WERKEN AAN INTEGRITEIT IN DE VLAAMSE OVERHEID Dag voor p&o-verantwoordelijken en contactpersonen integriteit 6 april 2011

Wat heeft de doorslag gegeven ? Gratis workshop! IJsbreker: als bedanking voor deelname een uitnodiging voor een gratis workshop. Werlen met facilitatoren (Bart, Sophie, Patricia, Kristien, Gerda, Michel … ) Deel 1: individueel: uitnodiging voor gratis workshop uitdelen en vragen wat ze er mee gaan doen. Deel 2: plenair: wat er mee gedaan ? Wie gaat ? Wie (voorlopig) niet ? Wat heeft de doorslag gegeven ? GERDA Plenair: Wie gaat ? Tickets opsteken. Wie gaat niet ? Even rondlopen: aan deelnemers vragen: waarom gaan ze al dan niet ? (bij wijze van kennismaking met de zaal !) Gerda Serbruyns, P&O-adviseur AgO 4 april 2017

Analyseschema Stap 1: wie is betrokken partij? Stap 2: welke waarden/belangen spelen mee? Stap 3: mogelijke alternatieven? Stap 4: conclusie : welke oplossing kiezen? op basis van welke waarden ? Stap 5: check: verantwoordelijkheid en verantwoording (t.o.v. uzelf en anderen). GERDA Verwijzen of als voorbeeld nemen het ticket voor het Gratis optreden. Verwijzen naar leeg analyseschema in deelnemersmap. Volledig analyseschema overlopen Case laten voorlezen: (in lay-out met analyseschema toegevoegd)

Stap 5: De proef op de som Onderstaande testen kunnen helpen: Hellingproef Komt u hierdoor op een hellend vlak terecht? Creëert u een precedent? Is uw objectiviteit in gevaar? Wat als iedereen zo handelt? Wat als u in elke situatie zo handelt? Voorpaginatest Stel dat uw beslissing op de voorpagina staat… (= verantwoording voor anderen) Schoudertest Doe ik dit ook wanneer een collega over mijn schouder kijkt? Spiegeltest Kan ik in de spiegel kijken? Is mijn gedrag in overeenstemming met wie ik zou willen zijn? (= verantwoording voor uzelf) GERDA Testen kort toelichten; Voordeel van testen: worden door iedereen onthouden.

Een dilemma? Dilemma = situatie waarbij het niet duidelijk is wat u het beste zou doen om de situatie op een goede, morele manier op te lossen 4 april 2017

Een dilemma ? Hulpmiddel: deontologische code Vlaamse overheid door Kristien Verbraeken De deontologische code wil een houvast bieden aan de medewerkers van de VO om integer te kunnen werken.

Deontologische code: instrument van integriteitsbeleid Welke stappen voor nieuwe code? Akkoord minister Bespreking hoger overleg comité Mededeling Vlaamse Regering Aanleiding van deze dag is de nieuwe deontologische code die binnenkort wordt ingevoerd. De voorbereidingen voor de nieuwe code zijn gestart in 2008, door Helena Declercq, en de code heeft al een heel traject afgelegd. Nu zit code in laatste fase: officiële goedkeuring door minister Bourgeois en voorstelling van de code aan het hoger overlegcomité. Omdat we de nieuwe code niet alleen willen bekend maken maar de code ook doen leven, we willen dat mensen er in de praktijk mee aan de slag gaan, organiseren we ook acties voor een aantal doelgroepen die een belangrijke rol spelen in het in de praktijk brengen van de code in het bijzonder en het integrititeitsbeleid in het algemeen. En vandaag bijten we met jullie, contactpersonen integriteit en p&o-verantwoordelijken de spits af. 4 april 2017

Welkom, contactpersonen integriteit Verschillende van de deelnemers hier vandaag aanwezig hebben meegewerkt aan de nieuwe code: ‘contactpersonen integriteit’. Dit is geen officiële functienaam maar er zijn vele collega’s die in hun entiteiten integriteitsprojecten uitwerken en zij leveren waardevolle informatie over de dagdagelijkse praktijk, waarop ik het integriteitsbeleid wil op enten. Door met jullie samen te werken krijg een bveeld van wat er leeft op het vlak van integriteit binnen de verschillende entiteiten en kunnen we samen zoeken naar gemeenschappelijke oplossingen, hulpmiddelen… Ik merk dat de contactpersonen integriteit heel wat verschillende functies en profielen hebben, waaronder ook de functie van p&o-verantwoordelijke – link naar Herwig.

Welkom, P&O-verantwoordelijken door Herwig Van Nerum, afdelingshoofd AgO HERWIG: Welke rol kan P opnemen ? En O ? Wat verwacht lijnmanagement van P&O ?

Op het programma… Voormiddag Namiddag Voorstelling ontwerpcode … in integriteitsbeleid VO Integriteitsactoren met in een hoofdrol: U Praktijkverhaal Kind en Gezin Aan de slag: integriteit in uw entiteit Collega’s inspireren Ondersteunings-instrumenten Verder samen werken Vandaag: eerste actie in reeks initiatieven nav nieuwe code Voormiddag: - de nieuwe deontologische code … - … binnen het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid - diverse betrokken actoren - en de praktijk ? Lunch: Namiddag: zelf aan de slag: uitrol van een integriteitsbeleid binnen de eigen organisatie. - inspirerende praktijkvoorbeelden - mogelijke ondersteuning - wie doet mee ? - wat kan beter ? Het programma overlopen: WAT GAAN WE DOEN ?

Deontologische code: instrument van integriteitsbeleid Voorstelling ontwerp deontologische code Waarom voorstelling van de ontwerpcode? Het tekstvoorstel voor de nieuwe deontologische code is vorige week officieel bezorgd aan minister Bourgeois, na een paar overlegmomenten met zijn kabinet. Omdat de minister de code dus nog niet officieel heeft goedgekeurd mag ik de tekst nog niet verspreiden. Maar omdat we verwachten dat de code binnenkort groen licht krijgt, ben ik blij dat ik vandaag in avant-premiere (een sneak preview) de code mag voorstellen en toelichten aan u. De ontwerpcode kan u ook inzien in 3B36, waar ook andere instrumenten en nuttige documenten ter inzage liggen. 4 april 2017

Deontologische code: instrument van integriteitsbeleid Voorstelling ontwerp deontologische code Vlaamse overheid Ik ben blij dat ik de nieuwe ontwerpcode aan jullie vandaag kan voorstellen. Even inzoemen op die nieuwe code: Wat is nieuw in de code (ook passage gebruik ICT-middelen, sociale media, kwetsbare functies,…) , wat is aangepast, wat staat er niet in? (zie ppt MOVI). Praktisch: entiteiten die al eigen code hebben gemaakt: eigen codes mogen zeker blijven bestaan maar mogen niet in strijd zijn met de afspraken in alg code. Bedoeling is om meer transparantie te krijgen en niet alle entiteiten aan te moedigen eigen code te maken maar wanneer specifieke afspraken nodig zijn of bv voor kwetsbare functies: dan kunnen entiteiten uiteraard eigen code/afspraken maken. Ook capteren wat de vragen zijn van de deelnemers (wat vinden ze niet duidelijk, wat willen zij weten over de code? Input communicatiecampagne) 4 april 2017

Achtergrond aanpassing code Huidige code: omzendbrief 6 juli 2006 4 april 2017

Achtergrond aanpassing code 2008: evaluatie focusgroepen belanghebbenden Uit evaluatie met focusgroepen bleek dat mensen drie vragen hadden: hoe de code te interpreteren, wat betekent dat in de praktijk? Waar kan men terecht voor het melden van schendingen/onregelmatigheden en wat zijn de sancties? 4 april 2017

Achtergrond aanpassing code Nieuw voorstel code 2009: algemeen kader + modelcode Helena had samen met collega’s van AgO en werkgroepen een algemene code uitgewerkt, generieke code die voor heel de VO zou gelden en een bijbehorende modelcode die aangeboden werd voor entiteiten die graag een specifieke code wilden maken als aanvulling op de algemene code. Deze documenten waren goedgekeurd door CAG maar niet door kabinet – Bourgeois ontslag, vertrek Helena voor nieuwe functie, een jaar bijna voor ik startte als nieuwe coördinator. 4 april 2017

Achtergrond aanpassing code Oktober 2010: heropstart actualisatie code werkgroep klankbordgroep + input & feedback actoren 4 april 2017

Achtergrond aanpassing code CAG 8 december 2010: voorstel werkdocument 13 januari 2011: goedkeuring aangepast werkdocument 4 april 2017

Aanpassing deontologische code Nieuw Nadruk stimulerende functie Geclassificeerde informatie Sociale media Kwetsbare functies Melden onregelmatigheden Sancties Wat zijn de belangrijkste nieuwe elementen in de code tov de huidige code? - Inleiding van de code: wordt benadrukt dat code een stimulerende functie heeft, ze biedt een houvast aan personeelsleden om integer te werken maar iedereen is verantwoordelijk om zijn werk op een integere manier te doen en om mee te werken aan een open gesprekscultuur, om integriteitvragen en kwesties open met elkaar te bespreken. De code heeft dus niet enkel een controlerende functie maar wil mensen vooral stimuleren. Bovendien kan in een code niet alles worden vervat, de praktijk is steeds complexer dan wat je op voorhand kan voorzien en op papier zetten, daarom blijft het een verantwoordelijkheid van iedereen. Geclassificeerde informatie = een vorm van vertrouwelijke informatie die bv de veiligheid van ons land zou kunnen in gevaar brengen als die in verkeerde handen zou vallen en is aangevuld onder het kopje ‘zorgvuldig omgaan met middel’ want bedrijfsinformatie is ook een middel van de overheid. De code is ook aangepast aan een aantal evoluties zoals anders werken en het gebruik van sociale media. Bij het kopje spreekrecht en spreekplicht is een stuk opgenomen over het deelnemen aan sociale media dat gebaseerd is op een handreiking sociale media dat wordt voorbereid door de afdeling Communicatie van DAR. In 2006 werd de omzendbrief ivm draaideurconstructies en kwetsbare functies ingevoerd omdat het deel over draaideur constructies niet wettelijk blijkt te zijn, zal deze omzendbrief wellicht worden opgeheven. Daarom werden de afspraken voor kwetsbare functies uit de omzendbrief opgenomen in de nieuwe deontologische code. Zoals bleek uit de focusgroepen hebben personeelsleden vragen bij het melden van onregelmatigheden en de sancties die kunnen worden genomen bij onregelmatigheden. In de code wordt deze informatie dan ook opgenomen. 4 april 2017

Aanpassing deontologische code Aangepast Toepassingsgebied Giften en geschenken Gebruik ICT-middelen Dienstverlening VO Waarden Aanpassing tov huidige code: - Correctie van het toepassingsgebied: de huidige code stelt dat ze geldt voor heel de VO maar met de BB-reorganisatie klopt dat niet, de code geldt enkel voor entiteiten waarvan het statuut wordt bepaald door de Vlaamse Regering en waarvan de Vlaams minister van Bestuurszaken het algemeen personeelsbeleid behartigt of die onder het hiërarchisch gezag staan van de Vlaamse minister van Bestuurszaken De code van 2006 omvat alle personeelsleden van de departement, IVA’s en EVA’s opgericht in het kader van Beter Bestuurlijk Beleid, de secretariaatsleden van de strategische adviesraden en het personeel van de administratieve diensten van de Raad van het Gemeenschapsonderwijs. Op juridisch vlak blijkt dit te ruim te zijn. Het nieuwe voorstel vat onder het toepassingsgebied alle entiteiten waarvan het statuut expliciet bepaalt dat de minister van Bestuurszaken of Binnenlandse Aangelegenheden bevoegd is om de deontologische code uit te vaardigen. Daarnaast vallen in het nieuwe voorstel ook de gewestelijke ontvangers, de gouverneurs en de arrondissementscommissarissen onder het toepassingsgebied. Er is in de werk- en klankbordgroepen veel overleg en discussie geweest over de passage over giften en geschenken: men wilde een duidelijke verstrenging en verduidelijking van de afspraken tov de huidige code. Bij het kopje ‘zorgvuldig gebruik van middelen’ is ook een deel gewijd aan het gebruik van ICT-middelen. Ook daar zijn er veel gebruiken en verschillen in afspraken en noden in de entiteiten. Daarom zijn in de code algemene principes opgenomen die uitgaan van het principe: ieder personeelslid gebruikt de ICT-middelen op een zorgvuldige manier en waarvoor ze door de werkgever worden aangeboden. - Dienstverlening van de Vlaamse overheid: om zorgvuldig om te springen met middelen stelt de code om bv bij organiseren van evenementen of vorming ook rekening te houden met de dienstverlening die de VO zelf biedt: gebouwen, catering, vormingsaanbod en eengefundeerde en prijs-kwaliteitsvolle keuze te maken en soberheid na te streven. Ten slotte sluit de code nu ook meer aan bij de waarden en waardegebonden competenties van de VO, daarom zijn sommige principes waarop de code stoelt wat geherfomuleerd bv zorgvuldig gebruik van middelen ipv zuinig gebruik van middelen, klantgerichtheid ipv klantvriendelijkheid maar Michel gaat zo dadelijk nog wat dieper in op deze principes. 4 april 2017

Aanpassing deontologische code Loyaliteit en samenwerken Betrouwbaarheid (correct en consequent handelen) Klantgerichtheid Objectiviteit Zorgvuldig beheer van middelen Spreekrecht en spreekplicht 6 principes van de deontologische code Deze principes sluiten nauw aan bij de vier basiscompetenties (betrouwbaarheid ‘consequent en correct handelen’, voortdurend verbeteren, klantgerichtheid en samenwerken) die in de functiebeschrijvingen volgens het instrument functiefamilies staan van alle medewerkers. 4 april 2017

De code en uw werkveld nieuwe code gezien vanuit Personeel en Organisatie- perspectief De tekst van de nieuwe deontologische code verwijst vaak naar personeel- en organisatie-aspecten die u zeer bekend zijn. De nieuwe deontologische code sluit explicieter aan bij de waarden en waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid. De code biedt een houvast aan personeelsleden: het werken volgens deze principes, helpt je ook om integer te werken. Door de code te doen aansluiten bij de waarden en waardegebondencompetenties is belangrijk omdat medewerkers hiermee al vertrouwd zijn via het VPS en de evaluatie- en waarderingscyclus. De waarden zijn een combinatie van ‘gedrag’ (bv zorgvuldigheid, klachtgerichtheid) en organisatieprincipes bv recht en plicht van permanente ontwikkeling. Daarnaast biedt het de mogelijkheid voor personeelsleden en leidinggevenden om te sturen, te begeleiden, te werken en te evalueren op deze waarden. Zo kan integer werken ook mee opgenomen worden in de PLOEG-cyclus. Naast het coachen, opvolgen en evalueren van medewerkers, hebben leidinggevenden ook een belangrijke voorbeeldfunctie tegenover hun medewerkers. Ze zijn ook een belangrijk klankbord voor medewerkers om integriteitsvragen te bespreken en om integriteit bespreekbaar te maken = actief werken aan open gesprekcultuur. Leidinggevenden kennen hun organisatie ook goed en de processen ervan en de kwetsbare functies binnen hun entiteit waarvoor bijkomende afspraken gemaakt worden. Dit sluit aan bij risico-analyse en organisatiebeheersing. Integriteit komt voor leidinggevenden dus niet alleen aan bod via de PLOEG-cyclus maar ook nav het ondernemingsplan, invulling van de managementcode en initiatieven van competentieontwikkeling. Daarnaast zijn er ook vragen ivm integriteit in de personeelspeiling en de BUE’s waar leidinggevenden en hun entiteiten mee aan de slag kunnen gaan. De deontologische code is bedoeld als overkoepelende code voor de Vlaamse overheid. Entiteiten moeten dus niet elke op eigen houtje een code maken = een aanpassing tov vorige zienswijze. Met één overkoepelende code streeft de VO naar meer duidelijkheid, transparantie en gelijkheid. Het maken van een eenduidig afsprakenkader zien we ook bij bv de projecten Anders Werken en Telewerken. 4 april 2017

4 april 2017

Deontologische code: instrument van integriteitsbeleid Link leggen tussen code en integriteitsbeleid De code is maar één instrument van het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid. Omdat de code misschien het meest zichtbare of meest gekend is, denkt men soms dat de code het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid is. U bent wellicht al op de hoogte van het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid maar om de code wat te kaderen binnen het algemeen integriteitsbeleid zal ik een korte schets geven van wat wij bij de VO verstaan onder integriteit en hoe het integriteitsbeleid van de VO is er uitziet. 4 april 2017

Wat is integriteit? Wat is integriteit: opdracht geven aan deelnemers om definitie te maken, om sleutelwoorden op te schrijven: wat roept integriteit bij u op? Kristien typt de sleutelwoorden in lege slide als openingslide van Kristiens eerste presentatie = aanknopingspunt om aan te geven dat integriteit bij Vlaamse overheid heel ruim wordt gezien: raakvlak met vele andere vakdomeinen want Vlaamse Regering wil een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid = start integriteitsbeleid 2005 Van Dale Integriteit: zelfstandig naamwoord; de (v)(1649) ontleend aan Frans intégrité 1. ongeschonden toestand 2. (volkenrecht) onschendbaarheid van de soevereiniteit van een staat mbt. zijn gebied 3. rechtschapenheid, onomkoopbaarheid, probiteit BIOS: Er is geen eenduidige definitie van het woord integriteit. Daarom definieert BIOS integriteit als volgt: Als kwaliteitskenmerk is integriteit een maatstaf om het functioneren van personen en organisaties te beoordelen. Het begrip geeft niet alleen de mate van onkreukbaarheid aan, maar is ook een indicatie voor het handelen conform de waarden en normen van goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap. Op website integriteit van de Vlaamse overheid: Integriteit bij de Vlaamse Overheid De Vlaamse overheid omschrijft integriteit als het handelen in overeenstemming met geschreven en ongeschreven waarden en normen die uitdrukking geven aan begrippen als rechtschapenheid, onschendbaarheid, onkreukbaarheid, zorgvuldigheid, zuiverheid van oogmerk, willens en wetens te goeder trouw zijn, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid.   Integriteitsschendingen kunnen worden omschreven als het oneigenlijk gebruik maken van positie, kennis, macht, relaties of bevoegdheden ten behoeve van zichzelf of derden. Dus ruime opvatting van integriteit en daarom ook is ook het integriteitsbeleid ruim opgevat. Raakvlak met vele andere vakdomeinen want Vlaamse Regering wil een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid = start integriteitsbeleid 2005 4 april 2017

Wat is integriteit? Vlaamse overheid: handelen volgens waarden en normen die uitdrukking geven aan begrippen als: geschreven en ongeschreven rechtschapenheid onschendbaarheid onkreukbaarheid zorgvuldigheid zuiverheid van oogmerk willens en wetens te goeder trouw zijn betrouwbaarheid geloofwaardigheid 4 april 2017

Wat is integriteit? Integriteits-schendingen: het oneigenlijk gebruik maken van ten behoeve van zichzelf of derden. positie kennis macht relaties bevoegdheden Link naar integriteitsbeleid: de Vlaamse Regering keurde op 1 juli 2005 een omvattend integriteitsbeleid goed. De Vlaamse overheid is daarmee de eerste overheid in ons land, en ook bij de voorlopers in Europa, met een positief en preventief integriteitsbeleid. Een integriteitsbeleid is meer dan de aanpak en preventie van corruptie en fraude. Het vormt de basis voor het vertrouwen van burgers in hun eigen overheid. Het bundelt de regels, normen en waarden die de leidraad vormen voor het dagelijks handelen van de ambtenaren. De Vlaamse ambtenaren spelen een andere rol dan pakweg twintig jaar geleden waardoor ze ook met allerhande nieuwe dilemma’s geconfronteerd worden waarvoor de klassieke deontologische codes geen antwoord bieden. Ambtenaren zijn niet langer loutere uitvoerders van regeringsbeslissingen maar spelen ook actief mee in de beleidsvoorbereiding. De hiervoor noodzakelijke politieke feeling valt soms moeilijk te rijmen met de neutraliteit die van een overheidsmedewerker verwacht wordt. Daarenboven zijn de Vlaamse ambtenaren veel toegankelijker geworden voor buitenstaanders (bv sociale media). Zo is het niet altijd duidelijk hoeveel informatie een ambtenaar mag geven of hoe kan vermeden worden dat assertieve burgers meer en betere informatie krijgen dan andere. Tot slot wordt vandaag ook in de overheid steeds meer de nadruk gelegd op het halen van meetbare resultaten, waardoor waarden zoals legaliteit, rechtvaardigheid, gelijkwaardigheid, objectiviteit, enz. wel eens in het gedrang komen. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat integriteit nauw samenhangt met openheid (open gesprekscultuur). Een goed vangnet zorgt voor 5% minder incidenten. Openheid tussen de medewerkers is dan weer goed voor 10% minder integriteitsproblemen, bij de leiding zelfs voor 20%. Daarom maakt de Vlaamse overheid werk van een integriteitsbeleid waarbij gestreefd wordt om alle relevante expertise uit verschillende vakgebieden samen te brengen om te zorgen dat onze organisatie zo werkt dat alle personeelsleden integer kunnen werken zodat ook de organisatie als geheel integer functioneert. (overgang ambtelijk en bestuurlijke integriteit) 4 april 2017

Fundamenten Ambtelijke integriteit + Bestuurlijke integriteit ___________________ = Deugdelijk bestuur Bestuurlijke integriteit houdt in dat politici, bestuurders en ambtenaren zich in hun ambt, taak of functie laten leiden door zorgvuldig handelen, onkreukbaarheid, rechtvaardigheid en openheid, dat zij in hun functie geen privé-belangen nastreven, dat zij loyaal en objectief zijn en dat zij op zorgvuldige en onpartijdige wijze de verschillende belangen afwegen; (uit beslissing VR 2005: gecoördineerd en geïntegreerd integriteitsbeleid)

3 pijlers 3 pijlers: Preventie Controle/detectie Reactie/sanctie (curatief) Combinatie: stimuleren en controleren (soft & hard law) Het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid steunt op drie pijlers: preventie, controle/detectie en reactie/ sanctie en is dus een combinatie van stimuleren en controleren of soft en hard law. Met de preventieve pijler willen we alle personeelsleden stimuleren en sensibiliseren over wat de afspraken binnen onze organisatie zijn en wil een open gesprekscultuur inzake integriteit cultiveren. Daarnaast worden personeelsleden ook gestuurd op het gewenste gedrag bv via de waardegebonden competenties waar ze jaarlijks op worden geëvalueerd. Zo is de nieuwe deontologische code ook gebaseerd op de waarden en waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid, wat zorgt voor herkenbaarheid en een consequent beleid en opnieuw verankering van de preventieve pijler. Controle is het opvolgen van de afspraken en regelgeving, zowel door specifieke actoren zoals IAVA die instaan voor interne controle bij de Vlaamse overheid als door leidinggevenden en personeelsleden zelf (bv elkaar aanspreken, doorgeven schendingen: meldingsplicht, Spreekbuis. Reactie en sanctie is het curatieve luik: optreden na vaststelling schending waaronder gepaste sanctie en nazorg: cirkel rond maken: wat leren we van het traject, wat biedt het ons aan input voor het integriteitsbeleid, waar moet er nog aan gewerkt worden. = het ideale plaatje, waar we aan werken, waar we nog verder in moeten ontwikkelen

Beleidsinstrumenten 3 pijlers tastbaar in: Structuren + Regelgeving + Hulpmiddelen ___________________ = Beleidsinstrumenten Sinds 2005 is er al heel wat werk verricht om de drie pijlers uit te werken: - structuren: coördinator integriteitszorg, IAVA, Vlaamse Ombudsdienst, vertrouwenspersonen, contactpersonen integriteit, P&O-verantwoordelijken…. Regelgeving: deontologische code, klokkenluidersregeling, omzendbrief draaideurconstructies en kwetsbare functies + heel wat andere relevante regelgeving: wet op overheidsopdrachten, ICT-code, - Hulpmiddelen: dilemmatrainingen, train de trainer, managementcode, handleiding kwetsbare functies, Spreekbuis, competentiemanagement, personeelspeiling, BUE, handreiking integriteitsbeleid Dit alles zijn de integriteitsbeleidsinstrumenten die helpen het integriteitsbeleid in de praktijk te brengen. 14 april 2017

Rooster: instrumenten, actoren, pijlers Deontologische code entiteitspecifieke codes Coördinator Integriteitszorg (e.a.) Preventie, controle Dilemmatraining, train de trainer AgO Preventie Spreekbuis (uniek meldpunt) Afdeling Preventie en Bescherming, IAVA, Coördinator Integriteitszorg Onthaal, detectie Managementcode Handreiking integriteitsbeleid (maturiteitsinschatting) IAVA Preventie (controle en detectie) Handleiding identificeren kwetsbare functies Coördinator integriteitszorg Detectieaudits (op basis van frauderisicoanalyse) Detectie (preventie) forensische audits Reactie Klokkenluidersbescherming Vlaams Ombudsdienst Detectie Vlaams Personeelsstatuut/ arbeidscontracten Leidinggevenden Reactie/sanctie HR-instrumentarium: personeelspeiling, BUE, competentiemanagement Relevante regelgeving: bv wet overheidsopdrachten, ICT-code, handreiking omgaan sociale media, omzendbrief (draaideurconstructies) en kwetsbare functies, … Federale overheid, Vlaamse overheid, CAG, entiteiten De verschillende beleidsinstrumenten zijn uitgewerkt of worden getrokken door een of meerdere integritieitsactoren bij de Vlaamse overheid. Die instrumenten beantwoorden aan een of meerdere pijlers van het integriteitsbeleid. Bv. de audits van IAVA hebben niet enkel een controlerende functie maar een preventieve werking omdat personeelsleden weten dat de controles er zijn, zullen sommigen geen schendingen doen omdat de kans bestaat dat het aan het licht komt. In dit rooster ziet u ook een aantal instrumenten zoals personeelspeiling, BUE… p&o-instrumenten. Hoe deze instrumenten passen in het integriteitsbeleid zal Michel even toelichten. Welke p&o-instrumenten: Michel licht toe

4 april 2017

Huidige actoren integriteit Organisatieniveau Entiteitsniveau Coördinator Integriteitszorg IAVA Preventieadviseurs - APB AgO dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst Leidinggevende P&O-verantwoordelijke Vertrouwenspersonen Contactpersonen Integriteit Emancipatieambtenaren Klachtenbehandelaar Voor het uitwerken en implementeren van de beleidsinstrumenten werken er verschillende actoren binnen de Vlaamse overheid vanuit hun eigen opdracht aan integriteit. Deze actoren werken ofwel overkoepelend voor de Vlaamse overheid, op organisatieniveau of werken op entiteitsniveau (zoals jullie!). Er zijn dus al heel wat instrumenten en er werken al verschillende actoren bij de Vlaamse overheid maar het moet allemaal nog beter op elkaar moeten worden afgestemd, het is nog niet voldoende geïntegreerd. Omdat er zoveel spelers, zoveel instrumenten zijn, is het niet altijd even duidelijk wie wat doet, welke instrumenten er allemaal voor handen zijn en wie die best gebruikt, of de instrumenten beter kunnen worden samengebracht, samen aangeboden… Op entiteitsniveau spelen ook communicatieverantwoordelijken een rol voor het informeren en sensibiliseren van de medewerkers = 2de lijnsactoren.

Tijd om te zoemen hoe zie ik mijn rol in het uitrollen van integriteitsbeleid in mijn organisatie ? welke bekommernissen / aandachtspunten heb ik hierbij ?   wat is voor mij de hamvraag ? Kristien: Zoemopdracht over eigen rol op vlak van integriteitsbeleid en welke vragen heb ik voor de centrale integriteitsactoren? - hoe zie ik mijn rol in het uitrollen van het integriteitsbeleid in mijn organisatie ?   - welke bekommernissen / aandachtspunten heb ik hierbij ? - wat is voor mij de hamvraag ? 4 april 2017

PAUZE Zoemen tijdens pauze: rol van deelnemers op vlak van integriteit: welke vragen hebben ze daarbij (vragen aan de cetrale actoren die zich na de pauze zullen voorstellen): vragen beantwoorrden en noteren op de flip charts in de break out room Pauze tot 11 u – timing respecteren: omgaan met werktijd = ook integriteit 2B43 / 2B44 4 april 2017

Honing! rollen in het uitrollen van integriteitsbeleid in de organisaties ? bekommernissen / aandachtspunten ? hamvragen ? Resultaten presenteren van de zoemopdracht: begeleiders brengen de vragen van de deelnemers naar voren – daar spelen centrale actoren op in 4 april 2017

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst Ik ben blij dat vandaag de centrale integriteitsactoren zich zelf even komen voorstellen aan u. Het zijn ook deze actoren die mee zullen deel uitmaken van het bureau integriteit. Zo merkt u ook dat hoewel het bureau ‘virtueel’ bureauintegriteit heet, het wel een reële samenwerking is. Ik stel mijn functie als coördinator Integriteitszorg zelf even kort voor en zoem ook in op de belangrijkste doelstellingen van dit jaar. 4 april 2017

Coördinator Integriteitszorg Rol wel Rol niet Meldpunt Vertrouwenspersoon Bemiddelaar Oplossen integriteitsproblemen Integriteitsbeleid: input, evaluatie, interactie beleiduitvoering Advies Uitbouwen kenniscentrum Coördineren (virtueel) bureau integriteit Ondersteuning communicatie 1. Rol en taken van de coördinator integriteitszorg + korte voorstelling plannen voor oprichting virtueel bureau ( = overgang naar de andere actoren) Opdracht van de coördinator integriteitszorg: het voorbereiden van het integriteitsbeleid De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid.   Coördinator Integriteitszorg De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid. Concreet zorgt de coördinator integriteitszorg voor: - beleidsmatige input - beleidsevaluatie (eveluatie klokkenluidersregeling maar ook moet ik werk maken van jaarlijkse evaluatie van het integriteitsbeleid (met bijbehorende indicatoren) - interactie met de beleidsuitvoering (bv adviezen en ondersteuning bij integriteitstrajecten bij entiteiten bv de Lij, AWV, afdeling Inspectie WSE…) - samenwerking tussen de verschillende integriteitsactoren van de Vlaamse overheid - uitbouwen van een kenniscentrum (contacten met vakcollega’s bv via Vlaams integriteitsnetwerk, en ik wil netwerk starten binnen Vlaamse overheid met jullie!) - ondersteuning van de communicatie op het vlak van integriteit. Heeft u een vraag over het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid, mail dan naar integriteit@vlaanderen.be + even stilstaan bij de speciale projecten van 2011: Nieuwe deontologische code: na goedkeuring ministerie en bespreking met hoger overlegcomité (vakbonden) dan invoeren van de code ahv communicatieacties en intietaieven waarvan deze integriteitsdag al een eerste stap is. Uniek meldpunt evaluatie en bijsturing klokkenluidersregeling oprichting virtueel bureau integriteit – link naar de andere actoren Vermelden: ik krijg ook regelmatig de vraag: mag dit of mag dit niet? Er wordt verwacht dat ik een sluitend antwoord geef. Je kan bij mij terecht voor adviesvragen maar ik zal je helpen om zelf de vraag te beantwoorden, door in kaart te brengen wie de belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn, wat de alterantieve opties zijn, welke waarden er een rol spelen en op basis waarvan je een gefundeerde keuze kan maken die je nadien ook nog kan verdedigen, mochten er vragen over worden gesteld. Ik ken niet de volledige context en kan dus geen pasklaar antwoord geven. Ik ben ook geen meldpunt. Daar zijn andere actoren voor bij Spreekbuis, (GDPB), Vlaamse Ombudsman (klokkenluidersregeleing) en IAVA. Die actoren stellen zichzelf even kort voor. Na de voorstelling van de verschillende centrale actoren toont Kristien een slide met de actoren op entiteitsniveau (zie ppt Vlaams Integriteitsnetwerk) (zet daarbij ook contactpersoon integriteit, p&o-verantwoordelijken, vertrouwenspersoon, klachtenbehandelaar) 4 april 2017

Doelstellingen 2011 Uniek meldpunt Oprichten (virtueel) Bureau Integriteit Nieuwe deontologische code Evaluatie en advies klokkenluiders-bescherming Mijn doelstellingen in 2011: - oprichten (virtueel) bureau integriteit: de verschillende integriteitsactoren om een meer gestructureerde manier laten samenwerken om on der meer adviezen te geven over het integriteitsbeleid, adviezen inzake implementatie van het beleid en advies bij reactie (sanctie en nazorg), bepalen van meetbare indicatoren om het beleid te kunnen in kaart brengen, evalueren en bijsturen, advies communicatie en sensibilisering integriteitsbeleid, uitbouw expertisecentrum (kennis verzamelen en delen), ondersteuning management en entiteiten bij integriteitstrajecten en –projecten, adviezen bij complexe integriteitsdossiers (waarbij verschillende ascpecten bv welzijn, integriteit, gelijke kansen…) én uitwerken scripts, terugkoppeling en rapportering mbt uniek meldpunt. Het bureau is virtueel omdat de actoren op hun huidige werkplek blijven werken, ze werken momenteel al aan integritiet vanuit eigen fucntie maar de actoren moeten wel structureler gaan samenwerken. Uniek meldpunt: eerste stap is al gezet (nu met ISW Limits): Spreekbuis: registereren en doorverwijzing klachten en meldingen ivm welzijn op het werk (pesten, OSGW en geweld op het werk ), PLOEG, alcohol- en druggebruik en integriteit. Personeelsleden kunnen Spreekbuis per mail of telefonisch bereiken. Het is een extern meldpunt met onafhankelijke psychologen die luisteren, advies geven, bemiddelen en/of doorverwijzen. Om het proces vanaf een oproep tot en met de nazorg te verbeteren wordt het proces gedetailleerd uitgewerkt met duidelijke begrippenkader (zodat iedereen dezelfde begrippen hanteert en meldingen correct en bv niet dubbel worden geregistreerd), zodat bij doorverwijzing duidelijk is wie de juiste actor is en dat de status van het dossier, de behandeling en nazorg ervan duidelijk beschreven is en kan worden opgevolgd. Ook het toepassinggebied van het meldpunt wordt bekeken wordt in fasen uitgebreid tot de hele Vlaamse overheid en mogelijk ook tot daar buiten (meldpunt voor externen). Het verbeteren van dit proces is een belangrijke stap voor de rapportering en evaluatie en input voor het beleid. Bij de start van mijn nieuwe functie als coördinator integriteitszorg kreeg ik de opdracht om een nieuw voorstel te maken voor de deontologsiche code van de Vlaamse overheid. De huidige code dateert van 2006 en werd in 2008 geëvalueerd. Daaruit bleek dat er bij de personeelsleden nogal wat onduidelijkheden waren over de precieze inhoud, de meldingsprocedure en de mogelijke sancties. Daarnaast zijn er een reeks evaluaties zoals telewerk, sociale media die ook een plaats moeten krijgen in de code. Ondertussen is het voorstel goedgekeurd door het CAG en wordt het momenteel besproken met het kabinet van de bevoegde minister Bourgeois. Voor het bekendmaken en invoeren van de code wordt gewerkt aan een communicatieplan en communicatieacties zowel naar alle personeelsleden als naar specifieke sleutelfiguren (bv leidinggevenden, HRM-verantwoordelijken, vertrouwenspersonen en contactpersonen integriteit). Dit om te zorgen dat de code niet louter wordt bekendgemaakt maar dat personeelsleden weten wat ze er mee moeten doen, waar ze terecht kunnen met vragen of hulp kunnen vinden en dat men weet wat er precies van hen wordt verwacht (integritiet is gedeelde verantwoordelijkheid van alle personeelsleden). Ten slotte wordt in 2011 ook gestart met het herbekijken van de klokkenluidersbescherming, vooral op het vlak van het beschermen van de identiteit van de melder moet de klokkenluidersregeling worden verbeterd.

Contact Kristien Verbraeken kristien.verbraeken@bz.vlaanderen.be tel 0499 94 95 22 integriteit@ vlaanderen.be www.vlaanderen.be/ integriteit Meer informatie over het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en het werk van de coördinator Integriteitszorg vindt u op: www.vlaanderen.be/integriteit.

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

Contactgegevens GDPB Afdeling Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30 bus 44 1000 Brussel 02 553 01 22 gdpb@bz.vlaanderen.be Preventie en Bescherming | Koepel-site | Extranet van de Vlaamse overheid 4 april 2017

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

P&O-adviseur, ook voor integriteit Rol wel Rol niet Eerstelijnsondersteuning uitrol integriteitsbeleid Tweedelijnsondersteuning uitrol integriteitsbeleid: Instrumentendoos integriteit: aanbieden en verder uitbouwen dilemmatraining train de trainer / ook op maat pool trainers / stagiairs 1richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid.   Coördinator Integriteitszorg De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid. Concreet zorgt de coördinator integriteitszorg voor: - beleidsmatige input - beleidsevaluatie (eveluatie klokkenluidersregeling maar ook moet ik werk maken van jaarlijkse evaluatie van het integriteitsbeleid (met bijbehorende indicatoren) - interactie met de beleidsuitvoering (bv adviezen en ondersteuning bij integriteitstrajecten bij entiteiten bv de Lij, AWV, afdeling Inspectie WSE…) - samenwerking tussen de verschillende integriteitsactoren van de Vlaamse overheid - uitbouwen van een kenniscentrum (contacten met vakcollega’s bv via Vlaams integriteitsnetwerk, en ik wil netwerk starten binnen Vlaamse overheid met jullie!) - ondersteuning van de communicatie op het vlak van integriteit. Heeft u een vraag over het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid, mail dan naar integriteit@vlaanderen.be + even stilstaan bij de speciale projecten van 2011: Nieuwe deontologische code: na goedkeuring ministerie en bespreking met hoger overlegcomité (vakbonden) dan invoeren van de code ahv communicatieacties en intietaieven waarvan deze integriteitsdag al een eerste stap is. Uniek meldpunt evaluatie en bijsturing klokkenluidersregeling oprichting virtueel bureau integriteit – link naar de andere actoren Vermelden: ik krijg ook regelmatig de vraag: mag dit of mag dit niet? Er wordt verwacht dat ik een sluitend antwoord geef. Je kan bij mij terecht voor adviesvragen maar ik zal je helpen om zelf de vraag te beantwoorden, door in kaart te brengen wie de belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn, wat de alterantieve opties zijn, welke waarden er een rol spelen en op basis waarvan je een gefundeerde keuze kan maken die je nadien ook nog kan verdedigen, mochten er vragen over worden gesteld. Ik ken niet de volledige context en kan dus geen pasklaar antwoord geven. Ik ben ook geen meldpunt. Daar zijn andere actoren voor bij Spreekbuis, (GDPB), Vlaamse Ombudsman (klokkenluidersregeleing) en IAVA. Die actoren stellen zichzelf even kort voor. Na de voorstelling van de verschillende centrale actoren toont Kristien een slide met de actoren op entiteitsniveau (zie ppt Vlaams Integriteitsnetwerk) (zet daarbij ook contactpersoon integriteit, p&o-verantwoordelijken, vertrouwenspersoon, klachtenbehandelaar) 4 april 2017 44 44

P&O-adviseur, ook voor integriteit Rol wel Rol niet Eerstelijnsondersteuning Tweedelijnsondersteuning uitrol integriteitsbeleid: ad hoc advies uitrol integriteitsbeleid pilootprojecten begeleiden 1richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid.   Coördinator Integriteitszorg De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid. Concreet zorgt de coördinator integriteitszorg voor: - beleidsmatige input - beleidsevaluatie (eveluatie klokkenluidersregeling maar ook moet ik werk maken van jaarlijkse evaluatie van het integriteitsbeleid (met bijbehorende indicatoren) - interactie met de beleidsuitvoering (bv adviezen en ondersteuning bij integriteitstrajecten bij entiteiten bv de Lij, AWV, afdeling Inspectie WSE…) - samenwerking tussen de verschillende integriteitsactoren van de Vlaamse overheid - uitbouwen van een kenniscentrum (contacten met vakcollega’s bv via Vlaams integriteitsnetwerk, en ik wil netwerk starten binnen Vlaamse overheid met jullie!) - ondersteuning van de communicatie op het vlak van integriteit. Heeft u een vraag over het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid, mail dan naar integriteit@vlaanderen.be + even stilstaan bij de speciale projecten van 2011: Nieuwe deontologische code: na goedkeuring ministerie en bespreking met hoger overlegcomité (vakbonden) dan invoeren van de code ahv communicatieacties en intietaieven waarvan deze integriteitsdag al een eerste stap is. Uniek meldpunt evaluatie en bijsturing klokkenluidersregeling oprichting virtueel bureau integriteit – link naar de andere actoren Vermelden: ik krijg ook regelmatig de vraag: mag dit of mag dit niet? Er wordt verwacht dat ik een sluitend antwoord geef. Je kan bij mij terecht voor adviesvragen maar ik zal je helpen om zelf de vraag te beantwoorden, door in kaart te brengen wie de belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn, wat de alterantieve opties zijn, welke waarden er een rol spelen en op basis waarvan je een gefundeerde keuze kan maken die je nadien ook nog kan verdedigen, mochten er vragen over worden gesteld. Ik ken niet de volledige context en kan dus geen pasklaar antwoord geven. Ik ben ook geen meldpunt. Daar zijn andere actoren voor bij Spreekbuis, (GDPB), Vlaamse Ombudsman (klokkenluidersregeleing) en IAVA. Die actoren stellen zichzelf even kort voor. Na de voorstelling van de verschillende centrale actoren toont Kristien een slide met de actoren op entiteitsniveau (zie ppt Vlaams Integriteitsnetwerk) (zet daarbij ook contactpersoon integriteit, p&o-verantwoordelijken, vertrouwenspersoon, klachtenbehandelaar) 4 april 2017 45 45

Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) Boudewijnlaan 30 1000 Brussel 02 553 49 87 Gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be www.agoweb.be Atelier Integriteit www.vormingsweb.be Dilemmatraining train de trainer

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

Centrale integriteitsactoren Coördinator Integriteitszorg (virtueel bureau integriteitszorg, uniek meldpunt) IAVA Preventieadviseurs - APB AgO Dienst Emancipatiezaken Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

Vlaamse Ombudsdienst 4 april 2017

Nog vragen? Gerda en de begeleiders overlopen of de vragen van de deelnemers zijn beantwoord of worden aan het panel van centrale integriteitsactoren gesteld. 4 april 2017

Integriteitsactoren entiteiten Vlaamse overheid - Leidinggevenden P&O-verantwoordelijken Vertrouwenspersonen Contactpersonen integriteit Emancipatieambtenaren Klachtenbehandelaars Na de voorstelling van de verschillende centrale actoren toont Kristien een slide met de actoren op entiteitsniveau (zie ppt Vlaams Integriteitsnetwerk) (zet daarbij ook contactpersoon integriteit, p&o-verantwoordelijken, vertrouwenspersoon, klachtenbehandelaar) 4 april 2017

Integriteitsactoren: praktijkverhaal Kind en Gezin Dan overgang naar getuigenis van Leo Van Loo, integriteitscoördinator Kind en Gezin: We hebben nu geschetst hoe het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid is opgebouwd en we de integriteitsactoren zijn. Nu een voorbeeld uit de praktijk: Leo Van Loo, integriteitscoördinator bij Kind en Gezin zal toelichten hoe het integriteitsbeleid in zijn entiteit is uitgewerkt en wie daar de actoren zijn met wie hij samenwerkt. 4 april 2017

Integriteitsactoren: praktijkverhaal Kind en Gezin 4 april 2017

Synthese voormiddag na getuigenis Leo Van Loo: afronding van voormiddagdeel door Kristien: terugblik op de voormiddag: wat hebben we al gedaan: korte voorstelling van de ontwerpcode + ankerpunten voor p&o-verantwoordelijken en contactpersonen integriteit voorstelling integriteitsbeleid VO (waarin code één beleidsinstrument is) en voorstelling van de integriteitsactoren op VO en entiteitsniveau en getuigenis van Leo p&o-verantwoordelijken en contactpersonen spelen een centrale rol in het tot leven brengen, in de praktijkbrengen van code en integriteitsbeleid. Na de lunch gaan we dieper in op jullie rol, horen we de ervaringen van collega’s (hoe hebben zij code en integriteitsbeleid in de praktijk gebracht) en kijken we naar welke middelen er zijn die hulpinstrumenten kunnen zijn en hoe we in de toekomst verder kunnen samen werken. 4 april 2017

LUNCH Balkon 2 midden Terug aan de slag om 13.30 u 4 april 2017