Kennisteam Logistiek Betere inrichting van goederenstromen naar zorginstellingen - kansen en belemmeringen 30 maart 2006 Stef Weijers Hans-Heinrich Glöckner Lectoraat Logistiek en Allianties Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

Agenda: Inleiding Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project Stand van zaken Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm – Nieuwe logistieke concepten – Perspectief

Aanleiding: Ervaringen SCA + samenwerking Vos Logistics, HAN en Radboud Universiteit. Inefficiënties zeer groot. Logistiek hot item in de zorg (financieel regiem verandert). Zorginstellingen verlangen meer maatwerk (kleinere dropsizes, hogere frequenties). Zeer veel uiteenlopende oplossingen. Achtergrondvraag van het project: Wat is de beste ontwikkelrichting vanuit ketenperspectief? > Op zoek naar een fundamenteel vernieuwende aanpak van de zorglogistiek!

Visie Europese Netwerken (1) Aanleiding: Europees netwerken worden complexer Dat kan leiden tot: hogere kosten (profit) minder service (people) ongewenst milieu effecten (planet) Sectoren met EU netwerken: - Zorg Fashion Vers Electronica etc. Voordelen - Lagere kosten in keten Hogere service aan klant Minder transportkm’s Rol NL bedrijven in EU (2) Mogelijke oplossingen in netwerken Beheersing van dynamiek door: - Herconfiguratie logistieke grondvorm (links) Bundeling bestaande goederenstromen (rechts) VP 1: Herconfiguratie grondvorm VP 2: Bundeling/multimodaal - KP 1: Mogelijkheden quick scan KP 2: Netwerkmodel verlader KP 3: Netwerkmodel dienstverlener - KP 4: Samenwerking/allianties EUROPESE NETWERKEN: ontwerpen en conceptuele en testen praktische oplossingen Samenwerking door: - Herconfiguratie logistieke grondvorm (links) Bundeling bestaande goederenstromen (rechts)

Transumo Cluster Goederenvervoer Cluster Personenvervoer Cluster … Europese Netwerken Nationale … … Europese ZorgNetwerken EZN

Doel Europese Netwerken Project - jan. 05 : “Optimaliseren van ontwerp, besturing en beheersing van Europese logistieke netwerken” voor: Betere service tegen lagere kosten aan klant Aansluiting inrichting logistiek bij duurzaamheidseisen burgers 3 innovatieve factoren : Inrichting logistieke netwerk vanuit klantvraag. Ontwikkeling hybride en flexibele distributienetwerken. Verdergaande horizontale/verticale samenwerking in netwerk. PEOPLE Verbeterde zorg Verbeterde arbeidsomstandigheden Verankering kennis in onderwijs PLANET Minder uitstoot door bundeling - Minder uitstoot door gebruik andere modaliteiten PROFIT Efficiëntere ketenlogistiek Hogere service Innovatiekracht door gezamenlijke investering

Opzet Europese Netwerkenproject KENNISPROJECTEN VOORBEELDPROJECTEN 2005 KP 1: Verbeter- potentie netwerken VP 1: Healthcare VP 2: Fashion Analyse huidig netwerk & partijen KP 2: Optimaal Logistiek netwerk ontwerp & control KP 3: Ontwerp optima- le bun- selings- oplos- sing Optimalisatie netwerk ontwerp/bundeling Optimalisatie netwerkbesturing, beheersing KP 4: Meerwaarde van samen- werking Vorm van Samen- werking Netwerk inrichting: Van idee naar praktijk Pilotuitvoering en -evaluatie 2006 EINDRESULTAAT FASE 1

Deelnemers Europese ZorgNetwerkenproject (EZN) Open consortium HAN TNO-Bouw-logistiek Vos Logistics SCA Sogeti Contacten / samenwerking met Medica, Pantein Holding, Nabuurs Transporten, Provincie Gelderland, Alysis Zorggroep, Gelderse Roos, Rentex, Lips, ..

Agenda: Inleiding Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project Stand van zaken Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm – Nieuwe logistieke concepten – Perspectief

Stand van zaken Inventarisatiefase afgerond Pilotvoorbereidingsfase Verkenning zorgsector Nederland, Duitssprekende landen. Enquête zorginstellingen NL. 1ste exercitie bundelingspotentieel. 1ste outline alternatieve logistieke grondvorm. Pilotvoorbereidingsfase Interne zorg processen beschreven. dataverzamelingsfase gaande. Herbezinning op vervolg/beëindiging.

Onderzoeksmethoden Enquête onder 160 grotere zorginstellingen (response 12,5 % = 20 instellingen); Literatuurstudie; Interviews met zorginstellingen, verladers en logistieke dienstverleners; Empirische data van productiebedrijven; Kostenmodel voor bundelingseffecten; Scenario voor toekomstige samenwerking in zorglogistiek.

Agenda: Inleiding Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project Stand van zaken Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm – Nieuwe logistieke concepten – Perspectief

Huidige logistieke grondvorm bij de aanlevering van verbruiksartikelen

Eerste resultaten Kenmerken van de grondvorm (1) Leveranciers leveren meestal afzonderlijk aan, weinig bundeling. Aanlevering: 15 instellingen centrale aanlevering 3 instellingen centraal en op afdeling 2 instellingen op afdeling Linnen en kruidenierswaren centraal Enkele logistieke kengetallen:

Logistieke kengetallen     Logistieke kengetallen Productgroep Gemiddeld aantal leveranciers Gemiddeld aantal externe leveringen per week Gemiddeld aantal interne leveringen per week Voorraad-hoogte (in dagen) Onderhoudsproducten 25,7 3,4 2,5 24 Medische artikelen (niet steriel) 53,1 7,2 3,2 23,3 Steriele medische artikelen 47,3 5,8 3,3 Persoonlijke hygiene producten 4,3 1,7 3 19,1 Schoonmaakmiddelen 2,7 1,1 2,6 17,5 Kantoorbenodigdheden 1,9 2,8 17,1 Incontinentie producten 2,3 1,3 15,4 Droge kruidenierswaren 1,8 12,9 Linnen 1,5 4,1 4,8 5,2 Verse kruidenierswaren 4 4,5 5,3

Kenmerken van de grondvorm (2) Meer dan eens per dag een leverancier aan de deur voor medische producten – veel verschillende leveranciers. Bestellingen door verschillende functionarissen, daardoor weinig overzicht. Intern bestelproces over meerdere schijven, daardoor kans op fouten en tijdrovend. Communicatiemiddelen:

Communicatiemiddelen in het Interne bestelproces

Communicatiemiddelen in het Externe bestelproces

Conclusies EZN-onderzoek “Samen zorgen voor logistiek” D. P Conclusies EZN-onderzoek “Samen zorgen voor logistiek” D.P. Kruyswijk sept ‘05 Geregeld bestelt men buiten de afdeling inkoop om (√: kortingen). Zeer uitgebreid assortiment met vrij gelijkwaardige producten (risico veel incourant, veel ruimtebeslag). Bestellen gaat over veel schijven (2x afdeling, centraal magazijn, 2x inkoop). Doorlooptijd bestellingen: van 3 tot 12 dagen (> te hoge veiligheidsvooraden; vaak misgrijpen; veel ‘spoedjes’). Niet alle artikelen hebben scanbare barcodes (> handmatig boeken). Vaak gebruik van eigen codes en niet die van leveranciers (> extra kosten). Interne bestelprocessen: veel met papier (=arbeidsintensief, foutgevoelig). Communicatie met leveranciers: vrijwel ongeautomatiseerd. Geen inzicht in voorraden (>tellingen nodig). Geen inzicht in totale kosten.

Eerste conclusies zorglogistiek NL Voorraden generiek veel hoger dan logistiek noodzakelijk. Zeer weinig gebruik van digitale communicatiemiddelen. Weinig overzicht over de inkoop-logistieke processen. Geen inzicht in de totale kosten van het afhandelen van bestellingen. Groot besparingspotentieel in de efficientere inrichting van het logistieke traject, extern en intern.

Agenda: Inleiding Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project Stand van zaken Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm – Nieuwe logistieke concepten – Perspectief

Drie Business Cases Hospital Logistics Rotra Health Care Logistics Health Care Logistics & Services

Nieuwe logistieke grondvorm bij de aanlevering van verbruiksartikelen

Voordelen voor de zorg: Minder vrachtauto’s voor de deur – door bundeling van de goederenstromen naar de zorginstelling. Lagere voorraadkosten. Ontlasting personeel van logistieke taken. Keuze uit dienstenpakket. voor de leveranciers: Reductie van het aantal afleveradressen.

Kan het écht: betere zorg voor minder geld? Advies 1: Bundel de inkoop van meerdere zorginstellingen. Advies 2: Kies samen met collega-instellingen voor een gemeenschappelijke veiligheidsvoorraad. Advies 3: Breng de eigen voorraden onder in een centraal magazijn, beheerd door een gespecialiseerde partij. Via JIT-belevering kan elke afdeling bevoorraad worden uit een centraal magazijn dat meerdere afdelingen bedient.

Agenda: Inleiding Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project Stand van zaken Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm – Nieuwe logistieke concepten – Perspectief

Perspectief Goederenlogistiek leeft in de instellingen; Voedingsbodem voor optimalisatie van de logistieke organisatie; Groeiende bereidheid tot samenwerking in inkoop en logistiek; Reserves bij een aantal geledingen.

Kansen Druk op de zorg, door veranderde marktomstandigheden en financieringsregime in de zorg; Kansen eerder op deelterreinen dan in de hele keten; Achterlopen van het secundaire- bij het primaire zorgproces; > relatief gemakkelijke inhaalslag.

Belemmeringen en/of aandachtspunten Schaalgrootte als voorwaarde voor economische haalbaarheid van nieuwe logistieke concepten (extern); Strictere controle op het interne logistieke proces; Financiële kaders van de overheid; Moeizaam standaardisatieproces; Lage ICT-nivo; Cultuurverandering; Commitment voor en vertrouwen in logistieke veranderingen binnen de zorginstelling.