FOD Financiën – SPF Finances Een geïntegreerd absenteïsmebeleid Fin

FOD Financiën – SPF Finances 1. Context 2. Een geïntegreerd absenteïsmebeleid 3. Cijfermateriaal 4. Next steps Programma

FOD Financiën – SPF Finances 1. De context

FOD Financiën – SPF Finances Evolutie en prognose personeelsbestand Prognose 2020 bij ongewijzigd beleid en rekening houdend met de pensioenuitstroom van de babyboomers = > 2015 = = 8000 (daling van 26 %) > 2020 = > (daling van 44 %)

FOD Financiën – SPF Finances Evolutie kantorenbestand FOD Fin Centralisering van kantoren (daling van 60% tussen 2010 en 2018) : 196 steden / 456 kantoren : 124 steden / 232 kantoren : naar ± 88 steden / 172 kantoren Centralisering noodzakelijk en wenselijk:  Moderne gebouwen  Betere samenwerking in multidisciplinaire teams én tussen diensten Meer doen met minder

FOD Financiën – SPF Finances Reorganisatie: nieuwe structuur Klantgerichte structuur Nieuwe functies Projecten ploegenwerk douane, hervorming hypotheekkantoren

FOD Financiën – SPF Finances Reglementering/Statuut Overheidsopdrachten Personeel/Gewoontes Leidinggevenden Logge procedures in beslissingsproces en syndicaal overleg Drempels: resistance to change

FOD Financiën – SPF Finances 2. Een geïntegreerde aanpak 2. Een geïntegreerde aanpak

FOD Financiën – SPF Finances Actoren:  Individuele werknemer  Leidinggevende/Team  Organisatie zelf Preventieniveaus  Primair: voorkomen  Secundair: aanpak  Tertiair: herstel/herval voorkomen Ingrijpen op verschillende niveaus

FOD Financiën – SPF Finances Individuele medewerker * Plaatsonafhankelijk werken: Telewerk

FOD Financiën – SPF Finances * Plaatsonafhankelijk werken: Satellietwerk

FOD Financiën – SPF Finances * Tijdsonafhankelijk werken: variabel uurrooster

FOD Financiën – SPF Finances Sport on job: ◦ Sport door collega’s voor collega’s tijdens de werkuren (meer dan 80 activiteiten) ◦ Move Week: van deelnemers in 2014 tot in 2016 Box on Job Vakantieopvang: Paas- en zomervakantie Andere pistes worden onderzocht * Work-life balance

FOD Financiën – SPF Finances Filosofie: Een loopbaan behoort toe aan de medewerker Hoe? Competence based interne mobiliteit Loopbaanbegeleiding Redeployment Potentieelinschatting Professionele bevorderingsprocedures Talent exchange Auto-assessmenttools

FOD Financiën – SPF Finances Leidinggevende/Team * Leadership: aandacht voor people management

FOD Financiën – SPF Finances Fingrow: deelnemers Honderden nieuwe leidinggevenden opgeleid Driemaandelijks leernetwerk in alle provincies Studiedagen voor topmanagement Traject voor topmanagement Modulair traject voor alle leidinggevenden Auto assessmenttool leiderschap Aandacht voor leidinggevende als people manager

FOD Financiën – SPF Finances * Gerichte burn-outpreventie bij leidinggevenden 800 chefs opgeleid in 2016 Nieuwe sessies in 2016 met nieuwe aanbieder

FOD Financiën – SPF Finances *Aandacht voor contact en menselijke interactie Teambuilding: euro per jaar (30 euro per medewerker) Regelmatige networkevents rond actuele thema’s

FOD Financiën – SPF Finances * Do as you say – * Do as you say – say what you do Organisatie

FOD Financiën – SPF Finances ◦ medewerkers kregen opleiding in 2015: totaal: ,5 opleidingsdagen ◦ Focus op technische én generieke competenties * Academie

FOD Financiën – SPF Finances Overtuigend en inspirerend Visie Cijfers & evoluties/trends Getuigenissen Infosessies/roadshows Duidelijk en eenduidig Reglementering Vademecum en FAQ’s Servicecenter * Intern en extern – push en pull

FOD Financiën – SPF Finances Absenteïsmecoaches begeleiden de chefs Tien sociaal assistenten (één per regio) Re-integratietraject voor langdurige afwezigheden Absenteïsmegesprekken: e-learning gevolgd door alle leidinggevenden Mogelijkheid tot tijdelijke verplaatsing om medische of sociale redenen  op 1/10 overgenomen door de hele federale overheid Sensibilisering met ‘Middagen van de gezondheid’ * Een zorgzame FOD: preventie en begeleiding in absenteïsmebeleid

FOD Financiën – SPF Finances Verzuimprocedure in My P&O Sensibilisering rond absenteïsme met semestriële rapporten * Een correcte FOD: optreden tegen verzuim

FOD Financiën – SPF Finances 3. Resultaten

FOD Financiën – SPF Finances Absenteïsme: 326 VTE-winst sinds 2011 Stelsel 1 vs Stelsel 2

FOD Financiën – SPF Finances Stijging tevredenheid De mogelijkheden op het vlak van werktijdregeling beantwoorden aan mijn behoeften (uurregeling, deeltijds werken,...) 9,04% Ik heb een actieve rol in het bepalen van mijn doelstellingen6,36% Er wordt rekening gehouden met mijn opmerkingen en suggesties8,79% Ik word betrokken bij de veranderingen die een impact op mij hebben (reorganisatie, verhuis, werkmethodes, procedures, …) 7,13% Ik zie in hoe mijn werk bijdraagt tot de doelstellingen van de organisatie4,74% Mijn chef zorgt voor een goede werksfeer binnen het team (bevordert de samenwerking, treedt op bij eventuele conflicten, …) 8,58% Het werk wordt binnen mijn dienst op een billijke manier verdeeld4,86% Mijn chef treedt op wanneer zijn medewerkers hun werk niet doen8,85% Ik kan rekenen op mijn chef om mij te helpen met mijn werk6,03% Mijn chef verdedigt mijn belangen bij het management6,99% Ik krijg de nodige informatie over de organisatie en haar functioneren4,21% Mijn chef verzekert de communicatie tussen het management en zijn medewerkers9,54% Ik word tijdig geïnformeerd over veranderingen die mij aanbelangen10,60% Ik sluit me aan bij de waarden die de basis vormen voor de beslissingen en het handelen binnen mijn organisatie 10,80% In mijn organisatie wordt er voldoende aandacht besteed aan duurzame ontwikkeling8,51% De visie en de beslissingen van het management geven me zin om bij te dragen aan de doelstellingen van mijn organisatie. 0,96%

FOD Financiën – SPF Finances Eerste welzijnsenquête in 2015

FOD Financiën – SPF Finances 4. Next steps

FOD Financiën – SPF Finances Verder werken op de organisatiecultuur, o.a. feedbackcultuur, vertrouwen, co- creatie, … Zelforganiserende teams Digitalisering/Dynamic Office Burn-outpreventie Strijd tegen ‘sedentarisme’ Stilstaan is achteruitgaan

FOD Financiën – SPF Finances Preventie niveau Individuele medewerker Chef + Team Organisatie Primair (Voorkomen)Sensibiliseren en informeren  Workshops/ Opleidingen intern/extern/gezonde middagen PLATO werken Work-life balance Loopbaan in eigen handen Teambuilding Sensibiliseren en informeren  Workshops/ Opleidingen intern/extern/ leadershipstraject Uitwerken beleid en programma’s mbt: Zorgzame FOD  Verzuim en re-integratie  Gezondheid  Integriteit .. Correcte FOD: Duidelijke procedures en regelgeving  Procedure burn-out  Procedure absenteïsme Organisatiecultuur/Structuur  Waarden Meten is weten: enquêtes/eigen cijfermateriaal Secundair (Aanpak) Contactpersonen  MA  Verpleegsters Contactpersonen  Absenteïsmecoach Tertiair (Herstel) Contactpersonen  Re-integratiebegeleiding  Loopbaanbegeleiding na geslaagde re-integratie Contactpersonen  IDPBW Teamcoaching  Teams in balance