Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos College 1: 15 september 2011

Programma van de middag Besturing en beheersing en de rol van het jaarplan Uitleg opdracht Uitvoering opdracht ‘jaarplan’ Nabespreking opdracht ‘ jaarplan’ Vooruitblik naar volgende week

Begrippen Besturen Het maken van keuzes aan de hand van een (gewenst) beeld van de (toekomstige) werkelijkheid en het vertalen van deze keuzes in plannen, acties, activiteiten en handelingen Beheersen Het vaststellen of de uitvoering in overeenstemming is en blijft met de gemaakte plannen en het zonodig treffen van maatregelen voor de bijsturing

Doelen versus Realisatie doelformulering/aanpassing DOELEN normen (BIJ-) stuurinformatie VERGELIJKEN STURINGS- DOELEN/ ACTIE WERKELIJKHEID aanpassing gegevens over werkelijkheid ORGANISATIE- PROCESSEN WAARNEMEN WERKELIJKHEID meetpunten

Stapeling kringlopen (voorbeeld RvdK) Staten Generaal Ministerraad Ministerie van Justitie (DGPJS) Kringloop 1 Raad voor de Kinderbescherming LD Kringloop 2 Regio Rotterdam - Rijnmond Team Individu Kringloop 3

Kringloop 1 (behandeling 29 september) Bron: Introductie DFEZ aan RvdK | 22 juni 2011

Voorbeeld kringloop 2 (voorbeeld RvdR)

Voorbeeld kringloop 2 (RvdK) Besturingsinstrumenten Meerjarenperspectief Ontwikkelingen instroom straf Ontwikkelingen instroom civiel Kaderbrief Hoofdpuntenplanning Regio jaarplan Regio begroting Teamplan Operationeel werkplan …. Beheersingsinstrumenten KBPS (dagelijks) Maandrapportage (KP&C) ‘Zaken in de tas’ rapportage 4-maandsrapportages Jaarbericht …..

Het begint dus bij het stellen van doelen…. Voor het laten werken van de kringloop zijn er vier eisen te stellen aan doelen: Doelen worden gesteld door verantwoordelijk manager Doelen zijn beïnvloedbaar door manager Doelen worden concreet geformuleerd Doelen sluiten aan op de strategie

Concreet formuleren van doelen (3) werkwoord object indicator norm tijd + Het verlagen van.. ..het ziekteverzuim.. ..(aanwezigheid/ beschikbaarheid).. ..met 3%.. ..in twee jaar. = besturen = beheersen

Aansluiting op strategie (4) De Raad voor de Kinderbescherming komt op voor de rechten van het kind, van wie de ontwikkeling en opvoeding worden bedreigd. De Raad schept voorwaarden om die bedreiging op te heffen of te voorkomen. De Raad doet onderzoek, adviseert in juridische procedures en kan maatregelen of sancties voorstellen. De Raad werkt nauw samen met andere instanties. De Rechtspraak zorgt voor integere, tijdige en effectieve beslechting van geschillen en berechting van strafbare feiten door onafhankelijke rechters. De Rechtspraak draagt bij aan de instandhouding van de rechtsstaat en het vertrouwen van de burger in het recht.

Business Balanced Scorecard Kaplan en Norton (1992) Integraal rapportageconcept Perspectieven Financieel Klant/markt Intern organisatie Lerend vermogen/flexibiliteit Vooral: concept voor strategieformulering

Business Balanced Scorecard Financieel Doelen Metingen Klant Bedrijfsprocessen Doelen Metingen Doelen Metingen Innovatie en flexibiliteit Doelen Metingen Bron: Kaplan & Norton, 1992, 1993

Voorbeeld BSC Financieel perspectief Klantperspectief Doelstellingen Het neutraliseren van het exploitatiebudget in 2011 Gesloten financiering van de projecten in 2011 Opdrachtgever Het afdoen van 300 zaken in 2011 Partners Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid met partners in 2011

Voorbeeld BSC Intern perspectief Ontwikkelperspectief Doelstellingen Bedrijfsvoering: algemeen Het verder ontwikkelen van projectmanagement in 2011 Bedrijfsvoering: personeel Realiseren van een flexibel personeelsbestand van 15% in 2011 Het realiseren van gemiddeld 4 opleidingsdagen per medewerker in 2011 Het verder herrouten van het X-traject in de komende 3 jaren

Stapeling van BSC’s Ministerie van Justitie (DGPJS) Landelijk Directie Regio Teams

Opdracht Pak het jaarplan van de organisatie die jullie als groep hebben uitgekozen Onderstreep de doelstellingen in het jaarplan Kies een aantal doelstellingen uit het jaarplan en geef antwoord op de volgende vragen: Wie is verantwoordelijk voor de doelstelling? Kan de verantwoordelijke de doelstelling beïnvloeden? Is de doelstelling concreet geformuleerd? In welke perspectief van de BSC valt de doelstelling? Wat valt jullie op? Als jullie deze organisatie zou mogen adviseren welke adviezen over de inhoud en vorm van het jaarplan zouden jullie aan de directie geven