WAT WORDT ER OP KORTE TERMIJN VAN JULLIE VERWACHT EN WAT MOGEN JULLIE VAN ONS VERWACHTEN?

Presentatie over: "WAT WORDT ER OP KORTE TERMIJN VAN JULLIE VERWACHT EN WAT MOGEN JULLIE VAN ONS VERWACHTEN?"— Transcript van de presentatie:

1 WAT WORDT ER OP KORTE TERMIJN VAN JULLIE VERWACHT EN WAT MOGEN JULLIE VAN ONS VERWACHTEN?

2 - BESTELLING VIA PLANON - FACTUREN ZONDER BESTELBON

3 BESTELLING VIA PLANON

4 Bestelling via planon Bestelaanvragen worden geplaatst in Planon via het intranet – de aangepaste werkwijze werd eerder al rondgemaild met titel “werkinstructie planon”

5 Bestelling via planon Budgethouders keuren net als voorheen deze bestelaanvragen goed in planon via een link in de mail die ze ontvangen De budgethouders dienen vooraleer de bestelling goed te keuren, te verifiëren of er voldoende budget beschikbaar is. Mocht dit toch niet het geval zijn, ontvangt de financiële dienst een foutenlijst van bestelaanvragen waarvoor onvoldoende budget beschikbaar is

6 Bestelling via planon Zij verwittigen de budgethouder dat deze op zoek moet naar budget binnen de eerder al toegelichte “budgetgroepen” en de budgethouder dient een aanpassing van de raming te registreren in Mercurius Indien het nodige budget niet aanwezig is zal er GEEN bestelling kunnen geplaatst worden bij de betreffende leverancier

7 Bestelling via planon Bij ontvangst van de factuur zal de budgethouder enkel indien het factuurbedrag buiten bepaalde grenzen afwijkt van het bestelbedrag deze factuur terug ter goedkeuring krijgen, in alle andere gevallen zal deze factuur automatisch de status goedgekeurd krijgen

8 Bestelling via planon Samengevat: Wat wordt van jullie verwacht? -Nieuwe procedure bestellingen -Budgetcontrole vooraleer je een bestelling goedkeurt -Aanpassing van de raming bij onvoldoende budget Wat kunnen jullie van ons verwachten? -Budgetboek 2014 (zie verder) -Nieuwe werkinstructie bestellingen -Ondersteuning FD (mail + telefonisch) -Standopgave in Mercurius -Opleiding door FD (aanpassing van de raming)

9 FACTUREN ZONDER BESTELBON

10 Papieren flowElektronische flow Papieren Factuur Scan - Mercurius Codering + goedkeuring Registratie + goedkeuring Mercurius Boekhouding = taak budgethouder Interne post Scanning door FD/Arco Koppeling in Mercurius door FD Interne post Boeking door FD Huidige situatie

11 Papieren flowElektronische flow Papieren Factuur Scan - Mercurius Codering + goedkeuring Mercurius Boekhouding = taak budgethouder Scanning door FD/Arco Via mail - Mercurius Boeking door FD Toekomstige situatie

12 Facturen zonder bestelbon Na registratie op de financiële dienst komen facturen zonder bestelbon ter goedkeuring terecht bij de budgethouder De budgethouder koppelt in Mercurius zelf de budgetcode aan deze factuur en keurt ze goed. Voor de correcte budgetcodes verwijzen we naar de elektronische “budgetboek 2014”

13 Facturen zonder bestelbon Bij elektronische goedkeuring zal de budgethouder ook dadelijk melding krijgen indien er onvoldoende budget is en kan hij of zij op zoek gaan naar budget binnen de eerder toegelichte budgetgroepen Bij goedkeuring op papier gebeurde dit pas als de financiële dienst de factuur probeerde te boeken, m.a.w. te laat!

14 Facturen zonder bestelbon Indien de financiële dienst vaststelt dat de verkeerde budgetsleutel werd gekoppeld zal de budgethouder hiervan melding krijgen en de factuur met de correcte budgetsleutel kunnen goedkeuren. Aankopen van “drank” boeken we niet op “kantoorbenodigdheden” ook al is er op het één wel budget en het andere niet !

15 Facturen zonder bestelbon Via het rapport “standopgave” kan de budgethouder zicht houden op de door hem/haar beheerde budgetten Een aantal keer per dag is er een update van deze budgetcijfers.

16 Facturen zonder bestelbon Samengevat: Wat wordt van jullie verwacht? zie Planning -Codering & goedkeuring van facturen in Mercurius -Budgetbewaking -Aanpassing van de raming bij onvoldoende budget Wat kunnen jullie van ons verwachten? -Budgetboek (zie verder) -Opleiding door FD (codering & goedkeuring facturen + aanpassing van de raming) -Ondersteuning FD (mail + telefonisch) -Standopgave in Mercurius

17 Budgetboek 2014 Oude ARK Oude (sub)ACARK BBCOmschrijving ARKBIBI omschrijving BudgetBudgethouder 61233008347/306134030 Documentatie en abonnementenDC12 LDC 't Park algemene werking 300,00De Bock Nele Extra info verdere kolommen: - prioritair beleid?: N - Actie: Reguliere werking LDC ‘t Park - Nummer van de raming: 2014000248 - Volledige budgetcode: 2014/6134030/ZRG/0951/DC12 - Documentatie en abonnementen/Dienstencentra/Algemene werking - Dienst van de raming: DC11/12 LDC ‘t Park - Kostenplaats: DC1

18 Standopgave