De evaluatie van een project Workshopleider: Johanne van Dijk Workshopbegeleider Merit Fierstra

Rapportage: Een verslag van de projectactiviteiten geschreven door en voor de organisatie die het project heeft uitgevoerd (de PE!) en voor de donor Evaluatie: Een systematische objectieve studie van een afgerond project.

Belangrijkste redenen voor een evaluatie: Op een objectieve wijze verantwoording afleggen naar donoren (achterban van PI of fondsen); Leren van de ervaringen die werden opgedaan tijdens de uitvoering van het project.

Evaluatie criteria Betekenis Relevantie Dit is de mate waarin het projectdoel beantwoordt aan de behoeften van de doelgroep. Efficiëntie De mate waarin de beschikbare middelen (fysiek, mensen, geld en tijd) efficiënt gebruikt om het projectdoel te bereiken Effectiviteit Het kloppend hebben van de projectlogica; de relatie tussen de activiteiten, resultaten en het projectdoel. Kwaliteit Kwaliteit wordt geleverd als de succesvolle uitkomsten van het project voort zullen blijven bestaan, nadat de externe assistentie is stopgezet. Impact De bredere effecten van het projectdoel op de maatschappelijke omgeving.

Stappen voor de uitvoering van een evaluatie Het selecteren en contracteren van het evaluatieteam Het opstellen van de Taakomschrijving of Terms of Reference (ToR); De planning en voorbereidend werk van de evaluatie; De uitvoering van de evaluatie; Het schrijven van het evaluatierapport

Voorbeeld opzet ToR (1):  achtergrond van het project doel van de evaluatie, incl. wat wil de initiatiefnemer van de evaluatie doen met de uitkomst van de evaluatie gewenste resultaten, waar moeten de evaluatoren in ieder geval naar kijken

Voorbeeld opzet ToR (2): aanpak of methode, hoe moet er geëvalueerd worden? planning, hoe ziet het tijdspad van de evaluatie eruit? budget beschikbaar voor het doen van de evaluatie

Relevantie wat waren de problemen of behoeften van de doelgroep voordat het project was uitgevoerd? wat zijn ze nadat het project is uitgevoerd? in hoeverre is het projectdoel bereikt? welke onderdelen van het projectdoel vond de doelgroep goed? Welke niet?

Efficiënt wat heeft het project uiteindelijk gekost t.o.v. wat gepland was? is er afgeweken van het originele budget of tijdschema, zo ja, waarom? hoeveel mensen (mannen, vrouwen, kinderen) zijn door het project bereikt (direct en indirect)?

Effectief (1) welke activiteiten zijn achteraf gezien niet nodig geweest? wat is er gedaan om ervoor te zorgen dat de resultaten geleverd werden d.m.v. de activiteiten?

Effectief (2) welke aanpassingen zijn gemaakt m.b.t. de activiteiten/resultaten wanneer het ontwerp vergeleken wordt met het uiteindelijk geleverde project?

Kwaliteit wat is de bijdrage geweest van de doelgroep bij de uitvoering van het project (eigenaarschap)? wat is de bijdrage geweest van de lokale overheid bij de uitvoering van het project (politieke steun)? is de gebruikte techniek lokaal goed te repareren (onderhoud)?

Voorbeeld van een evaluatierapport Hoofdstuk Wat staat erin? 1. Inleiding   wat is de reden van de evaluatie? hoe is de evaluatiestudie verlopen? vooruitblik op het rapport 2. Aanpak en methode Geef een beschrijving hoe de evaluatie is uitgevoerd. Welke onderzoeksmethoden zijn gebruikt? Bv. vragenlijsten, observatie, interviews. 3. Uitkomsten Hierin geef je zowel cijfers als kwalitatieve bevindingen van het onderzoek. 4. Conclusies & Aanbevelingen Op basis van hoofdstuk 3 brengt hier de evaluator zijn eigen kennis en ervaring in. Allereerst trekt hij zijn conclusies en vervolgens geeft hij aanbevelingen aan de opdrachtgever van de evaluatiestudie. Dit kunnen aanbevelingen zijn m.b.t. het leren van opgedane ervaringen en/of verantwoording afleggen.