Het lokale meerjarenplan lezen in BBC-tijden Ben Gilot en Jan Leroy, VVSG Raadsledenavonden VVSG Leuven, 7 mei 2013 Gent, 15 mei 2013 Malle, 21 mei 2013 Torhout, 28 mei 2013 Lokale planning in tijden van BBC

Beleids- en beheerscyclus algemeen Samenhang van de beleidsrapporten Inhoud Beleids- en beheerscyclus algemeen Samenhang van de beleidsrapporten Het meerjarenplan concreet Het budget concreet De jaarrekening concreet Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Beleids- en beheerscyclus algemeen Geïntegreerd systeem ter ondersteuning van de lokale beleidsvoering met een permanente koppeling tussen de beleidsmatig-inhoudelijke elementen en de financiële vertaling: Bij de meerjarenplanning In het budget In de dagelijkse uitvoering Bij de rapportering en evaluatie Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Beleids- en beheerscyclus algemeen Geen kopie van bestaand systeem, maar gemaakt ter ondersteuning van de politieke keuzes door de raad Groot deel van invulling aan besturen overgelaten: Aantal en aard (prioritaire) beleidsdoelstellingen Indeling in beleidsdomeinen Kredietbewaking op detailniveau Uitwerken managementinformatiesysteem Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Beleids- en beheerscyclus algemeen Beleidsdomein 1 (bv. vrije tijd) Beleidsveld 1 (bv. sport) (bv. zwembad) Beleidsitem 1.1 (bv. sportdienst) Beleidsitem 1.2 (bv. sporthal) Beleidsitem 1.3 Beleidveld 2 Beleidsdomein 2 (bv. welzijn) Beleidsveld 3 (bv. rusthuizen) Beleidsveld 4 (bv. rusthuis 1) Beleidsitem 4.1 (bv. rusthuis 2) Beleidsitem 4.2 Beleidsveld 5 (Bijna) vrije keuze (raad) Indeling beleidsrapporten Indeling door Vlaanderen Vrije keuze (college / OCMW-raad) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Beleids- en beheerscyclus algemeen Financiële elementen Financiële vertaling beleid op basis van uitgaven en ontvangsten Lenen in functie van investeringen vervangen door lenen in functie van thesaurienoden Dubbel financieel evenwicht: Jaarlijks op kasbasis (niet meer uitgeven dan wat binnenkomt, inclusief opgebouwd overschot) Einde legislatuur: structureel in staat zijn uit exploitatie voldoende te halen om aflossingen en intresten van leningen te dragen Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Beleids- en beheerscyclus algemeen BBC geldt voor: Gemeenten, OCMW’s en districten Deels voor autonome gemeentebedrijven en OCMW-verenigingen Niet voor: Politie- en brandweerzones Vzw’s Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Kerkbesturen Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Samenhang van de beleidsrapporten Meerjarenplan Jaarrekening Budget Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Timing beleidsrapporten Jaar Meerjarenplan Budget Jaarrekening 2013 Voorbereiding mjp 2014-2019 Uiterlijk 31.12: vaststelling raad Mogelijke budgetwijzigingen 2013 Voorbereiding budget 2014 Voorbereiding jaarrekening 2012 Uiterlijk 30.6: vaststelling raad 2014 Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019 Mogelijke budgetwijzigingen 2014 Voorbereiding budget 2015 Voorbereiding jaarrekening 2013 2015 Mogelijke budgetwijzigingen 2015 Voorbereiding budget 2016 Voorbereiding jaarrekening 2014 2016 Mogelijke budgetwijzigingen 2016 Voorbereiding budget 2017 Voorbereiding jaarrekening 2015 2017 Mogelijke budgetwijzigingen 2017 Voorbereiding budget 2018 Voorbereiding jaarrekening 2016 2018 (Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019) Mogelijke budgetwijzigingen 2018 Voorbereiding budget 2019 Uiterlijk 31.3.2019: vaststelling raad Voorbereiding jaarrekening 2017 2019 Voorbereiding mjp 2020-2025 Mogelijke budgetwijzigingen 2019 Voorbereiding budget 2020 Voorbereiding jaarrekening 2018 Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Meerjarenplan - timing Jaar Meerjarenplan Budget Jaarrekening 2013 Voorbereiding mjp 2014-2019 Uiterlijk 31.12: vaststelling raad Mogelijke budgetwijzigingen 2013 Voorbereiding budget 2014 Voorbereiding jaarrekening 2012 Uiterlijk 30.6: vaststelling raad 2014 Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019 Mogelijke budgetwijzigingen 2014 Voorbereiding budget 2015 Voorbereiding jaarrekening 2013 2015 Mogelijke budgetwijzigingen 2015 Voorbereiding budget 2016 Voorbereiding jaarrekening 2014 2016 Mogelijk budgetwijzigingen 2016 Voorbereiding budget 2017 Voorbereiding jaarrekening 2015 2017 Mogelijk budgetwijzigingen 2017 Voorbereiding budget 2018 Voorbereiding jaarrekening 2016 2018 (Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019) Mogelijk budgetwijzigingen 2018 Voorbereiding budget 2019 Uiterlijk 31.3.2019: vaststelling raad Voorbereiding jaarrekening 2017 2019 Voorbereiding mjp 2020-2025 Mogelijk budgetwijzigingen 2019 Voorbereiding budget 2020 Voorbereiding jaarrekening 2018 Legislatuur 2013-2018 Meerjarenplan: 1 jaar legislatuuroverschrijdend Meerjarenplan = altijd bevoegdheid van de raad (+ extra procedure OCMW) Jaarlijkse aanpassingen mogelijk (en wenselijk!) Meerjarenplan digitaal versturen naar Vlaamse overheid voorwaarde voor uitvoerbaarheid aanvraag planlastsubsidies Meerjarenplan = basis jaarlijks budget Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Meerjarenplan - totstandkoming Decreetgever heeft weinig bepaald over wat moet vóór ontwerp meerjarenplan op de raad: Band met bestuursakkoord Samenspel politiek-administratie Top-down en bottom-up Voorafgaande terugkoppeling in de raad of niet Betrokkenheid andere actoren Primaat van inhoud of financiën … Geen probleem, wel een kans! Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Meerjarenplan als document Twee grote delen: Strategische nota met prioritaire beleidsdoelstellingen (resultaat of effect, actieplannen, ontvangsten en uitgaven per jaar) Financiële nota Financieel doelstellingenplan Staat van het financiële evenwicht (tijdigheid jaarrekening!) Vergezeld van een toelichting: Verplichte elementen: omgevingsanalyse, financiële risico’s, overzicht beleidsdoelstellingen, fiscaliteit, … Alle andere elementen nodig voor correcte interpretatie Niet ter stemming voorgelegd Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Meerjarenplan als document Financieel doelstellingenplan Jaar 1 Jaar 2 … Uitgaven Ontvangsten Saldo Algemene financiering Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overige Exploitatie Investeringen Andere Beleidsdomein 1 Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Meerjarenplan als document Resultaat op kasbasis Exploitatie Uitgaven (waarvan 15 intresten) Ontvangsten 20 980 1000 Investeringen Uitgaven -130 150 Andere Uitgaven (o.a. aflossingen) Ontvangsten (o.a. nieuwe leningen) 100 120 Budgettair resultaat boekjaar -10 Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar 12 Gecumuleerd budgettair resultaat 2 Bestemde gelden Autofinancieringsmarge Financieel draagvlak Exploitatie-ontv. Exploitatie-uitg. zonder intresten 35 1000 965 Periodieke leninguitgaven Aflossingen Intresten 20 15 Einde planperiode ≥ 0 OCMW’s: gemiddeld per jaar ≥ 0 Kasevenwicht Elk jaar ≥ 0 Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Meerjarenplan als document Functies meerjarenplan: Beleidsfunctie: politieke voornemens: belangrijkste beleidsdoelstellingen en actieplannen Financiële functie: Financiële gevolgen gepland beleid Financieel evenwicht Aanvraag subsidies planlastdecreet (cf. digitale rapportering) Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf Statistische functie (Vlaams, Europees, …) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Budget - timing Jaar Meerjarenplan Budget Jaarrekening 2013 2014 2015 Voorbereiding mjp 2014-2019 Uiterlijk 31.12: vaststelling raad Mogelijke budgetwijzigingen 2013 Voorbereiding budget 2014 Voorbereiding jaarrekening 2012 Uiterlijk 30.6: vaststelling raad 2014 Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019 Mogelijke budgetwijzigingen 2014 Voorbereiding budget 2015 Voorbereiding jaarrekening 2013 2015 Mogelijke budgetwijzigingen 2015 Voorbereiding budget 2016 Voorbereiding jaarrekening 2014 2016 Mogelijke budgetwijzigingen 2016 Voorbereiding budget 2017 Voorbereiding jaarrekening 2015 2017 Mogelijke budgetwijzigingen 2017 Voorbereiding budget 2018 Voorbereiding jaarrekening 2016 2018 (Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019) Mogelijke budgetwijzigingen 2018 Voorbereiding budget 2019 Uiterlijk 31.3.2019: vaststelling raad Voorbereiding jaarrekening 2017 2019 Voorbereiding mjp 2020-2025 Mogelijke budgetwijzigingen 2019 Voorbereiding budget 2020 Voorbereiding jaarrekening 2018 Basis budget = meerjarenplan Jaarlijks vóór 1.1 op de raad Aan te passen via budgetwijziging (raad) of interne kredietaanpassing Digitale verzending voorwaarde voor uitvoerbaarheid Geen budget op 1.1: automatisch voorlopige 12den (maar niet meer dan drie) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Vergezeld van een toelichting: Budget als document Twee grote delen Beleidsnota Financiële nota Vergezeld van een toelichting: Verplichte elementen: toelichting bij exploitatiebudget, investeringsbudget, liquiditeitenbudget Alle andere elementen nodig voor correcte interpretatie Niet ter stemming voorgelegd Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Budget als document Beleidsnota: Financiële nota: Doelstellingennota: concretisering strategische nota Doelstellingenbudget Financiële toestand Lijsten ivm bevoegdheid overheidsopdrachten e.d. Nominatief toegekende subsidies Financiële nota: Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Bevatten maximum te besteden bedragen Investeringsbudget blijft na goedkeuring geldig tot investering is afgerond of wordt geschrapt Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Budget als document Doelstellingenbudget Budget jaar N Uitgaven Ontvangsten Saldo Algemene financiering Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overige Exploitatie Investeringen Andere Beleidsdomein 1 … Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Functies van het budget: Budget als document Functies van het budget: Beleidsfunctie: concretisering meerjarenplan Financiële functie: gevolgen op financiën en evenwicht Autorisatiefunctie: maximaal besteedbare kredieten Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf Statistische functie (Vlaams, Europa, …) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Jaarrekening - timing Jaar Meerjarenplan Budget Jaarrekening 2013 2014 Voorbereiding mjp 2014-2019 Uiterlijk 31.12: vaststelling raad Mogelijke budgetwijzigingen 2013 Voorbereiding budget 2014 Voorbereiding jaarrekening 2012 Uiterlijk 30.6: vaststelling raad 2014 Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019 Mogelijke budgetwijzigingen 2014 Voorbereiding budget 2015 Voorbereiding jaarrekening 2013 2015 Mogelijke budgetwijzigingen 2015 Voorbereiding budget 2016 Voorbereiding jaarrekening 2014 2016 Mogelijke budgetwijzigingen 2016 Voorbereiding budget 2017 Voorbereiding jaarrekening 2015 2017 Mogelijke budgetwijzigingen 2017 Voorbereiding budget 2018 Voorbereiding jaarrekening 2016 2018 (Voorbereiding eventuele aanpassing mjp 2014-2019) Mogelijke budgetwijzigingen 2018 Voorbereiding budget 2019 Uiterlijk 31.3.2019: vaststelling raad Voorbereiding jaarrekening 2017 2019 Voorbereiding mjp 2020-2025 Mogelijke budgetwijzigingen 2019 Voorbereiding budget 2020 Voorbereiding jaarrekening 2018 Jaarrekening uiterlijk 30.6 op de raad Tijdigheid belangrijk voor aantonen financieel evenwicht meerjarenplan Digitale verzending verplicht (= ook verantwoording besteding planlastsubsidies) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Jaarrekening als document Bestaat uit drie grote delen: Beleidsnota Financiële nota Samenvatting algemene rekeningen Vergezeld van een toelichting: Verplichte elementen: toelichting bij financiële nota (met o.a. verklaring verschillen budget-rekening), uitleg waarderingsregels, … Alle andere elementen nodig voor correcte interpretatie Niet ter stemming voorgelegd Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Jaarrekening als document Beleidsnota: Doelstellingenrealisatie: beschrijving gevoerd beleid Doelstellingenrekening Financiële toestand Financiële nota: Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening Samenvatting algemene rekeningen: Balans Staat van opbrengsten en kosten Met telkens vergelijking budget-realiteit Grondig verschillend van vennootschappen Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden

Jaarrekening als document Doelstellingen-rekening Jaarrekening Eindbudget Initieel budget Uitgaven Ontvangsten Saldo Algemene financiering Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overige Exploitatie Investeringen Andere Beleidsdomein 1 … Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden Lokale planning in tijden van BBC

Jaarrekening als document Functies van de jaarrekening: Beleidsfunctie: gevoerd beleid (beleidsmatig en financieel) nadruk op realisatie prioritaire beleidsdoelstellingen zijn de doelstellingen nog OK? Evaluatiefunctie: is bestuur binnen kredieten gebleven? Financiële functie: Financiële gevolgen van het gevoerde beleid Evolutie financieel evenwicht Statistische functie (Vlaanderen, Europa, …) Verantwoording gebruik subsidies planlastdecreet (cf. digitale rapportering) Raadsledenavonden - Meerjarenplan lezen in BBC-tijden