Beleids- en BeheersCyclus 11 oktober 2011

Inhoud Concept Het meerjarenplan Het budget De jaarrekening

Concept De beleidscyclus De beleidsrapporten De toelichting bij de beleidsrapporten De beheersrapporten De functionele indeling De beleidsdoelstellingen De boekhoudkundige registratie De digitale rapportering

Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

Beleidsrapporten algemeen Welke rapporten zijn beleidsrapporten? Het meerjarenplan De aanpassing aan het meerjarenplan Het budget De budgetwijziging De jaarrekening

Beleidsrapporten algemeen Functie beleidsrapporten De raad bepaalt het beleid en evalueert de beleidsuitvoering De raad geeft autorisatie aan de hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie => Worden vastgesteld door de raad => Regelen de relatie tussen de raad en de hoofdbudgethouder(s)

Beleidsrapporten algemeen Identieke opbouw Van meerjarenplan, budget en jaarrekening Naar structuur, vorm, inhoud Voor gemeenten, OCMW’s en provincies => Verbetering van transparantie, leesbaarheid Onderscheid tussen: Beslissend gedeelte: in beleidsrapport Ondersteunende informatie: in toelichting (verplicht)

Beleidsrapporten algemeen Meerjarenplan Budget Jaarrekening Beleid Strategische nota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening Staat v/h financieel evenwicht Financiële toestand   Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking Nominatieve lijst subsidies Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening SAR Balans Staat van opbrengsten en kosten

Beleidsrapporten algemeen Verplichting tot vermelden van enkele gegevens Welke vermeldingen Per beleidsrapport Type beleidsrapport en rapporteringsperiode Identificatie bestuur en verantwoordelijken Volgnummers dagboeken Per pagina Identificatie bestuur Waarom? Identificeerbaarheid Reproduceerbaarheid

Toelichting bij beleidsrapport Waarom een toelichting? Beleidsrapporten: Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch Decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen Toelichting: Begeleidende, ondersteunende info en documentatie Detailinformatie voor raadsleden

Toelichting bij beleidsrapport Inhoud Elementen vermeld in het BVR BBC en in het MB BBC Alle aanvullende info die het bestuur relevant acht en die noodzakelijk is voor een goed inzicht in het beleidsrapport Informatie over specifieke grondslagen die voor significante transacties zijn toegepast Principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

Beheersrapporten Welke rapporten zijn beheersrapporten? Beheersbudget Beheersrekening Interne kredietaanpassing (IKA) Regelt de relatie tussen een hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders Is element van de organisatiebeheersing (ICS (intern controlesysteem))

Beheersrapporten Inhoud beheersbudget Inhoud beheersrekening Bepalen taakstelling Toekennen kredieten Inhoud beheersrekening Evalueren taakstelling Evalueren gebruik van de kredieten Vorm is zelf te bepalen

Functionele indeling Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen Beleidsdomeinen een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen Beleidsveld “een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB

Functionele indeling Beleidsitem (BI) onderverdeling van een beleidsveld  kostenplaats of activiteitencentrum N Beleidsitems => 1 Beleidsveld N beleidsvelden => 1 Beleidsdomein

Beleidsdomeinen Beleidsdomeinen worden bepaald door de raad 1 uitzondering: verplicht beleidsdomein ‘Algemene financiering’ “De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” Samenstelling is bepaald via MB BBC Alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren heen moet dit aangegeven en gemotiveerd worden in de toelichting bij het meerjarenplan

Beleidsdomeinen Belang van de indeling in beleidsdomeinen Indeling van de beleidsrapporten Toekenning van autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget

Een voorbeeld Beleidsdomein Beleidsvelden: Beleidsitems sport Sport en cultuur Beleidsvelden: sport, musea, cultuurcentrum ... Beleidsitems sport sporthal Olympia, zwembad De Plons zaalsporten, buitensporten recreatiesport, competitiesport

Beleidsdoelstellingen Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

Beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

Beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen In de planningsfase Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn de financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar In de evaluatiefase Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen Indeling beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 2 & 3 = Overig beleid

Beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen Beleidsbepaling is prerogatief raad Selectie PBDS door de raad Expliciete rapportering in de beleidsrapporten Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

De registraties De rapporten beleidsrapporten beheersrapporten digitale rapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: Budgettaire dagboeken Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven Meerjarenplan Budget Vastlegging van de verbintenissen Jaarrekening Aanrekening van de transacties Algemeen dagboek

Het budgettair dagboek De registraties Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek Een volgnummer De invoerdatum De algemene rekeningen De bedragen Een omschrijving De budgettaire entiteit De boekhoudkundige periode ... De algemene rekening(en) Het bedrag Het beleidsveld De budgethouder Het actieplan De economische sectorcode Het deelrapport Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

Digitale rapportering Onderscheid tussen: Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitale rapportering De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Digitale rapportering Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet een digitale versie van het rapport gezonden worden naar ABB ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport = digitale versie van geaggregeerde registraties Bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

Digitale rapportering Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid beschikken over: statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening gegevens in functie van rapportering aan nationale bank (in het kader van ESR-95) informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten gegevens in functie van de planlastvermindering ... Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Digitale rapportering Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht BTW

Digitale rapportering

Planlastvermindering Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies Procedure Kaderdecreet planlastvermindering Aanpassen sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (oktober 2012) De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (2013)

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidieaanvraag Eventuele bijsturing na 3 jaar

Planlastvermindering Proces evaluatie toegekende subsidie De besturen maken hun jaarrekening op Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

Meerjarenplan - Inhoud Inleiding Samenstelling van het meerjarenplan De toelichting bij het meerjarenplan

Meerjarenplan - Inleiding De functies van het meerjarenplan Beleidsfunctie Financiële planning Evaluatiefunctie (toetssteen) Statistische functie Het meerjarenplan is het resultaat van een intern planningsproces Het meerjarenplan is opgebouwd op basis van registraties in dagboeken

Meerjarenplan - Inleiding De periode van het meerjarenplan Start:het tweede jaar van de legislatuur Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur Financiële nota: altijd minstens 3 jaar

Samenstelling van het MJP Samenstelling van het meerjarenplan De strategische nota De financiële nota De toelichting bij het meerjarenplan

Samenstelling van het MJP Strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Raming van de uitgaven en ontvangsten

Samenstelling van het MJP De financiële nota: Het financieel doelstellingenplan (schema M1): Per boekjaar Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere De staat van het financieel evenwicht (schema M2) Resultaat op kasbasis (=toestandsevenwicht) Autofinancieringsmarge (=structureel evenwicht)

Financieel evenwicht Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven ------------------------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren ------------------------------------------------ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden -------------------------------------------------------------- = Resultaat op kasbasis Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

Financieel evenwicht Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten ------------------------------------------------ = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge

Dubbel evenwichtscriterium Financieel evenwicht Dubbel evenwichtscriterium Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht → elk financieel boekjaar ≥ 0 Autofinancieringsmarge (AFM): = structureel evenwicht → op einde van elke planningsperiode ≥ 0 → OCMW: Σ AFM ≥ 0 Jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan

De toelichting bij het MJP Verplichte onderdelen (1/2): Omgevingsanalyse Financiële risico’s Volledige lijst met de beleidsdoelstellingen Interne organisatie Organogram Personeelsbestand (schema TM1) Budgethouders Samenstelling beleidsdomeinen

Toelichting bij het MJP Verplichte onderdelen (2/2): Verbonden entiteiten Fiscaliteit Aanslagvoeten PB & OV Belastingsreglementen Gewijzigde aanslagvoeten Opbrengst belastingssoorten Financiële schulden (schema TM2)

Het Budget - Inhoud Inleiding De samenstelling van het budget Aansluiting bij het meerjarenplan De toelichting bij het budget

Het Budget - Inleiding De functies van het budget Beleidsfunctie Financiële planningsfunctie Beheers- en controlefunctie Autorisatiefunctie Statistische functie Het budget volgt uit het meerjarenplan Het budget komt tot stand op basis van registraties in dagboeken

De samenstelling van het budget Een beleidsnota Een financiële nota

De samenstelling van het budget De beleidsnota Doelstellingennota Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Raming van de uitgaven en ontvangsten

De samenstelling van het budget De beleidsnota Doelstellingenbudget (schema B1) Sluit aan bij de financiële nota van het MJP Sluit aan bij de financiële nota van het budget Indeling Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere

De samenstelling van het budget De beleidsnota Financiële toestand Vergelijking resultaat op kasbasis MJP Vergelijking autofinancieringsmarge MJP Lijst met overheidsopdrachten Lijst met daden van beschikking onroerende goederen (uitgezonderd dadingen) Lijst met nominatief toegekende subsidies

De samenstelling van het budget Financiële nota Exploitatiebudget (schema B2) Investeringsbudget (schema B3 & B4) Liquiditeitenbudget (schema B5)

Exploitatiebudget Transactiekredieten voor de exploitatie Opgesplitst Transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven) Exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van Toegestane investeringssubsidies Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA Opgesplitst Niet-verzelfstandigde diensten Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsbudget financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen bestaat uit één of meer investeringsenveloppen 3 jaar geldig als de investering nog niet in uitvoering is als de investering in uitvoering is, blijft het budget geldig tot en met 31 december van het jaar na de definitieve oplevering de raad kan die termijnen verlengen

Investeringsbudget Nieuwe investeringsenveloppen (schema B3) Per PBDS Overig beleid Algemene financiering Overzicht van de transactiekredieten van het financieel boekjaar (schema B4) Niet verzelfstandigde diensten Per IVA

Investeringsbudget Investeringsenveloppe Transactiekredieten = Kredieten voor de jaarlijkse transacties Verbinteniskredieten = som van de transactiekredieten = kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven

Liquiditeitenbudget Financieel plan van de geldstromen Exploitatie + Investeringen + Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het financieel boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

Toelichting bij budget Toelichting bij het exploitatiebudget Per BDOM (schema TB1) Evolutie (schema TB2) Toelichting bij het investeringsbudget Transactiekredieten per BDOM (schema TB3) Evolutie transactiekredieten (schema TB4) O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe van een PBDS Toelichting bij het liquiditeitenbudget Evolutie (schema TB5) Overzicht te verstrekken werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

De Jaarrekening - Inhoud Inleiding De samenstelling van de jaarrekening De toelichting bij de jaarrekening

De Jaarrekening - Inleiding De functies van de jaarrekening Beleidsevaluatie Evaluatie van de autorisatie Financiële functie Beheers- en controlefunctie Statistische functie De jaarrekening is het resultaat van een evaluatieproces De jaarrekening komt tot stand op basis van registraties in dagboeken Tijdigheid van de jaarrekening

De samenstelling van de jaarrekening De beleidsnota De financiële nota De samenvatting van de algemene rekeningen

De samenstelling van de jaarrekening De beleidsnota Doelstellingenrealisatie Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Uitgaven en ontvangsten = Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

De samenstelling van de jaarrekening De beleidsnota Doelstellingenrekening (schema J1) Indeling Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere Financiële toestand Vergelijking resultaat op kasbasis budget Vergelijking AFM budget

De samenstelling van de jaarrekening Financiële nota Exploitatierekening (schema J2) Investeringsrekening (schema J3 & J4) Liquiditeitenrekening (schema J5)

Exploitatierekening Samenvatting van de gerealiseerde transacties van de exploitatie Transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven) Exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van Toegestane investeringssubsidies Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA Opgesplitst Niet-verzelfstandigde diensten Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsrekening Samenstelling een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3) de rekeningen van de in het financiële boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4)

Liquiditeitenrekening Exploitatie + Investeringen + Andere O & U ---------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het financieel boekj. + Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekj. = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

De samenvatting van de algemene rekeningen Samenstelling Balans (schema J6) Activa Vlottende activa Vaste activa Passiva Schulden op korte termijn Schulden op lange termijn Nettoactief Staat van opbrengsten en kosten (schema J7)

Toelichting bij de jaarrekening De toelichting bevat minstens Toelichting bij de financiële nota Toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen

Toelichting bij de jaarrekening Toelichting bij de financiële nota Toelichting bij de exploitatierekening Een verklaring van de materiële verschillen Een overzicht per BDOM (schema TJ1) De evolutie (schema TJ2) Toelichting bij de investeringsrekening Een overzicht per BDOM (schema TJ3) Evolutie transacties (schema TJ4) Stand van de kredieten per invest.enveloppe (schema TJ5) Toelichting bij de liquiditeitenrekening Evolutie (schema TJ6) Overzicht van de verstrekte werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Toelichting bij de jaarrekening Toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen Toelichting bij de balans (schema TJ7) Een overzicht van de waarderingsregels De niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Andere ...