Jan Jongenelen & Freek Duynstee Sluitende informatievoorziening versnellingskamer Werkplein Parkstad Limburg Jan Jongenelen & Freek Duynstee

Inhoud presentatie Achtergrond Opdracht Aanpak Huidige situatie Vraagstukken Aanbevelingen

Achtergrond Versnellingskamer (3 x 2 mensen) doet het goed op reïntegratie. Echter: Administratie niet uniform Gebrekkig inzicht in prestaties versnellingskamer. Problemen bij het betaalbaarstellen van facturen. Landelijke verantwoordingscijfers zakken op details weg in het rood. Klantregisseur krijgen de indruk dat ze hun werk niet goed doen. Er is nergens een referentie waar staat wat er door hen gebeuren moet

Uitrol over gehele organisatie Administratie kan nu de eindjes aan elkaar knopen maar gaat dat straks ook nog? Kunnen we de verantwoordingsinformatie blijven leveren? Hoe verkrijgen wij inzicht in onze prestaties?

Opdracht Adviseer over een adequate registratie van gegevens. Welke gegevens kunnen het beste waar worden vastgelegd? Welk systeem is het beste voor welk doel? Efficiënte registratie voor werkcoaches met behoud van goede sturingsinformatie, verantwoordingsinformatie en bedrijfsvoering. Product:een handleiding waarin medewerkers kunnen vinden welke systemen gebruikt gaan worden en wat daarin wordt vastgelegd. Geen verre toekomst maar Roeien met de riemen die je hebt.

Interviewen van sleutelfiguren in alle geledingen van de organisatie. Aanpak onderzoek BKWI Interviewen van sleutelfiguren in alle geledingen van de organisatie. Bij de landelijke partijen licht opsteken. Desk-research. In alle geledingen in de organisatie praten met relevante mensen. Bij de landelijke partijen licht opsteken Omgeving verkennen Indien nodig: Kwesties op andere landelijke tafels adresseren vanuit deelname aan gremia binnen Vidi

Dit gaat niet meteen allemaal lukken! Wat streven we na? Uniforme werkwijze Minimale registratie: alleen wat echt nodig is. Zo min mogelijk extra lijstjes (Excel) Zo min mogelijk overtypen en dubbele registratie Zo min mogelijke verschillende systemen (per medewerker) Logische verdeling van taken over medewerkers (Bijv. Administratie doet administratie, Klantregisseur doet begeleiding naar werk, inkomensconsulent verzorgt uitkering) Dit gaat niet meteen allemaal lukken!

Huidige situatie Heerlen BCT SIR EAED Administratie Klant-regisseur WWO Sonar GWS DWH ABS Cockpit MIP

Ingezoomd op versnellingskamer en administratie BCT SIR EAED WWO Sonar Administratie ABS GWS Versnellingskamer

Hoe gaat de versnellingskamer hier mee om? Niet iedereen kan overal bij. Soms wel, maar dan is men zich er niet van bewust. Vaak wordt op de ketencollega een beroep gedaan om iets te registreren of aan te vragen. De overdracht aan de administratie is daarom niet eenduidig.

Welke informatie-domeinen onderscheiden we? FO: gegevens rondom begeleiding van klant naar werk. BO: gegevens over de uitkering of trajecten. (transacties). Sturing: gegevens rond prestaties en caseload. Verantwoording: vereiste informatie voor UWV CWI en CBS Content: algemene inhoudelijke informatie (Welke middelen/regelingen kunnen we inzetten?)

Applicaties uitgezet tegen informatiebehoefte II BO III Sturing IV Verant woording V Content Sonar X GWS4all Excelsheet ABS MS-acces/intranet SIR-BCT WWO Suwinet EAED

Vraagstukken Klantbegeleiding Sonar of GWS? BO GWS, SIR-BCT en/of WWO? Lokale sturing Sonar, GWS of Excel? Verantwoording landelijk ? Content Arrangementenbank of MSAccess? Matching ABS of Anders?

Wat kiezen we in de FO voor de begeleiding van de klant? De leden van de versnellingskamer gebruiken als centrale applicatie Sonar. UWV heeft drie jaar geleden al gekozen voor Sonar voor re-integratiecoaching. We kunnen niet om Sonar heen. Voordelen Sonar: Sonar is speciaal ontwikkeld voor klantbegeleiding. Wordt doorontwikkeld. Matching is geintegreerd (ABS). GWS van oorsprong administratief pakket. Nieuwe release Sonar heft CWI/UWV onderscheid op. Autorisatiekwestie wordt/is opgelost (één profiel werkcoach toegankelijk voor allen). Nadelen Overlevering aan het werkbedrijf, lokale varianten in processen lastig. (vanuit de gemeente) Data / Dossiervorming zit in een extern systeem.

Backoffice We kunnen niet om SIR-BCT, GWS en WWO heen. GWS en WWO in de functie van uitvoeren inkomen. GWS en SIR-BCT in de functie van registreren trajecten. Reden: Onderscheid gemeente en UWV trajecten en inkomen blijft bestaan. Streven is wel om de klantregisseurs zo min mogelijk met deze BO-systemen te belasten.

Lokale sturing Sonar en/of GWS? In ieder geval het MIP (management informatie portaal van sonar) voor het maken van overzichten. Additioneel GWS, als GWS overzichten niet vervangen kunnen worden door MIP dubbeling gegevens is dan nodig

Overheveling kerngegevens van alle klanten naar GWS Bronsystemen Sonar GWS Naam Adres Woonplaats Etc. Verantwoording

Verantwoordingsinformatie Bronsystemen Sonar WWO BCT SIR GWS DWH MIP Cockpit Verantwoording

Een greep uit de cijfers die nu door CWI en UWV gemonitord worden. Ketenpreventiequote WW Vestiging Tijdigheid evaluatie naar UWV (< 9 mnd) CWI preventiequote WW Inzet "opstapjes" uit reintegr.budget UWV Ketenuitstroomquote WW < 3 mnd Uitstroom naar werk 45+ Ketenuitstroomquote WW < 6 mnd Uitstroom naar Werk 45+ > 12 mnd werkloos Ketenuitstroomquote WW < 9 mnd Uitstroom naar Werk Pardonregeling Ketenuitstroomquote WW <12 mnd Uitstroom naar Werk Zelfstandig Ondernemer Ketenuitstroomquote WW <24 mnd Uitstroom naar Werk Krachtwijken CWI uitstroomquote WW route A Uitstroom naar werk Jongeren Ketendoorstroomquote WW-WWB Tijdigheid indicatie WSW Arbeidsuitstroomquote UWV Tijdigheid herindicatie WSW Ingediende vacatures(ABS) Ziekteverzuim Vervulde vacatures (ABS) Werkhervattingen (DWH) Vervulde vacatures > 12 mnd werkloos Tijdigheid klantinterventie Transparantiebereik vacatures werk.nl/ABS RAQ Ketenpreventiequote WWB WIA CWI preventiequote WWB Kennisgevingen RIB Ketenuitstroomquote WWB Gesprekken CWI uitstroomquote WWB Maandoverzichten Beschikbare CV's Werk.nl Dienstverlening per FTE Beschikbare Vacatures CWI StaVaZa Dienstverlening Ingediende vacatures werk.nl oppakken klanten > 4 mnden IB Gebruikerssessies werk.nl ADV Open, Geen plaatsgevonden gesprek Klanttevredenheid ketendienstverlening ADV Open, > 3 mnd geen gesprek Klanttevredenheid Werkzoekende "gemist" klantenbestand Bejegening CWI naar werkzoekenden uitstroom = # Klanttevredenheid Werkgevers Tijdigheid toekenning uitkering WW

Verantwoording landelijk Sonar Belangrijkste bron voor deze cijfers is Sonar. De “spoorboekjes” CWI en UWV vertellen de gebruiker hoe juist te registreren, zodat de PI’s zo gunstig mogelijk uitpakken. Gunstige ontwikkelingen: Formering van het werkbedrijf en invoering integrale dienstverlening maken veel KPI’s (ketenprestatie-indicatoren) betekenisloos Met de formering van het werkbedrijf wordt sanering KPI’s verwacht.

Verantwoording landelijk Deze systemen blijven gevuld worden met BO-gegevens zodat deze informatiestroom overeind blijft. SIR-BCT en WWO fungeren als bron voor het datawarehouse van UWV. GWS is de bron voor de cijfers die aan het CBS geleverd moeten worden. WWO BCT SIR GWS

Content Arrangementenbank

Hoe komt het plaatje er uit te zien? Zo min mogelijk systemen per medewerker. Suwinet-inkijk inzetten om backoffice applicaties in te zien.  Voor de klantregisseur: Sonar, Suwinet-inkijk, arrangementenbank, (EAED) Voor de administratie UWV: WWO, SIR-BCT en Sonar. Voor de administratie W&S: GWS en Sonar. Klant-regisseur

Huidige situatie BCT EAED SIR WWO Sonar GWS DWH ABS Cockpit MIP Administratie Klant-regisseur WWO Sonar GWS DWH ABS Cockpit MIP

Toekomstige situatie BCT EAED SIR WWO ABS GWS Sonar DWH Cockpit MIP Administratie Opdracht WWO Klant-regisseur GWS Sonar ABS Arangementen bank DWH Cockpit MIP

We zijn er nog niet…. Werkprocessen uitwerken: Registratie trajecten Vullen van GWS Initiële vulling Urenregistratie Opleidingen Communicatie (Ruis , wederzijds begrip tussen afdelingen) Financiën Elektronisch archief Autorisaties gelijktrekken (SONAR, SUWInet) Competentievastlegging en matching Vullen arrangementenbank Infrastructuur Helaas we zijn er nog niet. Bij opleidingen ook denken aan beinvloeden houding en gedrag medewerkers. Voor ogen houden dat reïntegratie het hoofddoel is.

Voorstel Maak een project: “Uitrol versnellingskamer” Formeer een tripartite projectgroep. Onderscheidt in ieder geval een eerste fase waarin de projectleider een beknopt stappenplan maakt met een urenbegroting voor projectactiviteiten. Een inschatting van de beheerskosten en inspanning. Beoordeel het plan en geef definitieve “GO/NOGO”.

Tot Slot Communicatie is alles. Over de grens heen kijken gebeurt nog weinig. Valkuil : Verlies niet het Elan!