Realistische efficiëntiewinsten en integratie van gemeente en OCMW? Hype of opportuniteit? Frank De Smet, BDO Public Sector VVOS Brussel 13 december 2013

BDO Public Sector Focus op de publieke sector Inhoud “Stijl” Team van 20-tal personen (Antwerpen en Gent) Belangrijke speler in steden en gemeenten én OCWM’s Jarenlange ervaring in organisatiestudies Focus op de publieke sector Kennis van strategisch, organisatie-, HR- & financieel management Begeleiden van veranderingstrajecten = kerntaak Inhoud Pragmatische aanpak Maatwerk Aandacht voor terugkoppeling (kernteam, dialoogwerkgroepen,…) Creëren van betrokkenheid bij personeel (draagvlak) “Stijl” Text slide with title, body text and bulleted text levels (Slide layout option: Title and Content) This slide exists as a ‘slide master’. Text is entered directly into the prompt boxes provided when a new ‘Title and Content’ slide is inserted from the slide layout options. The ‘slide master’ also includes the correctly sized and positioned BDO logotype and other graphic elements. All the slide title text is in BDO Red, Trebuchet MS bold, upper case. Where there is a sub-heading, the second line should be changed to BDO Teal. Within the text box there are four levels of text: Level 1 – Body text set in 18pt. Trebuchet MS Regular in BDO Grey with single line spacing. This also includes preset additional .2 line spacing which appears between paragraphs. Subsequent lines of copy do not have an indent on this text level. Level 2 –Bulleted text set in 18pt. Trebuchet MS Regular in BDO Grey with single line spacing. This also includes preset additional .2 line spacing which appears between paragraphs. All bullet points are round and in BDO Grey and subsequent lines of text are indented to maintain text alignment. Third level – Bulleted text set in 14pt. Trebuchet MS Regular with single line spacing. This also includes preset additional .2 line spacing which appears between paragraphs. All bullet points are en dashes and in BDO Grey and subsequent lines of text are indented to maintain text alignment. Fourth level – Bulleted text set in 14pt. Trebuchet MS Regular in BDO Grey with single line spacing. This also includes preset additional .2 line spacing which appears between paragraphs. All bullet points are en dashes and are in BDO Grey and subsequent lines of text are indented to maintain text alignment. Within body text, subheadings should be set at the same size in Trebuchet MS Bold, BDO Red. To advance to each level from the previous one, select ‘Increase List Level’ on the ‘Paragraph’ ribbon tab. To return to the previous level, select ‘Decrease List Level’ on the ‘Paragraph’ ribbon tab. The starting position of the text is fixed but the text box will grow if text extends beyond the depth determined by the ‘slide master’. Care should be taken to keep text within the boundary of the bottom margin. Start a new page if necessary.

Trends en behoeften: wat leeft er?

“Besparingen” faciliteren verandering

7 invalshoeken van een complex verhaal Focus op het doel, niet op het middel (ook voor samenwerking) Maatschappelijke effecten worden bereikt via samenwerking van alle ‘partnerbesturen’ en private welzijnspartners (‘totaalplaatje’) Focus op dienstverlening, niet op instellingen Het organisatiemodel volgt de strategie Overheden kunnen hun doelstellingen realiseren, zonder zelf in te staan voor de uitvoering ervan Andere ‘WAT’ of andere ’HOE’ noodzaakt organisatorische bijsturing Lokale overheden zijn de toekomst Het supranationale en lokale niveau winnen aan belang Het lokale overheidsniveau als ‘portaal’ van de overheid

7 invalshoeken van een complex verhaal De heilige drievuldigheid van samenwerking Kwaliteitsverbetering van het eindproduct (door kruisbestuiving, door delen van expertise,…) Kostenefficiëntie (meer doen met minder middelen) Kwetsbaarheid (risico’s) verminderen Zonaal denken: van asielbeleid tot huisbezoek Multi-zonaal model, waar elk segment niet zonder het andere kan (‘ecosysteem’) ‘Case by case’ strategisch-operationele afwegingen maken rond centralisatie vs decentralisatie, specialisatie vs polyvalentie, zelf doen-uitbesteden,… Politieke organisatie moet niet noodzakelijk samenvallen met ambtelijke organisatie

7 invalshoeken van een complex verhaal De cliënt als ‘onderdaan’, ‘klant’ of ‘collega’? Verhouding overheid – burger is in evolutie Wat kan de cliënt/de gebruiker/de burger voor uw OCMW betekenen (“co-production”) Investeer in managementinformatie en -tools Achillespees = ontbreken van kennis/informatie en instrumenten om taak aan juiste zone (schaal) toe te wijzen, de juiste beslissingen te nemen, het beheer te professionaliseren Gezamenlijk investeren in uitbouw kennis en tools rond organisatiebeheersing in het algemeen, ook rond samenwerking in het bijzonder (wat zijn de meetbare effecten van samenwerking op de dienstverlening, op de kosten,…)

Samenwerking gemeente – OCMW: do’s en don’ts

Don’ts Vertrekken vanuit financiële baten Geen rekening houden met de cliënt en de dienstverlening Pad bewandelen van de overname: boven- en ondergeschikt bestuur Discussie beperken tot gemeente-OCMW Fysieke integratie van één of meerdere diensten en zien wat er gebeurt Onvoldoende voorbereiding en draagvlak

Do’s: visiebepaling Vertrekken vanuit het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening Formuleren van een hedendaags dienstverleningsconcept vanuit één gemeenschappelijke visie op Multi-zonaal dienstverleningsaanbod Dienstverleningskanalen Doelgroepenbenadering Organisatiemodel Afstemmen van primaire welzijnsprocessen Huisvesting Besluitvormingsproces Daarop de juiste vorm van juridische samenwerking afstemmen

Do’s: uitvoering Voorzie voldoende voorbereiding: Inventarisatie van de dienstverlening, processen, huisvesting, cultuur, … Vertrek vanuit een procesbenadering en vereiste competenties eerder dan vanuit de samenvoeging van beide organogrammen: Leren van elkaar Afstand nemen van personen en VTE’s Maak een haalbaar projectplan: Met een begin en een einde Met succesfactoren en valkuilen Met tussentijdse quick-wins Met voldoende communicatie naar ALLE stakeholders Betrokkenheid van zowel de mandatarissen als de medewerkers Periodieke communicatie

Conclusie Integratie is geen doel op zich, maar een instrument om De dienstverleningsprocessen te optimaliseren De organisatie van het ‘multi-zonaal welzijnsbeleid’ te professionaliseren Een procesgerichte benadering verhoogt: De voeling met de doelgroep (cliënt – gebruiker – bezoeker) Mogelijkheid tot het verbeteren van de performantie efficiëntie effectiviteit kwaliteit Politieke wil, organisatorische begeleiding