DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB. Van meerjarenplan tot jaarrekening. VLO – turbo-opleiding Antwerpen, 21 april 2010 Helen Rondelez, ocmw-ontvanger Bilzen Willy Vandael, ocmw-ontvanger Hasselt.

DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB. DE FINANCIEEL BEHEERDER: als mede-beleidsverantwoordelijke en lid van het managementteam staat o.a. mee in voor beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –opvolging, en in het bijzonder voor de budgetopmaak, budgetopvolging, financiële sturing, controle, rapportering….

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie Financiële planning op LT (MJP), MLT (budget), en KT (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning,…) Op basis van de prioriteiten van de beleidsorganen en in overleg met het managementteam, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen, teneinde tot een optimale bedrijfsfinanciering te komen en voor het bestuur en de administratie het kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen… De boekhouding en de jaarrekeningen Instaan voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekeningen, teneinde aan het bestuur en de leiding van de administratie steeds een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan…

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie Subsidiemanagement en debiteurenbeheer Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten mbt het innen van niet-fiscale inkomsten en subsidies, teneinde te verzekeren dat alle inkomsten rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden. Rapportering en analyse Maken van analyses van data, gegevens, en informatie en opstellen van rapporten teneinde inzicht in de financiële processen te verwerven om deze te optimaliseren, beslissingsprocessen te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringsvereisten.

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie Financieel management Binnen de decretale grenzen, aansturen van het financieel management van de organisatie en instaan voor een correcte implementatie ervan, teneinde bij te dragen tot een optimaal gebruik van de beschikbare middelen en teneinde de wettelijkheid en regelmatigheid van alle verrichtingen te verzekeren. Interne financiële controle met inbegrip van het visum Onder de functionele leiding van de secretaris en in overleg met het managementteam, een strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne controle, teneinde de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie te kunnen waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen te verzekeren en fouten, misbruiken of fraude te vermijden.

DE FINANCIEEL BEHEERDER: resultaatgebieden van de functie Human Resources Management Met respect voor de regels van het van kracht zijnde personeelsbeleid, hiërarchisch leiding geven aan de medewerkers van de eigen financiële dienst, teneinde te beschikken over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en de doelstellingen van de financiële dienst kan realiseren. Externe contacten en samenwerking Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen en instanties en de organisatie vertegenwoordigen op evenementen of fora, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen.

OCMW-Financiën en wetgeving OCMW-decreet (NOD 19 december 2008): art. 144 tem art. 180 Titel IV – Financiering, planning en financieel beheer. Het Besluit van de Vlaamse Regering “planning en boekhouding” of “Beleids- en beheerscyclus” ter uitvoering van het NGD en NOD: Goedkeuring voorontwerp in april 2010? Planning: algemene invoering ten laatste in 2014: haalbaarheid?? In afwachting hiervan blijven van toepassing:

OCMW-Financiën en wetgeving Besluit (NOB) van de Vlaamse regering van 17 december 1997: betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS 08/04/1998) Ministerieel besluit van 20 juni 2001 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. + bijlagen bij het MB van 20 juni 2001.

Dagprogramma 9u30 – 10u15 Begrippen uit de financiële cyclus 10u15 – 10u45 budgethouderschap deel 1 10u45 – 11u00 koffiepauze 11u00 – 12u30 budgethouderschap deel 2 (toepassing) 12u30 – 13u30 Lunch 13u30 – 15u00 praktijkvoorbeelden en tips 15u00 – 15u15 koffiepauze 15u15 – 16u30 praktijkvoorbeelden en tips

I. DE BEGRIPPEN Schema van de financiële cyclus Het strategisch meerjarenplan Het budget Budgetopvolging kasbeheer De jaarrekening De audit (intern en extern) Goedkeuringsprocedures: MJP, budget en jaarrekening Rapportering

De financiële cyclus MEERJARENPLAN AUDIT BUDGET BOEKHOUDING

Het strategisch meerjarenplan Art 146 tem 148 van het OCMW-decreet (NOD) Strategische en financiële nota: Opmaak: 1ste jaar (x) van de legislatuur voor de periode x+1 tot en met x+6 Uitzondering: in jaar x+4 dient een MJP opgemaakt van x+5 tot en met x+7 (min. 3 jaar) Bij de opmaak van het budget x+6 is de aanpassing van het MJP facultatief. Basiselementen: o.a. afsprakennota’s, lokaal sociaal beleidsplan, laatste rekening… Wie? Strategische nota : secretaris i.o.m. MT Financiële nota : financieel beheerder i.o.m. MT

Het budget Art 149 tem 154 van het OCMW-decreet (NOD); Het budget bevat: Financiële nota:Exploitatie-, investerings- en liquiditeitenbudget, gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage; Beleidsnota. Wie? Beleidsnota: secretaris in overleg met MT financiële nota: financieel beheerder in overleg met MT Wat? Investeringsbudget: budget van het geheel van uitgaven en inkomsten, kosten en opbrengsten verbonden aan de aanschaf en vervreemding van duurzame middelen (budget/financiering per investeringsproject). Exploitatiebudget: budget van kosten en opbrengsten van het OCMW als geheel en van ieder activiteitencentrum. Liquiditeitenbudget: het financieel plan van de geldstromen.(schema 7 excl. Tabel 3 - liquiditeitentabel)

Budgetopvolging en controle Budgethouderschap (art. 160 tem 164 NOD): zie verder Visumplicht financieel beheerder (art. 162 par. 2 en art. 163 NOD) SAMENGEVAT: - voorgenomen financiële verbintenissen, die resulteren in een uitgaande kasstroom, zijn onderworpen aan een voorafgaand visum - onderzoek op wettigheid en regelmatigheid; - de raad bepaalt, na advies van de financieel beheerder, de voorwaarden waaronder de financieel beheerder deze controle uitoefent; - als de financieel beheerder, bij gemotiveerde beslissing, weigert visum te verlenen, kan de raad op eigen verantwoordelijkheid viseren. (art. 163)

Budgetopvolging en controle Interne controle (art. 98, 99 en 100 NOD) - Wat is Interne Controle? - Waarom? - wie? De secretaris in overleg met het managementteam - goedkeuring door de Raad. - externe audit - zie voorbeelden procedures (bijlage 1) Kredietopvolging Budgetwijzigingen: Interne kredietaanpassingen (binnen budget AC en investeringsenveloppe) (art. 157 NOD) Budgetwijzigingen(art. 156 NOD) nog nader te bepalen door de Vlaamse regering

Kasbeheer (bijlage 2) Art. 164§1: Provisies (cash of rekeningen) “secretaris duidt personeelslid/budgethouder aan die met provisies voor geringe exploitatie-uitgaven mogen werken, enkel nà advies FB.” Art. 164§2: Inning geringe dagontvangsten “idem als provisies” Betreft enkel inningen die volgens de instructie van de FB geregistreerd en verantwoord dienen te worden. Art. 164§3: Nazicht provisies en geringe dagontvangsten “Nazicht door de FB, of zijn gedelegeerde, van kas en boekhouding, minstens 1x per jaar, met verslag aan de secretaris.”

Girale betalingen Art. 93 en 165§1: “Secretaris zet als eerste zijn handtekening ter betaling van uitgaven en bevestigt hiermee de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven. Vervolgens zorgt de FB door zijn handtekening voor de uitvoering van de betaling. (wettigheid- en regelmatigheidcontrole cfr. visum) Thesauriebeheer (m.u.v. kasbeheer) blijft de bevoegdheid van de FB.”

Jaarrekening Art. 172 NOD: inventaris, jaarrekening en kwijting Vòòr 1 mei Wat? Balans en resultatenrekening: geconsolideerd per AC Toelichting (mutatietabellen) (geconsolideerd) Schema van de financiële stromen (geconsolideerd) Jaarverslag (algemeen, beschrijvend, financieel) Wie? Financieel beheerder in overleg met MT

Audit Externe audit (NOB 17 december 1997) Externe auditcommissie (ABA, gemeentebestuur) Controle op de getrouwheid van de boekhouding Ter plaatse, managementletter, goedkeuring gouverneur,… Externe audit (art. 265 tem 269 NOD) Nog niet in uitvoering

Goedkeuringsprocedures (1) Meerjarenplan: Advies College (Advies overlegcomité) Goedkeuring OCMW-raad Goedkeuring gemeenteraad (bij verhoging van GB of inhoudelijke wijziging strategische nota) Budget, indien binnen het meerjarenplan: Advies schepencollege Kennisgeving aan gemeenteraad

Goedkeuringsprocedures (2) Exploitatiebudget(-wijziging), indien gemeentelijke bijdrage wijzigt; Wijziging investeringsbudget of financieringswijze: Positief advies Overlegcomité/schepencollege Vaststelling OCMW-raad Goedkeuring gemeenteraad

Goedkeuringsprocedures (3) Jaarrekening Vòòr 1 mei Vaststelling door OCMW-raad Voorlegging aan de gemeenteraad (50 dagen) Overgemaakt aan de provinciegouverneur Externe audit (managementletter) Goedkeuring provinciegouverneur (300 dagen) Kwijting ontvanger (Volgens NOB in afwachting van uitvoering NOD art. 265 ev)

Rapportering financieel beheerder Financiële nota bij het MJP,het budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen. De inventaris en de jaarrekening. Jaarlijks aan de raad: over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en evolutie van de budgetten (copie aan secretaris en externe audit); over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen (copie aan secretaris en externe audit); in volle onafhankelijkheid over het debiteurenbeheer; Aan de secretaris: Rapportering over de uitvoering van de opdrachten die hij verricht onder de functionele leiding van de secretaris.

II. DE FINANCIELE CYCLUS EN HET BUDGETHOUDERSCHAP TOEPASSING VAN ENKELE BEGRIPPEN IN HET OCMW HASSELT

HET BUDGETHOUDERSCHAP: Waarom? Nastreven van : meer aandacht voor de “klant” ; meer kwaliteit ; meer effectiviteit en efficiëntie. Daarom meer werken volgens de managementprincipes: doelgerichtheid, responsabilisering en resultaatgerichtheid. HOE ??

HET BUDGETHOUDERSCHAP DOELGERICHTHEID meerjarenplanning “strategische doelstellingen” RESPONSABILISERING budgethouder “delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden” RESULTAATGERICHTHEID taakstellend budget “operationele doelstellingen en middelen”

MAATSCHAPPELIJK WELZIJN MISSIE strategische doelstellingen RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN operationele doelstellingen BUDGETHOUDER Taakstellend budget goedkeuring Controle en evaluatie Uitvoering

De Budgethouder: Definitie volgens het decreet (art. 160 NOD) Het budgethouderschap is de toegekende bevoegdheid tot beheer van ‘n budget dat taakstellend is in die zin dat het ‘n norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft.

Taak van een budgethouder. 1. Doelstelling en budget bepalen = taakstellend budget : taak = engagement naar de raad budget = noodzakelijke middelen

Taak van een budgethouder.(2) 2. Uitvoeren van het budget : bereiken/realiseren van de doelstelling beheren van de middelen (budget)

Taak van een budgethouder. (3) 3. Analyse en verantwoording : - is de doelstelling gerealiseerd ? In welke mate ? waren de middelen toereikend ? “meten en rapporteren”.

Verdere wetgevende bepalingen Art. 158: …een verbintenis mag alleen worden aangegaan door de bevoegde budgethouder op grond van een goedgekeurde budgetpost... Art. 162: § 1…de budgethouder gaat de verbintenissen aan en hij bepaalt de wijze van gunnen, hij stelt de voorwaarden ervan vast, voert de opdracht uit, wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed… § 2. …deze verbintenissen kunnen onderworpen zijn aan het voorafgaande visum van de financieel beheerder... Art. 161: De raad kan het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toekennen aan Vast Bureau, Bijzonder comité of secretaris. De raad bepaalt wat onder dagelijks bestuur wordt begrepen.

Het budgethouderschap Het budgethouderschap volgens OCMW Hasselt: “De wettelijke mogelijkheid om eindelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden te leggen bij de functies waar ze thuis horen…”

Functieomschrijving (hoofd-)budgethouder. Algemeen : dagelijkse leiding en beheer van dienst of project ; organiseren en optimaliseren van de dienstverlening ; beleidsadvisering, -uitvoering en - opvolging ; zelfstandig instaan voor de coördinatie van de dienstaangelegenheden ; dagelijkse operationele leiding van het personeel.

Functieomschrijving (hoofd-)budgethouder. (2) Specifiek : De bevoegdheidsoverdracht tot het beheer van taakstellende budgetten betekent dat de budgethouder : binnen de perken van de toegewezen budgetten en in overeenstemming met de regelgeving, beslist over uitgaven die het OCMW verbinden ; de facturen goedkeurt die betrekking hebben op het krediet dat hij/zij beheert ; bevoegd is om alle documenten en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de overgedragen bevoegdheden ; zorgt voor het opstellen van de uitgaande facturen voor de prestaties of de leveringen die tot zijn bevoegdheden behoren. direct betrokken wordt bij de opmaak van zijn jaarlijks taakstellend budget (doelstellingen + middelen) ; ten minste éénmaal per jaar verantwoording aflegt over de realisatie van de doelstellingen en besteding van de middelen.

Middelen van de budgethouder. ZIJN BUDGET : exploitatiebudget : werkingskosten personeel investeringsbudget BESTELBEVOEGDHEID INZAKE EXPLOITATIEUITGAVEN ADVIES- EN BESLISSINGSBEVOEGDHEDEN : adviesbevoegdheden inzake opmaak exploitatie- en investeringsbudget adviesbevoegdheid inzake realisatie van het investeringsbudget

Middelen van de budgethouder.(2) adviesbevoegdheden inzake personeelsbeheer : modaliteiten van werving en selectie functie- en taakomschrijving verloning en weddebepaling werving en aanstelling overplaatsingen, bevorderingen, ontslagen andere positieve of negatieve sancties beslissingsbevoegdheden inzake personeelsbeheer : opleiding dienstregeling, tijdsbesteding en verlofregeling evaluaties en functioneringsgesprekken inzetbaarheid van personeel en werkorganisatie

Evaluatie en controle van de budgethouder. Tussentijdse rapportering over cijfers en doelstellingen; Interne controlesysteem: Procedures (administratief of kwaliteitshandboek); Visumhouderschap financieel beheerder (of elders…); Budgetbewaking vanwege de financiële dienst; Audit (intern en extern); Functionerings- en evaluatiegesprekken.

Voorwaarden – kritische succesfactoren. Meerjarenplan vastgesteld door de raad : beleidsdoelstellingen Delegatiebesluit inzake bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangepaste structuur: organisatie, budget, boekhouding (overleg, informatie, rapportering) concrete en meetbare doelstellingen verantwoording en evaluatie taakomschrijving procedures : interne controle, kostenverdeling, ...

BUDGETTEREN VOOR BELEIDSVERANTWOORDELIJKEN Het jaarlijks budgetteringsgebeuren in het OCMW van Hasselt – het budgethouderschap in praktijk. .

Het jaarlijks budgetterings-gebeuren in het OCMW Hasselt. OVERZICHT: Een aantal principes. Organogram en overlegstructuur. Het budget en zijn structuur. Budgethouderschap: bevoegdheidsdelegatie. Opmaak van het budget. Uitvoering van het budget. Budgetopvolging en –bewaking & rapportering.

Een aantal principes PRINCIPES GEHANTEERD BINNEN HET OCMW HASSELT: 1. (hoofd-)budgethouderschap is eigen aan de functie 2. Budget = doelstellingen + middelen (taakstellend budget) 3. (hoofd-)budgethouder nauw betrokken bij de budgetopmaak 4. overleg tussen hoofdbudgethouders = essentieel (managementcomité) 5. Budgethouder is onderdeel van het geheel

Een aantal principes (vervolg) 6. geen beperking in de bestelbevoegdheid 7. bestellingen via de centrale aankoopdienst 8. de ondersteunende diensten werken als visumhouders 9. budgetbewaking op moment van de bestelling 10. budgetbeperking op niveau van de rubrieken 11. financiële rapportering omtrent de budgettoestand - vanwege de financiële dienst (zie voorbeeld) 12. evaluatie en verantwoording : doelstellingen uitvoering vanwege de budgethouder (zie voorbeeld)

Na de invoering van het budgethouderschap: Organogram en overlegstructuur OCMW Hasselt. STRATEGISCH NIVEAU   TACTISCH NIVEAU OPERATIONEEL NIVEAU

Organogram en overlegstructuur Strategisch niveau : OCMW-raad en bijzondere comités (Senioren, Sociaal beleid, Personeel, Aankoop en Eigendommen) Tactisch niveau : managementcomité als overlegorgaan van de hoofdbudgethouders Operationeel niveau : hoofdbudgethouders en hun diensten of projecten.

Organogram en overlegstructuur Het managementcomité : Het managementcomité ondersteunt de coördinatie van de diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementcomité bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten, alsook de interne communicatie.” Het management comité is samengesteld uit de hoofdbudgethouders.

Het budget. De structuur van het budget is gelijk aan : De structuur van de boekhouding in functie van de budgetopvolging De structuur van de organisatie in functie van het budgethouderschap

Exploitatiebudget per (sub-)activiteitencentrum. Het OCMW-budget bestaat uit analytische rekeningen: een analytische rekening bestaat uit 2 (3) delen : kostensoort (of opbrengstensoort) activiteitencentrum (kostenplaats) (sub-activiteitencentrum)

Exploitatiebudget per (sub-)activiteitencentrum. Kostensoort = aard/soort van de kosten klasse 6 : rubriek 60 : verbruikte goederen (en verstrekte diensten) rubriek 61 : diensten en diverse leveringen rubriek 62 : bezoldigingen rubriek 63 : afschrijvingen rubriek 64 : andere werkingskosten rubriek 65 : financiële kosten rubriek 66 : uitzonderlijke kosten rekeningen : 6XXXXXX (zeven posities) “Beheersbare” kosten “Niet beheersbare” kosten

Exploitatiebudget per (sub-)activiteitencentrum. Opbrengstensoort = soort vd opbrengsten klasse 7 : rubriek 70 : werkingsopbrengsten rubriek 71 : voorraadwijzigingen rubriek 72 : geproduceerde vaste activa rubriek 73 : (interne facturering) rubriek 74 : andere opbrengsten rubriek 75 : financiële opbrengsten rubriek 76 : uitzonderlijke opbrengsten rekeningen : 7XXXXXX (zeven posities)

Exploitatiebudget per (sub-)activiteitencentrum. Kostenplaats = afdeling, dienst, project, … OCMW activiteitencentrum subactiviteitencentrum

Acitviteitencentra en subactiviteitencentra Acitiviteitencentra: Departement, instelling, dienst of kostenplaats met duidelijke opdrachten of taken en die in de boekhouding als een afzonderlijke entiteit bestaat en waarvoor boekhoudkundig zowel balans- als exploitatiegevens worden opgevolgd. Subactiviteitencentra: Boekhoudkundige opsplitsing van de activiteitencentra in afzonderlijke exploitatie-eenheden volgens taken of opdrachten.

Budgethouderschap : bevoegdheidsdelegatie. De bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de budgethouder worden zo veel mogelijk afgebakend door één of meerdere (sub-) activiteitencentra: Zie schema’s Zie delegatiebesluit. (= elementen van het jaarlijks budget)

ONDERSTEUNENDE DIENSTEN Algemeen bestuur en centrale administratie Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – ONDERSTEUNENDE DIENSTEN : Algemeen bestuur en centrale administratie ONDERSTEUNENDE DIENSTEN Algemeen bestuur en centrale administratie DIRECTIE EN BEHEER HOOFDBUDGETHOUDER : LUC KUPERS (KUPLU) 100/19 FINANCIELE DIENST HOOFDBUDGETHOUDER : WILLY VANDAEL (VANWI) ALGEMENE ZAKEN HOOFDBUDGETHOUDER : IDRISS IBNOU-CHEIKH (IBNID) 100/15 PERSONEELSZAKEN HOOFDBUDGETHOUDER : IDRISS IBNOU-CHEIKH (IBNID) 100/11 Voorzitter en Raad budgethouder: Luc Kupers (KUPLU) 100/13 Secretaris en directie budgethouder: Luc Kupers (KUPLU) Veerle Vanlook (VANVE) 100/12 Verzekeringen budgethouder: Daniëlle Gakens (GAKDA) 100/22 Drukkerij budgethouder: Daniëlle Gakens (GAKDA) 100/16 Communicatie budgethouder: Bart Derison (DERBA) 100/18 Kwaliteit budgethouder: Veerle Vanlook (VANVE) 100/27 Verzending budgethouder: Daniëlle Gakens (GAKDA)

SOCIALE DIENSTVERLENING : sociale dienst Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – SOCIALE DIENSTVERLENING : sociale dienst SOCIALE DIENSTVERLENING Sociale dienst HOOFDBUDGETHOUDER : HILDE DE WILDE 832/01 Sociale dienst - Algemeen budgethouder : Hilde De Wilde (DWIHI) Ria Vandebrouck (VANRI) 832/02 Sociale dienst – Cel vluchtelingen budgethouder : Hilde De Wilde (DWIHI) Ria Vandebrouck (VANRI) 832/03 Sociale dienst – Cel schuldhulp budgethouder : Hilde De Wilde (DWIHI) 832/04 Sociale dienst – Project Woonzorg budgethouder : Hilde De Wilde (DWIHI) Johan Peeters (PEEJO)

Schematisch overzicht invoering budgethouderschap: budgethouder(s) per (sub)activiteitencentrum – SENIORENZORG SENIORENZORG 8346 Thuisdiensten Seniorenzorg hoofdbudgethouder : Lydia Heyligen (HEYLY) 8347 Dienstencentrum hoofdbudgethouder : Lydia Heyligen (HEYLY) Serviceflats 8346/40 Administratie en sociale bijstand budgethouder : Lydia Heyligen (HEYLY) 8346/41 Poets- en klusjesdienst budgethouder : Annie Bangels (BANAN) 8346/42 Diverse thuisdiensten budgethouder : Lydia Heyligen (HEYLY) 8343/70 DC ‘t Park budgethouder : Guy Cornet (CORGU) 8347/31 DC 2 budgethouder : Lydia Heyligen (HEYLY) 8343/99 Serviceflats De Gouden Regen hoofdbudgethouder: Lydia Heyligen (HEYLY) 9241/99 Parkresidentie hoofdbudgethouder: Lydia Heyligen (HEYLY) 8344/99 Serviceflats Juniperus hoofdbudgethouder : Luc Kupers (KUPLU) budgethouder: Veerle Vanlook (VANVE) 8346/43 Thuisbezorgde maaltijden budgethouder: Annie Bangels (BANAN) 8346/44 Mindermobielencentrale en bezoekersteam budgethouder: Sophie Valvekens (VALSO)

  O C M W H A S S E L T A. Rodenbachstraat 20, 3500 Hasselt   DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN IN HET KADER VAN HET BUDGETHOUDERSCHAP EN IN UITVOERING VAN ART. 27 § 1, 3de LID EN ART. 84 § 1 VAN HET DECREET VAN 17 DECEMBER 1997.

Opmaak van het budget. Aanpak en opdrachten: Termijn : Periode juni tot november Afspraken binnen MC : Strikte planning Partijen (MC) : (hoofd-)budgethouders, secretaris, ondersteunende diensten (TFD, Personeelszaken, FD) Coördinatie : financiële dienst Bijlage 3

Opmaak van het budget. OPDRACHTEN: Formuleren van de operationele doelstellingen door de hoofdbudgethouders ,in overleg met medewerkers; Vaststellen van de noodzakelijke middelen (financieel, personeel, investeringen) door de hoofdbudgethouders; Personeelsbudget : nominatief op te stellen door dienst Personeelszaken in overleg met de hoofdbudgethouders; Investeringsbudget : Aanvragen door budgethouder bij TFD; Kritische beoordeling inzake noodzaak en prioriteit Activeringdocumenten

Opmaak van het budget. EINDPRODUCT(1) Jaarlijks budget gepresenteerd aan de Raad bestaande uit: Exploitatiebudget per kostenrubriek en per activiteitencentrum; Exploitatiebudget per kostenrubriek geconsolideerd; Een bespreking en duiding van de belangrijkste cijfers en hun evolutie; Het investeringsbudget met een bondige bespreking; De operationele doelstellingen per dienst of instelling (stuurkaarten); Een schematisch overzicht van de budgethouders en het delegatiebesluit; Het financieel meerjarenplan.

Opmaak van het budget. EINDPRODUCT (2) Gedetailleerde budgetcijfers voor een strikte budgetbewaking: Van het exploitatiebudget per subactiviteitencentrum en per rekening; Van het investeringsbudget per goedgekeurde aanvraag; Van het personeelsbudget nominatief en per FTE. Opvolgingsschema uitvoering operationele doelstellingen (stuurkaarten).

Opmaak van het budget. Het exploitatiebudget : 1. Gedetailleerd budget per rekening per (sub-)activiteitencentrum (bijlage 4) 2. Budget per rubriek per activiteitencentrum

Opmaak van het exploitatiebudget 1. Gedetailleerd budget per rekening per subactiviteitencentrum: Document uit het boekhoudpakket

Opmaak van het exploitatiebudget 2. Budget per rubriek per activiteitencentrum

Opmaak van het budget het investeringsbudget: Voorbeeld van een gedetailleerd overzicht van het investeringsbudget: Eigenschappen: Per activiteitencentrum Per project (aard van investering) “Jaaroverschrijdend”

Voorbeeld van een overzicht en opvolging van operationele Opmaak van het budget Strategie- of stuurkaart: Voorbeeld van een overzicht en opvolging van operationele doelstellingen:

Uitvoering van het budget Realiseren van de doelstellingen aanspreken van de middelen Aanvragen van investeringen Aanwerving personeel advies budgethouder advies investeringscoördinator beslissing van de raad Bestellingen bevoegdheid van budgethouder bestel- en goedkeuringsprocedure (visumhouder: besteladministratie, vormingsambtenaar, ICT, algemene zaken,…)

Uitvoering van het budget: Bestel- en goedkeuringsprocedure 1. Bestelling Bestelaanvraag met autorisatiecode van budgethouder electronisch richten aan de aankoopdienst (= goedkeuring voor opname budget) Bestelbon wordt(uitsluitend) door de aankoopdienst opgemaakt in het systeem met automatische budgetcontrole Budgetwijzigingen (interne kredietaanpassingen) kunnen enkel gebeuren via de financiële dienst 2. Levering controle door de aankoopdienst of budgethouder

Uitvoering van het budget: Bestel- en goedkeuringsprocedure 3. Inkomende factuur Registratie van de inkomende facturen door de financiële dienst (ter controle) Vervolgens controle met bestelling en levering door de aankoopdienst + cijfermatige controle Na goedkeuring door de aankoopdienst volgt een goedkeuring door de budgethouder ingeval van sterke afwijking van oorspronkelijke bestelbon. Boeking (= definitieve vastlegging van budget) en betaling van de factuur door de financiële dienst.

Budgetopvolging en -bewaking - Rapportering Opvolging van : Werkingskosten Personeel Investeringen Realisatie doelstellingen (zie eerder - stuurkaarten) Opvolging via : Boekhoudsysteem (Hercules) Kwartaalrapporten van de financiele dienst Maandelijkse personeelsstatistieken Investeringen : opvolging door FD en TFD.

Budgetopvolging en -bewaking Exploitatie: via het boekhoudsysteem Hercules: Permanente opvolging (bijlage 5) Lijst analytische rekeningen Standopgave op basis van kostenperiode Grootboek analytische rekeningen Investering: via excel Zie excelblad

Budgetopvolging en -bewaking Via de kwartaalrapportering: Maandelijkse geconsolideerde budgettoestand werkingskosten (= standopgave op basis van kostenperiode) Maandelijkse evolutie specifieke uitgaven sociale dienst Maandelijkse evolutie facturatie OCMW-diensten Maandelijkse evolutie FTE personeel per dienst

RAPPORTERING Vanwege de (hoofd-)budgethouders: Managementcomité Bijzondere comités Betreffende o.m. voortgang doelstellingen (3x per jaar) Vanwege de financiële dienst: Budgethouders (permanent via het systeem) Managementcomité : kwartaalrapport Raad : kwartaalrapport, jaarrekening

PRAKTIJKVOORBEELDEN EN TIPS Boekhoudtopics Kwartaalrapport Jaarrekening Externe audit Info-bronnen

Boekhoudtopics Gemeentelijke bijdrage Subsidies (werking en investering) Leningen Voorziening pensioenen (voorzitter) Oninbaren (minderwaarden), waardevermindering (%) Interne facturering Interne rekening-courant resultaatverwerking

Gemeentelijke toelage Berekening Boekingen Vereenvoudigde voorstelling Schema 11 (tabel 1 en 2) Boekingen

BEREKENING gemeentelijke bijdrage: VEREENVOUDIGDE VOORSTELLING

Vereenvoudigde voorstelling (Gebudgetteerd) exploitatieresultaat - niet-kaskosten (afschrijvingen) + niet kasopbrengsten (verrekening I-subsidies) - uitgaven zonder effect op exploitatieresultaat + inkomsten zonder effect op het exploitatieresultaat (Gebudgetteerde) gemeentelijke bijdrage in de werking en de aflossingen voor het boekjaar

Schema 11 – tabel 1 en 2

Gemeentelijke bijdrage: boekingen Opening boekjaar balans : Rekening 130xxx (klasse 1) : gemeentelijke bijdrage in de werking en de aflossingen Geconsolideerd of per activiteitencentrum ? Maandelijkse stortingen Eindejaarsverrichting en resultaatverwerking

Budgettering en opening boekjaar(gecons.) 413000/100 1.200.000 @ 1300XX/100 1.200.000 Maandelijkse stortingen (gecons.) : 550000/100 100.000 @ 413000/100 100.000 Gemeentelijke bijdrage nav resultaatverwerking (per AC): Onttrekking: 1300XX/100 1.100.000 @ 794000/AC 1.100.000 + interne RC Toevoeging: 694000/AC @ 1300xx/100

BOEKINGEN SUBSIDIES

Subsidies (1) Werkingssubsidies Boeking: 41xxxxx Voorschottenrekening: Ontvangst: 55xxx @ 460xxx Besteding: 460xxx

Subsidies (2) Investeringssubsidie Boeking: Ontvangst: 55xxxx Verrekening (== afschrijving): 15xxxx9 @753xxx

BOEKINGEN LENINGEN

Leningen Kredietopening Lening 173004 (doc boekingen) (bijlage 6) 173000 (niet-gesubsidieerd LT) 173003 (gesubsidieerd LT) 423000 (vervallen binnen het jaar LT KT ) 423003 (idem) 438000 (vervallen 31/12 intresten en aflossingen) 438003 (idem) 292000 (vorderingen subsidies op LT) 410003 (idem LT KT) 410103 (vervallen 31/12 vorderingen subsidies intresten en aflossingen)

VOORZIENINGEN (PROVISIE) VOOR PENSIOENEN (VOORZITTER) BEREKENING EN BOEKINGEN

ONINBAREN EN WAARDEVERMINDERINGEN BOEKINGEN

Oninbaren en waardeverminderingen Individuele dossiers/subsidies Dubieuze debiteuren (407xxxx @ 40/41) Boeking: 642xxx @ 40(7)/41(7)xxxxx Waardeverminderingen: Jaarlijks percentage/waardering Boeking: 634xxx @ 409xxx

INTERNE FACTURERING BOEKINGEN

Specifieke rekeningen en boekingen Interne facturering : Tussen (sub-)activiteitencentra Rekeningen 618 en 73(95) Consolidatie ! Voorbeelden : centrale administratieve en technische diensten Centrale keuken … Zie voorbeeld hierna

INTERNE REKENING-COURANT BOEKINGEN

Specifieke rekeningen en boekingen Rekening-courant en thesaurie : Heeft het OCMW één centrale thesaurie of meerdere thesaurieën (voor bepaalde activiteitencentra – b.v. rusthuis) ? Één centrale thesaurie : - boekhoudkundig gelokaliseerd op activiteitencentrum 100 - inningen en betalingen via rekeningen-courant (consolidatie!) actief(Deb)416 100 / 832 Passief(cred)486 XXX / XXX 416 832 / 100 486 XXX / XXX Zie voorbeeld hierna.

Naar aanleiding van een levering aan drukwerk op de sociale dienst moet er een factuur betaald worden van 500,00 euro. Boeking inkomende factuur: 61…./832/99 500,00 @ 440…./832/99 500,00 Betaling openstaande factuur: 416832/100/99 500,00 @ 550…./100/99 500,00 440…./832/99 500,00 @ 416100/832/99 500,00

Rapportering Kwartaalrapport Jaarrekening Jaarafsluiting (checklist) Balans, resultatenrekening en toelichting Financieel jaarverslag

Kwartaalrapport Voorbeeld: OCMW Bilzen (bijlage 7)

Jaarrekening (1) Jaarafsluiting Balans en resultatenrekening: geconsolideerd per AC Toelichting Schema van de financiële stromen Jaarverslag (algemeen, beschrijvend, financieel)

Jaarafsluiting Voorbereidende werken jaarafsluiting Zie document (bijlage 8) Eindejaarsverrichtingen Afschrijvingen Verrekeningen Leningen Interne facturatie Onttrekking/toevoeging gemeentelijke bijdrage Resultaatsverwerking Salderen interne R/C

Jaarrekening (2) Schema van de financiële stromen (schema 11): Tabel 1: uitgebreide cashflow zonder GB Tabel 2: berekening van de GB in de werking en de aflossingen Tabel 3: Liquiditeitentabel Tabel 4: Overzicht van de GB

JAARREKENING JAARVERSLAG Algemeen Beschrijvend Financieel (Toelichting, horiz/vert analyse, ratio’s, GB, vergelijking budget/rekening)

Wat verwacht de externe audit? ZIE DOCUMENT (bijlage 9)

Info-bronnen Website: www.binnenland.vlaanderen.be/bbc

DE FINANCIËLE CYCLUS BINNEN DE NOB. “Van meerjarenplan tot jaarrekening.” Met dank voor jullie aandacht! VRAGEN??