Inwerkingtreding van het financiële luik van het gemeentedecreet Jo Waterloos Gemeenteontvanger 22 januari 2007

financiële luik : overzicht 6 items : Visum Strategisch meerjarenplan & budget Overheidsopdrachten Betalingsverkeer & kasbeheer Daden van beschikking – daden van beheer Budgethouderschap

1. Visum Wetgeving + memorie van toelichting : GD art. 94 (financieel beheerder) GD art. 160 (budgethouderschap) GD art. 166 (rapportering fb)

1. Visum II. Overgangsbepalingen (ABB 2006/19) Tot uiterlijk 01/10/2007 Alle uitgaven boven de 5.500,00 € (excl. Btw) : visumplicht Alle uitgaven onder de 5.500,00 € (excl. Btw) : géén visumplicht

1. Visum III. Praktische uitwerking = voorafgaande krediet- & wetmatigheidscontrole Door : financieel beheerder (ontvanger) Ook na 01/10/2007 : alle uitgaven > 5.500,00 € : visum Gemeenteraad : kan bepalen welke uitgaven < 5.500,00 € én dagelijks beheer onder visum vallen Wanneer visum ? Overheidsopdrachten : vóór betekening gunning Lonen : vóór aanstelling Subsidies : vóór beslissing toekenning (budget <>reglement) Grensbedrag : over ‘normale’ of ‘totale’ looptijd verbintenis

1. Visum III. Praktische uitwerking Bij (gemotiveerde) weigering visum : college kan viseren Beslissing (+ deze van fb) aan gouverneur Uitvoerbaar na toezichtstermijn Financieel beheerder rapporteert éénmaal per semester aan gemeenteraad Elke budgethouder & elk lid van college kan visum vragen (ook al valt de uitgave buiten de visumplicht)

1. Visum IV. To Do Kennisname college Communicatie personeelsleden Afspraken praktische werking aanvraag & verlenen visum Stappenplan naar deadline (01/10/2007) Voorbereiding verdere afbakening < 5.500,00 € Beslissing GR over verdere afbakening (voor 01/10) Beslissing GR over ‘normale looptijd verbintenissen)

2. Strategisch Mjp & Budget I. Wetgeving GD Art. 146 (nog niet in werking) GD Art. 147 (nog niet in werking) GD Art. 148 GD Art. 149 GD Art. 150 GD Art. 151

2. Strategisch Mjp & Budget II. Overgangsbepalingen & praktische uitwerking (voorlopig) niet : strategisch Mjp (voorlopig) wel : algemeen beleidsprogramma (art. 242 bis NGW) Σ strategische beleidsplannen Looptijd : legislatuur Vóór einde 2007 én vóór beraadslaging college budget 2008 Aan : gemeenteraad

2. Strategisch Mjp & Budget II. Overgangsbepalingen & praktische uitwerking Ook : meerjarig financieel beleidsplan (budget) Aard en omvang voorgenomen beleid & dienstverlening De beoogde doelstellingen De financiële gevolgen Wie ? Secretaris : ontwerp algemeen beleidsprogramma (redactie) Ontvanger : ontwerp meerjarig financieel beleidsplan (redactie) In overleg met het MAT

2. Strategisch Mjp & Budget II. Overgangsbepalingen & praktische uitwerking Ook : Beleidsnota Beleid gemeente in boekjaar Concretisering beleidsdoelstellingen Met verwijzing naar het algemeen beleidsprogramma (en niet naar het strategisch Mjp aangezien niet in voege) Antwoord op : Wat willen we bereiken (doelstellingen) Wat gaan we daarvoor doen (actieplannen) Wat gaat dat kosten (ramingen uitgaven en ontvangsten) Hoe gaan we dat betalen (belastingen, subsidies, …) Wanneer ? In de loop van het eerste kwartaal 2007

2. Strategisch Mjp & Budget III. To Do Opmaak ‘beleidsnota’ cfr. art. 150 GD (uiterlijk 31/03/2007) Opmaak ‘algemeen beleidsplan’ cfr. art. 242 bis NGW (vóór eerste beraadslaging cbs over budget 2008) Budgetwijziging (rekening houdende met voorgaande) Communicatie overgangsmaatregelen aan personeel

3. Overheidsopdrachten I. Wetgeving GD. Art. 43 (gemeenteraad) GD. Art. 57 (college burgemeester en schepenen) GD. Art. 160 (budgethouderschap)

3. Overheidsopdrachten II. Overgangsbepalingen In voege sedert 01/01/2007 Overgangsbepaling tot 01/10/2007 voor begrip ‘dagelijks bestuur’ Inmiddels : delegaties art. 234 NGW van toepassing

3. Overheidsopdrachten III. Praktische invulling Bevoegdheden overheidsopdrachten (zie schema) Vroeger : betaalbaarstelling <-> nu : goedkeuring Vroeger : college <-> nu : budgethouder Indien GR of CBS budgethouder : goedkeuring kan gedelegeerd worden aan secretaris Concreet : Wijze van gunnen & voorwaarden : gemeenteraad Behalve voor dagelijks bestuur : college (of gedelegeerde) Behalve indien nominatief in budget : college (of gedelegeerde) Voeren gunningsprocedure : budgethouder (college of …)

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer I. Wetgeving GD. Art. 163

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer II. Overgangsbepalingen (Uiterlijk) tot 01/10/2007 : dubbele handtekening Inmiddels : Art. 136 NGW : wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole door ontvanger Kasbeheer : in voege sedert 01/01/2007 (verantwoordelijkheid secretaris) Onmiddellijke inningen : art. 138 § 2 NGW tot gemeenteraad nieuwe voorwaarden heeft bepaald

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer III. Praktische invulling : betalingsverkeer Voor girale betalingen : dubbele handtekening Secretaris (of gemachtigde) : eerste elektronische handtekening = controle wettelijkheid & regelmatigheid Ontvanger (of gemachtigde) : tweede elektronische handtekening = bepaling datum betalingsopdracht in functie van beschikbare thesaurie) Ontvanger : kan in principe niet weigeren

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer III. Praktische invulling : betalingsverkeer Noot 1 : Géén wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole door ontvanger Maar 1 : art. 29 Wb Strafvordering : “de ambtenaar die kennis krijgt van een misdaad of wanbedrijf moet daarvan aangifte doen” Maar 2 : art. 108 § 2 GD : “de personeelsleden die in de uitoefening van hun ambt nalatigheden, misbruiken of misdrijven vaststellen, brengen hun hiërarchische meerdere hiervan onmiddellijk op de hoogte

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer III. Praktische invulling : betalingsverkeer Noot 2 : Delegatie eerste handtekening Probleem bij delegatie aan personeelslid financiële dienst : functiescheiding : Deze personeelsleden zitten reeds eerder in uitgavencyclus (ondersteuning ontvanger bij visum, registratie en aanrekening facturen) Ontvanger kan zelf (permanent of bij afwezigheid) zijn tweede handtekening delegeren, en kan dit enkel aan personeelsleden van de financiële dienst Probleem van evaluatie/beoordeling

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer III. Praktische invulling : kasbeheer Chartale betalingen (normale procedure) Secretaris Kan gedelegeerd worden Chartale inningen (normale procedure) Kan gedelegeerd worden (advies ontvanger) Secretaris (of gedelegeerde) kan ontvangstbewijs geven Secretaris (of gedelegeerde) kan géén kwijting geven

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer III. Praktische invulling : kasbeheer Uitgaven onmiddellijke betaling Secretaris kan provisie ter beschikking stellen Onder de voorwaarden bepaald door de gemeenteraad Enkel voor uitzonderingen : indien werk/levering/dienst onmiddellijk moet vereffend worden Ontvangsten met onmiddellijke inning Secretaris kan personeelsleden ‘belasten’ met inning Wanneer inning samenvalt met invorderingsrecht

4. Betalingsverkeer & Kasbeheer IV. To Do Overdracht kas aan de secretaris Invoering systeem dubbele handtekening (optioneel) : delegatie kasbeheer door secretaris aan personeelslid (functiescheiding !) (optioneel) : delegatie eerste handtekening door secretaris aan personeelslid (functiescheiding !) (optioneel) : delegatie ontvangsten met onmiddellijke inning aan inningsambtenaren (optioneel) : delegatie chartale inningen Provisies voor geringe exploitatie-uitgaven : voorwaarden gemeenteraad Bepalen voorwaarden voor ‘belasting’ met inning : gemeenteraad

5. Daden van beschikking/beheer I. Wetgeving GD. Art. 43 (gemeenteraad) GD. Art. 57 (college)

5. Daden van beschikking/beheer II. Overgangsbepalingen Er zijn géén overgangsbepalingen : treedt in voege met ingang van 01/01/2007

5. Daden van beschikking/beheer III. Praktische invulling Principe : daden van beschikking = gemeenteraad Principe : daden van beheer = college Taak gemeenteraad : afbakening begrip ‘dagelijks bestuur’ Vervolgens : daden van beschikking onder dagelijks bestuur = bevoegdheid college Ook : daden van beschikking die nominatief in budget staan = bevoegdheid college

5. Daden van beschikking/beheer IV. To Do Afbakening begrip dagelijks bestuur Evaluatie/nominatief benoemen daden van beschikking bij opmaak budget

6. Budgethouderschap I. Wetgeving GD. Art 158 (definitie) GD. Art 159 (bevoegdheden) GD. Art 160 (budgethouderschap – overheidsopdrachten)

6. Budgethouderschap II. Overgangsbepalingen Géén : de bepalingen gaan per 01/01/2007 in voege

6. Budgethouderschap III. Praktische invulling Budgethouderschap = taakstellend Afspraken maken over doelstellingen Afspraken maken over budget Overdracht van verantwoordelijkheid Delegatiebesluit : Tijdsduur Bedoeling Bevoegdheden + middelen Graad van autonomie Monitoring, rapportering, evaluatie (+ en -)

6. Budgethouderschap III. Praktische invulling Jaardoelstellingen dienen aan te sluiten bij beleidsprogramma & beleidsnota Afspraken zijn SMART Specifiek Meetbaar Aanvaard Realistisch Tijdsgebonden

6. Budgethouderschap III. Praktische invulling College = hoofdbudgethouder (behalve zaken die uitgesloten zijn) Dagelijks beheer : kan gedelegeerd worden aan secretaris, ambtenaar, wijkcomité of burgerinitiatief Uit te werken : Wie ? Kan niet geweigerd worden doch dient in functieomschrijving voorzien te worden Hoe ? (software, afspraken, …) Hoeveel ? Opleiding ?

6. Budgethouderschap III. Praktische invulling Budgethouder : Bepaalt wijze van gunnen en voorwaarden (voor aangelegenheden van dagelijks beheer of die nominatief in het budget staan) Voert gunningsprocedure (voor alles) Keurt factuur goed Staat in voor facturatie van opbrengsten

6. Budgethouderschap III. Praktische invulling Rapportering : Personeelsleden aangesteld door secretaris : éénmaal per kwartaal aan secretaris Secretaris aangesteld door college : éénmaal per kwartaal aan college Personeelsleden aangesteld door college : éénmaal per kwartaal aan college College : éénmaal per semester aan gemeenteraad

6. Budgethouderschap IV. To Do Afbakening begrip dagelijks bestuur (gemeenteraad) Bepalen domeinen voor verdere delegatie (college) Rondvraag/overleg potentiële budgethouders Afspraken softwareleverancier Bepalen kredieten, doelstellingen, wijze van rapporteren, monitoring, … Delegatiebesluiten (divers) Aanpassing functiebeschrijvingen

6. Budgethouderschap IV. To Do Beslissing welke facturen die secretaris goedkeurt voor het college Afspraken met budgethouders over ontvangsten/invorderingsstaten Afbakening visum voor gedelegeerde budgetten …