Masterclasses Transitie Jeugd Zuid Oost Brabant 1 november 2012

Strategische regionale agenda Zuidoost Brabant Thema 3: Organisatiemodel Thema 4: Wettelijk bovenlokale taken Thema 5: Inzet specialistische zorg Thema 6: Financiën en sturing

Doelen masterclasses Zuidoost Kennismaking met het veld Gezamenlijk taal/visie ontwikkelen Verdieping op strategische thema’s Input om doordachte ‘inrichtingskeuzes’ te maken Van, voor en door gemeenten

Planning masterclasses mei Provinciale JZ Geschiedenis jeugdzorg Aansturing en inkoop 3 september Jeugd LVB CIZ Werkbezoek Lunetzorg 25 september Provinciale JZ Werkbezoek de Combinatie 9 oktober Jeugd GGZ CZ zorgkantoor GGZ oost brabant 20 november Justitiële JZ Raad vd K Rechtbank BJZ JB-JR Werkbezoek gesloten jeugdzorg 1 november Werkatelier Organisatie- model 13 december Werkatelier Voortgang projectplannen Pilotervaringen ?

Programma 1 november Thema: Organisatiemodel Wat is een organisatiemodel? Presentatie Eindhoven Presentatie Dommelvallei Presentatie Peel Organisatiekunde Vervolgstappen 9.00 uur uur uur uur Lunch

Wat is een Organisatiemodel? Een kwalitatieve vertaling van het functioneel model naar de vormgeving van de lokale/subregionale situatie Een kwantitatieve inschatting van de capaciteit voor de lokale vormgeving Focus op individu (ondersteuning/opvoedklimaat), niet op groep (leefbaarheid/sociale cohesie), de verbinding zorg en welzijn aangeven

Vragen waar een organisatiemodel antwoord op geeft Organisatie van de uitvoering van de zorg voor jeugd Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de uitvoering) Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de opdrachtverlening en beleid)

Vragen waar een organisatiemodel antwoord op geeft Organisatie van de uitvoering van de zorg voor jeugd 3. Op welke wijze is de toegang georganiseerd? 4. Op welke wijze wordt invulling gegeven aan de generalist? 5. Op welke wijze is triage georganiseerd? 6. Hoe is het mandaat voor het inzetten van hulp vorm gegeven? 7. Wat is de kwantitatieve inschatting van benodigde capaciteit? Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de uitvoering) 8. Waar ligt informatiefunctie om budgetbeheer mogelijk te maken? Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de opdrachtverlening en beleid) 1.Welke verandering realiseren? 2.Wat is de reikwijdte (systeemgrens)? 9.Wat organiseer je in samenwerking met andere gemeenten?

Wat mis je als essentieel onderdeel van een organisatiemodel? Hoe krijgen de gemeentelijke aansturende taken vorm?..

Bij de voorbeelden Eén beste manier van organiseren bestaat niet Probeer de voorgestelde manier van organiseren te begrijpen

Reflectie en feedback Wat heb je gehoord? Wat spreekt je aan? Waar heb je een vraag over? Welke suggestie voor verrijking heb je?

Inleiding organisatiekunde Belangrijke begrippen Ontwerpprincipes voor een organisatie Een netwerk van organisaties Ontwerpvolgorde

Belangrijke begrippen Integrale benadering Open systeem Complexiteit Regelcapaciteit

Integrale benadering: denken in samenhang mensen cultuur structuur systemen Ontwerpen & ontwikkelen leidende principes leiderschap missie visie strategie organisatiegedrag kwaliteit van arbeid kwaliteit van de organisatie Omgeving Veranderen

structuursystemenmensencultuur Proces structuur Klant- leverancier- relatie Management structuur Organisatie- werkgroep PlanningRegelsBudgetten Kwaliteits- beheersing Belonings- systemen Onderhoud Proces control Lay-out Informatie systemen Taakstructuur Leiding Risico vermijdend Wederzijds respect OpenheidPartnershipFeedbackCompetentie Besluitvorming Resultaatgericht werken Rechtvaar- digheid Beoordelen

structuursystemenmensencultuur Proces structuur Klant- leverancier- relatie Management structuur Organisatie- werkgroep PlanningRegelsBudgetten Kwaliteits- beheersing Belonings- systemen Onderhoud Proces control Lay-out Informatie systemen Taakstructuur Leiding Risico vermijdend Wederzijds respect OpenheidPartnershipFeedbackCompetentie Besluitvorming Resultaatgericht werken Rechtvaar- digheid Beoordelen

structuursystemenmensencultuur Proces structuur Klant- leverancier- relatie Besluitvorming Management structuur Organisatie werkgroep PlanningRegelsBudgetten Kwaliteits- beheersing Belonings- systemen Onderhoud Proces control Lay-out Taakstructuur Leiding Risicovermijdend Wederzijds respect OpenheidPartnershipFeedback Resultaatgericht werken Rechtvaar- digheid Beoordelen Competentie focus Informatie systemen

Externe structuur Interne structuur Subsysteem Systeem Omgeving Organisatie als open systeem: netwerk van uitwisselingsprocessen Hoe complex is het netwerk? (arbeidsdeling: aantal knooppunten en uitwisselingsrelaties: waar knippen?) In welke mate kunnen ‘verstoringen’ opgevangen en gedempt worden? Is voldoende regelcapaciteit aanwezig? (Law of requisite variety)

Voorbeeld: structuur in een thuiszorgorganisatie Huishouding (40) Verzorging (30) Verpleging in weekend (10) Verpleging (20) Manager H Gemeente Info & admi ? Manager VV Resultaatgebieden -Productiviteit -Kwaliteit van zorg -Goed werkgeverschap -Lokale sociale netwerken Arbeidsdeling: complexe structuur met eenvoudige taken

Nieuwe structuur: Onze wijk onze zorg Gemeente Dienstenteams (4) Zorgteams (15) Dienstenteams (4) Zorgteams (15) Dienstenteams (4) Zorgteams (15) Manager G Arbeidsdeling: Eenvoudige structuur met hele taken

Nieuwe structuur: Onze wijk onze zorg Pinwand Kwaliteit PR Planning Personeel Eigen klantgroepBreed inzetbaarRegelt zelfstandig Geeft rekenschapVerbetert prestaties

Ontwerpprincipes voor slagvaardig organiseren (redeneerlijn) Verminderen interne complexiteit: procesgericht organiseren (van zand tot klant, slimme knips) Transparant ontwerp rond afgerond procesdeel: team is kleinste bouwsteen en minimale arbeidsdeling Vergroten lokale regelcapaciteit: denken en doen integreren Minimale kritische specificatie: ondersteunende systemen Markt, Doelgroep, Product A Markt, Doelgroep, Product B

Ontwerpprincipes voor resultaatverantwoordelijke teams Complete groepstaak gekoppeld aan een meetbaar resultaat Groep beschikt over voldoende regelcapaciteit en bevoegdheid om taak zo zelfstandig mogelijk uit te oefenen Taken van groepsleden vertonen onderlinge afhankelijkheid Omvang van de groep tussen 4 en 20 (niet kwetsbaar, snel besluitvorming, afhankelijk van routinematig werk) Leden zijn flexibel inzetbaar op meerdere taken Aanspreekpunt voor de groep voor binnen en buitenwereld Eigen middelen Beheer en stuursysteem sluit aan op resultaatverantwoordelijkheid en zelfstandigheid van groep Beloningssysteem sluit aan op teamwerk

Een netwerk van organisaties Kenmerken van een netwerk als productiesysteem – Innovatieve manier om complexe opgaven aan te pakken die niet op organisatieniveau opgelost kunnen worden – Organisaties werken samen in netwerken aan een taak om een gezamenlijk resultaat/doel te behalen – Toegevoegde waarde ligt op het niveau van het netwerk (niet op de optelsom van de afzonderlijke organisaties) – Netwerk bestaat uit meerdere onafhankelijke organisaties – Die vrijwillig deelnemen aan het netwerk Het netwerk moet gecoördineerd worden Ontwerpvraagstuk van het netwerk als geheel Delen organisatietheorie goed bruikbaar

Vormen van aansturing/coördinatie van het netwerk 1.Zelforganiserend netwerk: netwerktaken worden door de deelnemers zelf opgepakt 2.Leidende organisatie: een van de deelnemers acteert als leidende organisatie en coördineert het netwerk 3.Coördinerende eenheid (NAO): een afzonderlijke eenheid die alleen belast is met coördinatie van het netwerk

Typologie van taken van een netwerk Organisatie van zorg voor jeugd past in cel …… Eenduidige taak (hoge mate van taak zekerheid en verwachting) Niet eenduidige taak (hoge mate van onzekerheid hoe taak bijdraagt aan doel) Exploitatie (huidige levering en productie van..) I Standaardisatie (auto’s, elektriciteit) II Voorspelbaar, effecten vaag en moeilijk meetbaar. Productie aanpassen aan cases. (gezondheid, jeugdzorg) Exploratie (nieuwe manier bedenken voor..) III Standaard ontwikkelen (ISO) IV Continue ontwikkeling. Probleem definiëren en methoden ontwikkelen. (sociale voorziening HIV)

Vorm en factoren bij ontwerp Welke vorm van aansturing in cel II vinden we in de praktijk? – Leidende organisatie – Coördinerende eenheid (NAO) – Keuze vaak gemaakt op historische gronden Veel vertrouwen in netwerkpartners: leidende organisatie Weinig vertrouwen: NAO Welke factoren zijn van belang bij het ontwerpen van een netwerk? – Onderling vertrouwen tussen netwerkpartijen – Mate waarin workflow al voorafgaand aan de vorming van een netwerk gecoördineerd wordt door een (kleine) groep – Omvang van het netwerk (aantal partijen in een netwerk) – Frequentie van de interacties – Dichtheid van de interacties in het gehele netwerk

Ontwerpvolgorde Eisen gesteld aan het functioneren (resultaten) Karakteristiek en van de taak/proces Ontwerpen van de uitvoering (productie- structuur) (van groot naar klein) Ontwerpen van de aansturing/ coordinatie (besturing- structuur) (van klein naar groot) Ontwerpen van systemen (uitvoering en aansturing)

Organisatie van de uitvoering van de zorg voor jeugd Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de uitvoering) Organisatie van de aansturing van de zorg voor jeugd (gericht op de opdrachtverlening en beleid) Gemeente I: Wat doen we zelf? Wat besteden we uit? Gemeente II: Wat doen we alleen? Wat doen we samen? Gemeente III: Hoe houden we grip/zicht op kosten? Gemeente IV: Hoe realiseren we een effectief werkend stelsel?

Vervolgstappen thema Organisatiemodel Lokaal organisatiemodel – Kwalitatief: Eind december 2012 – Kwantitatief: Eind februari 2013 Vergelijken lokale organisatiemodellen – Overeenkomsten en strijdigheden (regionale werkgroep) – Januari 2013 Verbinden met thema 5:Inzet specialisten (waar regionale afspraak) – Februari 2013