Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen OCMW-raadsleden Februari - april 2007

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Partners in het initiatief

Wat moet ik weten over de OCMW-financiën ? Infosessies voor nieuw gekozen OCMW- raadsleden Avond 3

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgettteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Vooraf (1) Opgelet: Grondige hervorming van het instrumentarium ( ) is op het terrein vaak nog niet helemaal gerealiseerd Onduidelijk of en hoe geplande modernisering in gemeenten (gemeentedecreet) ook wijzigingen voor OCMW’s zal meebrengen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Vooraf (2) OCMW-financiën zijn belangrijk wegens: 1. De bedragen : individueel OCMW (vgl. met KMO) alle Vlaamse OCMW’s samen (ca. 2,9 mld euro kosten per jaar; ca. 1,7 mld euro uitstaande schuld) 2. Relatie gemeente-OCMW in realiteit vooral financieel gestuurd (‘bijpassing van het tekort’), hoewel het debat het best eerst inhoudelijk zou worden gevoerd

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Vooraf (3) OCMW-financiën zijn belangrijk wegens: 3. OCMW in concurrentie met andere dienstverleners (kostprijzen!) 4. Financiën ook voorwerp van beslissingen: Besparen of tarieven verhogen? Welk type leningen (vast/variabel, looptijd,...)? Zelf doen of uitbesteden? Lenen of patrimonium verkopen?...

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Vooraf (4) Financiën belangrijk, maar: Financiële gegevens zeggen niet alles over het gevoerde beleid: bekwaamheid personeel vriendelijkheid aan het loket snelheid dossierbehandeling kwaliteit van dienstverlening … Permanent zoeken naar een evenwicht tussen het ‘financiële’ en het ‘sociale’

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (1) Twee belangrijke documenten: Meerjarenplan: 3 tot 6 jaar Budget: jaarlijks Beide zijn inhoudelijk én financieel!

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (2) Meerjarenplan (1): Strategische nota: Missie en kerntaken (interne en extern) Omgevings- en interne analyse Huidige strategie en doelstellingen Toekomstige strategische, tactische en operationele doelstellingen Relatie met andere (OCMW-)plannen (VIPA, kwaliteit, lokaal sociaal beleid, …)! Relatie met politiek afgesloten bestuursakkoord

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (3) Meerjarenplan (2): Financiële nota: Financiële vertaling van strategische nota Onderdelen:  Meerjarenplan exploitatie (kosten en opbrengsten van dagelijkse werking)  Meerjarenplan investeringen (incl. financiering)  Liquiditeitenplanning en berekening gemeentelijke bijdrage

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (4) Meerjarenplan (3): Eerste jaar legislatuur, minimum drie jaar Procedure: Secretaris maakt voorontwerp Advies budgetcommissie Overlegcomité (OCMW-voorzitter niet in CBS) of advies CBS (voorzitter wel in CBS) OCMW-raad Gemeenteraad, met toelichting OCMW-voorzitter Gouverneur (toezicht) Vóór 15 september OCMW-voorzitter, secretaris en ontvanger

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (5) Budget (1): Beleidsnota beschrijft: Beleidsdoelstellingen van het OCMW (concretisering meerjarenplanning) Operationele doelstellingen van elke budgethouder Bespreking kosten en opbrengsten per activiteitencentrum Analyse van de kostprijzen Bespreking financiële toestand

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (6) Budget (2): Exploitatiebudget Kosten en opbrengsten OCMW als geheel en per activiteitencentrum Jaarlijks Investeringsbudget: Investeringen en hun financiering Drie jaar geldig (onbeperkt na start uitvoering) Liquiditeitenbudget: Evolutie liquiditeiten Berekening gemeentelijke bijdrage Geven grenzen van te besteden bedrag aan!

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen De gemeentelijke bijdrage aan het OCMW Verplichte uitgave voor de gemeente, berekend op basis van kosten min opbrengsten, maar met correcties, o.a.: Aflossingen bijgeteld Afschrijvingen afgetrokken (reden: behoud berekening van vóór 1998) Gemeente kan daarnaast ook vrijwillige bijdrage geven (bv. voor investeringen) Wordt in principe uitbetaald in twaalfden (sneller mag)

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (8) Budget (3): Procedure: Secretaris maakt voorontwerp Advies budgetcommissie Overlegcomité (OCMW-voorzitter niet in CBS) of advies CBS (voorzitter wel in CBS) OCMW-raad Gemeenteraad:  Toelichting voorzitter  Kennisname (als gem. bijdrage ≤ MJP) of goedkeuring (als gem. bijdrage > MJP) Gouverneur (toezicht) Vóór 15 november

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Plannen en budgetteren (9) Budget (4): Indien geen budget op 1.1: voorlopige kredieten Maximum drie maand! Alleen voor exploitatiekredieten die er vorig jaar ook waren Wijzigingen in de loop van het jaar: Interne kredietaanpassingen: vast bureau Budgetwijziging: alleen voor goedkeuring naar gemeenteraad als gemeentelijke bijdrage > MJP

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Dagelijkse werking (1) Sinds 1998: sterke modernisering van interne OCMW-werking (‘Nieuwe OCMW- beleidsinstrumenten’) Kenmerken: Maatwerk in besturen zelf Onderscheid beleid (politiek) en beheer (administratie) Responsabilisering medewerkers

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Dagelijkse werking (2) Belangrijkste vernieuwingen (1): Budgethouderschap: Bevoegdheid om toegewezen deel van het budget (ontvangsten en/of uitgaven!) te beheren Orgaan (b.v. vast bureau) of personeelslid Gekoppeld aan doelstellingen Keuze ligt bij OCMW-raad

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Dagelijkse werking (3) Belangrijkste vernieuwingen (2): Activiteitencentra met aparte financiële registratie: Besturen beslissen over indeling Wel verplicht bij subsidies Soorten:  Operationele diensten: ‘leveren’ aan bevolking  Ondersteunende diensten: leveren aan operationele diensten  Algemene diensten  Moeilijk toewijsbare activiteiten

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Dagelijkse werking (4) Belangrijkste vernieuwingen (3): Interne controle: Synoniem = organisatiebeheersing Procedures, rapportering, … neergeschreven in administratief handboek Interne audit: Nakomingsaudit (gebeurt alles volgens de regels?): door ontvanger Operationele audit (efficiëntie en effectiviteit): door interne-auditcommissie (voorzitter, secretaris en ontvanger) Voldoet eigenlijk niet aan regels van onafhankelijkheid.

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Dagelijkse werking (5) Belangrijkste vernieuwingen (4) Niet alleen toezicht (kan schrappen, wijzigen, goedkeuren, …), maar ook externe audit (nakijken, aanbevelingen, …) Boekhouding: Geïnspireerd door vennootschapsboekhouden (algemene boekhouding) Sterk afwijkend van gemeentelijke boekhouding (geen aparte budgettaire boekhouding) Registratie per activiteitencentrum Verantwoordelijke = ontvanger

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (1) Na afloop stelt OCMW een jaarrekening op, bestaande uit vijf onderdelen: Balans Resultatenrekening Toelichting Schema van de financiële stromen Jaarverslag

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (2) Vijf onderdelen (1): Balans (voor OCMW én per activiteitencentrum!): ActivaPassiva Vaste activa Oprichtingskosten Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen > één jaar Voorraden Vorderingen ≤ één jaar Geldbeleggingen Liquide middelen Overlopende rekeningen Eigen vermogen Kapitaal Herwaarderingsmeerwaarden Gemeentelijke bijdrage Gecumuleerd resultaat Investeringssubsidies Voorzieningen risico’s en kosten Vreemd vermogen Schulden > één jaar Schulden ≤ één jaar Overlopende rekeningen Samenstelling patrimoniumFinanciering OCMW

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (3) Vijf onderdelen (2): Resultatenrekening (OCMW én per activiteitencentrum!): Werkingsopbrengsten Werkingskosten Werkingsresultaat Financiële opbrengsten Financiële kosten Resultaat van de gewone activiteiten Uitzonderlijke opbrengsten Uitzonderlijke kosten Resultaat van het boekjaar

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (4) Vijf onderdelen (3): Toelichting: 16 verplichte hoofdstukken: Bij de balans Bij de resultatenrekening Bij de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Bij de waarderingsregels

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (5) Vijf onderdelen (4): Schema financiële stromen: vooral berekening van werkelijk verschuldigde gemeentelijke bijdrage Jaarverslag: Algemeen deel: organogram, diensten, budgethouders, … Beschrijvend deel: activiteiten, vergelijking met doelstellingen, investeringsprojecten, … Financieel deel: horizontale en verticale analyses, solvabiliteit, liquiditeit, evolutie gemeentelijke bijdrage, …

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (6) Procedure (1): Voorbereiding: ontvanger Vaststelling door OCMW-raad met verslag door de voorzitter Mogelijkheid voor gemeenteraad opmerkingen te formuleren (geen expliciete goedkeuring door GR) Vóór 1 mei jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan gouverneur

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (7) Procedure (2): Externe audit op jaarrekening: Door externe-auditcommissie (ambtenaren aangesteld door gouverneur en gemeente) Bekijkt getrouwheid van boekhouding, jaarrekening en driemaandelijkse rapportage door de ontvanger Kan alle documenten van OCMW inkijken Rapporteert over conclusies aan gouverneur Kan aan OCMW bepaalde aanbevelingen doen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Jaarrekening (8) Procedure (3): Administratief toezicht op jaarrekening: Door gouverneur Bekijkt wettelijkheid OCMW-handelingen Kan onwettige verrichtingen schrappen Keurt jaarrekening goed (binnen 300 dagen) Deelt besluit mee aan gemeenteraad, OCMW- raad en ontvanger (incl. rapport van externe- auditcommissie) Leidt tot kwijting aan ontvanger, of procedure om geschrapte uitgaven of tekorten bij te passen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (1) OCMW-raad: Vaststelling meerjarenplan Goedkeuring budget en budgetwijzigingen Vaststelling jaarrekening Budgethouder (kan gedelegeerd worden) Goedkeuring huishoudelijk reglement Kennisname administratief handboek

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (2) Vast bureau: Bevoegd voor ‘dagelijks bestuur’ Budgethouder (indien delegatie door OCMW- raad) Beslissing over interne kredietaanpassingen Bijzonder comité: Budgethouder (indien delegatie door OCMW- raad

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (3) Secretaris: Voorontwerp meerjarenplan en budget Lid van budgetcommissie Lid van interne-auditcommissie Budgethouder (indien delegatie door OCMW- raad, vast bureau of bijzonder comité) Opzetten deel van internecontroleprocedures en administratief handboek Jaarlijks verslag aan OCMW-raad over operationele audit

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (4) Ontvanger: Lid van budgetcommissie Uitvoeren betalingen en inningen Boekhouding voeren en jaarrekening opstellen Thesauriebeleid Visum vóór bepaalde uitgaven Opzetten deel van internecontroleprocedures en administratief handboek Nakomingsaudit en lid interne-auditcommissie Kwartaalrapportage over thesaurie en budget

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (5) Budgethouder (OCMW-raad, vast bureau, bijzonder comité, secretaris, personeelslid): Bepalen van inhoud van de overheidsopdracht Bepalen van wijze van gunnen Gunnen (binnen beschikbare budgetten!) Goedkeuring factuur Realiseren operationele doelstellingen en hierover rapporteren Hulp bij budgetopmaak Bij investeringen: alleen door politieke organen!

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (6) Budgetcommissie: Ten minste voorzitter, secretaris en ontvanger Samengeroepen door voorzitter of secretaris Geeft advies over meerjarenplan, budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (7) Interne-auditcommissie: Ten minste voorzitter, secretaris en ontvanger Belast met operationele audit: Zijn activiteiten conform de doelstellingen? Zijn er mogelijkheden tot verbetering efficiëntie en effectiviteit?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (8) Overlegcomité gemeente-OCMW: Sinds afgeschaft voor OCMW’s waarvan voorzitter in college zit Andere OCMW’s: Bespreking meerjarenplan Bespreking budget Bespreking budgetwijzigingen die gemeentelijke bijdrage verhogen of verminderen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (9) Gemeenteraad Goedkeuring meerjarenplan Goedkeuring OCMW-budget(wijzigingen) alleen indien: gemeentelijke bijdrage > meerjarenplan er geen OCMW-meerjarenplan is Eventueel: beroep tegen OCMW-budget Opmerkingen formuleren bij jaarrekening en bezorgen aan gouverneur

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Rol van diverse spelers (10) College burgemeester en schepenen Eventueel: beroep tegen meerjarenplan Eventueel: beroep tegen OCMW-budget Vanaf voor die OCMW’s waarvan voorzitter in college zit: Voorafgaand advies bij meerjarenplan Voorafgaand advies bij budget Voorafgaand advies bij budgetwijzigingen die gemeentelijke bijdrage verhogen of verminderen

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen OCMW’s financieel (1) Opgelet: gegevens (bron = Dexia) sterk verschillend van OCMW tot OCMW door: Omvang Aantal en types aangeboden diensten Sociale omgeving Budgetten 2005 Vlaamse OCMW’s (1): Totale kosten: mln euro, waarvan: Bezoldigingen e.d.:1.615 mln (55,8%) Steun:205 mln(7,1%) Maatsch. Integratie (o.a. leefloon):163 mln(5,6%)

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen OCMW’s financieel (2) Budgetten 2005 Vlaamse OCMW’s (2): Totale opbrengsten: mln euro, waarvan: Werkingsopbrengsten:831 mln(38,8%) Andere werkingsopbr.:1.036 mln(48,4%) (subsidies voor leefloon, dotatie Gemeentefonds, allerlei subsidies) Resultaten: Resultaat vh boekjaar:-752 mln Gemeentelijke bijdrage:623 mln (103,8 euro per inwoner)

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen OCMW’s financieel (3) Budgetten 2005 Vlaamse OCMW’s (3): Gemeentelijke bijdrage (in EUR/ inw.): OCMW’s onder inwoners:66,8 OCMW’s inwoners:90,7 OCMW’s boven inwoners:146,8 Gemeentelijke bijdrage (in % van gemeentelijke uitgaven): OCMW’s onder inwoners:8,1% OCMW’s inwoners:9,2% OCMW’s boven inwoners:8,0%

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen Inhoud Vooraf Plannen en budgetteren Dagelijkse werking Jaarrekening Rol van diverse spelers OCMW’s financieel En de toekomst?

Introductieprogramma nieuw gekozen mandatarissen En de toekomst? Vergrijzing: invloed op: Het bestuur: personeelskosten, pensioenen mandatarissen, … OCMW-activiteiten: nieuwe vormen van huisvesting en dienstverlening Sociaal-economische evolutie (werkloosheid, migratie, …) Samenwerking met gemeente Samenwerking met andere OCMW’s, andere spelers op het lokale welzijnsveld, … …