Wie klasseert, die vindt… over het belang van een goed documentbeheer Lamot, Mechelen 5 mei 2009 Erik Laga, stadssecretaris

BALCONTROLE

Controle=inspectie

controle is ook… balcontrole beheersen van het voetbalspel vaardig …

Interne controle … Nazicht, toezicht, inspectie, … Beheersing, … Maw ‘het beheersen, het onder controle houden van de A.O. …

Wat zegt het gemeentedecreet? Afdeling III - Interne controle   Art. 99. §1. De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is een geheel van maatregelen en procedures ontworpen om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen, 2° het naleven van wetgeving en procedures, 3° betrouwbare financiële en beheersinformatie, 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen, 5° de bescherming van activa en 6° het voorkomen van fraude. Tijdens de Europese top van staatshoofden en regeringsleiders van Lissabon (2005) lanceerde de Europese Commissie het idee van de Europese kennismaatschappij. De evolutie naar een informatiemaatschappij door het internet heeft indringende gevolgen. Door de informatietechnologie en internet zijn er grote veranderingen in de wijze waarop bedrijven zaken doen, studenten studeren, wetenschappers onderzoek doen en overheden hun diensten verlenen aan hun burgers. De digitalisering heeft gezorgd voor een economische groei. Op de top van Lissabon (maart 2000) werd door de Europese staatshoofden en regeringsleiders beslist dat in Europa het digitale karakter van de economie moet worden versterkt. De Europese doelstelling: uiterlijk 2010 moet Europa zich ontwikkeld hebben tot de meest concurrerende kennismaatschappij ter wereld. Een ambitieuze doelstelling! Concreet wordt dit in een aantal doelstellingen vertaald: internettoegang voor iedere burger Uitbouw communicatie-infrastructuur Permanente educatie als hoeksteen van het Europees sociaal model Aandacht voor e-learning Naast Europa vraagt ook Vlaanderen aandacht voor deze tendens. Vlaanderen profileert zich als voortuitstrevende e-regio binnen Europa. Ook Vlaanderen profileert zich als vooruitstrevende regio binnen Europa op het vlak van e-government en kennismaatschappij. De provincie Vlaams-Brabant keurde een subsidiereglement goed om projecten rond “levenslang leren” financieel te steunen. Levenslang en levensbreed leren bestrijkt een breed palet van doelgroepen en doelstellingen. Lokale besturen spelen ook een rol in de kennismaatschappij. Jaarlijks organiseren wij binnen ons bestuur een vormingsseminarie gemeentelijk management waar voltallig college en leidinggevenden aan deelnemen. Het thema dit jaar was ‘Een leven lang leren: rol en taak van de gemeente’.

… Art. 100. §1. Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad   Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanduiding van de daarvoor verantwoordelijke personeelsleden en de rapporteringsverplichtingen van de bij het systeem van interne controle betrokken personeelsleden. §2. Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten .

… Art. 101.   Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. De gemeentesecretaris brengt het interne controlesysteem, evenals de wijzigingen ervan, ter kennis van het personeel.

Internecontrolesysteem en documentbeheer betrouwbare financiële en beheersinformatie het efficiënt en economisch gebruik van middelen

Processen en interne controle… … moet gezien worden in een groter geheel van informatie- en procesmanagement “Daarom moet worden vertrokken van een algemene visie op de administratieve organisatie binnen het bestuur”.

Het COSO-model

Informatie & communicatie RISICO- INSCHATTING CONTROLE-OMGEVING STURING CONTROLE- ACTIVITEITEN Informatie & communicatie RISICO- INSCHATTING CONTROLE-OMGEVING

CONTROLE-OMGEVING

COSO in de gemeente Controle-omgeving De basis van de COSO-piramide. Het is het fundament voor alle andere componenten van het controlesysteem. Het geheel van ethische waarden, de integriteit van de organisatie, de managementstijl (houding van de leidinggevenden tegenover het systeem van interne controle in bepalend voor het succes), bepalen de controle-omgeving. Vandaar dat in het concept van systeem interne controle het integriteitsbeleid de basis vormt van het hele systeem. -  deontologische code voor mandatarissen en personeel -  vorming (de ethische organisatie, rechten & plichten) - aandacht voor waarden, de missie van de organisatie

RISICO- INSCHATTING

COSO in de gemeente Risico-inschatting Heeft te maken met risico’s die zowel van buiten als van binnen de organisatie komen. Een organisatie moet leren omgaan met risico’s en deze beheersen. -  prioritaire processen en risico’s vaststellen en deze optimaliseren - analyse bij opmaak administratief handboek -   dossiers verzekeringspolissen -   risicobeheersing: op basis van risico-inschatting - calamiteitenplan(nen) opmaken - gemeentelijk nood- en interventieplan

CONTROLE- ACTIVITEITEN

COSO in de gemeente Controle activiteiten Dit omvat alle procedures en regels die het management uitvaardigt om de doelstellingen te bereiken. Controle-activiteiten moeten worden voorzien op alle niveaus binnen de organisatie. In de procedures worden controlemomenten ingebouwd (autorisatie, nazicht, goedkeuring, fiat, visum, …). Samen met het principe van de functiescheiding vormen de controle-activiteiten een belangrijk aspect van het controlesysteem. Wij opteren daarom voor procesbeschrijvingen die voldoende worden gedocumenteerd en waar in het proces duidelijke controlestappen worden ingebouwd. Procesbeschrijvingen (functiescheiding, controlemomenten, …) Workflows Dossieropvolging Klachtenbehandeling Prioritaire aandacht voor: Financiële processen Procedures personeelsdienst (gelet op project stad-ocmw) Besluitvormingsprocessen

STURING

COSO in de gemeente Sturing De sturing van het intern controlesysteem impliceert een permanente bewaking en bijsturing. Het systeem moet worden gedragen door de leidinggevenden en moet worden geëvalueerd. Daarbij moet worden nagegaan of de vastgelegde procedures worden nageleefd, of het administratief handboek degelijk wordt uitgebouwd, … Rapporteren en evalueren vormen hier de kernbegrippen. Beschreven processen moeten in workflows en aangepaste softwarepakketten worden vertaald, zodat de medewerkers de processen eenvormig kunnen toepassen. Procesbeheersing zal een belangrijk aspect zijn van het concept van interne controle. - evaluatiesysteem (met functioneringsgesprekken en evaluaties) - rapportering aan college en gemeenteraad - opvolging vanuit managementteam - bespreking jaarverslag ombudsdienst

Informatie & communicatie

COSO in de gemeente Informatie & communicatie Info&communicatie moet zoveel mogelijk toegankelijk zijn voor alle leden van de organisatie. De informatie moet betrouwbaar, volledig correct zijn en gemakkelijk consulteerbaar. In het concept van interne controle wordt veel waarde gehecht aan dit aspect. Wij opteren daarbij voor een centrale rol van het stedelijk intranet waar deze informatie wordt aangeboden. -   uitbouw intranet met beleidsinformatie, taakgerichte informatie, praktische informatie en documentatie en wetgeving -   uitbouw administratief handboek (met gedocumenteerde procesbeschrijvingen) -   aanreiken van financiële – en beheersinformatie (stuurkaarten) - documentbeheer, archivering

Informatie & communicatie RISICO- INSCHATTING CONTROLE-OMGEVING STURING CONTROLE- ACTIVITEITEN Informatie & communicatie RISICO- INSCHATTING CONTROLE-OMGEVING

E-government in Mechelen het eLINK-project EFRO-dossier Ict-project gericht op administratieve vereenvoudiging voor ondernemers & startende ondernemers Koppeling van overheidsdatabanken Informatie in verschillende databanken en softwaretoepassingen koppelen tot één gegevensverzameling

eLINK = elektronisch platform Projectinhoud eLINK = elektronisch platform (1) (2) Digitaal archief Adressenbe-heer

(1) Adressenbeheer gekoppeld aan bewoner (RR) gekoppeld aan eigenaar (kadaster) gekoppeld aan geografische coördinaten (GIS) gekoppeld aan bestemming pand (stedenbouw) gekoppeld aan toestand pand (leegstand, beschermd monument, …) gekoppeld aan gebruik (milieu, economisch, …) gekoppeld aan veiligheidsrisico (brandpreventieplannen)

databanken met beeldmateriaal … databanken met beeldmateriaal VKBO (Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen) Eén uniek platform adresgegevens + alle andere informatie

2. Digitaal archief Ontsluiten van product- en procesinformatie via het digitaal platform Digitaal archief + routingsysteem Eénmalige invoer van alle document- en bestandtypes in één archief Gegarandeerde toegankelijkheid, authenticiteit en niet-manipuleerbaarheid Structuur bestaande databanken blijft behouden

kadaster VKBO RR GIS dB stad … Centraal routingsysteem CENTRAAL DIGITAAL ARCHIEF

Fasering Tot 2010: elektronisch platform/koppeling gegevens/routingsysteem Vanaf 2010 tot 2013: uitbouw beheerssyteem/uitbouw digitaal archief/e-gov en e-democracy toepassingen…