Train je collega ‘Integer plaats- en tijdsonafhankelijk werken’

Presentatie over: "Train je collega ‘Integer plaats- en tijdsonafhankelijk werken’"— Transcript van de presentatie:

1 Train je collega ‘Integer plaats- en tijdsonafhankelijk werken’

2 Kennismaking PTOW: Wat betekent dat voor jou?
Hoe doen jullie dat in jouw team/afdeling? Wie werkt soms thuis, op een satellietkantoor, ergens anders? Wie prikt nog? Wie werkt vaak buiten de stamtijden? En kan je minstens 1 voordeel noemen?

3 Programma Omgaan met dilemma’s Kader PTOW binnen Vlaamse overheid
Integriteit binnen de Vlaamse overheid Analyse van case(s) Rol van leidinggevenden op vlak van integriteit Kanalen waar je terecht kan met vragen en meldingen over integriteit Conclusies

4 Dilemma’s

5 Een aantal dilemma’s - werkwijze
Bespreking van de dilemma’s in groepen gedurende 15 min. De deelnemer die begint, leest het dilemma en de keuzemogelijkheden voor Ieder beslist voor zichzelf wat hij/zij zou doen De deelnemer die het dilemma heeft voorgelezen, motiveert als eerste zijn/haar keuze De overige deelnemers maken om beurten hun keuze bekend en motiveren die De deelnemers gaan met elkaar in discussie over de verschillende keuzen De volgende deelnemer leest een nieuw dilemma voor en het herbegint. Plenaire terugkoppeling na 15 min.

6 Dilemma 1 (M) Je werkt een dagje in een satellietkantoor. Op de werkplek naast jou hoor je iemand telefoneren. Ze bespreekt een vertrouwelijk dossier over iemand die je kent. Wat doe je? Je spreekt de telefonerende persoon hierover aan na haar telefoontje. Je reageert niet. Je verwittigt de persoon over wie het dossier gaat. Je probeert te achterhalen wie de leidinggevende is van die persoon om dit te melden.

7 Dilemma 1 (L) Je werkt een dagje in een satellietkantoor. Op de werkplek naast jou hoor je iemand van jouw entiteit telefoneren. Zij bespreekt een vertrouwelijk dossier over iemand die je kent. Wat doe je? Je spreekt de telefonerende persoon hierover aan na haar telefoontje. Je reageert niet. Je verwittigt de persoon over wie het dossier gaat. Je meldt dit aan de direct leidinggevende van de telefonerende persoon.

8 Dilemma 2 (M) In jouw dienst zijn de dossiers gelijk verdeeld over de personeelsleden. Jij krijgt jouw dossiers veel sneller af dan de meeste van je collega’s . Dit kost je geen 38u per week. Wat doe je? Je doet niets. Jouw werk is afgehandeld. Je vraagt aan jouw collega’s of je dossiers kunt overnemen. Je meldt aan je leidinggevende dat je te weinig werk hebt. Je zet dit als agendapunt op het teamoverleg.

9 Dilemma 2 (L) In het team waaraan je leiding geeft zijn de dossiers gelijk verdeeld. 1 personeelslid krijgt de toegewezen dossiers veel sneller af dan de meeste van zijn of haar collega’s. Dit personeelslid heeft dus nog tijd beschikbaar van de 38u/week. Wat doe je? Je doet niets. Het werk is afgehandeld. Je vraagt hem of haar om dossiers van de andere collega’s over te nemen. Je herverdeelt de dossiers en geeft dit personeelslid de meeste dossiers. Je bespreekt dit in het teamoverleg.

10 Dilemma 3 (M) Je werkt thuis op vrijdag en je wilt zaterdag je gras afrijden want je hebt ’s zondags een tuinfeest. Je hoort op de radio dat het zaterdag toch gaat regen en nu schijnt de zon. Wat doe je? Je rijdt op vrijdag je gras af en je werkt op zaterdag zonder je Outlook agenda aan te passen. Je rijdt op vrijdag je gras af en je werkt op zaterdag en past je Outlook agenda aan. Je contacteert je chef om te vragen of je die 2 dagen mag switchen Je werkt op vrijdag en hoopt dat het op zaterdag niet zal regenen.

11 Dilemma 3 (L) Je werkt thuis op vrijdag en je wilt zaterdag je gras afrijden want je hebt ’s zondags een tuinfeest. Je hoort op de radio dat het zaterdag toch gaat regen en nu schijnt de zon. Wat doe je? Je rijdt op vrijdag je gras af en je werkt op zaterdag zonder je Outlook agenda aan te passen. Je rijdt op vrijdag je gras af en je werkt op zaterdag en past je Outlook agenda aan. Je contacteert de contactpersoon PTOW om te vragen of die 2 dagen mogen geswitcht worden. Je werkt op vrijdag en hoopt dat het op zaterdag niet zal regenen.

12 Een aantal dilemma’s Zie risico’s in document integriteit in toolbox:

13 Integriteitstesten 13 Brillentest
De brillentest gaat na wat het dilemma voor anderen inhoudt. Om een oplossing te vinden voor een dilemma, moet u het probleem eerst goed omschrijven. U kunt dit door een aantal vragen te stellen: Wie is betrokken? Denk hier heel ruim: interne mensen, externen; direct betrokken of indirect betrokken, op dit moment of in de toekomst, als individu of als groep, … Wat zijn de belangen van deze betrokkenen? Denk aan hun materiële en immateriële belangen, op korte en lange termijn, … Wat verwachten de betrokkenen van mij? U kunt nadenken of u de juiste persoon bent om het dilemma op te lossen en of u anderen kunt betrekken die u hierbij kunnen helpen. Schoenentest Deze test zoekt naar gewenste oplossingen. Door na te denken wat rolmodellen gedaan hebben in een soortgelijke situatie, zoekt u een oplossing in een ruimer kader. Vaak heeft uw gedrag invloed op andere processen in de organisatie. U kunt een aantal vragen stellen in de schoenentest: Vragen over het verleden Ken ik voorbeelden van hoe mensen die ik als voorbeeld zie, een gelijkaardig dilemma hebben opgelost? Wat deden ze dan of wat zouden ze gedaan hebben? Vragen over het heden Wat moet ik doen volgens de cultuur, de waarden, de regelgeving en de deontologische code van mijn organisatie? Vragen over de toekomst Wat zullen mijn collega’s van mijn gedrag zeggen? Geef ik het goede voorbeeld? Voorpaginatest Deze test laat u nadenken over hoe anderen zouden reageren als uw oplossing openbaar wordt. De test filtert zaken die het daglicht niet mogen zien. Zo voorkomt u gedrag dat anderen uw gedrag in vraag stellen. U kunt zowel nadenken over wat er zou gebeuren als uw oplossing in het nieuws kwam of op de voorpagina van de krant. U kunt als simpeler alternatief ook nadenken of u hetzelfde zou doen als uw baas of collega’s meekijken over uw schouder. De test bestaat uit een aantal vragen die u zich stelt: Welk aspect van mijn oplossing zou tot een kop op de voorpagina van de krant of ons personeelsblad leiden? Zouden de lezers hier fel op reageren? Zou ik mezelf nog kunnen verdedigen als de verslaggever mij nadien toelichting vraagt bij mijn handelen? Spiegeltest De spiegeltest kijkt na waar u als mens voor staat of wie u zou willen zijn. Door de voorpaginatest en de schoenentest uit te voeren kijkt u na of u doet wat de maatschappij van u verwacht of wat volgens de regels binnen uw organisatie moet gedaan worden, maar het kan best dat u zelf nog beter wilt doen. In de spiegeltest stelt u zich volgende vragen: Wat zou ik in deze situatie zeker nooit doen? Hierbij kunt u denken aan ‘Wat u niet wilt dat met u gebeurt, doe dat de ander ook niet aan’. Welke zijn mijn idealen, waarden en ambities waar ik in deze situatie rekening mee moet houden? Hier kan ook rekening gehouden worden met ‘Wat u wilt dat een ander voor of met jou doet, doe dat ook voor of met de ander’. Past de oplossing die ik kies bij mij? Ben ik dat echt? Herken ik mezelf erin? Voel ik me er goed bij? Weegschaaltest Deze test helpt u bij het kiezen uit verschillende alternatieven. Het helpt als alle alternatieven negatief zijn, maar ook als ze allemaal even positief lijken. De test kan u helpen om één optie te kiezen of naar een compromis te streven. De antwoorden op de vragen helpen u achteraf ook om uw keuze te verantwoorden aan anderen. Om te helpen kiezen, kunt u zich de volgende zaken afvragen: Welk alternatief is het meest nuttig? Wat heeft het meeste toegevoegde waarde? Welke keuze levert het meeste welzijn voor de meeste betrokkenen op? Is mijn keuze wel resultaatgericht? Welke keuze zorgt voor een eerlijke verdeling van lasten en lusten? Is mijn keuze fair? Met welke keuze kan ik de benadeelde mensen op de beste manier compenseren? Ben ik solidair? Hellingtest De hellingproef zoekt uit of u zich met uw oplossing op glad ijs (of een hellend vlak) begeeft. Wanneer u voor een bepaalde oplossing kiest, kan het zijn dat u een grens overschrijdt en eenmaal die grens overschreden is, is het moeilijk om volgende keer anders te reageren. Bij de hellingproef stelt u uzelf een paar vragen: Als alle mensen dezelfde oplossing kozen, wat zou daarvan het gevolg zijn? Hoe staan de alternatieven die ik afweeg ten opzichte van eerder genomen beslissingen? Ben ik met mijn keuze consistent, coherent en consequent? Schept deze keuze geen precedent voor mezelf? Wat betekent mijn keuze voor de toekomst? Verwikkel ik mij in een steeds moeilijkere situatie (hellend vlak/glad ijs)? Kan ik nog terug? Kan iemand mij chanteren met mijn beslissing? 13

14 Kader - PTOW Visienota Het Nieuwe Werken Omzendbrief PTOW Toolbox PTOW
Het nieuwe werken en PTOW vragen een aantal te realiseren randvoorwaarden Zoals cultuur, waarden en integriteit Entiteitseigen visie Afsprakenkader

15 Integriteit binnen de Vlaamse overheid
Het handelen volgens geschreven en ongeschreven waarden en normen die uitdrukking geven aan begrippen als rechtschapenheid, onschendbaarheid, onkreukbaarheid, zorgvuldigheid, zuiverheid van oogmerk, willens en wetens te goeder trouw zijn, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid. Kortom: correct omgaan met mensen én met middelen 18 september september 2018

16 Integriteitsbeleid Vlaamse overheid sinds 2005
Aanleiding VISA-affaire Antwerpen 2003 VO: beslissing gecoördineerd en geïntegreerd integriteitsbeleid + aanstelling coördinator integriteitszorg (2005) Geen wetgeving zoals welzijnswet VO legt zichzelf beleid op 18 september september 2018

17 3 pijlers van integriteitsbeleid
Preventie Controle/detectie Reactie/sanctie Evenwicht tussen stimuleren + controleren 18 september september 2018

18 Huidige context Fusies, inkantelingen, 6e staatshervorming, besparingen, kerntaken… Integriteit niet altijd prioritair, maar toch belangrijke randvoorwaarde Investeren in preventie, want schade kan groot zijn bij integriteitsschending Belang van open cultuur

19 Instrumenten en houvast
Waarden Vlaamse overheid Openheid, vertrouwen, daadkracht en wendbaarheid Deontologische code (wordt herzien n.a.v. de nieuwe waarden) ICT-code

20 Deontologische code Alle afspraken zijn van toepassing bij PTOW
Op dezelfde integere, open, klantgerichte manier (samen) werken tijdens PTOW als in de kantooromgeving tijdens de stamtijden Principe 5 - zorgvuldig omgaan met middelen “Door telewerken en de moderne informaticamogelijkheden zijn de grenzen tussen privé en werk vaak minder duidelijk. Als u documenten mee naar huis neemt, treft u de nodige maatregelen om die informatie te beschermen, zowel thuis als onderweg. Respecteer de bestaande afspraken over telewerk, zowel in de algemene afspraken als de afspraken binnen uw entiteit.”

21 ICT-code Ook de afspraken van de ICT-code zijn van toepassing bij PTOW
De code gaat in op de waarden en normen waarmee personeelsleden moeten omgaan met ICT-middelen De goede werking van de Vlaamse overheid is immers zeer sterk afhankelijk van de vlotte en doeltreffende werking van ICT en de manier waarop personeelsleden daarmee omgaan

22 Case Moeilijke cases op vlak van integriteit gaan meestal over kiezen tussen een aantal opties die elk een aantal voordelen hebben, maar ook een aantal nadelen en waar verschillende waarden met elkaar in botsing komen. In dit gruwelijke prentje moet de persoon kiezen tussen het laten ontsporen van de trein met ongekende gevolgen (en ook doden) of de trein op één van de twee sporen te laten doorrijden met ofwel 1 (misschien bekende, voor het land belangrijke persoon, of juist een familielid van hem of haar) ofwel meerdere personen. Deze persoon heeft het gevoel dat hij of zij dus geen enkele echt goede keuze kan maken. Gelukkig zijn onze dilemma’s geen zaken die over leven en dood gaan, maar ze kunnen ons vaak voor erg moeilijke keuzes zetten.

23 Case 1 (M) Jij werkt niet op vrijdag. In jouw buurt wordt die dag een event georganiseerd (niet werkgerelateerd). Een collega, die voltijds werkt, geeft een workshop op het event. Wat doe je? (er is in dit dilemma wel degelijk een kans dat de collega oneerlijk is en aangegeven heeft dat hij of zij aan PTOW doet, anders is het geen dilemma)

24 Case 1 (L) Je hebt een dag vakantie. In jouw buurt wordt die dag een event georganiseerd (niet werkgerelateerd). Een personeelslid van jouw entiteit, die voltijds werkt, geeft een workshop op het evenement. Wat doe je?

25 Case ahv analyseschema
Wie is betrokken? Welke belangen spelen er? Mogelijke oplossingen? Conclusie : wat doet u en waarom? Hoe voel ik me nu? Check: verantwoordelijk en verantwoordbaar voor anderen en uzelf ?

26 Rol leidinggevenden op vlak van integriteit
Voorbeeldfunctie: hoe hoger in de hiërarchie hoe meer je geassocieerd wordt met je functie Aanspreekpunt/meldpunt Vertalen beleid naar eigen werksituatie personeel Werken aan open cultuur  ‘fouten’ maken mag Handhaving Kwetsbare functie

27 Hoe integriteit bespreekbaar maken?
Op organisatieniveau via Onthaalmoment Integriteitstraining voor (nieuwe) medewerkers Informatiedeling van cases, dilemma’s, hot topics via teamsite integriteit, nieuwsberichten… In de eigen werkcontext via Peter/meter PLOEG Team-/dienst-/afdelingsoverleg

28 Waar kan ik terecht? Integriteitsvraag Integriteitsmelding
entiteitspecifiek: Collega’s, leidinggevenden Contactpersoon integriteit Vertrouwenspersoon VO-niveau: Coördinator Integriteitszorg Spreekbuis Leidinggevenden Audit Vlaanderen (coördinator integriteitszorg) Spreekbuis Vlaams Ombudsman De politie of het gerecht Wat is de rol van de coördinator en intervisie? Blijkbaar hebben coaches ook een tekst mbt doorverwijzen  bekijken

29 Conclusies

30 Vragen? 18 september 2018 30