Beleids- en Beheerscyclus Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Huidige situatie (NGB/NOB/NPB) Gemeenten: Nieuwe Gemeenteboekhouding (NGB) Nieuwe Gemeentewet (1989) ARGC (1990) OCMW’s Nieuwe OCMW Beleidsinstrumenten (NOB) OCMW-wet (1976) BVR NOB (1997) Provincies Nieuwe provincieboekhouding (NPB) Provinciewet (1836) ARPB (1999)

Huidige situatie (BBC) Regelgeving: Organieke decreten Gemeentedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Provinciedecreet (2005) BVR-BBC van 25 juni 2010 MB van 1 oktober 2010 Implementatie: Algemene invoering vanaf boekjaar 2014 Minister kan voor welbepaalde besturen een andere datum bepalen Eerste besturen vanaf boekjaar 2011

De beleids- en beheerscyclus Planning Uitvoering Evaluatie

De doelmatigheidscyclus Output (Prestaties) Effecten Omgeving Strategie Beleids-doelstellingen Monetaire vertaling (financiële ruimte) Input (Middelen) Activiteiten Verantwoordelijken

Kader van totstandkoming Organieke decreten Het Vlaamse Regeerakkoord Internationale verplichtingen (ESR95) Aanbevelingen Raad van Europa Internationale standaarden (IPSAS) Evaluatie NGB en NOB Overleg

Organieke decreten BVR: geeft uitvoering aan titel IV: Gemeentedecreet Provinciedecreet OCMW-decreet sluit aan bij principes inzake resultaatgericht financieel management, zoals vervat in de organieke decreten: budgetteren: van input- naar outputsturing responsabilisering van administratie regelgeving reikt faciliterend kader aan

Het Vlaamse regeerakkoord 2009-2014 Overheden moeten transparante verantwoording afleggen over wat zij doen met het belastinggeld. Dat vereist heldere budgettaire verantwoordingsdocumenten en grondig gedocumenteerde beleidsrelevante indicatoren als basis voor de politieke besluitvorming. In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is.

Heldere verantwoordingsdocumenten Beleidsrapport: Decretaal voorgeschreven elementen Elementen waarover de raad beslist Toelichting: Bijkomende informatie

Planlastverlichting Het nieuwe financiële systeem draagt bij tot planlastvermindering: de sectorale plannen kunnen verwerkt worden in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten kunnen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies gehaald worden

Bijdrage tot schaalvoordelen Gemeente en OCMW werken met hetzelfde financieel systeem: financiële diensten gemeente en OCMW kunnen nauwer samenwerken → schaalvoordelen en efficiëntiewinsten ook samenwerking tussen andere diensten van gemeente en OCMW wordt gemakkelijker

Internationale verplichtingen - ESR95 Verplichting voor lidstaten EMU Lokale besturen Niet rechtstreeks gebonden Moeten gegevens kunnen verstrekken: Vorderingensaldo Schulden Financiële stromen per functionele aard Financiële stromen tussen lokale besturen en economische sectoren Op transactiebasis

Internationale verplichtingen - COFOG Klassement van ontvangsten en uitgaven volgens bestemming (cfr. functionele indeling NGB) Is element van SNR => ESR95 Ook belangrijk voor beleidsinformatie op Vlaams niveau

Aanbevelingen Raad van Europa Budget moet meer dan de autorisatiefunctie dienen Budgettaire systeem moet verbonden zijn met de financiële boekhouding en de managementboekhouding Budget moet doelstellingen per beleidsdomein bevatten Budget moet niet-financiële maatstaven bevatten i.v.m. doelstellingen Boekhouding moet informatie bevatten over de realisatiegraad van de doelstellingen

Internationale standaarden IPSAS Geheel van boekhoudkundige normen, specifiek voor de publieke sector Geïnspireerd door IFRS Niet bindend, wel autoriteit Voordelen: Grote transparantie en verantwoording Betere kwaliteit van de financiële rapporten bestemd voor groot publiek Goede onderbouwing van de beslissingen aangaande de allocatie van overheidsmiddelen Betere vergelijkbaarheid van de financiële rapporten

Evaluatie NGB en NOB Beleidsrapporten opmaken i.f.v. informatiebehoeften van raadsleden (niet voor management of controlerende instanties) Beleidsmensen hebben nood aan beleidsinformatie (pas in tweede orde aan managementinformatie) Als basis voor een managementinformatiesysteem is de algemene boekhouding onontbeerlijk

Evaluatie NGB en NOB Er moeten enkel kredieten toegekend worden aan ontvangsten en uitgaven, niet aan afschrijvingen en andere niet-kasstromen Budgettaire verrichtingen worden best afzonderlijk geregistreerd in een budgettair dagboek naast de algemene dagboeken (systeem NGB) De rekeningenstelsels moeten voldoende gestandaardiseerd zijn om macro-economische beleidsinformatie te kunnen opbouwen Geen gedetailleerd en ingewikkeld inventarissysteem opleggen aan besturen

Overleg Vertegenwoordigers van gemeenten, OCMW’s en provincies Ruimte voor maatwerk Softwarehuizen Consultants Academici Conceptueel kader NBB Departement Financiën en Begroting van Vlaamse overheid

Ruimte voor maatwerk Besturen krijgen vrijheid om: beleidsrapporten te enten op hun organisatie inhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen van hun beleid Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan interne en externe informatiebehoeften Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing (ICS) Beheersbudgetten Taakstelling budgethouder Toekenning kredieten Beheersrekeningen Evaluatie taakstelling budgethouder Evaluatie gebruik kredieten

Conceptueel kader De boekhouding en de financiële rapportering vertrekken vanuit een “conceptueel boekhoudkader”. Bevat: Doelstellingen en principes Kwalitatieve kenmerken De aard, de functie en de grenzen van de financiële rapportering Moet leiden tot consistente boekhoudkundige normen Een dergelijk conceptueel kader bevat onder meer de doelstellingen en principes van het boekhoudsysteem, de kwalitatieve kenmerken, de aard, de functie en de grenzen van de financiële rapportering. Dit alles moet leiden tot consistente boekhoudkundige normen die toepasbaar zijn op alle bestuursniveaus (provincie, gemeente, AGB, APB, OCMW’s, …)

Conceptueel kader De beleidsrapporten staan in functie van de informatiebehoeften van de hoofdgebruikers “User-Needs”-model (Gebruikers – Behoeften) Wie zijn de hoofdgebruikers? Wat zijn hun doelstellingen? Wat zijn hun informatiebehoeften? Welke rapporten hebben zij nodig? Welk registratiesysteem is er nodig?

De hoofdgebruikers Criterium: Wie neemt beslissingen met een grote impact op Gemeentelijk/provinciaal belang Welzijn van de burgers Duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied Algemeen belang Antwoord: De gemeente-, de provincie- en/of de OCMW-raad De Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider Maar niet De controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) Het management (CBS/BD, secretaris, …) In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

Functies beleidsrapporten Meerjarenplan Bepaling van het beleid Budget Autorisatie (toekenning van kredieten) Jaarrekening Evaluatie van het beleid Evaluatie van de autorisatie In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

Versterken beleidsvoorbereidende rol van Vlaamse overheid Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid: beschikken over statistische gegevens m.b.t.: meerjarenplan budget Jaarrekening rapporteren aan NBB (ESR95) Vlaamse overheid zal gegevens jaarlijks publiceren

Versterken beleidsvoorbereidende rol van Vlaamse overheid

Krachtlijnen nieuwe systeem Beleidsfunctie van de beleidsrapporten Autorisatiefunctie van het budget Functionele indeling Eén registratiesysteem, meerdere soorten rapporten Boekhouding: methode dubbel boekhouden Financieel evenwicht Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW

1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten Beleidsfunctie van de planningsrapporten Beleidsdoelstellingen Actieplannen Financiële vertaling Financiering Financiële toestand Beleidsfunctie van de jaarrekening Realisatie van de beleidsdoelstellingen Realisatie van de actieplannen Hoe hebben we dat gefinancierd Hoe is de financiële toestand

1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten Niet alle doelstellingen en activiteiten moeten in de beleidsrapporten expliciet tot uiting komen: Prioritaire beleidsdoelstellingen Overig beleid Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen Geen verplichting tot Zero-Based Budgeting

1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten De financiële vertaling van beleidsdoelstellingen en actieplannen gebeurt enkel op basis van kasstromen Autorisatie wordt verleend op basis van kasstromen Beheersinformatie moet op vermogensbasis beschikbaar zijn

2. Autorisatiefunctie budget Kredietbewaking minder detaillistisch dan in NGB/NOB/NPB Uitvoering budget kan flexibel verlopen Budget bevat enkel kredieten voor ontvangsten en uitgaven (= kasstromen): Exploitatie: enkel transactiekredieten Investeringen: zowel verbintenis- als transactiekredieten

Autorisatie exploitatiebudget  Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering   Beleidsdomein 1 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

Autorisatie investeringskredieten Verbintenis-kredieten Transactiekredieten 2011 2012 2013 2014 Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500 Gebouwen 10.000 5.000 2.000 Installaties 1.000 1.500 Meubilair Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 Invest.subsidie

3. Functionele indeling Besturen werken met gestandaardiseerde beleidsvelden (bv. sport) Besturen kunnen beleidsvelden verder onderverdelen in beleidsitems (bv. zaalsport, buitensport,…) Besturen groeperen beleidsvelden in eigen beleidsdomeinen (bv. cultuur en vrije tijd) bepalend voor de autorisatie afgestemd op de eigen organisatie verplicht gebruik van beleidsdomein “Algemene financiering”

4. Eén registratiesysteem, meerdere soorten van rapporten 1 officieel registratiesysteem => Meerdere soorten rapporten Beleidsrapporten Meerjarenplan, budget, jaarrekening Beheersrapporten Beheersbudgetten, beheersrekeningen Digitale rapportering Vlaamse overheid (beleidsvoorbereiding, toezicht, ESR95) Sectorale rapporten Sectorale plannen worden gegeneerd uit registratiesysteem => bijdragen tot planlastvermindering Fiscale rapporten BTW-aangifte => Basis voor managementinformatiesysteem Digitale rapportering: Bestemd voor Vlaamse overheid (beleidsondersteuning) Statistische informatie voor de besturen (benchmarking) NBB (ESR95) Toezicht Statistische gegevens meerjarenplan budget jaarrekening

5. De boekhouding - kader Organieke decreten: methode van dubbel boekhouden de budgethouder gaat verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget de beleidsnota verwoordt de aansluiting met de financiële nota ESR95: statistische informatie Overzicht transacties Patrimoniale toestand Financiële stromen tussen economische sectoren Functionele indeling volgens COFOG

5. De boekhouding - kader Planlastvermindering: De boekhouding moet rapportering van sectorale plannen mogelijk maken De boekhouding en de jaarrekening moeten zo veel mogelijk beantwoorden aan internationale standaarden (IPSAS) Inhoud balans en staat van opbrengsten en kosten Inhoud van de rubrieken Waarderingsregels

5. De boekhouding - BVR Transactieboekhouding (conform ESR95) Gebaseerd op de gebruikelijke regels van de algemene boekhouding (IPSAS) Besturen kunnen dit uitbreiden ifv bijkomende informatiebehoeften Vormt de basis voor managementinformatiesysteem Boekhouding moet onderscheid maken tussen: Algemene boekhouding => algemeen dagboek Budgettaire boekhouding => budgettair dagboek Financiële vertaling van doelstellingen en actieplannen Autorisatie

Het budgettair dagboek 5. De boekhouding - BVR Elke input bevat elementen die geregistreerd worden in: Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek De algemene rekeningen De budgettaire entiteit De boekhoudkundige periode De algemene rekening(en) Het beleidsveld De budgethouder Het actieplan De economische sectorcode Het sectoraal plan Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

5. De boekhouding - BVR De budgettaire registraties: Planning => Registratie kredieten Uitvoering => Registratie transacties

5. De boekhouding – BVR De budgettaire registraties

6. Financieel evenwicht Dubbel evenwichtscriterium Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht → elk financieel boekjaar ≥ 0 Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht → op einde van elke planningsperiode ≥ 0 Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

6. Financieel evenwicht Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven ------------------------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren ------------------------------------------------ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden -------------------------------------------------------------- = Resultaat op kasbasis

6. Financieel evenwicht Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten ------------------------------------------------ = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge

7. Gemeentelijke bijdrage aan OCMW Consensus tussen gemeente en OCMW Geen technische berekening ex ante Geen technische berekening ex post Financieel evenwicht meerjarenplan Resultaat op kasbasis ≥ 0 Autofinancieringsmarge laatste jaar MJP ≥ 0 Voorkomen van verarming door verkoop patrimonium Som autofinancieringsmarges van elk jaar van het MJP ≥ 0

Ondersteuning door ABB Informatie Website: http://binnenland.vlaanderen.be/bbc Bestaande kanalen ABB Publicaties ABB Helpdesk Vorming Thematische workshops

Publicaties Pocket: “BBC toegelicht in 60 vragen en antwoorden” Boek met de regelgeving Boek over de boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels

Helpdesk ABB Via email: bbcgop@vlaanderen.be Eerste lijn: Provinciale afdelingen Beantwoorden concrete vragen Telefonische ondersteuning dringende zaken Coördinatie: BBC-cel Centrale opvolging Bewaking kwaliteit, tijdigheid, uniformiteit FAQ Antwerpen Geert Mertens 03/240.58.14 Limburg Yolanda Van Sweevelt 011/29.96.60 Oost-Vlaanderen Bernard Struyve 09/267.82.32 Vlaams-Brabant Koen Van Lierde 016/26.90.75 West-Vlaanderen Virginie Lakiere 050/40.56.61

Vorming Vormingsplan in samenwerking met de bestuursscholen Thema’s: Beleidsplanning en –evaluatie Beleidsrapporten Boekhouding Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels Boekhoudkundige verrichtingen (2 niveaus)

Vorming ABB zorgt voor: Bestuursscholen zorgen voor: Cursusmateriaal Didactische plannen Communicatie via website ABB Bestuursscholen zorgen voor: Docenten Praktische organisatie Infosessies mandatarissen in samenwerking met VVSG