VZW-wetgeving voor studentenverenigingen Wannes Vandenbussche Instituut voor Verbintenissenrecht

Relevantie CARNAVALSGROEP MOET MILJOEN EURO BETALEN NA ZWARE BRAND Het Nieuwsblad - vrijdag 05 juli 2013, 03u00 MILJOENENCLAIM DREIGT VOOR CARNAVALISTEN  HLN - Vrijdag 05 juli 2013

Deze zaak ging over een studentenvereniging die een doop organiseerde Deze zaak ging over een studentenvereniging die een doop organiseerde. Eén van de gedoopte studenten moest zich onderdompelen in een bak die onder meer met mest gevuld is. Hierdoor raakt de jongere ernstig gewond. Volgens het Hof zijn de leden van het comité die de gevaarlijke proef hebben voorbereid, aansprakelijk. De redenering is dat zij de proef hebben toegestaan. Bovendien heeft ook de student die moest toezien op het verloop van de doop, schuld. Het slachtoffer moest wel één vierde van de schade zelf dragen. Hij had het gevaar kunnen voorzien, bovendien kon hij weigeren deel te nemen. Als dit geval zich vandaag zou voordoen (Antwerpen 30 juni 1992)

Kaderen in breder verhaal van vrijwilligers en VZW’s Volgens de Koning Boudewijnstichting één op de vijf Vlamingen als vrijwilliger Wetgeving bedoeld om betere bescherming te bieden Onwetendheid over rechten en plichten  “Tussen de mazen van het net” Men moedigt vrijwilligerswerk aan, omdat het enerzijds de maatschappelijke cohesie versterkt en anderzijds vereenzaming tegengaat. Toch blijft ook vrijwilligerswerk, net zoals alle andere maatschappelijke fenomenen, niet gespaard van juridische problemen.

Inhoud I. Feitelijke vereniging vs VZW II. Aansprakelijkheid 2.1. Strafrechtelijke vs. burgerrechtelijke aansprakelijkheid 2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid 2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden III. Verplichtingen op basis van de vrijwilligerswet 3.1. Verplichte verzekering 3.2. Informatienota 3.3. Onkostenregeling IV. Andere verzekeringen voor verenigingen V. Belastingen

I. Feitelijke vereniging vs VZW Het constitutief verschil tussen een feitelijke vereniging en een VZW ligt in het feit dat een VZW rechtspersoonlijkheid bezit waardoor ze juridisch als een aparte entiteit (een aparte 'persoon') wordt beschouwd.

I. Feitelijke vereniging vs VZW een groep individuen streeft gemeenschappelijk doel na VZW In de structuur van een rechtspersoon, met ondergeschikte commerciële belangen

Gevolgen van het onderscheid Feitelijke Vereniging Geen juridische grond Kan als groep geen verbintenissen aangaan, eigendom bezitten of schenkingen aangaan Individuele leden gaan in eigen naam verbintenissen aan Individuele leden zijn elk afzonderlijk voor de totale vereniging aansprakelijk Individuele leden zijn allen mede-eigenaars van de 'groepsbezittingen’ Banken zeggen soms: “Maak een VZW aan, want als dan één van de leden sterft” Waldo van de KULAK

Gevolgen van het onderscheid VZW Rechtspersoon: afgescheiden vermogen (rechtspersonenbelasting + evt. BTW-nummer) De VZW kan in eigen naam en voor eigen rekening verbintenissen aangaan, eigendom verwerven en schenkingen aanvaarden De VZW wordt gedagvaard, niet de leden Commerciële belangen moeten ondergeschikt zijn Nodig voor het verkrijgen van overheidssubsidies Wettelijke regeling. Vb. algemene ledenvergadering, aanstellen van een raad van bestuur, aanleggen van ledenlijsten...

Heel belangrijk voor VZW’s Akten Facturen Aankond-igingen Bekend-makingen Andere stukken VERMELDING: Naam Vereniging voorafgegaan of gevolgd door de woorden “Verenigingen zonder Winstoogmerk” + adres van de zetel van de vereniging Indien niet: Persoonlijk verbonden (en mogelijk aansprakelijk) Art. 11 VZW-wet

Altijd tekenen met 'IN NAAM EN VOOR REKENING VAN....'!!! Ook… Altijd tekenen met 'IN NAAM EN VOOR REKENING VAN....'!!!

Oprichting VZW Dossier bij griffie Rechtbank van Koophandel Statuten (<-> huishoudelijk reglement) Minimumvermeldingen: Stichtende leden Zetel van de vereniging Omschrijving van het doel … Optionele vermeldingen: Actieve vs. toegetreden leden Dossier bij griffie Rechtbank van Koophandel Publicatie Belgisch Staatsblad Stichtende leden is verplicht sinds 2003 om schijnVZW’s tegen te gaan. Administratieve kosten: neerlegging akte van oprichting: 180 EUR, wijziging RvB-DB 121 EUR Toegetreden leden: derden die een band hebben met de vereniging (art. 2ter VZW-wet), hun rechten en plichten vermeld in statuten

Structuren binnen een VZW Eigen bevoegdheden aan elk orgaan: Algemene vergadering Wijziging van de statuten Benoeming en afzetting bestuurders en commissarissen Kwijting aan de bestuurders en commissarissen De goedkeuring van de begroting De ontbinding van de vereniging ….. Algemene vergadering Dagelijks bestuur Raad van Bestuur Twee verplicht: Algemene Vergadering en Raad van Bestuur Optioneel: Dagelijks bestuur

Structuren binnen een VZW Raad van Bestuur Tenminste drie personen Moet verkozen worden Bestuurt de vereniging vertegenwoordigt de vereniging in feite en rechte Dagelijks bestuur Zoals bepaald in de statuten Een of meer personen Niet verplicht bestuurder VVS twee of drie jaar geleden: geen drie bestuurders, dus een spookbestuurder Invulling kies je zelf: bv. VRG maakt volledig praesidium dagelijks bestuur Let op: sommige kringen zetten in hun statuten: de praeses, samen met vice- en financiën RvB neen, want er moet een verkiezing voor zijn.

Verplichtingen voor VZW’s Bijhouden ledenregister op zetel van de vereniging (met notulen beslissingen AV, RvB, …) Verplichte boekhouding: Studentenverenigingen vallen normaalgezien onder kleine VZW’s (mogen niet aan 2 van volgende kenmerken voldoen): 5 voltijdse werknemers ingeschreven in personeelsregister In totaal 250 000 EUR aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, excl. BTW Een balanstotaal van 1.000.000 EUR. DUS een vereenvoudigde boekhouding Art. 10 VZW-wet bijhouden ledenregister

Verplichtingen voor VZW’s De vereenvoudigde boekhouding Aan de hand van gedagtekende verantwoordingsstukken, die in origineel of in kopie gedurende 10 jaar worden bewaard, Ten minste eens per jaar wordt een inventaris gemaakt van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen Eens per jaar legt de raad van bestuur een jaarrekening voor aan de algemene vergadering

Verplichtingen voor VZW’s Bijhouden dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel wordt een dossier gehouden voor iedere Belgische VZW Dit dossier bevat 1° de statuten van de vereniging; 2° de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders 3° de beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan 4° de jaarrekening van de vereniging 5° de gecoördineerde tekst van de statuten na de wijzigingen ervan. Let op, ook neerleggen jaarrekening, van niemand is dat meestal in orde. Bv. van VRG al 10 jaar niet meer gebeurd – vereniging kan nochtans ontbonden worden: Art. 18 VZW-wet: “De rechtbank kan op verzoek van een lid, van een belanghebbende derde of van het openbaar ministerie de ontbinding uitspreken van een vereniging die : gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen overeenkomstig artikel 26novies , § 1, tweede lid, 5°, tenzij de ontbrekende jaarrekeningen worden neergelegd vooraleer de debatten worden gesloten; Blijkbaar zouden sommige openbare ministeries (bv. parket Leuven) daar ook geldboetes voor opleggen Let op - Elke vzw moet jaarlijks een aangifte in de rechtspersonenbelasting indienen. Indien men dit niet (tijdig) doet, riskeert men o.a. een administratieve boete van € 625

II. Aansprakelijkheid Inhoud 2.1. Strafrechtelijke en burgerrechtelijke aansprakelijkheid 2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid - Bestuurdersfouten - Schendingen VZW-wetgeving - Schendingen statuten 2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden - Aansprakelijkheid van de leden (contractueel of buitencontractueel) - Aansprakelijkheid van de Vereniging Bedoeling wetgever: Niet om kleine verenigingen te overstelpen met administratieve verplichtingen en kosten, anders zou dat ook ontradend werken LET OP: beperking van aansprakelijkheid tot zware fout, opzet en herhaalde lichte fout geldt enkel voor leden van feitelijke vereniging.

2.1. Strafrechtelijke vs burgerrechtelijke aansprakelijkheid Strafrechtelijke aansprakelijkheid Uitdrukkelijk in de wet beschreven feit Openbaar Ministerie Bedoeld om te straffen Burgerrechtelijke aansprakelijkheid Vergoeding van de schade Het slachtoffer Idee van herstel

2.2. Bestuurdersaansprakelijkheid Alleen de als bestuurder benoemde personen (bv. de praeses) Persoonlijke aansprakelijkheid bestuurder wegens fouten in bestuur Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder wegens schending VZW-wetgeving bestuurder wegens schending statuten – VZW zorgvuldig besturen zoals van normaal en zorgvuldige bestuurder in dezelfde omstandigheden redelijkerwijs verwacht mag worden (geconcretiseerd abstract criterium). Bv. breekt er brand uit in een tijdelijk gebruikte locatie en was men vergeten om daarvoor een brandverzekering af te sluiten, kan dit als onzorgvuldig bestuur worden beschouwd. -schending VZW-wetgeving, bv. niet-neerleggen van jaarrekening op griffie -Verzekering: afhankelijk van activiteit verzekering, kost dat 150 EUR per jaar, maar zeker aan te raden, want bestuurders (bv. praeses) genieten geen bescherming vrijwilligerswet wanneer ze taken van bestuur uitoefenen. Daarom: Afsluiten verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid aangeraden

2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden A. Algemeen Een vrijwilliger van een VZW zorgt voor een aansprakelijkheidsgeval  Hij geniet bescherming van de vrijwilligerswet Wie is vrijwilliger? iemand die onbezoldigd en onverplicht activiteiten verricht ten behoeve van derden, in georganiseerd verband in België of buitenland.  Niet iemand met lidkaart van vereniging Let op dus enkel voor VZW’s, hier ligt grote voordeel VZW Actieve daad: activiteit: degene met een lidkaart van jullie vereniging, geen probleem Onverplicht: niet afgedwongen kan worden. Bijvoorbeeld: degene van Hogescholen die dat voor studiepunten doen, zouden niet onder vrijwilliger kunnen vallen. Praesidiumweekend: puur met praesidium, zou betwistbaar zijn Buitenland: Bijvoorbeeld op skireis in lesvrije week, valt er wel nog onder, omdat het georganiseerd is vanuit België

2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden B) Contractuele aansprakelijkheid van de vrijwilliger Bv. Uitlenen busje van drukkerij en er is schade HIER zit de 1ste bescherming van de vrijwilligerswet! ENKEL aansprakelijk voor een contractuele tekortkoming ten opzichte van derden ingeval van bedrog, zware fout of herhaaldelijk lichte fout. Bedrog: intentioneel element Zware fout: wordt beoordeeld door de rechter Herhaaldelijk: meestal vanaf 3 maal VOOR DE REST: IMMUNITEIT voor vrijwilliger zelf

2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden C) Buitencontractuele aansprakelijkheid van de vrijwilliger Bv. tijdens 24-uren loop valt stuk van stelling op voorbijganger HIER zit de 2e bescherming van de vrijwilligerswet! ENKEL aansprakelijk voor een buitencontractuele tekortkoming ten opzichte van derden ingeval van bedrog, zware fout of herhaaldelijk lichte fout. Bedrog: intentioneel element Zware fout: wordt beoordeeld door de rechter Herhaaldelijk: meestal vanaf 3 maal VOOR DE REST: IMMUNITEIT voor vrijwilliger zelf Voorbeeld van tijdens cantus laat praesidiumlid kan met bier vallen op bezoeker! Drie keer laten vallen! HEEL BELANGRIJK: Deze bescherming van aansprakelijkheid geldt enkel voor feitelijke verenigingen die ook personeelsleden in dienst hebben. Deze bescherming geldt niet voor leden van praesidia die gewoon feitelijke vereniging zijn.

2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden In bepaalde gevallen dus persoonlijke aansprakelijkheid van de vrijwilliger Wanneer? Bij feitelijke vereniging voor alle soorten aansprakelijkheid Bij VZW in geval van bedrog, zware fout, herhaalde lichte fout Alles zelf betalen? Normaal niet … =BA-gezinsaansprakelijkheidsvereniging Mag vrijwilligerswerk niet meer uitsluiten Deze verzekering is wel niet verplicht! Familiale verzekering: ouders hebben die afgesloten, want geldt ook voor niet-inwonende kinderen die op kot zitten

2.3. Aansprakelijkheid ten aanzien van derden D) De aansprakelijkheid van de vereniging Principe: De wetgever regelde dat de vrijwilligers ‘immuun’ zijn en dat de organisatie voor hen burgerrechtelijk aansprakelijk is  VZW is aansprakelijk voor fouten van zijn vrijwilligers (behalve voor bedrog, grove fout of herhaaldelijk lichte fout.) MAAR VZW’s zijn verplicht verzekerd (= de BA- verzekering of vrijwilligersverzekering)

III. Verplichtingen op basis van vrijwilligerswet 3.1 Verplichte aansprakelijkheidsverzekering voor vereniging 3.2. Opstellen van informatienota 3.3. Uitwerken van onkostenvergoeding –

3.1. Verplichte verzekering Verplicht verzekering afsluiten voor de schade die de vrijwilliger veroorzaakt: Tot dekking van de risico’s met betrekking tot vrijwilligerswerk Moet ten minste de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de organisatie dekken Een feitelijke vereniging is niet verplicht maar het is wel aan te raden om extra bescherming te bieden aan leden  gratis verzekering Nationale Loterij (erkenning aanvragen bij de provincie) De vergoeding die de VZW moet betalen bij een schadegeval waarvoor het burgerlijk aansprakelijk kan worden gesteld De BA-verzekering op zich is alles bij elkaar geen dure verzekering. Via subsidies (provinciale) wordt wel eens voorzien in een financiering: Gratis vrijwilligersverzekering van de nationale loterij kunnen feitelijke verenigingen zich indekken tegen risico’s die hun medewerkers lopen (daar zit zelfs lichamelijke schade en rechtsbijstand bij) Om occasionele activiteiten te verzekeren Als vrijwilligersorganisatie (VZW - vraag je eerst je erkenning bij je provinciebestuur of het Punt in Brussel aan.  Zorg dat je polis de juiste omschrijving van het risico weergeeft De omschrijving van je activiteit moet zo ruim mogelijk alle activiteiten vermelden die je kunt uitvoeren Vergelijk met modelinhoud, dan is de kans op verrassingen achteraf kleiner

3.2. De informatienota Wat? een informatieplicht van de organisatie ten behoeve van de vrijwilliger vooraleer deze zijn taak aanvat. Hij moet over minstens 5 zaken geïnformeerd worden. Sanctie om het niet te doen? Geen sanctie voor bepaald, maar toch aan te raden om dat te doen. Dat zijn mensen die zich inzetten, dus wel belangrijk dat ze weten wat hun rechten is Herinnering aan kringen om jullie verzekering in orde te brengen.

 Makkelijkst via informatienota 3.2. De informatienota Hoe? “op welke wijze ook” = niet verplicht schriftelijk, mag mondeling Geschrift laten tekenen, afficheren, in ledenblad publiceren of op website….. Bewijslast rust op organisatie  Makkelijkst via informatienota

3.2. De informatienota Vijf zaken wettelijk verplicht: Het juridisch statuut van de organisatie en sociale doelstellingen Vermelding dat een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is afgesloten (supra) Vermelding van eventuele andere verzekeringen (infra) Vermelding regeling ivm onkostenvergoedingen (infra) Vermelding geheimhoudingsplicht betreffende geheimen die de vrijwilliger verneemt tijdens de vrijwilligersactie (art 458. Strafwetboek) Vreemd genoeg niet verplicht: De activiteiten die vrijwilliger verwacht wordt te doen, zijn rechten en plichten Het juridisch statuut: voor feitelijke vereniging: identiteit van de verantwoordelijken Verzekering BA: indien de organisatie niet verplicht is zo’n verzekering af te sluiten, preciseert de nota best dat de vrijwilliger aansprakelijk blijft voor de schade die hij toebrengt aan derden en dat hij vergoed kan worden – binnen de limieten van het verzekeringscontract – door zijn familiale verzekeraar Beroepsgeheim: voor welzijnsector: hulpbehoevende personen hebben vertrouwen in dienstverstrekker, dus gehouden aan geheimhoudingsplicht ongeacht welk statuut. Allemaal zien ze wel eens wat voor sponsorbedragen er bij jullie binnenkomen

3.2. De informatienota Wat met de opvolgers? Volg het VRG-voorbeeld: opnemen in huishoudelijk reglement HOOFDSTUK IX: RECHTEN EN PLICHTEN VAN LEDEN EN ERELEDEN] Art. 21bis – Informatie §1. Na de verkiezingen uit artikel 22 van de statuten brengt de praeses-elect vóór de Algemene Vergadering bedoeld in artikel 13, §2 van de Statuten de leden van zijn ploeg die zullen worden voorgedragen om benoemd te worden tot Dagelijks Bestuurder op de hoogte van hun rechten en plichten als vrijwilliger door middel van een “vrijwilligersnota”

3.2. De informatienota Deze organisatienota is géén overeenkomst en mag niet 'voor akkoord' maar enkel 'voor ontvangst' ondertekend worden. Anders hele issues van geen vrijwilligers meer, want contract Toch wel handig handtekening bewijs

3.3. Onkostenregeling De betaling van onkosten mag niet gebruikt worden om het niet-bezoldigd karakter te omzeilen Twee systemen die niet gecumuleerd mogen worden – Reële kosten: geen beperking van bedrag maar bewijs nodig – Forfaitaire kosten: geen bewijs nodig maar beperking van Bedrag: 32,71/dag en 1.308,38/jaar. Repetitorkantoren in Leuven misbruiken die regeling en werken met vrijwilligers

IV. Andere Verzekeringen Andere mogelijke verzekeringen: voor een studentenvereniging Opstal en inboedelverzekering (voor schade aan eigen materiaal) Lichamelijke schade opgelopen door vrijwilligers zelf tijdens uitvoering van vrijwilligerswerk of tijdens de verplaatsingen Een verzekering rechtsbijstand Een evenementenverzekering Indien gebouw: zeker brandverzekering Evenementverzekering: kan min of meer op maat worden samengesteld in functie van het evenement. Zelfs het weer op de dag van het evenement kan verzekerd worden. Vallen de inkomsten tegen omdat er door de regen geen bezoekers komen, kan daar een vergoeding voor voorzien worden. Wie uitsluitend materiaal, zoals een computer of een muziekinstallatie wenst te verzekeren, kan ook een alle risico-polis afsluiten.

V. VZW en rechtspersonenbelasting Rechtspersonenbelasting: VZW’s waarvan de exploitatie of de verrichtingen van winstgevende aard slechts bijkomstig zijn aan de niet-winstgevende hoofdactiviteit Anders: vennootschapsbelasting BTW-vrijstelling voor studentenverenigingen , ET nr. 109.129, maar mogelijkheid tot registratie en BTW- nummer. Geen beroepsinkomsten: alleen vermogensinkomsten of diverse inkomsten, Geen samenvoeging: elke categorie wordt afzonderlijk belast KI: eigenaar, vruchtgebruiker, erfpachter of opstalhouder, tenzij vrijgesteld KI Diverse inkomsten: onderverhuringen en overdracht van huur va onroerende panden BTW-vrijstelling: al dan niet opgeheven, de gevolgen van het regeerakkoord, …). In ieder geval gaat de fiscus er voorlopig van uit dat studentenverengingen niet BTW-plichtig zijn

Casus ● Een kringlid van Bios leent de camionet van ekonomika. Na het galabal vervoert zij nog tapijten naar het kringlokaal, maar wordt in licht dronken toestand (zonder alcoholintoxicatie) aangereden door een ander voertuig dat geen voorrang verleende. Eerste vraag: Wie heeft schade? Ekonomika Tweede vraag: Contractueel of buitencontractueel Derde vraag: Rechtstreeks naar vrijwilliger? Lid van VZW – begaat zware fout – geen immuniteit Vierde vraag: Verzekering? Eventueel familiale verzekering

Besluit MOST IMPORTANT VZW heeft veel voordelen (zeker qua aansprakelijkheid en apart vermogen), maar administratief veel werk “Tekenen in naam en voor rekening van” Afsluiten van BA-verzekering (en eventueel andere) Opstellen organisatienota

Vragen?