Waterview 29/11/2016 Ondernemingsnummer 0567.681.513 Algemene vergadering Waterview 29/11/2016 Ondernemingsnummer 0567.681.513

TAKEN VAN OGE EN ESTIA OPTIMA GLOBAL ESTATE nv ESTIA bvba Rentmeester Syndicus Aanstelling: individuele eigenaar Aanstelling: algemene vergadering Privatieve delen Gemeenschappelijke delen RENTMEESTER SYNDICUS Studio/appartement Gebouw “Privatief” “Gemeenschappelijke delen” Verhuur è doorstart nieuwe firma - Boekhouding VME - Verhuring + selectie huurder - Administratie gebouw - Opmaak huurcontract/waarborg - Algemene vergaderingen - Plaatsbeschrijving bij intrede - Algemeen onderhoud (lift, gangen, tuin, vuilnis,…) Beheer è overname door OP - Technisch beheer - Opvolgen huurgelden (installaties, uitvoeren dringende herstellingen, …) (innen, doorstorten, indexaties) - Beheer verzekeringen - Technisch beheer (herstellingen) - Secretariaat VME OVERNAME DOOR UAP OFFICE DES PROPRIETAIRES (OP) - OGE / beheer - Estia bvba

AGENDAPUNTEN Agenda Algemene vergadering - dinsdag 29/11/2016 Handtekenen aanwezigheidslijst en nazicht volmachten 1) Samenstellen bureau van de algemene vergadering: Voorzitter, secretaris en stemopnemer A. VERHURINGEN Toelichting bij verhuring studio’s/kamers academiejaar 2016-2017 2) Bespreking huurprijzen academiejaar 2017-2018 B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN 3) Goedkeuring van de uitgaven van het voorbije boekjaar (zie client zone) Evaluatierapport van de leveranciers (zie client zone) 4) Verslag van het voorbije boekjaar en kwijting aan de commissaris van de rekeningen 5) Verslag en kwijting van de leden van de raad van mede-eigendom over het voorbije werkjaar 6) Verlenen kwijting aan de syndicus 7) Begrotingsraming voor de lopende uitgaven voor het volgend boekjaar (zie client zone) 8) Benoemen leden van de raad van mede-eigendom 9) Benoemen rekencommissaris(sen) 10) Verlenging mandaat ESTIA BVBA met 1 jaar 11) Het toekennen van een erfdienstbaarheid aan Eandis voor het plaatsen van openbare verlichting (zie client zone) 12) Bespreking definitieve oplevering gemeenschappelijke delen 13) Locatie algemene vergadering te Gent Ondertekening van de notulen door de voorzitter, secretaris en nog aanwezige eigenaars

A. VERHURINGEN Toelichting bij verhuring studio’s/kamers academiejaar 2016-2017 1. Nota KUL inzake manier van onder de aandacht brengen van beschikbare, te huur gestelde eenheden in de residentie WATERVIEW (Engels plein, LEUVEN) Acties: Eigen website over de residentie Waterview (Nederlands en Engels): http://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/residentiesab/waterview/ http://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/residentiesab/waterview/en

A. VERHURINGEN 2. Op het internet van KU Leuven staat Waterview vermeld: http://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/residentie/kulzs http://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/sworesidenties/index 3. Opgenomen in de jaarlijkse brochure “OP KOT” 4. Drie bezoekdagen in mei 5. Online databank “KOT-WIJZER” van de Dienst Studentenhuisvestiging 6. Website “KOTWIJS” gecreëerd door KUL https://icts.kuleuven.be/apps/kotwijs/search/

A. VERHURINGEN 7. Website met relevante info over kamer huren https://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/index.html 8. Website voor internationale studenten https://admin.kuleuven.be/sab/ex/en/accommodation/index

Aantal maanden verhuurd Aantal maanden verhuurd 2. Cijfers a) Algemeen Academiejaar 2015-2016 (volledige residentie: 461 panden) Aantal maanden verhuurd Totaal aantal maanden % 3542 5532 64,03 Aantal maanden verhuurd Aantal panden % t.o.v. 461 82 17,79 0-10 122 26,46 10 61 13,23 10-12 5 1,08 12 191 41,43 x 379 82,21

Aantal maanden verhuurd Aantal maanden verhuurd A. VERHURINGEN Academiejaar 2016-2017 (volledige residentie: 461 panden) Aantal maanden verhuurd Totaal aantal maanden % t.o.v. 461 4035,8 5532 72,95 Aantal maanden verhuurd Aantal panden % t.o.v. 461 57 12,36 0-10 84 18,22 10 94 20,39 10-12 2 0,43 12 224 48,59 x 404 87,64

A. VERHURINGEN Academiejaar 2016-2017 (verkochte panden: 406) Aantal maanden verhuurd Totaal aantal maanden % t.o.v. 406 3930,6 4872 80,68 Aantal maanden verhuurd Aantal panden % t.o.v. 406 14 3,45 0-10 81 19,95 10 89 21,92 10-12 2 0,49 12 220 54,19 x 392 96,55

A. VERHURINGEN b) Per type Academiejaar 2016-2017 (volledige residentie: 461 panden) Type aantal 0-10 10 10-12 12 % Standaardkamer 93 100% Studio S2 2 1 9 Studio S1A 26 5 4 17 Studio S1B 18 3 13 Comfortkamer B 28 19 32,14 Comfortkamer D Comfortkamer A 257 38 66 72 80 85,21% Comfortkamer C 461 57 84 94 224

A. VERHURINGEN Academiejaar 2016-2017 (verkochte panden: 406) Type aantal 0-10 10 10-12 12 % Standaardkamer 93 100% Studio S2 2 1 9 Studio S1A 26 5 4 17 Studio S1B 18 3 13 Comfortkamer B 8 Comfortkamer D Comfortkamer A 222 14 64 67 76 93,69% Comfortkamer C 406 81 89 220

A. VERHURINGEN 3. Betalingen Conform de overeenkomst met KU Leuven worden de huurgelden periodiek (aan het einde van ieder trimester) aan het Uniek Aanspreekpunt (Estia) overgemaakt. Binnen de 15 dagen na ontvangst worden de huurgelden, onder aftrek van een ereloon van 2,5% (excl. btw), overgemaakt op het door de eigenaar opgegeven rekeningnummer.

A. VERHURINGEN 4. Vragen RvME Kan de eigenaar het pand betreden op het moment dat het niet verhuurd is? Voor nazicht of bezichtiging? Ja, na contact / afspraak met UAP.   Kan de eigenaar beschikken over sleutels van het pand? Neen, bij de opstart van de residentie werd afgesproken om de eigenaars geen sleutel te geven. Wordt de eigenaar op de hoogte gebracht over het huurcontract dat werd afgesloten (10 maanden, 12 maanden)? Dit staat vermeld op de verhuursituatie bij het begin van het academiejaar. Krijgt de eigenaar een uitsplitsing van de betaalde huurprijs (kosten syndicus, administratie, huur inboedel, ect …)? Vanaf dit academiejaar kan dit overzicht worden geraadpleegd op de Client Zone. Wordt de eigenaar op de hoogte gebracht van kleine schade en herstelling aan het pand (< €500 )? Neen, enkel op het einde van het trimester. Dit is momenteel nog niet van toepassing geweest.

A. VERHURINGEN Kent de eigenaar de identiteit van de huurder? Kan de eigenaar een kopie van het huurcontract krijgen? Neen Dit zou niet conform de huurovereenkomst zijn, welke niet alleen rechtstreeks contact tussen KU Leuven en eigenaars wil vermijden, maar zeker contact tussen eigenaar en student wil voorkomen. Dit laatste is niet meer gegarandeerd als we individuele huurcontracten door zouden spelen naar eigenaars. Wat met eigenaars die het pand zelf willen (ver)huren? Is dit mogelijk? Via welke weg? Ja Dit moet via de site van de KUL worden gemeld, ten laatste op 15/4 voorafgaand aan het komende academiejaar (zie art. 5.2 van de huurovereenkomst tussen KUL en LSH) 1 – de huurder moet de bijlage in vullen (Aanvraagformulier) 2 – de huurder moet deze link invullen: http://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/huisvesting/residentiesab/waterview/form  

A. VERHURINGEN 5. Communicatie met de eigenaars a) Client Zone (Waterview – Syndic – Verhuursituatie/Situation locative) Globaal overzicht verhuursituatie aan het begin van het academiejaar Overzicht verhuursituatie met prijzen na elk trimester, als basis voor de doorstorting van de huurgelden Registratie noodzakelijk! b) uapwaterview@estia.be - Reeds >1000 mails ontvangen sinds 25/06/2015

A. VERHURINGEN 2. Bespreking huurprijzen academiejaar 2017-2018 Alle kamertypes hebben een prijsstijging van 2%, behalve de standaardkamers. Deze hebben een stijging van 3%, omdat we ze zo gelijkschakelen met de standaardkamers van andere KU Leuven gerelateerde residenties.

A. VERHURINGEN 2016-2017 2017-2018 <10 10-11 12 Standaardkamer 195 Comfortkamer A 357 321 286 364 327 292 Comfortkamer B 389 350 311 397 317 Comfortkamer C 394 355 315 402 362 Comfortkamer D 457 412 365 466 420 372 Studio S1A 462 416 370 471 424 377 Studio S1B 488 440 391 498 449 399 Studio S2 578 520 590 530

B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN 3. Goedkeuring van de uitgaven van het voorbije boekjaar

B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN Evaluatierapport van de leveranciers

B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN 7. Begrotingsraming voor de lopende uitgaven voor het volgend boekjaar

B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN

B. GEMEENSCHAPPELIJKE DELEN 11. Het toekennen van een erfdienstbaarheid aan Eandis voor het plaatsen van openbare verlichting Zie Client Zone ‘Aanpassing verlichting bovenplein’