PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN Zie ook L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Rampenplanning Goedgekeurd Deputatie 24 april 2008 Laatste actualisering en bijwerking: 25 oktober 2010

1. Verantwoordelijkheden 1. 1 1. Verantwoordelijkheden 1.1. De Provinciegriffier is op grond van het Provinciedecreet verantwoordelijk voor het Provinciaal Archief. Organisatorisch wordt het archief beheerd door de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen onder leiding van de Provinciaal archivaris. 1.2. De Provinciaal archivaris is verantwoordelijk voor het opmaken, het toepassen en het jaarlijks actualiseren van het calamiteitenplan. 1.3. De archivaris of een door hem aangeduide vervanger/-ster beslist in geval van een calamiteit over de uitvoering van het plan. Hij of zij coördineert de noodoperaties. 1.4. De archivaris verricht concreet ter preventie de volgende werkzaamheden: - het opmaken van een organisatieschema waarbij vastgelegd wordt wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit; - het uitvoeren van een risicoanalyse om na te gaan tegen welke calamiteiten het Provinciaal Archief beschermd moet worden; - het opmaken van een overzicht van de inhoud van het Provinciaal Archief en op basis daarvan het opmaken van een prioriteitenlijst; - het in kaart brengen en evalueren van de bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen (onder meer het bekendmaken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten voor de tijdelijke opslag van te verplaatsen archiefbestanden, de afspraken met bedrijven); - het leggen van contacten met externen; - het bepalen van de toe te passen beschermingsmethoden; - het anticiperen op contacten met de media; - het uitschrijven van een calamiteitenplan; - het opleiden van het personeel; - het oefenen van het calamiteitenplan en het noteren van alle controles in een logboek; - het geregeld evalueren van het calamiteitenplan; - het opmaken van planningen voor het herstel van documenten. 1.5. Een leider voor de eerste interventie en een personeelslid EHBO zijn aangesteld in het Provinciaal Archiefgebouw.

Inhoudstafel   Inhoudstafel 2 1. Verantwoordelijkheden 3 2. Reikwijdte van het calamiteitenplan 4 3. Calamiteitenplan 5 3.1. Brand 5 3.2. Water 8 3.3. Schimmel 12 3.4. Ongedierte 13 3.5. Diefstal 14 3.6. Inbraak 14 3.7. Bommelding 14 3.8. Vandalisme 15 3.9. Storing energievoorziening 15 3.10. Storing in de lift 15 3.11. Niet voorziene gevallen 15 4. Bijlagen 17 4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief 17 4.2. Plattegrond van het Archiefgebouw met veiligheidsvoorzieningen 21 4.3. Intern sleutelplan 23 4.4. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en –materialen 24 4.5. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige gevaarlijke stoffen 27 4.6. Beschrijvende fiche betreffende de infrastructuur van het Archiefgebouw 29 4.7. Onderhouds- en keuringscontracten infrastructuur 30 4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten 31 4.9. Registratiemethode 34 4.10. Schade- en evacuatieformulier 35 4.11. Logboek 36 4.12. Lijst van de verspreiding van het calamiteitenplan 37 5. Literatuurlijst 38

RISICO’S ACTIE WIE? HULPMIDDELEN 3.1. BRAND ZORG EERST VOOR DE VEILIGHEID VAN DE AANWEZIGE PERSONEN - brand tijdens de werkuren. 3.1.1. Controleer de plaats van de brand op de branddetectiecentrale en ga kijken op de plaats van de melding. LEIDER EERSTE INTERVENTIE (bij afwezigheid andere personeelsleden uit bureau 001) 3.1.2. Reset de centrale bij een valse melding en brengt de collega’s op de hoogte. Reset nooit zonder een grondige controle ter plaatse. 3.1.3. Bij vaststelling van brand en de detectiecentrale werkt niet: druk onmiddellijk één van de alarmbelknoppen verspreid over het gebouw in. De alarmbel wordt hierdoor in werking gesteld. ALLE AANWEZIGEN 3.1.4. Zet alle activiteiten onmiddellijk stop. 3.1.5. Bel de leider van de Eerste Interventie op binnenpostnummer 7277 of verwittig, indien deze niet onmiddellijk bereikbaar is, zelf de brandweer op het nummer (0)100 met de melding “U spreekt met … Er is brand in het Provinciaal Archiefgebouw West-Vlaanderen, Gistelse Steenweg Sint-Andries Brugge”. Geef locatie, aard en omvang van de brand en vraag een ziekenwagen aan indien er slachtoffers zijn (met melding van aantal gekwetsten, ernst en aard van de verwondingen). 3.1.6. Sluit de ramen en deuren. 3.1.7. Schakel de elektriciteit uit; de gastoevoer wordt automatisch uitgeschakeld bij alarm. 3.1.8. Verlaat het gebouw via de dichtst bijgelegen (nood)uitgang en begeleid de aanwezige bezoekers.

CONTACTGEGEVENS GESPECIALISEERDE FIRMA’S 3.1.27. Neem contact op met een restaurator en indien nodig een koel- of vriesruimte. ARCHIVARIS CONTACTGEGEVENS GESPECIALISEERDE FIRMA’S 3.2. WATER NAT PAPIER MOET ZO SNEL MOGELIJK INGEVROREN WORDEN. 3.2.1. Meld de waterschade aan de archivaris, die de situatie ter plekke zal opnemen. Hij laat foto’s nemen van de schade en besluit wat de te volgen werkzaamheden zullen zijn. 3.2.2. Schakel de elektriciteit uit. Sluit in geval van een leidingbreuk de watertoevoer af. AANGEDUIDE PERSONEN 3.2.3. Neem contact op met een restaurator en indien nodig met een koel- of vriesruimte. 3.2.4. Dweil of zuig het water op. Neem hierbij het volgende in acht: de ruimte moet onmiddellijk leeggepompt worden als de calamiteit minder dan 6 uur voordien plaatsvond; zo niet moet gewacht worden op de transportmogelijkheden zonder leegpompen (onder water ontstaat geen schimmelgroei). Houd er rekening mee dat er mogelijks geen elektriciteit is. GENERATOR WATERPOMP 3.2.5. Plaats bij lekkage zo mogelijk emmers en bakken om het lekwater op te vangen. EMMERS BAKKEN 3.2.6. Dek archiefrekken en archiefkasten af met plastiek. AFDEKPLASTIEK 3.2.7. Breng nog droge archiefdocumenten in veiligheid volgens de prioriteitenlijst (zie bijlage 4.1.) PRIORITEITENLIJST 3.2.8. Boeken nemen veel vocht op en zullen in het water opzwellen, waardoor archiefrekken en -kasten uit elkaar kunnen gedrukt worden en omvallen; stabiliseer en neem zo nodig één of meerdere boeken weg op iedere kast- of rekplank. Draag beschermende kleding en veiligheidshelm. Let erop dat de rekken of kasten niet onstabiel worden door alleen de onderste planken te ontruimen. VEILIGHEIDSBRILLEN VEILIGHEIDSHANDSCHOENEN VEILIGHEIDSHELMEN VEILIGHEIDSSCHOENEN 3.2.9. Ventileer en ontvochtig de getroffen ruimte en houd de temperatuur zo laag mogelijk om schimmelvorming te vermijden. Als toch schimmelvorming optreedt, stop het ventileren zodat de schimmel niet door het hele archiefgebouw verspreid wordt. LUCHTONTVOCHTIGERS VENTILATOREN

Bijlagen 4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief I = Hoogste prioriteit II. Gematigde prioriteit III. Laagste prioriteit GELIJKVLOERS – administratief gedeelte Leeszaal Fernand Peuteman 002 Documenten in lezing = I Lokaal 001 Documenten in bewerking = II Lokaal 010 Te klasseren en in te sealen foto’s, affiches en plannen (1 rek) = II Triageruimte 008 Archief Buurtspoorwegen = I EERSTE VERDIEPING - administratief gedeelte Lokaal 101 Documenten in bewerking= II Lokaal 109 Lokaal 110 GELIJKVLOERS – depot Blok A P.B. (ex Beveren) 257 rekken van A.1  A.257 = I Gedrukt Archief 6 rekken A.287 + 289  A.294 = III Bibliotheek 9 rekken A.269  A.277 = III Microfilms + cd-roms – Militieregisters (2 rekken) (veiligheidskopieën) A.288  289 = I Fotoverzameling A.278–A.286 = I Filmverzameling A.260–A.261 = I Andere documentaire verzamelingen A.285 = I

Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en –materialen (contactgegevens van de leveranciers te vinden op de lijst L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Leverancierslijst.docx) Wat Hoeveelheid Locatie Leverancier Absorptiemiddelen (keukenrollen) Diverse Lokaal 103 Colruyt Afdekplastiek/noppenplastiek Rol Lokaal 007 Overtoom N.V. Archiefbakken 60 Perquy B.V.B.A. Archiefdozen Gelijkvloers en verd. 1 depot Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V. Archiefkarren 4 Gelijkvloers depot Marc Van Ackere & co bvba Bezem 1 Lokaal 004 Brico, Stock Americain Vermeersch Boenmachine Alpheios Boormachine Lokaal 010 Branddeken M.Ex.T. Belgium N.V. Breekmesjes Digitale camera met statief Tuyttens N.V. Doeken (pluisvrij) Lokaal 004 + 103 Stock Americain Vermeersch EHBO-koffers 2 Lokaal 010 + 109 Emmers 9 Etiketten (zelfklevend) Lokaal 109 Neptunus Drukkerij, AVA Papierwaren Europallet Lokaal 009 – Garage Brugs Palettenbedrijf Fluohesjes Te verkrijgen via Huishoudelijke Dienst Gedistilleerd water 5 liter Generator Nihil Te verkrijgen bij Uitleendienst, Sportdienst of de domeinen (Tillegem) Hamers Handdoeken Lokaal 104 Handdoeken (spons) 15 Handpallettruck Lokaal 009 – garage Euro-Forklifts Handschoenen (katoenen) 22 Handschoenen (plastiek) 6 + 2 Handschoenen (werkhandschoenen) 13 Bij personeelsleden Houtzaag Inbussleutels Jassen 10 Bij de personeelsleden + lokaal 102 Huishoudelijke Dienst Kleefletters en –cijfers Ladders Lokaal 004 + 007 Lijm Lokaal 010 (frigo) Cami N.V. Lintmeters 3 Lokaal 010 + 110 Materiaalbak Melinex

4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten Brandweer nummer: (0)100 Ambulancediensten Politie nummer: (0)101 Antigifcentrum nummer: (0)070/24 52 45 Brandwondencentrum nummer: (0)09/240 34 90 Dokters Sint-Andries wachtdienst algemeen: (0)078/15 15 90 (op zaterdag, zondag en feestdag doorlopend van 9u tot 19u) Personeelsleden Telnr. Telnr. GSM archivaris 050/40 72 70 0497/05 18 08 archiefconsulente 050/40 72 72 - adjunct-adviseur (startbaan) 050/40 72 79 medewerker 1 050/40 72 69 medewerker 2 050/40 72 78 medewerker 3 050/40 72 71 medewerker 4 050/40 72 77 medewerker 5 050/40 72 80 medewerker 6 050/40 72 68 geschoold arbeider 050/40 72 75 technisch beambte 1 050/40 72 85 technisch beambte 2 Naam Telefoonnr. Adres D. Cranskens (0)050/39 61 82 Gistelse Steenweg 61, 8200 Sint-Andries L. Demolder (0)050/38 78 18 Gistelse Steenweg 456, 8200 Sint-Andries H. Denys (0)050/38 74 18 Pastoriestraat 9, 8200 Sint-Andries G. Vonck (0)050/38 73 17 Gistelse Steenweg 377, 8200 Sint-Andries