De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Jan Pauwels De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht november - december 2011

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 2 -

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 3 -

Waarom (nu) een hervorming? Gemeentedecreet (2005) kreeg nog geen volledige uitvoering op vlak van planning, budget, boekhouding en rekening Huidige regels hebben veel mankementen → nauwelijks koppeling beleid – financiën → verschillende systemen voor lokale besturen ▪ centraal opgelegd systemen ▪ systemen met erg veel vrijheid De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 5 -

Uitgangspunten van de hervorming Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering en de financiële vertaling en de gevolgen ervan: Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget – kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Uitgangspunten van de hervorming Vertrekken van een ‘conceptueel kader’: Geen kopie elders bestaand systeem Centrale vraag: welk registratiesysteem nodig voor informatienoden hoofdgebruikers? Hoofdgebruikers: Gemeenteraad: kan zelf geen rapporten maken - Besluit legt regels op voor beleidsrapporten (meerjarenplan, budget, jaarrekening) Vlaamse overheid als beleidsvoorbereider Managementinformatie (voor college, MAT, …): Niet centraal opgelegd (want behoeften te verscheiden) Wel mogelijk op basis van registratiesysteem De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 7 -

Uitgangspunten van de hervorming Maatwerk mogelijk door bestuur zelf: Het bestuur kan bijvoorbeeld zelf het aantal prioritaire beleidsdoelstellingen kiezen, het aantal beleidsdomeinen, het algemeen rekeningenstelsel verder invullen, enz. Hervorming maakt planlastvermindering mogelijk (maar creëert de planlastvermindering niet zelf) Voldoet aan de internationale verplichtingen inzake ESR-rapportering en toepassing van de IPSAS De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Uitgangspunten van de hervorming Financiële vertaling beleid (doelstellingen,actieplannen, acties) in beleidsrapporten: op basis van uitgaven en ontvangsten (transactiebasis – kasstromen - dus geen budget voor afschrijvingen bvb.) Financieel evenwicht met twee dimensies: Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil exploitatieontvangsten en –uitgaven Jaarlijks evenwicht op kasbasis (toestandsevenwicht) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 10 -

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Beleidsrapporten – algemene bepalingen (1) Beleidsrapporten Relatie raad – hoofdbudgethouder (college) Deze waarover de raad beslist Meerjarenplan, budget, jaarrekening (incl. aanpassing mjpl en BW) Besluit regelt minimuminhoud (bescherming Raad) Beheersrapporten Relatie hoofdbudgethouder – gedelegeerde budgethouders In functie van gedelegeerd budgethouderschap Beheersbudget, beheersrekening, interne kredietaanpassing (IKA) Besluit legt alleen minimale regels vast Identieke opbouw  transparantie, leesbaarheid Verplichte vermeldingen  identificeerbaarheid Verplichte toelichting bij elk beleidsrapport: ondersteunende info De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Beleidsrapporten – indeling in beleidsdomeinen Functionele indeling  informatie structureren en ordenen Verzameling beleidsvelden  samenhangend en herkenbaar geheel Vast te stellen door raad 1 verplicht beleidsdomein: algemene financiering: ontvangsten en uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met specifieke dienstverlening of specifieke investering Algemene werkingssubsidies, gemeentefonds, leningen, belastingen, dividenden, verkregen intresten, desinvesteringen, enz. Hoeveel voor elk BD bijgelegd vanuit algemene financiering De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Beleidsrapporten – beleidsvelden en -items Elk beleidsdomein: samengesteld uit beleidsvelden (vaststelling minister) Beleidsveld: verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen Elk beleidsveld: kan onderverdeeld in beleidsitems (keuze college) Waarom dit systeem? Flexibiliteit voor besturen (informatiebehoefte / eigen organisatie) Gestructureerde beleidsinfo en statistische info voor VO De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Een voorbeeld Beleidsvelden : vaststaande lijst als bijlage bij MB Voorbeelden ivm Cultuur en vrije tijd: Musea Cultuurcentra Openbare bibliotheken Overige culturele instellingen Monumentenzorg Beleidsitems: bibliotheek donk, bibliotheek mariaburg, bibliotheek centrum Beleidsitems: boeken, CD’s, DVD’s, kranten, tijdschriften Beleidsitems: kinderen, jongeren, volwassenen, bejaarden Registraties: op niveau van de beleidsvelden De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Beleidsdoelstellingen (1) Zowel in strategische nota als in beleidsnota Prioritaire beleidsdoelstellingen Beleidsbepaling is prerogatief van de raad: selectie door raad Expliciete rapportering in beleidsrapporten Overig beleid Overige (niet-prioritaire) beleidsdoelstellingen Verrichtingen niet in beleidsdoelstellingen opgenomen Geen expliciete rapportering in beleidsrapporten, enkel financiële weerslag Rapportering via beheersrapporten De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Beleidsdoelstellingen (2) Per beleidsdoelstelling: 3 elementen – 3 vragen Wat bereiken?  vooropgestelde resultaat of effect (intern / extern, meetbaar: indicatoren, SMART) Wat doen?  actieplannen (realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen?  raming ontvangsten en uitgaven per jaar Overzicht alle beleidsdoelstellingen (raadsleden, personeel, toelichting)  minimaal omschrijving en actieplannen – vrije vorm (papier, digitaal) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 17 -

Basiselementen – Meerjarenplan BBC-besluit: (1) Meerjarenplan is een beleidsrapport (met dus opgelegde minimumregels) Strategische nota met: (interne of externe) prioritaire beleidsdoelstellingen niet-prioritaire beleidsdoelstellingen en overig beleid dus niet in strategische nota beoogd resultaat of (maatschappelijk) effect - meetbaar actieplannen (realisatietermijn) jaarlijkse uitgaven en ontvangsten De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Basiselementen – Meerjarenplan BBC-besluit: (2) Financiële nota met: Financieel doelstellingenplan (M1): zie volgende dia jaarlijkse uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen/overig beleid onderscheid exploitatie, investeringen en overige Staat van het financiële evenwicht (M2): dubbel evenwichtsconcept evenwicht enkel aantoonbaar als jaarrekening N-2 is verwerkt Verplichte toelichting (zie ook MB) o.a. omgevingsanalyse, financiële risico’s, beleidsdoelstellingen, info over organisatie, evolutie schulden en belastingen, … Geen voorwerp van besluitvorming

Financieel doelstellingenplan Jaar 1 Jaar 2 … Uitgaven Ontvangsten Saldo Algemene financiering Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overige Exploitatie Investeringen Andere Beleidsdomein 1 De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

Basiselementen – Meerjarenplan Koppeling beleid aan financiën: Via uitgaven en ontvangsten (niet: afschrijvingen, …) Niet op detailniveau, wel per beleidsdomein Via overname ramingen voor PBDS uit strategische nota naar financieel doelstellingenplan Is meerjarenplan verplicht? Ja. Budget moet passen binnen meerjarenplan. Zonder geldig budget resten alleen (max. 3) voorlopige 12den. De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 22 -

Basiselementen – Dagelijkse werking Eén registratiesysteem dient twee doelstellingen: Budgettaire registraties voor: Financiële vertaling van het beleid (uitgaven/ontvangsten) Kredietopvolging en –bewaking Managementinformatie (met o.a. algemene boekhouding) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 23 -

Basiselementen – Dagelijkse werking Besluit legt (cf. rapportering!) verplichte ‘dimensies’ op voor boekingen, zoals o.a.: Datum, bedrag, algemene rekening, omschrijving Budgethouder, beleidsveld, actieplan Sectoraal rapport (cf. planlastvermindering!)… ….. Uitbreidbaar door bestuur (informatica – kosten/baten) De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 24 -

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 25 -

BBC – Digitale Rapportering Beleidsrapporten: digitaal aan VR Bestandsformaat en wijze van aanleveren: MB volgt Vanuit gestandaardiseerde beleidsvelden Digitale Rapportering en Planlastvermindering Subsidieaanvraag (Meerjarenplan & Budget) Evaluatie aanwending subsidies (Jaarrekening) Beleids- en statistische informatie Jaarlijkse publicatie Toegankelijk voor gemeenten Indien geen jaarrekening 30/6  ontwerp digitaal aanleveren De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 26 -

De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht Inhoud Waarom (nu) een hervorming? Uitgangspunten van de hervorming Basiselementen BBC-besluit Algemene bepalingen beleidsrapporten Meerjarenplan Dagelijkse werking Digitale Rapportering Varia De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 27 -

Varia - Invoeringstraject Besluit wordt algemeen van kracht op 1.1.2014. Dat betekent: Dat de besturen in 2013 het meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2014 volgens de nieuwe regels moeten opstellen Dat de besturen vanaf 1.1.2014 de nieuwe boekhouding voeren Dat de besturen in 2014 een laatste keer een jaarrekening ‘oude stijl’ maken voor 2013 De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 28 -

Nog vragen? We wensen u alvast veel succes toe! Jan Pauwels Agentschap voor Binnenlands Bestuur afd Antwerpen 03 240 58 65 jan.pauwels@bz.vlaanderen.be De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht