De interne audit bij het FAVV Raadgevend Comité - oktober 2007 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen De interne audit bij het FAVV Raadgevend Comité - oktober 2007 Bert Matthijs

Inhoud Waarom een interne audit Aanpak binnen het FAVV Definitie van interne audit Scope van de interne audit Actoren van de interne audit Basisdocumenten Opmaak van het auditprogramma Audits op aanvraag Uitvoeren van een interne audit Pilootaudits Auditprogramma 2007

Waarom een interne audit ? General Food Law (882/2004), artikel 4, paragraaf 6 Beschikking (2006/677/EG) van 29 sept 2006 Verplichting onder ISO 9001, 17020 en 17025 Businessplan 2004 – 2008 : kwaliteitszorg als strategische doelstelling Interne audit is een essentieel onderdeel van een moderne (overheids)organisatie

Aanpak binnen het FAVV Uitbouwen van de interne audit Opgenomen en uitgewerkt in fase 3 (analyse) van food@work Uitstel na crisis rond Aviaire influenza Herstart in september 2006

Definitie van interne audit (FAVV) Instrument dat het management van het FAVV moet helpen om de werking van het FAVV te verbeteren Onafhankelijke en objectieve activiteit Stafdienst van de Gedelegeerd Bestuurder Rapporteert aan Directiecomité en Auditcomité Systematische aanpak Charter van de interne audit (missie, werkterrein, actoren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en rapportering) Deontologische code van de auditor Vaste werkprocedures

Definitie van interne audit (3) : FAVV Een audit kijkt naar het systeem Geen evaluatie van personen Niet repressief maar constructief Aandacht voor de identificatie van goede praktijken Voorbeeld : Vaststelling : controleur weet niet wat te doen in bepaalde situatie Mogelijke oorzaak : geen of onduidelijke richtlijnen, gebrek aan doorstroming van informatie, gebrek aan opleiding, … Evalueren en verbeteren Auditverslag vermeldt positieve punten, pijnpunten en aanbevelingen Opmaak van een verbeterplan

Scope van de interne audit (1) Scope = Audituniversum = Alle diensten en activiteiten van het FAVV (Hoofdbestuur, PCE’s, laboratoria, eventueel andere indien voorzien in wetgeving, protocollen…) Het Directiecomité van het FAVV delegeert alle verantwoordelijkheden inzake auditactiviteiten aan de Dienst Interne Audit, die hierover zal rapporteren aan het Auditcomité en het Directiecomité. Alle interne audits vallen onder de coördinatie van de Dienst Interne audit

Scope van de interne audit (2) Binnen de scope bestaan er 3 activiteiten-pijlers Pijler 1 Pijler 2 Pijler 3 Kwaliteitshandboek ISO De kernactiviteiten van het FAVV, verordening 882/2004 Overige activiteiten B&B, ICT, Logistiek, Juridische dienst, … 3 auditcategorieën Geprogrammeerde ‘nieuwe’ audits Geprogrammeerde ‘opvolgingsaudits’ (naar aanleiding van vaststellingen vorige audits) Niet geprogrammeerde audits op aanvraag Onderdeel van het Auditprogramma Specifieke procedure

Actoren van de interne audit Auditcomité Dienst interne audit, kwaliteitszorg en preventie (IAQP), cel interne audit Pool van auditoren

Actoren van de interne audit : Het auditcomité (1) Auditcomité  onafhankelijkheid ! Kader wettelijke basis = KB van 16 mei 2001 samengesteld uit 5 personen charter + huishoudelijk reglement Opdracht “de gedelegeerd bestuurder en het directiecomité van het agentschap bijstaan door toezicht te houden over de werking van het FAVV” Taken het jaarlijks auditprogramma, de tussentijdse auditaanvragen en de trimestriële revisies van het jaarlijks auditprogramma te beoordelen een globaal zicht te hebben op alle audits, zowel door internen als door externen uitgevoerd de uitgevoerde audits te evalueren alle gegevens in een jaarverslag te verwerken

Actoren van de interne audit : het auditcomité (2) Samengesteld uit : Eén persoon aangeduid door de GB die ook voorzitter is : Herman Diricks Twee leden aangeduid door de GB op voordracht van het Raadgevend Comité : Robert Rémy (Testaankoop) en Yvan Dejaegher (Bemefa) Eén persoon aangeduid door de Minister Eén externe expert inzake kwaliteit en / of audit, aangeduid door de GB op voorstel van de 4 voornoemde leden : Peter Maes (directeur Quality Coaching)

Actoren van de interne audit : de dienst IAQP (1) Bestaat uit : interne audit, ombudsdienst, kwaliteitszorg en preventie en bescherming op het werk Ondergebracht bij de stafdiensten van de gedelegeerd bestuurder 2 voltijdse auditeurs (NL + FR) Diensthoofd kan ook audits uitvoeren

Actoren van de interne audit : de dienst IAQP (2) De Dienst IAQP vervult rol van ‘bewaker’ van integrale kwaliteit en uniformiteit door Te beschikken over één geïntegreerd accuraat overzicht van alle audit activiteiten binnen het FAVV (opmaak geïntegreerd auditprogramma – Trimestriële revisie) Het coördineren en eventueel bijsturen van de audit activiteiten (handhaven gebalanceerde spreiding – uitvoering van auditprogramma) Standaardisatie van te volgen auditprocedures en methodieken Bewaking van de kwaliteit van de auditorspool Opleidingstraject, terreinervaring, begeleiding, … Kennisbeheer Archivering van auditverslagen en bijlagen

Actoren van de interne audit : de auditorspool Veel auditervaring binnen FAVV  bodyshopping Verzekert juiste technische expertise Verhoogt acceptatie & vermindert repressief imago Samenstelling Medewerkers NICE die evaluaties uitvoeren Q-team van DG Labo Op langere termijn : ook anderen Externe auditoren : enkel voor gespecialiseerde taken (ICT, financieel…)

Basisdocumenten Charter van de interne audit Deontologische code voor de auditor Huishoudelijk reglement auditcomité 3 procedures van de interne audit Opmaken van het Auditprogramma Aanvragen van een audit buiten het Auditprogramma Uitvoeren van een audit Deze basisdocumenten werden gevalideerd door het Directiecomité en het Auditcomité.

Opmaak van het auditprogramma (1) Verschillende stappen en timing : Deadline: W4 november Standaard model voor Jaarprogramma Interne Audit Jaar Programma Vraag: 1 september Deadline: 30 september Standaard model (kritische domeinen, argumentatie en ranking) ‘Bottom up’ identificatie van de potentiële audits vanuit de DG’s op 3 activiteiten-pijlers Deadline: 30 oktober Draft Geïntegreerd Auditprogramma Deadline: W2 november Afstemming met Auditcomité Deadline: W4 november Validatie Directiecomité

Opmaak van het auditprogramma (3) Keuze van de uit te voeren audits : 5 10 15 20 25 4 8 12 16 3 6 9 2 1 Kans Impact

Aanvragen van een audit Audits die niet in het programma zijn opgenomen Kunnen aangevraagd worden door: De Minister of zijn / haar kabinet De Gedelegeerd bestuurder van het FAVV Een Directeur-generaal van het FAVV Een lid van het Auditcomité Het hoofd van de Dienst IAQP Gemotiveerde aanvragen via standaardformulier Goedkeuring door directiecomité

Uitvoeren van een audit -4 -3 -2 -1 1 2 3 4 Auditor(s) Geauditeerde Reageren op draft verslag Uitvoering missie X Draft rapport Vragenlijst terug naar auditor Finaal rapport Cyclus ‘Vooraankondiging – Finaal Rapport’: 2 maanden Duur van een audit: maximaal 1 week TIJDS-AS: WEKEN Aankondiging missie X: Missie beschrijving Agenda Vragenlijst

Uitgevoerde pilootaudits Eén per pijler : ISO (Pijler 1) : Documentenbeheer + analyse nitrofuranen (Gentbrugge), samen met Q-team DG Labo FVO-scope (Pijler 2) : Controles in bakkerijen (Waals-Brabant), samen met NICE Andere activiteiten (Pijler 3) : aankoopprocedure

Auditprogramma 2007 (1) Voor ½ jaar : 1 juli  31 december 2007 Eerste pijler : ISO 9001 : in functie van certificatie Sectorgidsen Ombudsdienst BIRB, incl. DMO’s Opleidingen Wetgeving IT-beveiliging Directie ISO 17025 : 13 managementaudits + 12 technische audits

Auditprogramma 2007 (2) Tweede pijler (FVO – 882/2004) : 6 audits Vacht slachtdieren + Beltrace : 2 audits (PCE West-Vlaanderen + UPC Hainaut) Rauwe melk : 2 audits (PCE Limburg + UPC Luxembourg) Vervoer varkensvlees : 2 audits (PCE Oost-Vlaanderen + UPC Namur) Derde pijler : 1 audit (administratieve boetes)

Audit : A profession that serves the whole organization YVAN LE TERRIBLE Vous êtes de l’Agence Alimentaire ? Vite, les souris sont dans la cuisine…!!!