Vrijwilligersbeleid binnen Cartouche Plannen en status 10 april 2012 Michael Meijerink en Marion Wouda

Opdrachten van het bestuur 2011 Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden vervuld door vrijwilligers Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers Zorg voor communicatie met vrijwilligers Geef een opsomming van de acties en de planning

Opdracht -1- “Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden vervuld door vrijwilligers” Er zijn 718 vrijwilligers (!) Zij voeren samen 807 taken uit Door 92 vrijwilligers worden 2, 3 of 4 taken gedaan Er zijn op dit moment 83 vacatures Waaronder 80 barvrijwilligers

Trainers, coaches en managers 316 39% Barvrijwilligers 199 25% Functies Aantal taken Aandeel Trainers, coaches en managers 316 39% Barvrijwilligers 199 25% Commissies en bestuur 134 17% Ontvangsttafelleden 62 8% Scheidsrechters 38 5% Schoonmakers 35 4% Klussers 23 3% Totaal aantal vrijwilligerstaken 807 100%

Opdracht -2- “Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers” In LISA nieuwe velden aangebracht om meer kenmerken van leden te kunnen registreren Alle actieve vrijwilligers op ‘ja’ gezet in LISA, anderen op ‘nee’ en de ‘vrijwilligershistorie’ is ingevuld Er is nu dus snel inzicht in wie actief is (geweest) en wie niet We zijn hiermee de koploper in hockeyland volgens LISA!

Lisa op orde De registratiegegevens in LISA zijn geoptimaliseerd: meer dan 3.000 gegevens zijn aangepast & toegevoegd Status ‘actieve vrijwilliger’ toegevoegd Soort trainerschap toegevoegd Vrijwilligershistorie toegevoegd Ontbrekende geboortedata toegevoegd Woonplaatsen geüniformeerd Adressen, huisnummers, postcodes gecorrigeerd Conclusie: centrale administratie is noodzakelijk en hogere attentiewaarde op mutaties vanuit leden en organisatie is nodig

Uitgesloten van de groep ‘potentiële vrijwilligers’: Betaalde krachten (5) Gecontracteerde trainers (11) Leden van 18 jaar en jonger (933) Leden van 66 jaar en ouder (7) Leden die zich voor komend seizoen hebben afgemeld (41) Wachtlijstleden (1175) Leden die nu actief vrijwilliger zijn (647) Gezinsleden van actieve vrijwilligers (697) Leden die al ‘langere tijd’ actief zijn geweest (257) Er resulteren dan 478 mensen die als ‘potentieel vrijwilliger’ aangemerkt kunnen worden. Notities: Leden van 18 jaar en jonger (933). Het gaat om leden die niet op de wachtlijst staan, die niet hebben opgezegd, die geen actief vrijwilliger zijn, die dat ook niet zijn geweest Leden ouder dan 65 jaar (7). Het gaat om leden die niet op de wachtlijst staan, die niet hebben opgezegd, die geen actief vrijwilliger zijn, die dat ook niet zijn geweest Getallen kunnen afwijken. Het is een momentopname. Opzeggingen actueel is 46, maar op moment van export 41.

Hockey gezinnen waar nog niemand actief is Rangorde voor het benaderen van potentiële vrijwilligers op basis van de volgende indicatoren: Hockey gezinnen waar nog niemand actief is Spelende leden van 18 jaar en jonger, waarvan ouder niet bekend is in LISA Leden van 19 jaar en ouder, onderverdeeld naar type lidmaatschap

Kenmerken ‘potentiële vrijwilligers’ Groep inactieven 1 Hockey gezin 85 2 Spelende leden van 18 jaar en jonger 153 3 Leden van 19 jaar en ouder: 240 Dames / Heren teams 135 Veterinnen en veteranen 38 Trimhockeyers 29 Zwerfleden 13 Overig 25 478 Relatie ouder-kind is geen waarde in LISA. Er zijn 2.811 mensen die in LISA staan die op een samengesteld adres wonen. Hiervan: -654 wachtlijstlijden -289 hebben gezegd (in het verleden) -25 hebben opgezegd (2012) -289 hebben in het verleden opgezegd (in het verleden) -25 hebben voor dit seizoen opgezegd (2012)

Opdracht -3- “Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers” Beleidsplan januari 2011 aangeboden Vrijwilligerswerk verplicht gesteld, door Bestuur gecorrigeerd naar beschikbaar Door alle acties en communicatie is weids begrip noodzaak vrijwilligerswerk ontstaan Regels en verwachtingen liggen vast in protocol

Opdracht -4- “Zorg voor communicatie met vrijwilligers” Iedere uitgave magazine een artikel en vaste column mutatieoverzicht vrijwilligers Poster van bestuur en commissies in clubhuis Aandacht voor happenings op de site Tijdens intake, nieuwjaarsreceptie en slotdag aandacht voor vrijwilligers(werk) Bij aanvang welkomstbrief met protocol Bij opzeggen dankbrief en evt. kortingsbon Sport 2000 Informatie op de site over beleid en commissie

Opdracht -5- Actie Planning Aanschrijven potentiele vrijwilligers met interesseformulier Voorjaar 2012 Ongewenst gedrag voorkomen, VOG beleid voor sommige groepen Q2 2012 Maatschappelijke stages introduceren Seizoen 12-13 Goed proces intake nieuwe leden implementeren Soepel proces voor overgang seizoen implementeren Pilot met barplanning in Lisa April-mei 2012 Poster jaarlijks actualiseren Oktober Sitegebruik stimuleren m.b.v. gericht actieplan