Klankbordgroep DAVINCI Vrijdag 30/3/2018

Agenda Nieuwe functionaliteit in DAVINCI Aanbevelingen voor verbetering in de gegevensuitwisseling GDPR en DAVINCI Uitwisseling met KBI-Connect Vragen vanuit de deelnemers

1. Nieuwe functionaliteit : Studiebewijsnotificatie Wat? Een nieuw algoritme op DAVINCI gaat controleren of: Er cursisten zijn die recht hebben op een bepaald eindbewijs En waarvoor dit studiebewijs nog niet werd geregistreerd Als er dergelijke gevallen gevonden worden  signaal naar de centrumsoftware Signaal gaat naar het centrum dat het laatste deelbewijs heeft uitgereikt Waarom? Volledigere registratie van de studiebewijzen Belang voor monitoring van het beleid Belang van de cursist (LED) Nieuwe financieringssysteem  extra financiering op output

1. Nieuwe functionaliteit : Studiebewijsnotificatie Beperkingen Geen vrijstellingen in DAVINCI, dus nog geen volledigheid Geen notificatie voor tussenbewijzen  zelf makkelijk om controles in te bouwen: geslaagd betekent deelcertificaat Bijkomend De gegevens achterliggend aan de studiebewijsnotificatie kunnen we gebruiken voor een betere controle op de registratie van de studiebewijzen Lancering: 11 april

1. Nieuwe functionaliteit : Automatisering Premie diploma secundair Wat? Cursisten die in het Volwassenenonderwijs een eerste diploma secundair onderwijs behalen die krijgen het inschrijvingsgeld dat ze betalen voor het diplomagerichte deel terugbetaald De procedure om die premie aan te vragen, te berekenen en te betalen ligt tot op heden volledig buiten DAVINCI Vanaf einde schooljaar 2017-2018  premie toekenning grotendeels via DAVINCI Waarom? Gegevens zijn grotendeels al ter beschikking  once only principe

1. Nieuwe functionaliteit : Automatisering Premie diploma secundair Hoe? Bij de registratie van een diploma secundair onderwijs (of aanmaak van studiebewijsnotificatie hiervoor)  opstart van een premiedossier Inschrijvingsgelden uit DAVINCI van de opleiding worden opgehaald en gesommeerd (rekening houdend met de plafonds en eventueel opleidingscheques) Notificatie naar instelling waar het diploma werd behaald Cursist moet nog altijd een formulier bezorgen aan AHOVOKS (opt-in), maar de stavingstukken moeten er normaliter niet meer bij Verdere afhandeling van de aanvraag gebeurt eveneens in DAVINCI

1. Nieuwe functionaliteit : Automatisering Premie diploma secundair Beperkingen Inschrijvingen van voor 1/4/2013 zitten niet in DAVINCI, dus inschrijvingsgelden die van daarvoor dateren moeten wel nog gestaafd worden door de cursist Notificatie van de instelling is ook nog een beperking. Dit moet op termijn burgerloket worden. Afhankelijk van goede registratie door de instellingen: opleidingscheques, plafond,… Lancering 11 april

1. Nieuwe functionaliteit: Nieuwe financieringsdecreet VWO Waarom? Nieuwe financieringsdecreet VWO werd begin maart goedgekeurd door het Vlaams Parlement De ingang van het nieuwe decreet is 1/9/2019 De eerste berekening op basis van de nieuwe bepalingen begin 2020 op gegevens met registratiemoment tussen 1/1/2019 en 31/12/2019 Gevolg: registraties moeten eerder aangepast zijn dan de inwerkingtreding van het decreet Wat? Veel nieuwe parameters (klasgrootte, centrumgrootte, vestigingsplaatsen, knelpuntkarakter, …), maar weinig gekoppeld aan individuele cursist/IMV

1. Nieuwe functionaliteit: Nieuwe financieringsdecreet VWO Waar wel impact? Tariefsuggestie: wijzigingen aan tarieven : bvb: AAV en BE niet meer per definitie vrijgesteld, maar enkel in combinatie met nog geen diploma secundair onderwijs Doorstroom BE naar CVO: geen vrijstelling meer Decreetsdatum op tariefsuggestie wordt relevant Plaatsing: indicatie of diploma secundair al behaald werd Indicatie of cursist werkzoekend is (volgens een nieuwe definitie) Meervoudige inschrijving : 4 keer in 6 jaar zelfde module + 1,5 €

1. Nieuwe functionaliteit: Nieuwe financieringsdecreet VWO DAVINCI Analyse loopt Van zodra verder gevorderd zullen we delen Ontwikkeling Pas in het najaar Omwille van migratie DAVINCI Lancering Kerstvakantie??

1. Nieuwe functionaliteit: impact op centrumsoftware Nieuwe dienstenbundel en de releasenotes staan sinds donderdag 29/3 op sharepoint Wijzigingen beperkt Taxonomie Mogelijk studiebewijstype  verdiend studiebewijstype Opleiding: overkoepelende en onderliggende opleiding Signaal Nieuwe signaaltypes NotificatieInformatieType OpleidingsVariantType

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: persoonsregistratie Wat? Van alle issues die we via onze helpdesk binnenkrijgen heeft ongeveer 90% te maken met persoonsregistratie. Daar zijn de grootste winsten nog te boeken in een vlottere registratie Waarom? Hoofdoorzaak is koppeling geregistreerd persoon aan een uniek persoon  noodzakelijk voor uitwisseling met externe databanken Maar afhankelijkheden: Administraties, Centrum Software, DAVINCI, MAGDA, KSZ, Rijksregister, KBI-Connect Er is ruimte tot verbetering DAVINCI: releasetraject MAGDA: stabiliteit

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: persoonsregistratie Centra: Zorgvuldige registratie Als er een rijksregisternummer is  gebruiken Als er een BIS-nummer is  gebruiken Als beide ontbreken  extra controle op de velden want worden gebruikt voor aanmaak BIS-nummer Als centrum weet dat een cursist van BIS naar Rijksregisternummer is gegaan  melden via SysAid Online inschrijvingen  extra zorgvuldigheid Centrum Software Raadpleeg Uniek Persoon standaard gebruiken Belangrijk om gegevens uit KBI-Connect goed te verwerken

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: raadplegen tarief, wettig verblijf, LED Veel centra hebben gevraagd om diensten raadpleegbaar te maken voor de inschrijving DAVINCI laat dit reeds toe: tariefsuggestie en wettig verblijf op basis van INSZ, LED enkel nood aan geregistreerd persoon Problematiek: DAVINCI verschillende diensten: raadpleeg UP, registreer GP, registreer Aanmelding, registreer Plaatsing Centrumsoftware: unificatie in de gebruikersinterface, en achterliggend gebruik van de verschillende DAVINCI-diensten

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: raadplegen tarief, wettig verblijf, LED Voordelen aan werkwijze centrumsoftware Sneller, duidelijker Minder afhankelijk van DAVINCI Nadelen Volgtijdelijkheid van de acties komt soms in het gedrang Zie de probleemstelling van de centra Communicatie moeilijker Voor onze helpdesk niet altijd duidelijk waar een probleem zich situeert omwille van de vertaalslag in de centrumsoftware Warme oproep: Bekijk de huidige flow en probeer de meerwaarde van de diensten van DAVINCI optimaal te benutten.

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: historiek van de plaatsingen gebruiken Wat? DAVINCI biedt vanaf de start al een dienst raadpleeg Plaatsing aan Op basis van een INSZ: historiek van de inschrijvingen Waarom? Initieel: centra te helpen in de toekenning van een plafond Vandaag (morgen): plafond + nog relevanter ikv correcte premie Meervoudige inschrijvingen … Beperking Vertraging van de flow

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: Opvolging financiering Wat? Centra willen graag een permanent zicht op de financierbaarheid van cursisten/ modules. Belangrijk… ifv de berekening van de omkadering ter voorbereiding van de verificatie. Centra krijgen 3x wekelijks een financierings- en registratierapport door de meeste centra gebruikt ter voorbereiding/ opvolging verificatie Rapporten hebben andere finaliteit en zijn (dus) niet geïntegreerd (vb. participatie) Problemen? Analyse van het fin- en regrapport lijkt vaak manueel te gebeuren, al dan niet met een eigen rapport er langs = arbeidsintensief + hoog foutenrisico Centra lijken erg op onze input te berusten ipv op info pakketten (foutencentrum, …) Alarmbellen lijken afwezig te zijn Centra hebben geen zicht op wat ze van het fonds tegoed hebben (plafond, vrijstellingen, …)

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: Opvolging financiering Meest voorkomende fouten Verkeerde financieringsbron Fouten in de organisatievorm (Ontbrekende participaties, …) Oplossingen…?

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: Foutmeldingen Wat? Als een actor zaken uitvoert die niet conform de DAVINCI-bedrijfsregels zijn, dan geeft DAVINCI een foutmelding terug Waarom? Manifest verkeerde gegevens niet laten registreren in de databank Hoe mee omgaan? In de eerste plaats: vermijden van de fouten in de bron (in dit geval: centrumsoftware). Maw: zoveel mogelijk de bedrijfsregels overnemen Overblijvende foutmeldingen: duidelijk terugkoppelen naar de eindgebruiker Duidelijk = met verwijzing naar de eigen context en in de eigen “taal”

2. Aanbevelingen gegevensuitwisseling: Online inschrijven – elektronisch handtekenen Wat? Centra die online inschrijven struikelen vaak over de vereiste dat ondubbelzinnig de cursist aan de inschrijving moet gekoppeld kunnen worden Hoe aanpakken? AHOVOKS wil werk maken van verdere digitalisering gegevensuitwisseling en dit vormt daar een onderdeel van Ruimere problematiek die binnen verschillende processen terugkomt Eerste stap: verzamelen best practices Procesmatig IT-technisch Warme oproep: Graag jullie goede praktijken Terugkoppeling Volgend klankborgroep in het najaar

3. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) Wat? Nieuwe Europese regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens die op 25 mei in werking treedt Impacteert ook de verwerking van persoonsgegevens door de CVO/CBE Hoe aanpakken? Belgische regelgeving was al behoorlijk streng, dus impact in België is veel minder dan in andere lidstaten Vanuit de koepels : intentieverklaring de ondertekenaars gaan het engagement aan zich in overeenstemming te stellen met de verordening, op basis van de aanpak beschreven in de intentieverklaring Niet-bindend Bevat modelcontract met een gegevensverwerker

3. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) Modelcontract Gegevensverwerker = IT-leverancier Softwareleverancier, elektronische leeromgeving Bevat noodzakelijke bepalingen over Beveiliging van de data Toegangsbeleid Transport van de data Beëindiging van de samenwerking … Contract  wel bindend Warme oproep Aansluiten bij de intentieverklaring en gebruik maken van modelcontract = volgen van de aanbevelingen AVG/GDPR

4. Gegevensuitwisseling centra – KBI-Connect Gijs Verstraete

5. Vragen vanuit de klankbordgroep De tariefsuggestie is niet up-to-date Voorbeelden? Oorzaak?  Tariefsuggestie is afhankelijk van beschikbaarheid externe bronnen De wettige verblijven kloppen niet altijd met het registratierapport en worden niet op het registratierapport weergegeven Registratierapport toont enkel de registraties door de centra Is het mogelijk om ter voorbereiding van de verificatie meer gegevens in het registratierapport te zetten die belangrijk zijn voor DAVINCI? Semantiek is een overzicht van de registraties in DAVINCI door de centra Welke gegevens precies? Zo weinig mogelijk in rapporten: Dubbel werk Manueel werk

5. Vragen vanuit de klankbordgroep Er gaat vaak lange tijd over vooraleer de plaatsingen van de AII teruggevonden kunnen worden bij ‘signalen raadplegen’ Eerder gehoorde verzuchting Vreemd: KBI-Connect: Synchroon DAVINCI: Synchroon Centrumsoftware: haalt signalen quasi synchroon op?

5. Vragen vanuit de klankbordgroep Door technische problemen werden twee NT2-cursisten geschrapt. Probleem: de plaatsingen geraken niet in DAVINCI Het CVO wordt van het kastje naar de muur gestuurd om het technisch probleem op te lossen. Ze zijn al te rade gegaan bij Informat en KBI/ HvN maar het probleem geraakt niet opgelost. Het CVO wordt ook gebruikt als tussenpersoon tussen leverancier en HvN om te proberen om het probleem op te lossen, wat ook niet de bedoeling kan zijn

5. Vragen vanuit de klankbordgroep Gegevens die door het HvN worden geregistreerd onder een bisnummer, worden later niet overgenomen wanneer aan de cursisten een rijksregisternummer wordt toegekend Als er gegevens worden toegevoegd door AII onder het rijksregisternummer, na aanmelding van het HvN onder een bisnummer, zien we de aanvulling van AII niet bij het bisnummer. Wijzigt het CVO het bisnummer naar een rijksregisternummer in het systeem dan kunnen ze de gegevens van het HvN niet meer zien, maar wel de info van de AII. Zelfs als het bisnummer en het rijksregisternummer gekoppeld worden door Hvn of AII blijft de info gescheiden