Beoordeling: – Zijn zorgpaden een goede methodiek om probleem op te lossen? – Is er beslissing tot opstarten project genomen? – Is team bevraagd naar nood project? – Is management bevraagd naar nood project? – Wie is er geëngageerd om dit project uit te voeren / mee te werken ? – Zijn outcomes (performantie-indicatoren) beschikbaar?

Fase 2: Projectmanagement fase • Fase start bij: Er is beslist om met een KP project te starten. • Doelstelling: – Afbakenen van pad – Samenstellen van projectteam – Taakverdeling & Taakafspraken • Methode: – Afbakening van populatie – Het kernteam en de werkgroep worden samengesteld. – Kernteam / Werkgroep Informeren – Projectmanagement • Beoordeling: – De populatie en het tijdskader zijn afgebakend – Iedere betrokkene binnen project is op de hoogte van project – Kernteam is op de hoogte van de rolverdeling binnen dit project

Fase 3: Diagnose & objectivering • Fase start bij: Het is duidelijk voor welk zorgproces een zorgpad ontwikkeld gaat worden, het team is op de hoogte en het project is voorbereid. • Doelstelling: – De huidige organisatie van het zorgproces in kaart brengen vanuit 4 aandachtspunten: • De eigen organisatie & team • De visie van patiënt & familie • De beschikbare evidence & wetgeving • De partners in een andere lijn • Methodiek: – Verdere verdieping van 4 aandachtspunten dmv verschillende tools • Beoordeling: – Is objectieve informatie beschikbaar voor deze 4 aandachtspunten?

Fase 4: Ontwikkelingsfase (1) • Fase start bij: Alle gegevens over status huidige organisatie zijn beschikbaar. • Doelstelling: – Voorstel zorgpad uitwerken – Nodige middelen ter beschikking stellen om zorgpad operationeel te maken – Praktische uitwerking i.f.v. (elektronisch) dossier • Methodiek: – Patiëntengroep & Tijdskader herbekijken en operationeel afbakenen – Sleutelinterventies op tijdsas aanbrengen – Zorgpad document uitwerken – Patiëntenversie / Infobrochure i.f.v. pad – Versie goedgekeurd door kernteam wordt finaal besproken met ondersteunende diensten / management / andere lijn / …

Fase 4: Ontwikkelingsfase (2) • Beoordeling: – Basisvereisten voor document • Multidisciplinair • Time Task matrix met start- en eindpunt • Duidelijke afbakening begin- & eindpunt • Finale en intermediaire doelstellingen zijn duidelijk • De verschillende teamleden zijn opgenomen • Rapportagesysteem • Sleutelinterventies zijn visueel zichtbaar • Indicatoren zijn opgenomen • Goedkeuring door ondersteunende diensten • Aandacht communicatie patiënt en familie • Patiëntenversie • Relatie met andere lijn

Fase 5: Implementatiefase • Fase start bij: Het pad is uitgewerkt door het multidisciplinaire team en klaar voor Implementatie • Doelstelling: – Alle betrokken teamleden worden ingelicht over inhoud, wijzigingen, hun rol & taak, rapportage, communicatie, … – Pad wordt uitgetest – Test – pad wordt geëvalueerd – Pad wordt geïmplementeerd voor dagelijks gebruik • Methodiek: – Opstellen implementatieplan – Informatiesessie aan alle betrokkenen – Testfase – Multidisciplinair overleg over testfase en verder gebruik • Beoordeling: – Pad is besproken en uitgetest – Pad wordt gebruikt in dagelijkse praktijk

Fase 6: Evaluatiefase • Fase start bij: • Doelstelling: • Methodiek: Het pad is in gebruik, voorbereidingen voor de eerste grondige evaluatie. • Doelstelling: – Evaluatie van de bruikbaarheid – Evaluatie van het effect • Methodiek: – Technieken diagnosefase worden opnieuw uitgevoerd – Variantieanalyse – Periodieke opvolging – KP kompas / Balanced Scorecard – ZPZET herevaluatie • Beoordeling: – Objectieve evaluatie uitgevoerd – Verschil (statistisch) tussen voor en na implementatie is getest

Fase 7: Continue Opvolgingsfase • Fase start bij: Het klinisch pad is in gebruik en geëvalueerd. • Doelstelling: – Keeping pathways alive – Blijvend gebruik – Blijvende opvolging – Afsluiten projectaanpak • Methodiek: – Functieomschrijving procesbewaker – Minimum elke 6 maand inhoudelijke bespreking – Minimum elk jaar objectieve evaluatie met metingen – Exit Poll om afwijkingen van sleutelinterventies op te volgen • Beoordeling: – Is er minimum om de 6 maand een multidisciplinaire vergadering waar de inhoud van het pad besproken wordt. – Is er minimum éénmaal per jaar een idee over de performantie van het pad (objectieve gegevens) – Compliance van pad

Tips Houd het klein Stap voor stap Weerstand hoort erbij…kunst om te overwinnen Maak steeds duidelijk in welke fase je zit met je team Houd tempo Feestje vieren bij een bereikt doel Iedereen moet er volledig achterstaan, afspraken op papier zetten en eraan conformeren Waar doen we het voor…..