Projectmatig werken HvA IAM Projectmanagement Februari 2008 College 3

Even voorstellen.. Lennart Ruigrok Leeftijd : 26 Jaar Opleiding: IAM Werkzaam geweest bij : Media Republic, The BOX Heden: TH!S, HvA Ervaring met: PM, Marketing,Sales, Strategie, vorig jaar bij laatste 10 van New Venture..

Agenda voor vandaag… WBS (voor Ondernemers..) Strategie bepaling Begroting

Invalshoek van een ondernemer Peter = (Interactief Reclame) Bureau Lennart = Ondernemer Gemeenschappelijke deler = Tijd is kostbaar!

Basis principes gelden altijd! Wanneer je een nieuw project in kaart gaat brengen.. Scope van het project krijgen –Tijd / Geld / Mensen, middelen Heldere deliverables definiëren –Wat doe je wel / wat doe je niet? –Definieer het eindpunt van het project

Verschillen zijn: Ondernemer vs Bestaand Bureau Ondernemer Klein team Geen duidelijke focus –Je leeft vaak in de waan van de dag –“Vrijheid” om te doen wat je zelf wilt is niet altijd goed Weinig “financiële” ruimte voor fouten

Verschillen zijn: Ondernemer vs Bestaand Bureau Bestaand Bureau Meer personele armslag –Bij ziekte etc –Extra mankracht Beter gestructureerd –Werken op project basis –Duidelijkheid wat er moet gebeuren Minder last van het zwaard van damocles

Valkuilen voor ondernemers: Heb ik alle expertise in huis ? –Kennis van buitenaf inhuren? –Project aannemen / uitvoeren of wellicht toch niet? Onbekende variabelen ? –Wetgeving, aansprakelijkheid e.d... Wijze van betaling –Helft vooraf, helft aan einde? –Vast gesteld percentage vooraf / bij bereiken van gespecificeerde milestone? –Kosten gaan voor de baat uit, maak hier duidelijke afspraken over!

Casus:TH!S doet eindejaarsgeschenk Adecco Adecco geeft zijn flexwerkers als kerstcadeau een TH!S cadeaubon Site moet voor NL en BE zijn –TH!S huurt franse vertaalster in –TH!S huurt franse support medewerker in TH!S moet content partijen achter bon betalen –Realtones Madonna –Sms bundels telco –Music Tracks van Universal artiesten etc. Adecco maakt op basis van uitgifte aanname de factuur over –TH!S heeft financiele middelen om bovenstaande kosten te dekken –Praktijk was anders, geen heldere afspraken over gemaakt!

Casus:Nederlandse gokmarkt breekt open? Eu voert Lobby tot openbreken van Nederlandse gokmarkt Nieuwe partijen voor die markt: Unibet, B&Win, Pokerbet,Pokerstars,Everest Poker etc... –Deze willen allemaal een fysieke “gokkaart” in de markt brengen... Oppertunity voor TH!S –Banklicentie –Ervaring met fysieke retail Onzekerheden –Minister wil “online gokken” verbieden.. Gaan wij hier nu al onze tijd in stoppen?

Type project voor Zelfstandige.. Privé Project –Ik maak de nieuwe Youtube! Hoeveel is dit project mij waard? Zoals al vaker gezegd, tijd is geld Voor externe partijen (bureau functie) –Uurtje factuurtje / garantie op inkomen Hoe manage je de beschikbare tijd? –Vind een balans tussen privé / extern project

Herhaling van vorige week: Work breakdown  IAM Doel : inzicht krijgen in taken, budget, planning, rollen en afhankelijkheden Hoe? Samen (!) vaststellen hoe je iets gaat opleveren. –Iedereen werkt mogelijke aanpak uit, specifiek voor je eigen kennisgebied. –Geef aan waar je iets niet weet, je een risico ziet, of een aanname doet. –Iedereen vult elkaar’s aanpak aan. –Samen bekijken of je alles weet en hebt. –Samen discussiëren of het zo’n beetje klopt –Projectmanager vat samen en werkt uit. (Is dus NIET degene die de taken of inschattingen maakt.)

Herhaling van vorige week: Work breakdown  IAM Taken zijn gelimiteerd in aantal uren Je definieert eerst een taak met bijbehorende rol, en zoekt daarna pas de juiste persoon erbij Schrijf alle aannames en risico’s op: dit is input voor je projectplan Milestones Afhankelijkheden

Belangrijke vragen naar aanleiding van WBS: Helder overzicht van alle taken ? Hebben we alle expertise voor het project in huis? Ook als Jantje of Pietje onder de trein komt? –Is er een back-up, loopt het project uit of kan het niet voltooid worden? –Maak hierover duidelijke afspraken met de opdrachtgever!! Gaan we fulltime aan dit project werken of lopen er nog “kleine” projecten naast? –Hangt af van betalings afspraken –Afspraken met andere project partners –Omvang van eigen team Wat gaat het project kosten?? –Zie begroting

Voor aanvang van een project: NIET eerst uren maken en later zien of en hoe de betaling gaat verlopen.. Maak een betalings afspraak voor de eerste fase van het project. –Debriefing, Brainstorm sessie op basis van uurtje factuurtje? Pas na een uitgewerkte WBS + (interne) begroting met een totaal prijs komen. –Laat je niet in een eerder stadium verleiden tot het noemen van een “globaal” bedrag voor het project. Ondernemers zijn vaak Project + Account manager

Voor aanvang van een project: Wat is je strategie? Wat wil je met je bedrijf ? –Werken op project basis –Klanten voor langere termijn aan je binden Wat wil je met deze opdrachtgever? –Wat voor klant is het? Plaatselijke groentenboer / Albert Heijn? –Eenmalige klus? Vraag je het maximale –Binden voor lange termijn? “Laag” bedrag voor ontwikkelen concept Onderhoudscontract voor een jaar

Wat is de ondergrens? Wat is marktconform? –Wat kosten TDI’ers, CC’ers / PM’ers bij Lost Boys, Mirabeau e.d.? Wat is het minimale wat je op uurloon basis moet verdienen om je toko draaiende te houden? –Huur van pand? –Personeel in dienst? –Verzekeringen Aansprakelijkheid / ongevallen –Afschrijvingen –Persoonlijke kosten? Hypotheek, Telefoonrekening, Verzekeringen, Benzine, Boodschappen etc etc.. Dit wordt ook wel een liquiditeitsbegroting genoemd... –Wat komt er binnen en wat gaat eruit? (prognose)

Begroting “ Een begroting geeft de financiële effecten van een beslissing weer” “De begroting is een iteratieve afstemming tussen de wensen en de mogelijkheden.” Bron: Wikipedia

Soorten Begrotingen Interne begroting –Gedetailleerd, gekoppeld aan WBS Budgetteringsfunctie (intern) Externe begroting –Verschaft budget verdeling in hoofdlijnen Informatiefunctie Meerjaren begroting –Een begroting op basis van het interne beleid dat gevoerd wordt. Beleidsfunctie Liquiditeitsbegroting –Verwachte inkomsten / uitgaven komend jaar –bepaling en bewaking van de financieringsstructuur. Financieringsfunctie

Begroting huidig project Wat voor Begroting gaan jullie opstellen: Begroting voor de uitvoering van jullie huidige project –Interne begroting / gekoppeld aan WBS –Gebruik hiervoor markt conforme prijzen Krijgen jullie van Peter –Externe begroting / Eigenlijk de offerte Minder gedetailleerd

WBS V1: Iedereen is natuurlijk al aan de gang gegaan met Gant Project? Eerst een Scope van het project gemaakt, vervolgens al een eerste versie van de WBS / Gant Chart!!?

Let op: Als het concept is goedgekeurd dan gaan jullie een WBS maken en vervolgens een Gantt Chart maken en begroting opstellen