Studentencongres Financieel Beleid

Inhoud VZW of FV: rechten en plichten Gezond financieel beleid voeren PS: LOKO is niet verantwoordelijk voor handelingen tgv foute informatie ;)

To vzw or not to vzw Verschil vzw en FV Wanneer vzw? Voor- en nadelen vzw Rechtspersoon: handelingen doen die een natuurlijk persoon ook kan (bezittingen hebbben, contracten afsluiten etc)

To vzw or not to vzw Rechtspersonen en natuurlijke personen Vzw vs. Feitelijke vereniging (FV) Rechtspersoon vs. Verzameling natuurlijke personen Niet persoonlijk aansprakelijk (*) vs. Persoonlijk aansprakelijk (http://www.devzw.be/resources/media/wanneeriseenbestuurdervaneenvzwpersoonlijkaansprakelijk.pdf) Persoonlijk vermogen buiten schot vs. Persoonlijk vermogen niet beschermd. Rechtspersoon: handelingen doen die een natuurlijk persoon ook kan (bezittingen hebbben, contracten afsluiten etc)

To vzw or not to vzw FV volstaat als: Vzw als: Beperkte contracten, kleine activiteiten, weinig leden, geen eigen vermogen (vb. onroerend goed, kasvoorraden) Vzw als: Tegengestelde van bovenstaande  Indekking tegen persoonlijke risico’s Ook mogelijk voor bepaalde duur (vb. kiesweek, lustrum) Rechtspersoon: handelingen doen die een natuurlijk persoon ook kan (bezittingen hebbben, contracten afsluiten etc)

To vzw or not to vzw Voordelen vzw: Nadelen vzw: Aansprakelijkheidsdeling (*) Schuldeisers Contracten afsluiten Subsidies aanvragen Nadelen vzw: Administratieve verplichtingen (AV, RvB, jaarrekening) Kosten (statuten en bestuurders neerleggen) (Belastingen) Rechtspersoon: handelingen doen die een natuurlijk persoon ook kan (bezittingen hebbben, contracten afsluiten etc) (*) grove fout, goede huisvader

Financieel beleid Een begroting en budgetten opstellen Resultaten, herbegroting en jaarrekening Wat is een boekjaar? Wat moet er (minstens) op je Algemene Vergadering besproken worden? Boekhouden (voor kleine vzw’s) BTW-nummer nodig? Belastingen Bezittingen en giften Verantwoording afleggen Subsidies en sponsoring

BEGROTING Begin van het werkingsjaar Verwachte inkomsten en uitgaven Verdeling van je beschikbare middelen over je activiteiten en werking Opsplitsing in algemene werking en kringfuncties Gebaseerd op resultaten van vorige jaren Geeft een beeld je speelruimte en of je moet bijsturen Marges! Goedkeuring op een AV  Let’s take a look.

BUDGET Zoals een begroting, maar dan voor één activiteit Verwachte inkomsten en uitgaven (op voorhand!) Standaardtemplate (in Excel!) Je weet uit de begroting welke winst/verlies je mag uitkomen Zo realistisch mogelijk Laat deze goedkeuren op je PV/KV (en voor grote bedragen RvB) alvorens je begint uit te geven  Let’s take a look.  Let’s make a budget for a cantus.

Resultaat van een BUDGET Je quaestor (in samenwerking met activiteitenverantwoordelijke) houdt de resultaten bij: Facturen, kosten, kassa-inkomsten per activiteit Facturen binnengekomen voor werking (vb. huishuur, internet, …) Good practice om het resultaat van een activiteit zo snel als mogelijk op de KV/PV te bespreken Controle of je goed gebudgetteerd had en wat de redenen voor afwijking zijn. Ideale beleidstool voor volgend jaar  Let’s take a look at a resultaat/actuals.

HERBEGROTING In het midden van het werkingsjaar (of wanneer nodig) Resultaat van je hele begroting tot op dat moment. Mogelijkheid om te gaan schuiven. Eventueel marge verkleinen. Goedkeuring op AV.  Let’s start up a herbegroting.

Jaarrekening Opsomming alle kosten en inkomsten. Komt overeen met een resultaat op het einde van het werkingsjaar. Neerleggen bij de griffie. Info: http://www.vereniginginfo.be/help/boekhouding-vzw http://www.vsdc-fb.be/NL/Diensten/Neerleggingsplicht_jaarrekening-23 http://www.vsdc-fb.be/NL/Downloads/Rubriek-4-7 Of algemeen: http://www.vsdc-fb.be/

BOEKJAAR Het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. Meeste bedrijven: 1 januari – 31 december (kalenderjaar) Voor kringen praktischer: academiejaar, vb. 1 aug – 31 juli Verlengd boekjaar kan in de statuten opgenomen worden. Voor sommige overheidssubsidies kalenderjaar noodzakelijk

ALG. VERGADERING RvB legt jaarrekening voor, moet goedgekeurd worden RvB legt een nieuwe begroting voor, “ “ “ <6 maanden na afsluiting boekjaar AV benoemt en ontslaat de bestuurders in de RvB Meer info: http://nl.wikipedia.org/wiki/Vereniging_zonder_winstoogmerk

BOEKhouden Kleine en grote vzw’s http://www.vsdc-fb.be/NL/Algemeen/VZW_en_boekhouding-16 Kleine: Kas-en bankboek Inkomend en uitgaand facturenboek  Enkelvoudige boekhouding 10 jaar bijhouden Zorg dat je je boekingen kan bewijzen met een document! Simpele balans (bezittingen, vorderingen, …) Grote: Dubbele boekhouding

BTW-nummer Art. 4: “Eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend, leveringen van goederen en diensten verricht die in het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde zijn omschreven, ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend.” Dus eigenlijk elke vzw. Maar: art. 44: vrijstellingen

BELASTINGEN Patrimoniumbelasting Rechtspersonenbelasting 0,17% indien vermogen >€25000 Periode februari-maart Rechtspersonenbelasting Geen belasting op: lidgelden, activiteitenwinsten, sponsoring Kadastraal inkomen: voor lokalen, vrijstelling mogelijk Inkomsten uit roerende goederen en kapitalen: vb. verhuur tent, op je intresten

BEZIttingen & giften Bezittingen van de vzw: Giften: Ook onroerend goed dat (onrechtstreeks) voor het doel wordt gebruikt. Giften: Geen koninklijke machtiging nodig tot €100000 Wel vermelden in boekhouding Roerende en onroerende goederen

VERANTWOORDING Verantwoording aan RvB en AV ‘Goede huisvader’ Wees zelf kritisch of een bepaalde uitgave het doel van de vzw dient en noodzakelijk is Houd je aan de afgesproken budgetten/begroting of vraag toestemming (aan KV/RvB) indien je wil afwijken

SUBSIDIES Bij LOKO (kringen en erkende VV) https://loko.be/backstage/?id=233 Bij de provincie Vlaams-Brabant Meestal projectsubsidies (vb. cultureel evenement) Subsidiedossier opstellen http://www.vlaamsbrabant.be/info/subsidies-overzicht.jsp Stad Leuven en Vlaamse Gemeenschap (eventueel) http://www.leuven.be/vrije-tijd/verenigingen/subsidies/ http://www.vlaanderen.be/nl/cultuur-sport-en-vrije-tijd/cultuur/subsidies-voor-de-culturele-sector Bij je faculteit (FB), departement (DB), KU Leuven (Commissie Cultuur, International Office) http://www.kuleuven.be/cultuur/subsidies.htm International Office: via LOKO International

Sponsorbeleid Maak een sponsordossier Maak een sponsorcontract Je activiteiten De beroepsuitwegen van je richting Je ledenaantal/bezoekers De mogelijkheden en prijzen (banners, inkomtickets, bandjes, promofilmpje, sampling, je kan het niet te zot bedenken) Samenvatting/bundels (1 pagina) Maak een sponsorcontract Begin op tijd! Tips: posters/sites van andere kringen; KMO’s/winkels in eigen beheer Link met bedrijvenrelaties  Let’s take a look at a sponsordossier.

ALLES ONTHOUDEN … … Maar vooral: Word een vzw! Maak een begroting, budgetten en resultaten Zorg dat je in orde bent met je jaarrekening … En zwem vervolgens in al het geld dat je uitspaart door je sterke financieel beleid!

EXTRA: TIMELINE Een mogelijke indeling van jullie jaar: 1 augustus Start boekjaar 20 september (net voor academiejaar) AV: goedkeuring begroting nieuwe werkingsjaar en jaarrekening vorig werkingsjaar en kwijting quaestoren 9 februari (tijdens of net na lesvrije week) AV: goedkeuring herbegroting 31 juli Einde boekjaar AV: benoeming nieuwe bestuurders en ontslag oude bestuurders Tussendoor: budgetten en resultaten