Dit lijkt een misstand! Wat nu? 25-12-2018 Dit lijkt een misstand! Wat nu? Bernadette Ouwerkerk en Annemarie Pierik 14 december 2017

25-12-2018 Peiling Heb je wel eens een vermoeden van een misstand gehad of gesignaleerd? Voelde je je toen veilig om dit intern te melden? Dan wel: Voel je je veilig dit te melden, als zich dit nu zou voordoen? Weet je (hoeveel) meldingen binnen jouw organisatie gedaan worden?

25-12-2018 Voor we beginnen De klok luiden? Of intern oplossen?

25-12-2018 En dan nog dit….. In organisaties waar een goede (meld-)infrastructuur aanwezig is EN de cultuur als positief wordt ervaren, worden MINDER misstanden gesignaleerd en wordt tegelijkertijd verhoudingsgewijs MEER gemeld. Bron: Veilig misstanden melden op het werk, Berenschot 2014

Agenda Wet huis voor klokkenluiders De interne meldregeling 25-12-2018 Agenda Incidenten, misstanden en ongewenst gedrag Wet huis voor klokkenluiders De interne meldregeling De rol van de vertrouwenspersoon Kader en commitment

25-12-2018 Elke onregelmatigheid moet voor melden (volgens de interne meldregeling) in aanmerking komen.

25-12-2018 Overlap incidenten klachten misstanden datalekken

Het kan nog veel complexer….. 25-12-2018 Het kan nog veel complexer….. Melden HvK incidenten Ongewenst gedrag klachten misstanden onregelmatigheden datalekken Melden bij DNB

25-12-2018 Incidenten Een incident is een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf van de financiële onderneming. Een incident kan vele vormen aannemen, zoals een operationeel incident, een grove overtreding van wet- en regelgeving (misstand), of een beveiligingsincident. Ook andere vormen van incidenten zijn denkbaar. De oorzaak kan zowel intern als extern gelegen zijn.

25-12-2018 Misstanden Bij een misstand is sprake van misbruik van een (machts- of kennis)positie of van overtreding van (interne) regels door één of meerdere individuen. Een grove misstand kan echter tevens een incident zijn, indien deze misstand een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf.  

Misstanden Huis voor klokkenluiders 25-12-2018 Misstanden Huis voor klokkenluiders Definitie misstand (Wet Hvk) ….het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

25-12-2018 Onregelmatigheden Een onregelmatigheid is een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de werkgever en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt.

25-12-2018 Nadat intern is gemeld, mag ook externe melding plaatsvinden (bijvoorbeeld bij DNB of het Huis voor klokkenluiders). Meldpunt Financiële Markten van de AFM - staan consumenten te woord – telefonisch of per e-mail - die vragen, meldingen of klachten hebben over financiële product of diensten. Wij geven geen persoonlijk financieel advies, maar we kunnen wel in het algemeen uitleggen welke stappen consumenten kunnen zetten en bij welke instanties ze moeten zijn - per maand zo’n 2.500 meldingen.

Het meldloket voor (vermoedens van) misstanden is bij voorkeur: 25-12-2018 Het meldloket voor (vermoedens van) misstanden is bij voorkeur: de vertrouwenspersoon, de compliance officer, de voorzitter van de RvB, de voorzitter van de RvC, een andere functionaris of afdeling.

25-12-2018 Extern melden van misstanden staat op gespannen voet met de interne geheimhoudingsplicht.

Wet Huis voor klokkenluiders (1) 25-12-2018 Wet Huis voor klokkenluiders (1) Van kracht per 1 juli 2016 50 FTE of meer: > interne regeling verplicht > eisen aan de regeling Misstanden: > op redelijke gronden > maatschappelijk belang HvK: Advies en onderzoek

De meldregeling Verplichte onderdelen wat gemeld kan worden 25-12-2018 De meldregeling Verplichte onderdelen wat gemeld kan worden wie mag melden bescherming tegen benadeling, mits…. wat de goede manier van de melding is welke meldpunten en welke volgorde wanneer extern melden vertrouwelijkheid raadplegen adviseur

De meldregeling Enkele tips 25-12-2018 De meldregeling Enkele tips Zorg voor veiligheid voor melder, de adviseur en andere betrokkenen (vertrouwelijkheid, geheimhouding, privacy, geen nadelige gevolgen) Bewaak tijdlijnen ontvankelijkheid en afhandeling Onafhankelijk / onpartijdig onderzoek (protocol) Periodiek goede voorlichting OR heeft instemmingsrecht Nogmaals: vermijd de term ‘klokkenluider’!

Modelregeling en advies 25-12-2018 Modelregeling en advies https://www.compliance-instituut.nl/advies/vertrouwenspersoon/

Vertrouwenspersoon 25-12-2018 Na de uitleg over misstanden en incidenten, willen we graag inzomen op de rol van vertrouwenspersoon.

Peiling Onze organisatie heeft een vertrouwenspersoon 25-12-2018 Peiling Onze organisatie heeft een vertrouwenspersoon Ik ga liever naar een interne vertrouwenspersoon dan een externe Het is een goed teken als de vertrouwenspersoon het niet druk heeft Eerst een korte peiling om een idee te krijgen van uw bekendheid met de vertrouwenspersoon

Taken VP Opvang en begeleiding Voorlichting en informeren 25-12-2018 Taken VP Opvang en begeleiding Voorlichting en informeren Gevraagd en ongevraagd advies VP staat altijd aan kant van (potentiële) melder Luisteren is soms voldoende // Vervolgens zet VP professionaliteit in om tij te keren, ervoor zorgen dat bewuste medewerker ervaart de regie in eigen handen kan nemen en gesprek gaan met persoon/personen die aanleiding zijn vooronveilige gevoel. Wanneer dat gewenst is, ben ik als toehoorder bij een gesprek aanwezig. Is een dergelijk gesprek geen optie, of biedt het geen uitkomst, dan kan een volgende stap volgen, bijvoorbeeld een afspraak met de betrokken leidinggevende. Biedt dat alles geen soelaas, dan is er de mogelijkheid om een interne of externe klachtencommissie in te schakelen. Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de leiding van de organisatie geeft de vertrouwenspersoon betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag. Daarin betrekt hij ook de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en uitkomsten van medewerkersbetrokkenheidonderzoeken. • De vertrouwenspersoon is alert op signalen over de sociale veiligheid in de organisatie. Hij adviseert het management gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleiding geven. Hij reikt zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee.

Opvang en begeleiding Opvang en begeleiding 25-12-2018 Opvang en begeleiding Opvang en begeleiding Luisterend oor, geen oordelend oor Ruimte voor verhaal en emotie Meedenken over mogelijke stappen (doorverwijzen, melden, etc) Eventueel namens melder een melding doen (integriteit) Doorverwijzen naar: samenwerkingspartners als Arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen

Voorlichting en informeren 25-12-2018 Voorlichting en informeren Voorlichting en informeren Uitleg over rol VP Voorlichting over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en bevorderen van goed gedrag Overleg en afstemming met samenwerkingspartners Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit management worden ingezet Ad 2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie • Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon aan de medewerkers. De vertrouwenspersoon maakt zich actief bekend binnen de organisatie • Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en bevorderen van goed gedrag in het bedrijf/organisatie voor medewerkers, management en bestuur. • Overleg en afstemming met samenwerkingspartners als Arbodienst, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen. • Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit het management worden ingezet om de medewerkers bewust te maken van de gewenste omgangsvormen in de organisatie, ethische of integriteitskwesties

Advies Gevraagd en ongevraagd advies bestuur/management 25-12-2018 Advies Gevraagd en ongevraagd advies bestuur/management Trends en signalen uit jaarverslag VP alert op signalen over sociale veiligheid in organisatie (sfeer, werkklimaat, omgangsvormen) Altijd in geanonimiseerde vorm Adviseren van bestuur en management • Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de leiding van de organisatie geeft de vertrouwenspersoon betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag. uitkomsten van medewerkersbetrokkenheidonderzoeken. • De vertrouwenspersoon is alert op signalen over de sociale veiligheid in de organisatie. Hij adviseert het management gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleiding geven. Hij reikt zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee. De vertrouwenspersoon is niet verantwoordelijk voor het werkklimaat, de sfeer en de (on)gewenste omgangsvormen op de werkvloer. Veel meer is hij de thermometer van de organisatie die aan bestuur en management aangeeft: wat hij weet dat speelt vanuit de casuïstiek die hij van melders hoort; b) wat hem vanuit zijn kennis van ongewenste omgangsvormen opvalt en wat dit betekent voor de veiligheid en het werkplezier van de medewerkers; c) welke gevolgen dit voor het bedrijf kan hebben; d) welke maatregelen het management in dezen zou kunnen nemen.

Bevoegdheid VP Voeren van gesprekken, op initiatief potentiële melder 25-12-2018 Bevoegdheid VP Voeren van gesprekken, op initiatief potentiële melder Begeleiden melder bij indienen melding Op verzoek van melder voorstellen bemiddelaar Raadplegen (externe) deskundigen Doorverwijzen naar andere VP Weigeren als vertrouwenspersoon op te treden, indien door toe te vertrouwen info in gewetensnood De vertrouwenspersoon functioneert autonoom zonder last of ruggespraak. De vertrouwenspersoon zal naast ongewenste omgangsvormen geconfronteerd worden met problematiek rond functionerings- en beoordelingsgesprekken, reorganisaties, arbeidsconflicten, andere integriteitkwesties en privéproblemen. Dergelijke kwesties zelf behoren per definitie niet tot het werkterrein van de vertrouwenspersoon; echter wèl het ongewenst gedrag dat daaruit kan voortvloeien. Het is voor het voorkomen van rolverwarring, voor de toegankelijkheid en voor de effectiviteit van de vertrouwenspersoon essentieel het werkterrein tot ongewenst gedrag te beperken. Voor bovenstaande onderwerpen kan de medewerker een beroep doen op bijvoorbeeld een bedrijfsmaatschappelijk werker of ombudsman. Doorverwijzen naar andere VP, als klager bv dicht bij VP staat gezien reguliere functie binnen organisatie, of inb privesfeer (famile, sport etc) Gewetensnood, zelden het geval (een moeilijke, problematische situatie die ontstaat door morele twijfel over wat en hoe te handelen)

25-12-2018 Geheimhouding behandelt informatie onder geheimhouding en vertrouwelijkheid tenzij VP op grond van wet- en regelgeving verplicht is om aangifte te doen (dan wel de informatie anderszins openbaar te maken) Verplichting aangifte doen bv ambtsmisdrijven gepleegd door ambtenaar, of verkrachting, moord Artikel ??? Wel: intern verschoningsrecht Niet: formeel verschoningsrecht De VP stelt de medewerker aan het begin van het eerste gesprek van de aard en omvang van zijn geheimhoudingsplicht op de hoogte.  Daarnaast dient de VP onmiddellijk aan de medewerker te melden zodra zich een situatie voordoet dat de VP op grond van gewetensnood, wettelijke bepalingen of anderzins zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken.  De VP handelt bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid volgens het bij deze gedragscode gevoegde protocol 'doorbreken vertrouwelijkheid’.  Zo anoniem mogelijk

Waarom VP Ongewenst gedrag? 25-12-2018 Waarom VP Ongewenst gedrag? Ongewenste onderlinge omgangsvormen Wg: wettelijke plicht veilige werkomgeving bieden Aanstelling VP is mogelijkheid invulling verplichting VP is gericht op ondersteunen, helpen de-escaleren en beëindigen ongewenst gedrag In principe niet: Arbeidsconflicten, werkdruk, privéproblemen In elke organisatie krijgen medewerkers te maken met ongewenste onderlinge omgangsvormen, zowel van collega’s als van leidinggevenden. Werkgevers hebben op basis van art. 7:611 Burgerlijk Wetboek en art.3.2 Arbowet de wettelijke plicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is voor een werkgever een mogelijkheid om invulling te geven aan deze verplichting. ARBO en BW Het oogmerk van het vertrouwenswerk is bij te dragen aan een organisatiecultuur en een werkomgeving waarin werknemers optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste te geven voor de organisatie. De vertrouwenspersoon behartigt het belang van de medewerker als onderdeel van de organisatie. De vertrouwenspersoon richt zich erop melders van ongewenst gedrag te ondersteunen en te helpen bij het de-escaleren en het beëindigen van het als ongewenst ervaren gedrag. Opvang en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel, evenals het bijdragen aan herstel van de geschonden verbinding tussen melder en veroorzaker. De vertrouwenspersoon begeleidt de medewerker bij een klachtenprocedure. De melder van het ongewenst gedrag blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het oplossen van zijn probleem. Na beëindiging van het als ongewenst ervaren gedrag, verleent de vertrouwenspersoon nog enige tijd nazorg.

Waarom VP Integriteit? Integriteit 25-12-2018 Waarom VP Integriteit? Integriteit Wet Huis voor Klokkenluiders (1 juli 2016) Mogelijkheden en bescherming werknemers die misstand willen melden > 50 medewerkers = interne meldregeling VP ondersteunt, begeleidt en informeert melder Intermediair, indien melder identiteit niet bekend wil maken Bernadette al uitgebreid bij stilgestaan De wet Huis voor klokkenluiders geldt vanaf 1 juli 2016. Deze wet regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden. Verbod op benadeling van de werknemer Recht op advies De VPI informeert, begeleidt en ondersteunt de melder en helpt bij het melden van dit vermoeden bij de leiding van de organisatie. Wanneer de melder zijn identiteit niet bekend wil maken kan de VPI als intermediair namens de melder optreden. De VPI verleent nazorg en houdt de melder op de hoogte van de voortgang en eventuele afhandeling van de melding. De VPI doet zelf geen onderzoek en is niet betrokken bij het toepassen van sancties. De VPI spart met medewerkers over ethische of integriteitkwesties en geeft uitleg over de vigerende wet- en regelgeving of de gedragscode.

Verschil VP O en VP I Verschillen VPO VPI Melder is slachtoffer 25-12-2018 Verschil VP O en VP I Verschillen VPO VPI Melder is slachtoffer Organisatie is slachtoffer Belang melder staat voorop Belang organisatie staat voorop Melder houdt de regie Melder kan regie kwijtraken Primair: opvang Primair: doorgeefluik Waarneming van de melder Feiten O: persoon erváárt als kwetsen, tot doel of gevolg hebben dat persoon zich niet veilig voelt op werk Bv. agressie, pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie I: veilig melden van vermoedens van misstanden; zaken die schade doen aan de organisatie. Betreft schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels; gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten van handelen. Bv. corruptie, verspilling, misbruik van bevoegdheden, diefstal, fraude, verduistering, belangenverstrengeling.

Relatie VP - compliance officer 25-12-2018 Relatie VP - compliance officer Bewaker van naleving w&r en de integriteit Compliance officer is (mogelijk) meldpunt Compliance officer heeft plicht tot actie (ook richting toezichthouder) Ontvangt kopie rapportage CO actie naar toezichthouder bv in kader antecendentenonderzoek

Nooit meldingen? Onderzoek de oorzaak! 25-12-2018 Tot slot Nooit meldingen? Onderzoek de oorzaak! de ervaring leert dat zich bij elke grote organisatie met enige regelmaat onregelmatigheden of misstanden voordoen, werpt deze uitkomst de vraag op hoe het gesteld is met de werking van de meldregeling en het meldklimaat.

25-12-2018 Vragen?

Leestips De interne meldprocedure: meer dan hard controls alleen 25-12-2018 Leestips De interne meldprocedure: meer dan hard controls alleen (https://www.compliance-instituut.nl/wp-content/uploads/De-interne-meldprocedure-meer-dan-hard-controls-alleen.pdf) De interne meldprocedure deel 2: de soft controls (https://www.compliance-instituut.nl/wp-content/uploads/De-interne- meldprocedure-deel-2-de-soft-controls.pdf)

Nederlands Compliance Instituut 25-12-2018 © 2017 Nederlands Compliance Instituut