Varianten op auditen Kennisdag 5 juni 2014 Manon Diepenmaat

TNO Management Consultants  TNO Management Consultants inspireert en versterkt organisaties bij het verwezenlijken van hun maatschappelijke opgave.  Wij werken vanuit de volgende thema’s: 1.Transitie en transformatie 2.Transparant Sturen 3.Waarderend Leiderschap 4.Lean werken 5.Auditen en Onderzoeken

Programma – uur Inloop en ontvangst – uur Opening en toelichting op de vier auditvormen Drs. Manon Diepenmaat Ir. Meta Peek – uur Ervaringen Lean Auditen Peter Roelofs, Kwaliteitsadviseur Uitkeren UWV – uur Pauze – uur Oefenen met één van de auditvormen  Lean Auditen (Rik Brom)  Peer review audit (Meta Peek) – uur Dialoog over trends en ervaringen binnen ‘auditen en onderzoeken’ uur Borrelen

Meer rendement uit de interne audits  Hoe tevreden zijn wij met interne audits? a.Ontevreden b.Tevreden c.Zeer tevreden  Hoe tevreden zijn de medewerkers en het management met interne audits? a.Ontevreden b.Tevreden c.Zeer tevreden

Waarom een interne audit? (wikipedia) Een kwaliteitsaudit kan worden uitgevoerd op een product, proces of systeem. 1.Het bepalen in hoeverre het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gespecificeerde (wettelijke) eisen 2.Het bepalen van de effectiviteit van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem 3.Het bepalen waar de organisatie zich nog verder kan verbeteren

Belemmeringen bij uitvoering van audits in de praktijk 1.Bepalen in hoeverre het KMS voldoet aan de gespecificeerde eisen  Eisen zijn veelal alleen oppervlakkig bekend  Is noodzakelijk, maar zit weinig passie in  Er wordt gehandeld naar de letter van de wet i.p.v. de geest  Het middel is het doel geworden (voor bijv. Certificatie) 2.Bepalen van de effectiviteit van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem  Onderhoud vindt vaak plaats vlak voor een externe audit 3.Het bepalen waar de organisatie zich nog verder kan verbeteren  Verbeteringen komen tot stand op basis van constateringen (afwijkingen) en wat medewerkers in de audits aangeven

Bron: Verdraaide organisatie, Wouter Hart Terug naar de bedoeling

Introductie: vormen van audits Conformiteiten audit Peer review audit Lean auditen Waarderend auditen

Conformi- teiten audit Waarderende audit Lean auditPeer review audit UitgangspuntVerschil tussen praktijk en document/ afspraken Best practiceVerbeter- potentieel Deskundigheid FocusNon- conformiteiten Kracht en kwaliteiten Verspillingen en continu verbeteren Kwaliteit van vakinhoudelijk werk InstrumentenInterviews en document- studie DialoogGroepssessies en andere instrumenten Interviews ScopeAlle processenGeselecteerde processen Geselecteerde processen met gedetailleerde analyse Geselecteerde taken, bevoegdheden en vakkennis Rol auditorConstateertCoachtAnalyseert en adviseert Deelt, spiegelt, analyseert en adviseert

Conformiteiten audit  Biedt structuur  Meten = weten  Inzicht in mate waarin (risico’s in) processen beheerst zijn om vervolgens verbetering te realiseren  Geeft zekerheid af

Waarderend auditen  Lerende organisatie  Focus op wat men wél wil i.p.v. op het probleem  Verhalen zijn boeiend, auditen wordt een dialoog  Bewustzijnsontwikkeling geïnterviewde  Genereert energie waardoor het medewerkers in beweging zet om zaken aan te pakken  Levert suggesties op voor verbetering

Lean auditen Lean auditen:  Combineert audittechnieken met de principes van Lean Management  Audit vanuit een Lean Bril  Achterhaalt de kernoorzaak van (1) verspillingen OF (2) belemmeringen in het continu verbeteren Twee typen Lean audits: 1.Audit op een geselecteerd proces, gericht op het elimineren van verspillingen 2.Audit op het proces van continu verbeteren in een organisatie, gericht op het toewerken naar een systeem en cultuur van continu verbeteren

Twee typen lean audits Type 1: Audit gericht op het elimineren van verspillingen  Toepasbaar op alle organisaties  Onderzoek naar de effectiviteit van processen vanuit een lean bril (slimmer, sneller, slanker)  Toepassing Lean instrumenten in groepssessie  Rol van auditor: veelal procesbegeleider Type 2: Audit op het proces van continu verbeteren in een organisatie  Veelal bij organisaties die al enige tijd met Lean werken  De effectiviteit van het verbeterproces vanuit een Lean bril (ordes van verbeteren)  Auditvragen op basis van Lean filosofie (ordes van verbeteren)  Rol van auditor: veelal interviewer / onderzoeker

Ervaringen Talen Vastgoedonderhoud: Lean audit Continu verbeteren (type 2)  Vraag: hoe implementeren we de continu verbetercyclus in de organisatie? Lean volwassenheid Tijd Adhoc Lean tools Lean systeem Lean principes “Het knelpunt is achterhaald, daar moeten we echt mee aan de slag” Shingomodel

De 5 Lean stappen Vijf stappen om slimmer, slanker en sneller te werken (de procesmatige insteek). 1.In beeld krijgen wat de klant (intern en extern) werkelijk wil (gevraagd en ongevraagd). 2.Gedetailleerd inzicht krijgen in het proces. 3.Processen stroomlijnen (flow creëren). 4.Verschuiven van ‘push’ naar ‘pull’. 5.Verspilling blijven signaleren en aanpakken.

Lean ‘verspillingen’ audit: Verspillingen TransportationTransport InventoryVoorraden/opslag MotionBewegingen en verplaatsingen WaitingWachttijd Over ProducingOverproductie Over ProcessingGebrekkige procesinrichting DefectFouten en herbewerkingen (Talent)Juiste persoon op de juiste plek, benutten van creativiteit van mensen

Peer review audit

 Een tweegesprek tussen vakgenoten  Gericht op vakinhoudelijke kennis en vaardigheden  Doel: wordt er gewerkt zoals het vak bedoeld is en zoals is afgesproken tussen vakgenoten?  Resultaat: een ‘oordeel’ over de toepassing van de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden, waarmee verbeteringen kunnen worden gerealiseerd.

Peer review audit  Overeenkomsten met andere soorten audits:  Interview  Kader, eisen  Op zoek naar afwijkingen en/of mogelijkheden voor verbeteren  Verschil met andere soorten audits:  Gesprekspartners hebben zelfde professie  Meer neiging naar : “”second opinion”  Ook uitwisselen/delen van kennis en vaardigheden